档案管理方法-精品文档.docx

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1、档案管理方法-档案整理的质量要求一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的经过。二档案整理的基本要求：遵循文件材料的构成规律和特点，保持文件材料之间的有机联络；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。三档案整理的文件范围：但凡本机关工作活动中构成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。四档案整理的方法：一是以“檀卷为单位整理。二是以“件为

2、单位整理。1、以“檀卷为单位整理。1以“檀卷为单位整理就是立卷，即根据文件材料在构成和处理经过中的联络将其组合为檀卷。2所谓檀卷，就是一组密切联络的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的经过。分类即根据立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3以“檀卷为单位整理的档案，其基本保管单位是檀卷。檀卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按檀卷顺序装入档案盒。4以“檀卷为单位档案整理的根据是1987年12月国家档案发布的（机关档案工

3、作业务建设规范）和（文书档案檀卷格式）5以“檀卷为单位档案整理的适应范围-1大部分单位短期保管现10年的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷整理2各单位专门业务档案一般按“卷或是“盒整理。3科技档案按“卷整理，整理要求根据国家质量技术监督局公布的（科学技术档案檀卷构成的一般要求）GB/T11822-2000执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的（科学技术研究课题档案管理规范）DAT2-92执行。基建工程档案根据国家档案局、国家计委1988年颁发的（基本建设项目档案资料管理暂行规定）执行。4会计档案按“盒卷整理，整理的根据是财政部、国家档案局1998年发布的关于（会计档案管

4、理办法）财会字199832号。6按“卷整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订檀卷、填写备考表、填写檀卷封面、编写立卷讲明、编制檀卷目录、编制全引目录、档案排架。2、以“件为单位整理。1以“件为单位整理就是根据文件材料构成和处理的基本单位即“件来进行整理。2一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图

5、册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。3以“件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。4以“件为单位文书档案整理的根据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的（归档文件整理规则）。5以“件为单位档案整理的适应范围：1全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件整理。2企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件整理，3声像、电子、实物档案按“件整理，电子档案整理要求根据国家档案局发布的（电子公文归档管理暂行办法）以及（电子文件归档与管理规范）G

6、B/T18894-2002执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的（照片档案管理规范）GB/T11821-2002执行。6按“件整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理讲明、编制归档文件目录册档案排架。-二、档案分类、档号编制一档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，根据其基本职能，结合档案内容、构成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联络，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。二档案的分类和大类设置办法1、大类的设置原则上每各单位设置

7、八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案含科研、基建、设备仪器等、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。2、各类内档案的分类办法1、文书档案分类有4种方法1保管期限-年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。我县以“件整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比拟便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽讲不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档文件整理的原则，将本单位上下级、同级及非从属单位有密切联络针对本级的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联络的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区

8、、同一事物等内容上有联络的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联络的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，假如上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，假如上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1开场编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1开场编制一个流水号。2保管期限-年度-问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按问题如综合、政工、业务分类。此种分类法合适以“卷整理的

9、档案和部分以“件整理档案数量十分多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位如县农业发展银行。-以“卷为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出如今同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1开场编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1开场编制一个流水号。3问题-年度-保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只合适于按十大类分类的企业单位如自来水公司。此种分类法盒号编

10、制方法是同一问题内，从“1开场编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1开场编制一个流水号。4年度-保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只要中国银行、工商银行2个企业采用，他们是根据上级业务主管机关的规定办的。此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1开场编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1开场编制一个流水号。2、业务档案按种类-保管期限-年度分类法。3、科技档案采用种类-保管期限年度分类法。4、会计类档案分类有2种方法1采用类别-保管期限年度分类法。即先将报表、账簿、凭证、其他按类分开，再按期限、年度、时间

11、排列，历年各编一个檀卷流水号。2年度-类别-保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类先报表、帐薄再凭证，然后在各类内按保管期限的-长短顺序排列，一年编一个檀卷流水号。5、声像档案一般采用载体形式-年度-保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；6、电子档案根据载体形式-年度-保管期限分类法。电子类可分为软盘、光盘等；7、实物档案一般采用载体形式-年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品礼品类、印信类可以以分为可折叠类和不可折叠类等。8、图书资料根据类别-年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。三档号全宗号、目录号、檀卷号件号、页

12、号的编制1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142，标识为“142。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.2、目录号编制。填写全宗内檀卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的檀卷目录号，企业或参照（工业企业档案分类试行规则）编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。檀卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织构造，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置檀卷目录号。每一檀卷目录所含檀卷数量一般以三位数为宜。即，檀卷目录内檀卷数量缺乏1000时，一般不另立檀卷目录，亦不另编檀卷

13、目录号；檀卷数量超过1000时，一般应另立檀卷目录，并另编檀卷目录号。在一个全宗内不应有重复的檀卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“分开。不产生误解时，省略间隔符。1一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案-假如一个单位的业务档案门类很多，能够分别用Y1、Y2、Y3等标识；J代表科技档案；K代表会计档案报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表实物档案。2采用阿拉伯数字“1、“2、“3分别表示“永久、“长期或30年、“短期或10年三个不同

14、的保管期限。3目录号编制示例业务档案目录号y1代表永久类的业务档案；Y2代表长期或30年类的业务档案；y3代表短期或10年类的业务档案。3、檀卷件号、页号1檀卷号是目录内檀卷的顺序编号，檀卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的檀卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个檀卷目录或分类体系的最低一级类目内也不允许出现重复的檀卷号，每一檀卷目录内的全部檀卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上含两个檀卷流水顺序号时应重新编檀卷号或分设檀卷目录。以“卷整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写檀卷号，若超过1000卷要重新编制目录号、檀卷号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按

15、“大流水形式编写檀卷号。2件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1开场编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1开场编写件号。3页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷件内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。卷件内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。页码的编写都是双面有字的记2面，空白页不计数。-页号的位置：整卷

16、装订的檀卷，页码应编在文件正面右上角、反面左上角编写页号；单份装订的归档文件，页码应编在每份文件的右下角、反面左下角编写页号。我县规定每一份文件都需用铅笔重新编页号。单份装订的文件，有文件阅办单的，编页号从阅办单开场。打印件已经编有页码的可不必再编，底稿页码接着正稿后面的页码数字续编。整卷装订的檀卷，假如文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在卷内文件目录右上角的小方框内填写全宗号、目录号、檀卷号。三、档案整理的质量要求一组合卷要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联络严密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。1、齐全完好。1归档的文件材料应齐全完好，一个问题的构

17、件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；2采集工作应立足本单位，注意业务部门构成的反映专业职能活动的文件材料的采集；重大活动事件材料的采集；3文电合一；4底稿随印件一起采集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要采集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应采集与印件一并归档；5有重要领导批示的办文单应随正文一起采集归档；-6附件随正件采集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界线分明，不相互穿插或重合。3

18、、保持文件内在联络。1时间联络。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的分年度时以文件签发日期成文日期为准，据以断定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期成文日期，电报以发出日期，断定文件所属年度。碰到某些特殊情况，按下面原则处理：1跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或

19、批准的年度。-2专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。3没有标明落款日期的文件材料应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。4临时性机构，存在时间不长两年以内，文件材料较少构成的文件能够不分年度放在工作结束年度归档；假如每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。2来源联络。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联络的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。3内容联络。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联络。党政工

20、团和业务管理活动中构成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。按问题组合要注意下面几点：1同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。2综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类。3文电应合一组卷。4单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。5不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注讲明。-6在按问题分类时，文件归

21、档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。4正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。A、文书档案类根据国家档案局2006年8号令（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表）的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期30年、10年二种不同的保管期限分开。鉴定时把握四句话：以我为主即本机关构成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多、以人为本即涉及个人的材料除了县级下面的奖励、警告下面的处分都是永久保管、重视执法

22、但凡跟行政执法有关的多是永久，本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高。结合我县实际，我对8号令分级别，分期限进行了梳理，如下：1上级机关文件：上级主管机关和各级党委、政府及职能部门关于本机关机构设置、研究本机关工作的会议纪要、人员任免、人员编制、县级以上对本机关或人员的表彰及本机关起草的由它印发的重要业务文件等；省部级以上机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时构成的文件，省部级下面机关及领导检查、视察本地区、本机关工作时构成的重要事由文件；上级机关制发的属于本机关主管业务的法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等；上级机关对本机关重要业务问题的批复等永久保管。省部级下面机关及领导检查、视察

23、本地区、本机关工作时构成的一般事由文件；参加上级机关召开重要业务工作会议主要材料如领导报告、上级机关比拟重要的文件、各级党委政府有关本行业一般业务的文件30年保管。其他要贯彻执行或查考的文件及明传电报10年保管2本机关重要文件永久保存。一是反映机关主要历史相貌和主要职能活动的重要文件材料。如：党组党委、行政办公会议、局务会记录、会议纪要，党代、人代、政-协会、工青妇代会、工作会议和专题会议材料主要件指请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要；本单位编辑、编写的大事记、组织沿革、年鉴等；本单位机构设置、撤并、名称更改、人员编制、组织简则、印信启用和作废等；年度和年度以上的

24、计划、总结、汇报、统计材料；重要职能活动的总结、重要专题的调研材料；代表本单位参加上级工作会议的重要典型发言、经历介绍，本机关制定的方针政策性、法规性业务，中长期规划、纲要等；联合行文中本局为主的重要性文件；重要业务方针政策法规性问题的请示及批复含上级对本级、本级对下级；出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动构成的重要文件材料指发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等；人大政协机关的提案答复材料。二是机关行政及事物管理、行政执法活动的重要文件材料。如：行政管理工作制度、程序、规定，行政管理工作中构成的审批、审查、核准等文件材料指固定资产投资、科技计划等项目的审

25、批核准、管理、验收评估等，不动产、自然资源的所有权、使用权确实认，20年含以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件；机关事物管理中构成的房产、土地所有权和使用权的文件材料，与有关单位签订的重要合同、协定、协议、议定书指涉外、金额宏大、时效性长、涉及面广等文件材料，国有资产管理登记、统计、核查清算、交接等重要文件材料机关房产、机动车等价值相对较大，使用寿命周期较长的，职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续；财务审计结论、决算报表、本单位制作的工资发放表；有领导重要批示和处理结果的信访材料；档案管理、保密工作、综治卫生、计划生育、中心工作等方面的重要材料；行政

26、处罚、处分、复议、国家赔偿重要件；执法检查情况汇总、通报、整改通知等。三是机关人事管理、纪检活动的文件材料。如：人事任免、奖励材料县级以上、处分材料警告以上、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料，复员军人安置；人事考核、职称评审；职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。纪检、监察工作中构成的重要综合性报告、调查材料党员遭到党内违纪处分；一把手述职、述廉建设总结。本机关一般性文件定期保存。其中30年的有：一是反映机关一般历史相貌和一般职能活动的文件：如党代、人代、政协会、工青妇代表大会的一般件重要的贺信、贺电，筹备工作、选举经过中构成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等，本机关召开工作会、专题会、承办国际性会议、大型展览会、展览会的一般件典型材料、代表发言及沟通材料、简报、新闻报道，本机关为协办会议的主要件；职工会议记录，年度下面的综合性汇报材料；中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录；上级机关或领导检查、视察本地区或本机关工作时构成的一般文件及本地