非常实用的40个Word2021操作技巧.docx

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1、非常实用的40个Word2021操作技巧Word2021应用第四章文本和文档的基本操作1.输入西方姓名文字之间的分隔符打开“符号，在选项卡的“字体中找到“Wingdings字体，选择“?例如：梅尔?吉布森2.使用快速键输入特殊字符省略号和破折号在中文输入状态下按“Shift+6，“Shift+-，英文省略号“Ctrl+Alt+.反转的问号“Ctrl+Alt+Shift+?3.在文档中插入日期和时间“Alt+Shift+D，“Alt+Shift+T4.输入任意带圈数字随意输入带圈文字，按“Alt+F9，并且在中文板式中进行设置5.输入上下标输入字符“Y24，在“中文板式中打开“双行合一，数字之间

2、一定要添加空格键6.只给文字添加下划线打开“字体对话框，在“下划线类型中选择“字下加线选项7.使用鼠标快速选择文本将鼠标放在文档左侧的空白处，单击的即可选择光标所在的这一行，双击能够选择整个段落，连续单击鼠标3次能够选择整个文档，降鼠标放在左侧空白处向下拖动能够选择文本8.结合使用键盘和鼠标选择文本按住“Alt+Shift键拖动鼠标，能够纵向选择文本区域9.使用智能剪切和黏贴功能打开“文件菜单，选在“选项命令打开“Word选项对话框，选择“高级，勾选“使用智能剪切和黏贴复选框，单击“设置“功能进行设置10.格式刷假如单击一次“格式刷，则在复制一次格式后自动取消该功能，双击的话按钮进入多重复制状

3、态11.为文档快速添加段落标记在“开场选项卡中的“编辑组中单击“替换按钮打开“查找和替换对话框，单击“特殊格式，选择“段落标记选项12.新建文档窗口打开“视图，在“窗口组中单击“新建窗口，文档较大时能够方便的比照各章节，新建窗口实际显示、编辑的内容都是一样的13快速了解文档构造打开“视图菜单，选择“导航窗格，方便了解文档的整体构造和页面效果，同事能够快速定位文档的某个构造或页面。在状态栏中单击“文档页码按钮打开“导航窗格，单击标题选项能够定位第五章设置文字和段落格式14.隐藏文本为了隐藏不被打印的文本，方法一是在“选项选项中，将“隐藏按钮添加到快速访问工具栏中，方法二是在“字体中勾选“隐藏复选

4、框。另外，在选择文本后，按“Ctrl+Shift+H键能将文本快速隐藏，再按一次能够取消15.调整文字和下划线间的距离在文档中选择需要添加下划线的文字以及前后的一个或多个文字，添加下划线；然后再选择不需要添加下划线的文字，不选下划线，只选下划线的颜色为白色；再返回添加了下划线的文字，在“高级选项中提升位置，然后确定，把多出来的字的下划线颜色改为白色即可16.将数字转换为大写的汉字在功能区中切换到“插入选项卡，在“符号组中单击“编号按钮17.禁止自动创立超链接打开“Word选项对话框，在左侧选择“校对选项，在右侧单击“自动更正选项按钮，取消“Internet及网络途径替换为超链接复选框，或者按“

5、Ctrl+Z，或者按“Ctrl+Z键取消转换动作18.快速删除段落前后的空白在复制网页中的资料到Word中时，段落之间经常会有很多空白。通过设置段前段后能够删除空白19.使图片和文本对齐在文字中插入一张小图片，往往不能与所在行的文本水平对齐，这时打开“段落对话框，切换到“中文版式选项卡，在“文本对齐方式下拉列表中选择“居中选项20.合并字符在名片制作、书籍出版和封面设计等方面，要使多个字符只占用一个字符的宽度，在“开场选项卡的“段落组中单击“中文版式按钮，选择“合并字符选项，效果例如“合并字符21.制作联合文件头在“开场选项卡的“段落组中单击“中文版式按钮，选择“双行合一选项22.妙用制表符在

6、水平标尺上插入制表符，选择一个制表符打开“制表符对话框，在“前导符栏中选择，设置好后在插入点光标处输入“班级：，然后按“Tab键，文字后即会自动添加需要的下划线第六章页面和版式的设置23.利用制表位快速对齐页眉文字在打开标尺的左侧和右侧鼠标单击添加制表符。双击中间的制表符打开“制表位对话框，选择第四选项，再选择“右对齐，然后关闭，将插入点光标放置于文字之后按“Tab键24.删除页眉和页脚区中的横线使用鼠标框选所有页眉文字，然后在“开场选项卡中单击“下框线按钮上的下三角按钮，在打开的列表中选择“无线框选项，此时横线消失25.在任意位置放置普通数字页码在“插入选项卡中单击“页码按钮，选择“页面底端

7、选项，在打开的级联列表中选择普通数字页码的样式；此时在页脚区添加页码，按住“Alt+F9键显示页码域，然后复制该域；在“插入中单击“文本框，选择“绘制文本框，在文本框中复制该域，再按“Alt+F9键退出域编辑，文本框中显示页码；在文本框上右击，然后单击浮动工具栏中“形状轮廓按钮上的下三角按钮，选择“无轮廓取消文本框轮廓；实如今非页眉和页脚区创立页码26.使页码从第二页开场单击“页眉和页脚组中的“页码按钮，选择“设置页码格式选项；在“起始页码中输入数字0，确定；在“页眉和页脚工具设计选项卡的“选项组中勾选“首页不同复选框则首页页码消失，第二页页码为127.按段落分页在制作班级标示牌的时候，班级很

8、多，通过“段落按钮选择“换行和分页，勾选“段前分页，这时每个段落文字被分到单独的页中第七章图文制作和表格28.创立文本框链接创立二个文本框，当其中的一个文本框文字满的时候，其他文字会自动放置到另外一个文本框，这里需要用到“创立链接按钮，横排和竖排文本框不能直接链接29.将文本转换为表格在文档中创立需要转换为表格的文本，按住“Tab键以制表符分隔文字，然后按住左键拖动鼠标选择所有文字，在插入选项卡，单击“表格按钮，选择“文本转换成表格30.在表格中快速填充数据选择需要填充数据的单元格，然后在“开场选项卡的“段落组单击“编号，选择“定义新编号格式选项，在“编号格式文本框中设置编号格式，在原有文字“

9、1的左侧输入编号31.让表头永远出如今页面的顶端框选作为表头的行，在“表格工具布局选项卡的“表组中点击“属性按钮，取消“允许跨页断行，勾选“在各页顶端以标题行形式重复出现复选框32.防止表格跨页断行将插入点光标放置到倒数第二行的任意一个单元格中右击，选择快速键菜单中的“表格属性命令打开“表格属性对话框，在“行选项卡中取消“制定高度和“允许跨页断行复选框的勾选，然后调整行高33.使表格中数据按小数点对齐在表格中选择需要对齐的数据，使这些数据左对齐，单击水平标尺左侧的制表符按钮，直到出现“小数点对齐制表符，在水平标尺上单击添加该制表符，表格中选择的数据即根据小数点来对齐，不仅能够对齐小数点，还能对

10、齐半角句号“.第八章文档的打印和其他操作34.打印背景色和图像单击“文件标签，选择“选项选项，在左侧窗格中选择“显示选项，在“打印选项中勾选相应的复选框第九章邮件合并和域35.制作成绩单邮件合并的功能除了能够批量处理信函和信封这些与邮件有关的文档之外，还能够用来快速地批量制作标签、工资条和成绩单等。以制作成绩单为例。在Excel中创立并保存数据表；穿件一个空白Word文档，设置纸张大小，创立标题和表格；在功能区中打开“邮件选项卡，单击“开场合并邮件组中的“开场邮件合并按钮，在打开的下拉列表中选择“信函选项；在“邮件选项卡的“开场邮件合并组中选择“选择收件人按钮，在打开的下拉列表中选择“使用现有

11、列表选项，在打开的“选取数据源对话框中选择作为数据源的文件，使用之前保存的Excel文档；单击“打开按钮关闭对话框后，Word给出“选择表格对话框，选择文档中的工作表后单击“确定按钮关闭对话框；在文档中单击将插入点光标放置到文字“姓名的后面，再单击“邮件选项卡“编写和插入域组中的“插入合并域按钮上的下三家按钮，在打开的下拉列表中选择“姓名选项。此时在插入点光标处插入了一个个域，同理插入其他域；在“邮件选项卡的“预览结果组中单击“预览结果按钮，然后单击“完成组中的“完成并合并，在打开的下拉列表中选择“编辑单个文档选项；打开“合并到新文档对话框，选择“全部单项选择按钮后单击“确定关闭对话框，此时将

12、创立一个新的文档36.邮件合并部分内容以制作成绩单为例，在“邮件选项卡中单击“编辑收件人列表按钮打开“邮件合并收件人对话框，进行挑选。或者通过“邮件选项卡的“编写和插入域组中的“规则按钮选择“跳过记录条件选项37.制作准考证在日常生活中，经常要用到带照片的卡片。创立一个Excel文档，在文档中输入数据，完成后保存作为数据源使用；创立一个新文档，然后见表格保存在与Excel一样的文件夹中；打开邮件“选项卡，单击“开场邮件合并，选择“目录选项；单击“选择收件人按钮，选择“使用现有列表；打开“选取数据源对话框，选择作为数据源的Excel文件后单击“打开按钮；依次单击“插入合并域；将插入点光标放置到表

13、格左侧放置照片的单元格中，按“Ctrl+F9键进入域编辑状态，输入“includepicture；将光标放在“includepicture末尾字母“E后面，单击“插入合并域，选择“照片选项；在“邮件选项卡中单击“完成并合并，选择“编辑单个文档，单击“确定；按“Ctrl+A全选，再按“F9键更新域，保存文档后对单元格中的图片进行适当调整38.拆分邮件合并域中的日期创立Excel工作表，在工作表中输入数据；在Word中创立表格，打开数据源工作表，同事在表格中添加域，这里年、月和日3栏中插入一样的域；按“Alt+F9键，然后在年、月和日3栏的域代码后分别添加代码“yyyy、“M、和“d；完成后按“A

14、lt+F9键，对表格中数据单元格的文字样式进行修改39.制作不干胶标签在“邮件选项卡中单击“开场邮件合并“按钮，选择标签“选项，单击新建标签“按钮打开标签详情“对话框，对标签进行设置，这里有上边距“等参数；完成后单击确定按钮关闭，为标签添加边框作为分割线，保存；在Excel工作表中输入标签文字，保存作为数据源；在“邮件选项卡中单击“选择收件人，下拉表中选择“使用现有列表选项，单击“插入合并域按钮上的下三角按钮进行选择；在“邮件选项卡中首先单击“更新标签按钮，然后单击“完成并合并按钮，选择“编辑单个文档选项，确定40.使用MarcoButton域设置输入提示启动Word2021并打开文档，将插入

15、点光标放置到相关的栏中，然后在“插入选项卡中单击“文档部件按钮，在下拉列表中选择“域选项；打开“域对话框，在域名列表中选项“MarcoButton选项，在“宏名列表中选择“AcceptAllChangeInDoc选项，在“显示文字文本框中输入用于显示的提示文字Excel2021应用1.快速将整列数据增加数值假如要将某列数据都增加20，手动修改工作量太大，使用选择性黏贴。方法如下：选择需要复制的数据后按“Ctrl+C，在目的单元格区域选择“选择性黏贴，在运算栏中选择“加2.控制数据的输入在“数据选项卡的“数据工具组中单击“数据验证，进行设置3.为单元格添加下拉列表在“数据选项卡的“数据工具组中单

16、击“数据验证，选择“序列选项，在“来源文本框中输入项目名称，单击单击确定4.为数据区域添加背景图片在“页面布局选项卡啊的“页眉设置组中单击“背景按钮，添加图片，此事整个工作表被图片覆盖，按“Ctrl+A全选，在“开场选项卡的“填充按钮选择“白色选项进行填充；选择数据区域，在“开场选项卡的“字体组中单击“填充颜色，选项“无填充颜色。单击“文件标签，打开“另存为对话框，在“保存类型下拉框中选择“单个文件网页，再打开盖网页文件，将其中的背景图片保存，即可实现从Excel工作表中提取背景图片5.数组操作在数组操作中经常使用“Ctrl+Shift+Enter组合键6.计算职工退休日期公式“=DATE(Y

17、EAR(E2)+IFC2=男,60,55,MONTH(E2),DAY(E2)7.计算职工的年龄公式“=YEAR(TODAY()-E2)-1900,完成输入后按“Ctrl+Enter8.数据快速查询使用“INDEX和“MATCH函数9.快速引用与编号相配的数据比方在新工作表中根据编号来引用另一个工作表中的姓名，使用“VLOOKUP函数10.利用身份证获取信息11.快速评定星级使用“REPT函数12按性别统计人数使用“COUNTIF函数，如“=男员工&COUNTIF(C2:C12,男)人13.统计文本在工作表中出现的次数在单元格中输入公式“=COUNTIF($B$4:$H$7,CONCATENAT

18、E(“*,B12,*)，按“Ctrl+Enter键确认，然后下拉复制填充14.汇总多个数据表中的数据把2个表的数据合并，添加到新的表中，“数据“数据工具“合并计算15.实现工作薄的多用户分享打开工作薄，在“审阅选项卡中单击“更改组中的“分享工作薄按钮，经过设置后，将文档保存到分享文件夹中即可实现局域网中其他用户对本文档的访问，并对分享工作薄进行保护，单击“保护并分享工作薄，输入密码；跟踪工作薄修订，单击“修订按钮，选择下拉列表中的“突出显示修订，进行设置；然后在“接受/拒绝修订选项进行设置16.快速创立数据链接在“开场选项卡的“剪贴板组汇总单击“复制复制选择的数据，打开另一张工作表，指定要黏贴数据的单元格，在“黏贴中，选择“黏贴链接17.设置工作表的可编辑区域“审阅，“允许用户编辑区域，然后点击“新建，等等进行设置18.保护公式先在“设置单元格格式中勾选“隐藏，然后在“审阅选项卡中选择“保护工作表，输入密码，假如要撤销保护的话，也要通过密码PPT2021应用篇1.在幻灯片模板中使用占位符用户能够根据需要直接在这些具有预设格式的占位符中添加内容，如图片、文字和表格等2.演示文稿的双屏放映当前位置：文档视界非常实用的40个Word2021操作技巧非常实用的40个Word2021操作技巧