公文写作常识-精品文档.docx

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1、公文写作常识公文写作常识一、公文的基本格式公文格式是公文的各个部分在页面上的详细表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了（中国共产党机关公文处理条例）。（条例）规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。一、公文版头部分公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线

2、相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。1、版头。主要是两种形式：一是发文机关全称或规范化简称加“文件二字；二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知、“报告、“函等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件，表示是机关的正式行文。下面留一定位置备填注发文字号，下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托小字头文件一般不用星线，只要一条红线即可。例如：“中共中央文件、“中国共产党中央委员会批复等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。在公文版头使用方面应注意的问题是：1版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如

3、有个区的区委公文版头是“中共市区委员会文件，“中共是简称，“委员会是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党市区委员会或“中共市区委。2要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共厂党委文件字样。这里，“中共是“中国共产党的简称，“党委即党的委员会。前后出现两个“党字的词义，词意重复。应改为“中国共产党厂委员会文件或“厂党委文件为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。3联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，可以并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。4该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不

4、同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用。如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。5下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，最少不能比上级的大。2、份号。份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如“NO000015。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于把握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。十分是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。在这方面，应注意的问题主要有两个方面：1该标印的

5、一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。2标印位置要正确。（中国共产党机关公文处理条例）规定“标注在公文的左上角，应按中办“条例的规定办。3、密级。密级就是公文的机密等级。根据保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、机密三个等级。它标注于份号下方位置。根据国家保密局关于（国家机密文件、资料和其他物品标志的规定），应当在密级后注明保密期限，如“机密年。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因而，在（条例）中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注；若未标保密期限，则按（条例）第三

6、十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定的规定执行。关于这个方面，应注意的问题：1该标注密级的一定要标注，未涉及机密内容的就不要标注。2机密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及机密事项的文件、材料。有机密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。机密公文、材料的传递必须通过机要通信局。4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急、“加急；紧急电报应分别标明“特提、“特急、“加急、“平急。在实际工作中，电报或电传件一般都是比拟紧急的，均需按要求标明紧急程度，详细位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，（条例）也没有

7、对文件上紧急程度的标注位置作详细规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急或“加急章，可以在文件上挂“特急或“加急条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明详细送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理。但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。5、发文字号。发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发，中共中央办公厅文件的代字用“中办发等。发文年度要用全称，如“2002，不能简写为“02，并用“括起来。发文字号一般标注在红

8、色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联络某一详细事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必需要用“呈字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。6、签发人。（条例）规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。十分是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点：1只标姓名，

9、不标职务。2联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。3签发人姓名后不必加“已阅等字样。4字体要用黑体字二、公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题事由和文种三部分组成。如（中共中央关于加快农业发展若干问题的决定），就是由发文机关名称“中共中央、公文主题“加快农业发展若干问题和文种“决定这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个扼要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以致于编研、查考。

10、因而，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号引号除外。要求排列整洁、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。1公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。2标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“中共省委通知；

11、有的甚至只要文种一项。这种情况除了公文很短如仅有一个页码还勉强能够外，其他都应把三部分写全。文种是无论怎样不能省略的。3标题中不能同时出现“请示与“报告字样。如（关于建议在今年“七一前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告），从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告二字。2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委员会可简称为“新疆区党委

12、；北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委。需要注意的是：1使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。2不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。3省略主送机关的方式要正确使用。根据公文处理条例，“决定、“决议、“纪要、“意见之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号

13、，这是不对的。4行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县市区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个联合行文可报对应的上级机关，如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报或“并报方式，即在抬头上写清“并报，或在主题词之后写清“抄报。3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只要落款，为维护公文的完好性，避免出现问题，应在末页第2行注明“此页无正文

14、。在详细操作中，尽量避免出现“此页无正文的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开场，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改正来了，允许有字体变化，这样更夺目些。4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完好。但凡请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章和“报告不属附件，而是主

15、件的一部分，此种“规章和“报告的内容应视为正文。5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完好地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下

16、方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明详细时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与政府公文有所不同。7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。十分是请示件等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、明晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。三、公文文尾部分文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公

17、文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团与“此件发至县、团级，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。（条例）规定，“主题词按上级机关的要求和（公文主题词表）进行标注，位于抄送机关上方。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以到达便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用（公文主题词表）里的词，确实

18、无法表述准确的能够自造，后面加。3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相从属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和从属关系把握。在公文标注抄送范围上，要注意下面问题：1不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报或抄发越过的机关。也就是讲，上级机关越级向下行文如省委直接向县委行文应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文如县委直接向省委行文应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府（关于改变计划生育落后相貌

19、的报告），直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违背行文规则的。2不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。3不能既对组织又对个人。根据公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。4“抄字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄字省略，成了“报、送、发，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄字是不应省略的。4、印制版记。印制版记也叫印发讲明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责，同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。各级各部门机关公文用纸如今一律改用国际标准A4型。二、公文的种类及常用文种的撰写所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承当的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，（条例）规定，主要有14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。一、通知