企业采购业务内部控制浅析.docx

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1、企业采购业务内部控制浅析企业管理摘要：随着企业规模不断扩大，经营的合法合规和风险管理越来越成为企业所有者和管理者关心的问题。企业内部控制建设将是企业规范、安全运营的重要手段，采购业务控制是企业业务层面控制最普遍、也是最重要的一个控制环节。本文对采购业务控制施行方法和思路进行分析，并阐述了从信息系统、内部审计方面对采购业务进行管控，进而防止或减少采购舞弊的发生，提高运营效率和降低公司采购成本，为公司长远发展打下坚实的基础。关键词：企业内部控制；风险；内部审计；信息系统焦国红企业采购业务内部控制浅析企业内部控制是当代企业健康发展的重要保障，高质量的内部控制体系有助于提升企业内部管理水安然平静风险防

2、备能力，促进企业介入市场竞争，实现发展战略。采购活动是企业尤其是生产制造企业最普遍、最重要的经营活动之一，采购业务直接影响企业的成本控制，进而影响企业的竞争力，因而，企业所有者和管理者都非常重视采购业务控制。本文从采购活动的详细环节入手，结合信息化系统和内部审计，阐述采购业务控制的详细方法和思路。一、企业采购活动的主要风险一出现舞弊和欺诈行为。采购是一个肥差，这在社会上得到普遍的共鸣，采购人员接受回扣，收受礼品，接受宴请等情况习以为常。为了获得个人利益出现舞弊和欺诈行为，致使公司造成损失的事例数不胜数。作为公司所有者或管理者，在公司内控设计时首先会考虑避免采购舞弊和欺诈行为的发生。二付款和验收

3、不规范，造成资产损失。由于制度不健全或制度执行不到位，付款审核不严格或验收环节执行不规范，可能导致资金损失或造成采购的物资质次价高。1.3库存积压或短缺，造成资源浪费或生产停滞采购计划不合理，造成库存积压占用企业资源，或造成库存短缺而使得生产停滞，使企业无法按时交货，信誉受损。二、采购活动的主要控制方面一不相容职务相分离。采购活动中一些重要环节不能由同一人办理，如：请购与审批、确定供给商与签订采购合同、采购业务与供给商考核评估、采购业务与库管业务等，这样有利于回避风险，减少舞弊的可能性。一些较小公司，即便采购人员较少，也要由不同人员做复核，仅一人经办更容易产生舞弊或欺诈行为。二完善预算体系，做

4、好采购计划。完善预算体系，做好采购计划是避免盲目采购的最好手段。企业应该对市场变化趋势进行科学预测，对将来生产需求做出合理判定和规划，综合考虑供给商物资的库存情况和生产周期，合理安排采购时间和采购量，做到既能知足生产需求，又不至于积压库存而造成资源的浪费。三规范受权审批制度并严格执行。企业应当建立完善采购受权审批制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。未经按制度规定的审批程序不得进行签订合同或采购业务，不得在受权的职责权限范围外办理或审批采购业务。对重大采购事项，企业应当实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或擅自改变集体决策四采购合同管理和采购成本控制。采购

5、合同是采购业务经过中的重要的法律书据，做好采购合同的编制、签订、修改等工作，使其符合公司采购管理要求和公司的利益，将有助于采购经过的安全、顺利开展，有助于降低采购成本。首先，签订采购合同的必须是评估合格的供给商，必须是货比三家后才能签订采购合同，合同必须以书面形式签订，合同的签订必须根据受权审批制度逐级审批，重大采购合同应当实行集体决策审批或者联签制度。采购合同必须包括下面主要内容：购销双方公司信息、采购物品的单价和总价、采购数量和物品规格型号、履约方式和期限地点、采购验收标准和方式、付款方式和期限、售后服务和争议解决方法等。关于采购价格必须有权限负责人审核，付款期限及发票税金等事项应参考财务

6、意见。合同签订后必须遵照合同执行，若出现变更必须根据合同审批权限重新审批后再修改。五建立科学的供给商评估制度和准入制度。企业应当建立科学的供给商评估和准入制度，确定合格供给商清单，与选定的供给商签订质量保证协议，建立供给商管理信息档案，对供给商提供物资质量、价格、交货及时性、供货条件及资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供给商进行合理选择和调整。六健全会计系统控制机制。会计系统的科学设置本身就是企业内控完善的体现。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，严格审核采购合同、相关采购单据和发票、审批程序等内容；加强采购预付款的管理，对预付账款应当定期进行追踪核查；加强库存账务的

7、监控，对物资收发单据严格把关；对采购业务入库、发票结算、付款结算等环节的完好性把关，对进行中的采购业务定期核实，保证公司资产安全；定期对采购价格进行分析，对价格异常变动随时检查核实原因。三、信息系统在采购控制中的应用一建立健全ERP采购相关的业务模块。当今社会是信息化的时代，企业已经进入信息化时代，企业的财务管理及内部控制也在向信息化发展，ERP系统就很好的把业务处理与企业管理严密结合在了一起，ERP中的采购管理模块、存货核算模块、供给商管理模块能够将采购整个活动纳入信息化管理系统。完善的ERP系统能够根据受权进行相应采购过，签订采购订单、采购到货跟踪、申请付款、发票结算等操作，能够统计供给商的价格环渤海经济瞭望2022.894