公司印章使用管理办法.docx

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1、公司印章使用管理办法.doc公司印章使用管理办法1公司印章使用管理办法目的：为规范公司印章的保管、使用，避免风险。范围：本办法适用于高斯宝公司所有受控的印章，包括但不限于在公安机关备案的所有公司印章、法人章等。1.职责：总经理：负责印章申请使用的核准。财务部：负责印章的保管及日常使用，并严格执行本管理规定的要求。各部门：负责本部门的相应文件的盖章申请及审核，临时或长期借用印章的管理。2.印章的管理2.1受控印章由财务部设专人掌管，实行用印登记制度，印章专管人员负责接收印章并登记造册，每月对所管理的印章进行盘点及核对，登记册长期保留，不得销毁或遗失。2.2印章专管人员天天下班前应检查印章能否齐全

2、，并将印章锁进保险柜内，妥为保管，不得将印章存放在办公桌内。若发现意外情况应立即报告总经理办公室领导和保安部门。2.3印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，由财务部最高负责人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项；专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制。2.4原印章专管人员调离或因各种原因离任时，财务部最高负责人应及时另指定新专管员管理印章，并办理交接工作，交代用印注意事项。2.5因机构变动需刻制新印章或增加印章时，须凭经上级主管部门批准的成立新机构的文件，更换旧印章须凭旧印章原样，由财务部印章专管人员到公安局办理刻

3、章事宜。新印章刻制后，财务部制作领用清单，各部门在领取新印章时，要认真进行登记，注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废旧印章的年月日，并将旧印章一并交财务部印章专管人员，由印章专管人员登记造册，统一交归档案资料室，按规定妥善保管。2.6印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印，或上报领导处理。2.7所有受控印章每月底必须盘点一次，盘点由专管员及财务部最高负责人共同执行，盘点后作出盘点结果记录并保存。3.印章的使用：3.1受控印章原则上均由印章专管员负责保存，其它部门人员使用时凭审核过的“印章使用申请单见附件带需盖章文件到专管

4、员处用印，印章须由专管人员直接用印，不能由别人代用。3.2“印章使用申请单的审批流程：使用人申请,部门经理、副总/总监审核后，需经总经理批准方能用印，申请单须写明用印单位、用印时间、用印文件类别、发往单位、事由及数量等。使用申请人只能是公司员工，不准外单位人员到财务部部直办用印。3.3如使用部门需临时借出外用，必须凭审核过的“印章使用申请单到专管员处借出，使用者在借出时间需对该印章负全部保管责任，只能由借出人亲身使用，不能转借别人，并按时归还专管员。3.4如有些部门需要长期借用印章，必须书面申请并确定印章管理员，经总经理批准后，到专管员处办理长期借用手续，借用后使用者印章管理员必须遵照本文规定

5、的各项条款规划用印，定期接受印章盘点，年终放假前将印章交还给财务部印章专管员。3.5盖章的要求：印别及盖章位置要准确、恰当，印迹要端正明晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、证实信、合同类文件如有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印，如有特殊情况用印，须经总经理批准。4.非备案公司章的管理4.1对于不需在公安机关备案的带有公司名称含简称的印章，同样列为受控印章管理，需求部门如采购、收料、人事、品管等将需求及印章样式书面申请提交审批，按“印章使用申请单的审批流程，经核准后交由印章专管员办理刻制，申请部门领用并负责保管，同样接受每月的印章盘点。4.2任何部门和人员不得未经书面批准而制作带有公司名称的印章。4.3部门最高负责人对本部门受控印章的使用状况负全责。5.违规处理公司全体人员必须严格执行以上各项规定，如有不规范使用印章者，将处小过以上处分；如有私自刻制公司名称印章者，连同其部门负责人将处大过以上处分，并对造成的后果负全责。公司用印审批单申请部门：年月日讲明：1.本申请单适应于公司内部用章及临时借出用章；2.本单经签核完好后交由印章管理部门保存记录。公司用印审批单申请部门：年月日讲明：1.本申请单适应于公司内部用章及临时借出用章；2.本单经签核完好后交由印章管理部门保存记录。