办公室指南.docx

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1、办公室指南团委、学生会办公室部门指南部门性质：团委、学生会办公室:从属学院团委及学生会，协助、协调各部门之间的工作。部门构造：团委、学生会办公室成员职责：办公室主任：负责联络学院教师，做好整个部门的统筹规划工作，主持办公室的全面工作。办公室副主任：负责协助主任主持办公室日常事宜，协调部门内部工作。办公室副主任负责会议：负责会议室的管理、借用及会务工作、会议记录等。办公室副主任负责财务：行使财务监管职责，及时填报学院的财务状况，并向院团委老师讲明财务状况。办公室副主任负责财产：学院办公室所有财产的保管以及出借管理办公室副主任负责外联：负责团委、学生会对外联络事宜以及活动的经费赞助。详细工作内容：

2、一、处理团委、学生会日常事务：1.设立专门的会议干部(办公室副主任)，负责准备会务、整理各项会议材料、递送各项活动通知、初步拟定团委、学生会一些相关的规章制度、公示等文书。2.与会议的相关工作：2.1会议室管理：各会议室由办公室管理，其中包括会议室内财产的保护以及会议室卫生等。2.2会议安排：各会议室钥匙由一位办公室副主任保管,使用各会议室先与此副主任联络,根据详细情况安排后,向此副主任领取钥匙，北6#110的钥匙每个干事都有，但是使用必须通过该副主任，不可擅自借出,北6#110使用需要进行会议室使用登记。2.3会务准备工作：根据团委、学生会的要求，按详细要求进行会务准备工作。2.4会议记录：

3、根据各部门的要求，由办公室委派，对团委、学生会各部门的例会以及其他会议进行记录，会议记录要求：使用会议记录专用纸，写明会议时间、地点、主题、会议主持、参加人数、会议详细内容，会议结束后，会议记录要给相关主持人过目并签字确认。2.5会议考勤：根据团委、学生会的要求，对会议进行签到、签退等工作。3.协助协调工作：3.1各项工作的安排以及通知：协助团委教师及主席团安排各项工作的进程，通知工作一般情况下以通知单的形式将相关事情通知给相关人员，并及时汇总回执单，如碰到紧急情况则采用短信或者电话的形式通知，并且及时向上级反应通知情况。3.2把握研判团学各部门的工作动态：及时了解各部门工作进度，并协助团委教

4、师及主席团进行研究等，负责协助团委教师及主席团审核每个学期团委、学生会各项工作的计划，汇总各部门工作的总结协助团委教师及主席团进行审核，还包括初步拟定团委、学生会一些相关的规章制度、公示等文书。4.联络校级与院级部门：处理校级文件并按要求通知并组织开展。负责与校级部门以及其他学院的团学部门相关事务来往其中包括组织开展各项学院间沟通活动和递送活动请柬、邀请函、相关活动的通知等。5.负责其他工作：完成院团委教师及主席团交办的其它工作任务。二、管理团委、学生会公共财产：1.设立专门的财产干部(办公室副主任)，所有从属于办公室管理的财产的借出、使用、归还，及其他部门财产暂时储存于办公室都需经过其同意。

5、2.财产借出：经过主任或财产副主任同意后，到办公室领取相关物品，填写财产借出表格表格要求：写明借用部门、借用人及其联络方式、借用物品及其数量、借出时间、用处、估计归还时间、经手人及其联络方式，当面点清确认后方可交接。3.财产归还：原则上由之前负责此次借出的人负责此次归还，当面点清确认无误后方可进行归还手续，填写财产归还表格表格要求：写明归还详细时间、归还物品及其数量、归还人及其联络方式、经手人及其联络方式，若存在问题则不可进行归还手续，必须及时上报。4.财产借用采取的是单人全权负责制度，既“谁借出，谁归还，若借用部门未按估计时间归还则进行追踪，若需要延期使用，则需进行相关手续延期。5.团委、学

6、生会各部门日常用品的采购、材料打印复印及横幅制作：5.1开批条：原则上为先开批条后采购的程序，任何批条的开出必须经过主任或者专门负责财产的副主任同意批条要求：写明使用部门、采购商品、用处、相关挂点店铺名称、批条领取者姓名及其联络方式、开批条者姓名及其联络方式，博爱超市除外。5.2结账：一段时间后对整学期的采购进行统一核对结账见四-3.4。三、组织协助团委、学生会活动：主要为大型活动的策划、主持或协助活动的开展、活动总结，协助其他部门开展活动、提供后勤服务等。四、负责团委、学生会财务工作：1.设立专门的财务干部办公室副主任，独立履行财务监管职责，及时填报学院的财务状况，并向院团委教师讲明财务状况

7、。2.明确经费的使用范围：2.1用于团委、学生会各部门日常管理及办公经费。2.2用于学院各种活动经费。3.学院财务报销及要求：3.1若活动所需物品需要在非挂账处购买时，各部门将报销的发票经办公室财务副部审核合格后，再将发票呈报于团委教师签字批准后方可报销。3.2发票通过签字批准后，交由办公室财务副主任统一采集、整理、备案和报销。3.3报销下来的经费由负责财务的办公室副主任统一领取并记录，再负责转交给上交发票部门的部长，领款时认真核对，当面点清，如日后出现问题，不予负责。3.4挂账处一切财务由财务副主任在下学期开学初统一核对并结账。开批条方法见二-4.13.5一切活动应注意节约，杜绝铺张浪费和徇

8、私舞弊，一经发现，处理方案由主席团讨论视其原因此定。4.学院发票规范：4.1发票上要有与购买物品相应的发票专用章，发票上的项目、单价、数量、总额需清晰明了。4.2物品项目较多时需另附清单，清单上要写清楚所购买的物品名称单价、数量、总额。财务处报销需发票与小票，二者缺一不可。超市购买的物品一律留小票。图书资料需附购书名称、册数、单价、以及金额一律留小票、发票。小票、清单都要盖与发票专用章上商店名称一样的印章。4.3活动礼品、奖品和补贴等，需做明细表，明细表里需填写详细物品和金额及领取人的亲笔签名，教师与学生的明细表要分开制作。4.4财务处报销必须使用正式发票，发票不得造假，否则不予报销。收款收据

9、不予报销除校内财务处自用收款收据。5.财务的报销工作：5.1我院在校财务处报销的时间是每周的周一和周四的上午。需报销的项目较多时，可于周三下午到院2楼会议室先审核，到时会有经管院的人来负责审核，然后周四再到校财务处报销，节省报销时间5.2学院办公室负责财务的副主任将前整理好的发票和各种材料在上述两个时间段到财务处完成报销工作。5.3学院办公室负责财务的副主任将所有的资金根据发票和记账的情况进行发放，完成财务总结工作。五、协助团委、学生会管理干部：协助团委教师及主席团做好学生会干部管理、调度等，包括学年末的干部考核等工作。六、策划团委、学生会对外联络事宜：1.设立专门的外联干部办公室副主任，履行

10、外联职责。2.外联范围主要以学校周边商户以及与学院相关产业的公司为主。3.明确外联的活动，有关活动主办部门提请预算策划书预算策划书要求：活动项目、数量*单价=合计元、备注、合计，经过调研、审核后提交上级进行最终审核，审核通过后，方可对外争取赞助。4.争取赞助详细程序：4.1策划书：与相对应的活动结合，拟定相关策划书，注明活动情况、所需经费预算表格、此次外联人员及其联络方式、拉赞助形式一般以亲身上门、赞助单位权益一般包括活动冠名权、实物宣传、网络宣传、长期宣传等方式等。4.2合同：制定相应的合同务必清楚的注明甲方、乙方的义务与权利，根据相应标准拟定，在与赞助单位商议经过中，双方必须认真了解合同条款后，才可签订合同一式两份，赞助单位一份，学院一份，切忌委曲求全，避免不必要的纠纷。4.3钱款：按合同确定钱款交接方式一般分为：现金支付、支票支付、转帐支付、其它方式支付等，若为现金支付，钱款必须当面盘点、交接，并及时上交学生会外联部门负责人。4.4活动经过中邀请赞助单位，并且必须不断与赞助方联络、反应活动经过。4.5活动结束后，与赞助单位进行一个活动小结的反应(包括活动小结、照片等)，并且及时进行此次外联总结、心得，并且汇总赞助单位资料。5.外联工作一般遵循单组全权负责制度，既“策划-联络-协商-签订合同-收取钱款-反应-小结为一组完成。