（企业内部控制应用指引第7号—（采购业务）解读.docx

《（企业内部控制应用指引第7号—（采购业务）解读.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《（企业内部控制应用指引第7号—（采购业务）解读.docx（11页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、（企业内部控制应用指引第7号（采购业务）解读（企业内部控制应用指引第7号采购业务）解读（企业内部控制应用指引第7号采购业务）中所称采购，是指企业购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流的重要组成部分，又与“资金流密切关联。众所周知，采购物资的质量和价格、供给商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供给链状况，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是宏大的。基于以上考虑，（企业内部控制应用指引第7号采购业务）对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业

2、务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。本文就此进行解读。企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。在此经过中，企业应当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管理制度，检查相关管理要求能否落实到位，又要审视相关管理流程能否科学合理、能否能够较好地保证物资和劳务供给顺畅、物资采购能否能够与生产和销售等供给链其他环节严密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地知足生产经营的需求。一、采购业务流程采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购

3、、选择供给商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供给经过、验收、退货、付款、会计控制等环节如图1所示。图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，能够参照此流程，并结合本身情况予以扩大和详细化。二、各环节的主要风险点及管控措施一编制需求计划和采购计划采购业务从计划或预算开场，包括需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚

4、至与企业生产经营计划不协调等。主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供给商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，由具备相应审批权限的部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划经过中，企业应当根据发展目的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。二请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要提出的采购申请。该

5、环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越受权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，建立采购申请制度，根据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业能够根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格根据预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

6、第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容能否准确、完好，能否符合生产经营需要，能否符合采购计划，能否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。三选择供给商选择供给商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是：供给商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施：第一，建立科学的供给商评估和准入制度，对供给商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供给商清单，健全企业统一的供给商网络。企业新增供给商的市场准入、供给商新增服务关系以及调整供给商物资目录，都要由采购

7、部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供给商网络。企业可委托具有相应资质的中介机构对供给商进行资信调查。第二，采购部门应当根据公平、公正和竞争的原则，择优确定供给商，在切实防备舞弊风险的基础上，与供给商签订质量保证协议。第三，建立供给商管理信息系统和供给商淘汰制度，对供给商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供给商淘汰和更换名单，经审批后对供给商进行合理选择和调整，并在供给商管理系统中作出相应记录。四确定采购价格怎样以最优“性价比采购到符合需求的物资，是采购部门的永久主题。该环节的主要风险是：采购

8、定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合会谈等公开、竞争方式签订框架协议。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。五订立框架协议或采购合同框架协议是企业与供给商之间为建立长期物资购销关系

9、而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供给商、采购方式、采购价格等情况与供给商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定企业向供给商支付合同规定的金额、结算方式，供给商根据约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经受权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益遭到损害。主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供给商的主体资格、信誉状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供给商具备履约能力。第二

10、，根据确定的供给商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描绘合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，根据规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员介入会谈，必要时可聘请外部专家介入相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。六管理供给经过管理供给经过，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供给商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时把握物资采购供给经过的情况。该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输经过保

11、险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供给。主要管控措施：第一，根据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供给。第二，对重要物资建立并执行合同履约经过中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部门通报。第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全经过的采购登记制度或信息化管理，确保采购经过的可追溯性。七验收验收是指企业对采购物资和

12、劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。主要管控措施：第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证实，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章，登记实物账，及时将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证实文件。验收时涉及

13、技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。第三，对于验收经过中发现的异常情况，比方无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门根据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要根据合同约定索赔。八付款付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，根据采购合同规定及时向供给商办理支付款项的经过。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当

14、、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信誉受损。主要管控措施：企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权利，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后根据合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注下面方面：第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判定采购款项能否确实应予支付。如审查发票填制的内容能否与发票种类相符合、发票加盖的印章能否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的经过控制和跟踪管理，假如发现异常情况，应当拒绝向供给商付款，避免出现资金损失和信誉受损。第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实

15、际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防备付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了缺乏转账起点金额的采购能够支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。九会计控制会计控制主要指采购业务会计系统控制。该环节的主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和

16、资金受损。主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，具体记录供给商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证实、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二，指定专人通过函证等方式，定期向供给商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供给商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。三、采购业务的后评估由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，（企业内部控制应用指引第7号采购业务）强调企业应当建立采购业务后评估制度。就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供给活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供给商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防备采购风险，全面提升采购效能。