有关采购管理的全套培训课程(8个)4.docx

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1、有关采购管理的全套培训课程(8个)4采购培训之三会谈与议价(2003-4-21)第三章会谈与议价前言在采购活动中，议价是一个勘察和交易的经过包括计划，总结，分析，让步。采购人员和销售商都以各自的观点和目的介入其中，期望在采购交易各方面包括价格、服务、规格、技术和品质要求及支付条款等达成互相满意的协议。会谈活动的技巧性很强，通常对整个会谈工作的规划包括：会谈前：建立会谈小组；作计划和准备原始数据；订立会谈希望达成的目的和采取的策略会谈时要注重战略战术和技巧的运用和会谈小组成员的相互配合会谈结束后要根据会谈结果制定书面协议并且将会谈有关的文件整理归档，以便在进一部会谈时作为基础和根据。采购人员会谈

2、基础一个成功的会谈应做好两个部分工作，第一部分是了解会谈的经过，第二部分是进行会谈准备。会谈经过包括理解会谈的定义和目的，何时进行会谈，有效会谈有哪些障碍，成功会谈者的特点，推动会谈的技巧，和会谈中的洞察力。会谈准备包括了解对方的意图，确立你和对手的地位，确定关键问题之所在，制定会谈战略和战术，以及合理地组织。第一部分：会谈经过会谈的定义和目的。会谈的定义是双方达成相互满意的共鸣，所以双赢也就成为会谈的目的。何时会谈。从买方来讲下面五个因素会导致会谈发生。1至少两个以上供给商2卖方有意参与3有了清楚的规格4投标者间存在差异5采购额大到足以涵盖竞标成本。成功会谈的阻碍。1个人风格与会谈抵触2以前

3、和对方有过矛盾3以为会谈是输和赢的关系4为了赢将会谈延续得太长5会谈方权限缺乏以达成协议6将复杂的问题简单归结为输赢问题。成功会谈者的特点包括计划能力、明晰而敏捷的思路、有强烈成功干、对别人意见的采纳能力、自制力、了解人性、擅长倾听等等。但所有这些都需要经过不断的训练和实践以及团队人员的相互补充。推动会谈的技巧。第一个是汲取以往的教训，对刚完成的会谈进行小结，哪里成功，哪里不对，哪里要改，对方怎样，这对以后都有帮助。第二是小组会议，它可用以解决会谈小组内的分歧，对战略战术修订。如是一人的会谈，你可安排让人叫你接听电话，或告诉对方时间有限，晚点再答复。会谈中的洞察力包括制造良好的会谈气氛和跨文化

4、问题的处理，这里跨文化还指对不同行业和市场的理解。第二部分：会谈的准备这里要指出的是与对方以往的接触以及将来的合作前景都是重要的考虑因素。另外，假如没有充分地准备，即便口齿伶俐、能讲会道也只能收效甚微。下面列出会谈准备的八个步骤。1.分析对方的方案。评估价格、运送、规格、付款和任何与你的要求有出入的地方。记住对方的方案往往是对他们有利的。2.确立本人的目的。详细定下你的价格、质量、服务、运送、规格、支付等要求并写在纸上，而不是跟对方讲你尽量.。3.定下方案。对每个问题要定出最佳方案、目的方案、以及最坏的方案，这可帮你制定相应策略。4.分析对方的地位。你同样可估计一下对方可能的地位，这易于预测其

5、会谈策略。至此你能够大致感觉出会谈的尺度范围。5.确定和组织问题。如今能够组织问题，并列出双方在各个问题上的一样和不同之处。要记住每个争论点都要有可靠的资料加以支持。6.计划你的战略和战术。三个实用战略是A避谈本方立场，先是试探对方观点。这往往用于对方很想达成协议，而本人又缺乏足够信息。B直接讲出你的最理想方案。这通常用于你已了解对方的方案。C讲出你的最理想方案，紧接着讲出你的目的方案。这往往用于当你处在弱势但又有能力讲服对方的时候。战术的合理利用能使计划成功施行。这些战术包括：1将问题安重要性排序2聪敏的提问以得到尽量多的信息，而不是是或不是的回答3有效地听4保持主动5利用可靠的资料6利用沉

6、默，这可使对方感到紧张而进行进一步的讨论7避免情绪化，这会使会谈对人而不是对事8利用会谈的间隙从新考虑，避免给对方牵制8不要担忧讲不9清楚最后期限10注意体态语言11思路开阔，不要被料想的计划束缚创造性12把会谈内容记录下来以便转成最终合同。7.选择会谈团队。选出队长，其他成员必须明确本人的任务并支持队长。8.定出会谈的议程。哪些问题要讨论、谁来讨论以及会议的流程都要预先确定。记住把主场设在本人一方总是有利的。而且要确定会谈对手有否决定权，必要时能够直接问对方的权限。以上的讨论对会谈专家是一个回首，对新手是个起点。上述技能的应用要根据个人风格和详细情况而定。无论是正式或非正式的会谈，本文提供的

7、内容都能帮你提高会谈的效力。和没有经历的销售人员会谈要和一个缺乏经历的销售人员会谈，找个第三方的专家可能是个有效途径。当你和重要供给商派来的销售人员会谈时，你会很快意识到这个销售员不光对其产品知之甚少，对专业会谈也是门外汉，更不知道什么是双赢会谈。最糟糕的是他预先没做任何准备，对你公司也没有了解。假如你们两家公司间关系特别好，假如你有很多重要问题必需要和他讨论，这时你该这么办？你会利用他的弱点得到更多好处吗？当然不能。由于它的管理层一旦发现协议不合理还会要求重开会谈。假如简单要求对方重新派人来也不是明智的做法，最好的办法就是面对现实。你能够将产品知识、行业规范、双赢会谈等理论来教诲和帮助他。详

8、细可从下面几方面开场。质量：以事实为根据，客观讲明你所要的质量标准，销售员就很难再争论下去。运送：列出别的供给商所能做到的事实，销售员很难再反驳。价格：假如你做了价格和成本调查，你也应该提供足够的根据。即便那没有经历的销售人员非常情绪化，他也很难推翻事实。万一对方还是特别固执咋办？那就可利用第三方专家的办法。让对方知道这样做是为了使双方更好地合作，由于第三方在会谈后可在双方面前提供反应意见。第三方可来自仲裁机构、行业协会、或双方认可的组织，或者你可让销售员指定他本人公司的专业人员来充当第三者。总之，目的是让一个客观的第三者介入会谈。最后要记住两点：第一，责备是毫无意义的，销售员不会由于责备而忽

9、然对产品特别了解；第二，不要有情绪感和失败感，销售员不讲道理，可你必须讲道理。当然这讲起来容易做起来难，但这正是显示你会谈智慧的时候。怎样作正确的询价一询价(RequestforQuotation)是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供给商。假如这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供给商来讲比拟不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必需要十分注意能否有提供供给商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供给商各讲各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料

10、的准备上就不能马虎。由于完好及正确的询价文件可帮助供给商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完好的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。一、询价项目的品名与料号首先，询价项目的品名以及料号是在询价单上所应比备的最基本资料。供给商必须知道怎样来称呼所报价的产品，这即是所谓的品名以及其所代表的料号，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的根据。料号由于在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要十分注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面

11、上能够看出产品的特性与种类为佳。二、询价项目的数量通常供给商在报价时都需要知道买方的需求量，这是由于采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量；不同等级的需求数量，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约订购数量；或产品生命周期的总需求量。除了让供给商了解需求量及采购的形态外，可以同时让供给商分析其本身产能能否能应付买方的需求。在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予?quot;膨胀。此时，固然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，假如在真正进行采购后，无法到达报价的预期数量时，供给商不是提高

12、价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供给，到头来得不偿失的还是本人。因而，对需求量的资讯应很实在的与供给商沟通，同时采购可以拿出市场预测来讲服供给商，如此才能到达长期配合、持续供货的目的。三、询价项目的规格书规格书是一个描绘采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供给商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，假如图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，假如原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面能够利用电子档案方式提供，则必须向供给商

13、询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供给商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。四、询价项目的品质要求表达询价项目品质规范要求的方式有很多种，通常能够使用下面几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完好表达对产品或服务的品质要求，应该按照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。1、品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验

14、的手续，由于只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比拟高，购买数量不多时使用品牌方式采购反而比拟有利。2、或同级品(OrEqual)：其意义指的是具有能到达一样功能的产品，决定能否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品确实认使用必需要得到使用单位的接受。3、商业标准(CommercialStandard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完好描绘。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准能够免除对品质上的误解。4、材料与制造方法规格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecificat

15、ion)：当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。假如要求注明为DIN欧规时，其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。5、性能或功芄娓?PerformanceorFunctionSpecification)：此类型规格较常用于采购高科技产品以及供给商先期介入(EarlySupplierInvolvement,ESI)的情况中。供给商只被告知产品所需要到达的性能或功能，至于怎样去制做方能到达要求的细节部分，则留给供给商来解决。6、工程图面(EngineeringDrawing)：工程图面是最能用来描绘所需要产品品质，其内容除了必需要明晰外，对尺寸公差的准确性也不能忽略。7、

16、市场等级(MarketGrade)：通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界限无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常会被要求具有怎样鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。8、样品(Sample)：这是一种懒人的作法，样品的提供对供给商了解买方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比拟普遍。9、工作讲明书(StatementOfWork,SOW)：主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，一份完好的工作讲明书除了应该简单明了外，对于所应到达的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。工作讲明书的内容

17、必须能保障买方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让供给商来发挥创造工作上的附加价值。怎样作正确的询价二询价(RequestforQuotation)是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供给商。假如这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供给商来讲比拟不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必需要十分注意能否有提供供给商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供给商各讲各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。由于完好及正确的询价

18、文件可帮助供给商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完好的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。五、询价项目的报价基础要求报价基础通常包括报价的币值与贸易条件，国内买卖比拟单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以出厂价就是以到厂价运费能否内含则另议来计算。国际贸易就比拟复杂，报价币值方面供给商多半以美元为计价基础，至于能否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。国际贸易通常的贸易条件有Ex-Work工厂交货、FOB船上交货、FAS船边交货或CIF运保费在内交货等，在不同条件下，买卖双方所负担的责任风险是不同的。FOB条件下，卖方的责任是直到货物装上船为止。因而，卖方必须负担

19、装船的风险，但买方则需负责船运、海险等费用。在CIF条件下，卖方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因而，在一样货物的交易下，以CIF条件的报价自然要较以FOB条件的报价高，买方在询价时必须祥加注明。六、买方的付款条件有关付款条件，固然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是以为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件在采购模具时，通常有阶段性付款的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%，卖方可以在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供应超

20、过需求，货品和/或劳务可容易地被获得，商业的经济气力倾向于导致价格接近于采购的预估价值，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合，如记帐方式O/A，T/T60天甚至90天。但处于卖方市场，由于需求超过供应甚多，情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方，如选择货到付现(CashonDelivery,C.O.D.)或预付货款(T/Tinadvance)。另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的付款起算日，在国际贸易中通常国内供给商一般是以出货日(ShippingDate)、发票日(InvoiceDate)或装船日(OnBoardDate)来起算付款到期的时间。这时假如国外买主的认定

21、为抵达日(ArrivalDate)甚或到厂日(ReceivingDate)为起算日，中间就有可能相差一个月的时间，买卖双方均不可不慎。规格书是一个描绘采购产品品质的工具，应包括最新版本的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供给商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，假如图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，假如原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(Bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面能够利用电子档案方式提供，则必须向供给商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、P

22、RO/E等等，以方便供给商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。七、询价项目的交期要求交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供给商固然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追?quot;及时供货(JustinTime,JIT)。八、询价项目的包装要求包装方式在供给商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供给商对于包装都有其使用的标准纸盒

23、、纸箱以及栈板等包装材料。假如没辛硗馓岢鎏厥獾陌耙螅潭蓟嵋云浔曜嫉陌胺绞嚼唇泄兰邸惺币膊换嵩诒鄣舷晗缸髌浔曜嫉陌胺绞剑耸辈晒喝绻蝗炀酰蘸笤僮芳影耙螅唤鍪奔浔煌涎樱杂诒燃鄣淖饕狄不嵩斐刹焕挠跋臁送猓淘诹私饴蚍降陌耙蠛螅部商峁槭欠衲芸悸遣捎帽曜及埃蛞云椿跗垂竦姆绞嚼唇档统龌醭杀尽?九、运送地点与交货方式运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必需要清楚的告诉供给商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。假如要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供给商通常以海

24、运为基础报价，由于海运是最经济的一种交货方式。十、询价项目的售后服务与保证期限要求在采购一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供给商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。假如此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购总持有成本(TotalCostofOwnership,TCO)。十一、供给商的报价到期日为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供给商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供给商足够的时间来进行估价。十二、保密协定的签署文件在一些新产品开发的询价上，由于牵涉到业务机密的缘故，在对外询价时为了不让竞争对手知道而错失商机

25、，会进一步让供给商签署一份保密协定(NonDisclosureAgreement,NDA)的文件，要求供给商在一规范的年限内不能将新产品计划的名称、采购数量预测、询价的技术要求、规格、图面等等资讯向外界透露。十三、采购人员与技术人员的姓名及联络电话将采购人员与技术人员的姓名及联络电话告诉供给商，并不是要主动暗示供给商有什么暗盘的需要，那时由于假如采购的项目复杂且具技术性，则最好附上技术人员的姓名及公司联络电话以供其咨询，以澄清规格要求上的问题。联络电话号码以公司的电话为宜，尽量避免给予采购人员或技术人员家里或私人的电话号码，以防止供给商可能在私底下相互授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的进步

26、，行动电话、e-mail的使用变得愈来愈普遍，采购人员在很难避免与供给商单独联络的情况下，采购的品德操守也是应该时时自我警觉注意的。会谈应以成本而不是价格为中心成本为基础的会谈能产生上好的协议。会谈前的准备是胜利的关键。价格会谈不光是为了和供给商达成成本上的共鸣，还要看双方对利润能否都满意。假如想以成本为基础的会谈达成协议，必须做到一下几方面：第一，彻底地理解供给商成本的构成。第二，有诚意和愿望分担这些成本。第三，理解行业的规范。第四，确立目的价格。了解和探究关键要素要了解供给商的成本构成，应该做成本分类和成本分析，这可帮助供给管理人员定出公平的价格。成本包括直接成本、间接成本、和总体行政费用

27、。直接成本又分直接劳工和直接物料成本；间接成本可分工程日常费用、物料日常费用、生产日常费用。有时又可把成本分为固定和变动成本两种。信任和忠实很重要充分的信任和合作是了解供给商成本和价格的第二个重要因素。如能做到这一点，供给商往往愿意将有关账目出示给采购方看，当然这需要预先签订保密协议。互相信任的另一好处在于双方有讨论成本降低的可能性，成本降低可通过产品或工艺的改造来实现，这也称为价值工程。制定目的价格最后很重要的一点就是采购方必须了解供给商所在的行业，以及相关的产品和服务的成本信息，这样就能在会谈之前估算出对方的成本和可能的价格。对供给商行业的竞争程度的了解也至关重要，有多少商家能提供类似的产

28、品？一个产品能否只要极少数的供给商？这都直接影响供给商的利润率。充分准备是会谈成功的关键以上所有要素能帮供给管理人员在会谈前确立一个目的价格。假如双方关系是开诚布公的话，这目的价格很快会促使双方达成双赢协议，买方也能尽早估算出将支出的费用。需要指出的是目的价格必须有数据作支持，供给管理人员在会谈准备阶段就要采集完毕。实际的会谈时间和地点要预先确定，会场安排不应该充满敌意，记住双方都应该是胜利者。会谈开场先要设定指导方针，这有助于确立会谈界线。比方?quot;在开场前我想先回首一下目前的情况，并对我们的目的作个概述开场白，有利于双方在开场就有相互的了解。一旦上述要点做到了，你的会谈就已经成功一半了。对成本要素的理解程度和信息的挖掘对会谈成功至关重要，准备经过的每一步骤都会使成功时机更多一成。