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1、一般公文常识1公文的性质是什么？行政机关的公文是行政机关在行政管理经过中构成的具有法定效力和规范体式的文书。这个定义明确指出了公文的性质是具有法定效力。法定效力，按字面理解就是法律规定的效力。既然是法律规定的效力，也就是法律成认和保护的效力。公文具有法定效力，这就要求：第一，公文的制发机关必须具有法律地位，是依法批准成立的机关。我国（宪法）规定了从国务院直到乡政府的我国各级行政机关的法律地位。第二，公文的制发必须符合法律要求。国家行政机关的公文具有法定效力，企事业单位的公文能否也具有法定效力呢？应该讲但凡依法批准成立的企事业单位的公文也具有法定效力，不过与国家行政机关的公文效力不同。国家行政机

2、关公文具有执法效力，企事业单位的公文不具有但仍有受法律成认和保护的效力。2.公文的作用是什么公文的作用定义为“是依法行政和进行公务活动的工具。这是第一次把公文的作用提高到“依法行政的高度来认识。无论是国家机关还是企事业单位都要依法行使管理职能，进行各种公务活动，而公文则是其重要的工具，是具有法定效力的凭证。把公文的作用提高到依法行政的高度，是“依法治国方略在公文处理工作中的体现。3.为什么要划分文种？第一，文种是公文行文方向和内容取向的标志。例如文种是“请示，便能知道行文方向是上行文，内容取向是下级机关向上级机关请求指示或批准。第二，不同的文种其适用范围、写作要求、发送范围和处理要求是不一样的

3、，标明文种，有利于公文的办理。第三，便于公文立卷、归档和查询。因而，凡编有文号的正是公文均应在标题中准确标明文种。4.怎样确定文种?一是根据行文方向，二是根据行文内容。公文按行文方向能够分为下级机关向上级机关行文的上行文；上级机关向下级机关行文的下行文；向不相从属机关行文的平行文。不同的行文方向有规定使用的不同文种。如上行文的文种有“请示、“报告；平行文的文种有“函；下行文的文种有“命令、决定、批复；行文方向确定后还要根据行文内容，如行文方向是上行文，公文内容是请求指示或批准，用“请示：是汇报情况或答复上级机关询问用“报告；是列问题提出见解和处理办法用“意见。5什么情况下用“决定?“决定适用于

4、对重要事项或者重大行动做出安排，赏罚有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。从“决定的适用范围能够看出，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项必须用“决定，而其他事项要把握“重要和“重大原则。“重要是指程度而言，“重大是指范围而言，也就是讲，一般的事项、行动或赏罚不要用“决定，能够用“通知、“通报等，同时注意，由于“命令(令)运用范围只要“嘉奖，“决定就是“惩的最高文件形式。从发文形式来看，“决定一般要用文件形式，而不采用信函式公文形式。6“公告和“通告有什么区别?一是范围不同。“公告是对国内外，“通告是对社会各有关方面，显然只指国内。二是内容不同。“公告是重要事项或法定事项，“通

5、告是详细操作事项。三是发布机关层次不同。“公告的发布机关一般是国家机关或者国内外广泛了解的大的社会组织；“通告的发布机关则因事而异，没什么限制。四是发布的形式不同。“公告一般要通过新闻媒体；“通告则能够通过新闻媒体，可以以采取张贴、揭示方式。7“通知有什么特点？“通知是适用范最广、使用频率最高的一个文种。“通知按行文方向和内容能够划分为告知性通知、批转性通知和指示性通知。告知性通知按通知对象能够是平行文，可以以是下行文。通知事项一般是详细活动事项，如会议通知、活动通知等。告知性通知内容单一，形式简便，能够拟标题，可以以只冠“通知二字；能够标明发送范围，可以以不标发送范围；能够盖章，可以以只落款

6、不盖章，视详细情况而定。批转性通知是下行文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相从属机关的公文。这类通知一般要有一段案语式的文字，讲明批转或转发的理由和目的，有时还能够提出详细要求。被批转或转发的公文要放在印章之后另起一面排布；能够原文复制可以以重新打印；能够作为附件可以以不标附件，转发的文件大都不作为附件。指示性通知是下行文，用于传达要求下级机关执行的事项。此外，“通知的适用范围还有“任免人员一项。这类“通知各单位大都设有专固定的“任免通知格式。写“通知要注意不要漏掉重要内容，包括不要漏掉该通知的单位，即对公文的主送、抄送范围要根据通知内容仔细推敲诙通知的单位没有通知到，经常会误事。8

7、“通报的特点是什么“通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。表彰先进、批评错误的通报还是赏罚的一种形式。“通报的事实一定要准确，并要对事实进行分析，得出结论，提出要求。因而写“通报要处理好“材料与“观点的关系，要用材料讲明观点，观点统率材料，以此来决定取舍、详略。9“报告的特点是什么?“报告是上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告接原因能够分为主动型报告和被动型报告。大多数情况下“报告是因上级机关要求或询问而写的，即被动型报告。被动型报告要注意，开始一定把写报告的原因交待清楚，如应上级机关文件要求(标题、文号引清楚)或某领导何批示(时间、情况交待清楚

8、)等，以便上级机关销号。然后接上级机关要求报告情况即可，可不做分析或太多分析。主动型报告既是主动，必有意图，因而要对情况进行分析，得出结论，往往还要提意见、建议。无论是哪种报告，都要注意与“请示和“意见相区别。即“报告中不能夹带请示事项，所提意见、建议不是要求上级机关必须处理或答复的。同时“报告要注意篇幅精炼，构造严谨，切忌乱而长。10“请示要注意什么?“请示是上行文，一般来讲没有大事、要事是不会向上级机关请示的。因而，“请示要十分注意：l.请示开始最好有准确概括全文要旨的一段文字，这段文字有时还可在文尾再强调一次，以加深印象。2.既要把理由讲充分，叉要简明扼要，切忌冗长而冲淡浓度。3.涉及人

9、、财、物时，要数据准确，关系明晰。4.假如有解决问题的意见、建议最好提出。5.要注意行文规则如不能一文数事、多头主送、非领导交办事项送领导个人、抄送下级机关。6.注意与“报告、“意见相区别，不要把“请示写成“报告或“意见。11“批复要注意什么，“批复是对下级机关请示的答复。批复开始一定要把下级机关“请示的标题、文号引全、引准确，然后用“悉或“收悉加句号结束。这样要求是便于收到批复的下级机关准确分办。12“意见的特点是什么7“意见是比拟特殊的一个文种，即“意见是个全能文种，上、乎、下行文均可用。“意见用于下行文侧重于指导性，指令性、规定性的事项不要用“意见。“意见假如对贯彻执行提出明确要求，下级

10、机关要遵照执行；没有提出明确要求，下级机关可参照执行。“意见用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，这既是对下级机关也是对上级机关提出的。对下级机关而言，“意见要遵守“请示的行文规则，如不能一文数事、多头主送、直送和抄送下级机关等，在格式上要比照上行文如标注签发人、联络人等。对上级机关而言，对“意见要处理或予以答复。“意见用于平行文，所提意见供对方参考。由于“意见可用于上行文，就产生了上行文怎样区分“请示、“报告和“意见的问题。可按下列尺度把握：须由上级机关明确指示或批准，用“请示；就问题发表见解或提出意见、建议，希望上级机关表态，不表态亦可，用“意见；不含请示事项，也不含“意见内容，只是

11、报告情况，用“报告。13“函的特点是什么?“函适用于不相从属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函是平行文不相从属机关之间联络工作，询问和答复问题用“函比拟好把握，但“请求批准和答复审批事项也要用“函就需要分析。这种情况是指有关主管部门与被主管部门之间的互相行文。“函的行文对象各异，内容涉及广泛，因而要根据场合和对象的变化灵括办理。“函按内容大致可分为“请批函和“商请函两类。“请批函指主管被主管之间的行文，写法可比照“请示和“批复。“商请函发函方往往是“费事对方，由于是平级关系，对方没有必办的责任，因而“商请函要注意语言措辞得体，但也不必过于谦虚，由于毕竟是“公函，办公

12、务，双方都要从大局出发，采取平等协商、互相配合支持的态度把事情办得圆满。14什么是“便函？“便函是一种简便的公文形式。其简便主要体如今不编发文字号，能够没有标题，版记只保留抄送一项。“便函适用于机关内部和对外处理一般公务。可使用机关公用信纸以致自纸，能够盖章可以以签字。对外发便函，一般要使用印有发文机关标识的红头纸可使用信函式公文头纸，可以再设计其他式样，但发文机关标识不能冠“文件二字。对外发便函一般盖章15“会议纪要的特点是什么?“会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要的格式独特，主要是不盖章；成文日期转变为会议的通过日期，一般以结束的日期为准，标注在会议纪要标题之下，用圆括号

13、括起；主送单位不放在公文的抬头而放在版记中的主题词之下，抄送机关之上。“会议纪要不盖章，怎样体现其效力，是把握“会议纪要的要点，逮要分析会议纪要出现的几种情况。一种是办公会议纪要。如“总理办公会议纪要。这类办公会议通常是该机关决策的最高权利机构，其会议纪要的效力是由会议的性质决定的，因而固然不盖章，但有决策的约束力。这类办公会议纪要通常有固定的格式。另一种是办事的会议纪要，这里又分两种情况：一是上级机关召集下级机关开会，所构成的会议纪要，由上级机关来发，这种情况晟好以“印发会议纪要的通知形式发。这时文种变成“通知，已不是“会议纪要了，“会议纪要亦成为“通知的主件。由于“通知要盖章，自然体现了公

14、文的效力。二是不相从属的单位为办事而开会，会议纪要通常委托参加会议的某个单位来发，这是最标准的“会议纪要。由于参加会议的单位互相不从属，盖章便显得没有必要；十分是假如参加会议的单位很多，假如都盖章则愈加不现实。这种会议纪要固然不盖章，但仍有约束力，其约束力是由参加会议的单位在会议纪要中所做的承诺决定的，而且这种承诺大家都要兑现，假如不兑现，事情办不成，对各方都不利。这种会议纪要的主送单位是发文时确定的，而不是会议纪要的一部分，因而放在版记中是有其道理的。还有一种是报道会议情况的会议纪要如学术研讨会、座谈会等会议纪要除了介绍会议情况外，主要是记载会议的观点。自于没有约束力的事项，不盖章则是顺理成

15、章。会议纪要十分是具有约束力的会议纪要是一种比拟松懈的台约形式，假如会议议定事项需要有严格法律意义上的约束力，则最好采用协议或其他合同形式。会议纪要不同于会议记录和会议简报，固然都是会议的产物，都其有纪实性，都不能脱离会议内容而任意发挥，但只要会议纪要有约束力。会议纪要也不同于会议决议和会议协议，固然都具有约束力。会议纪要只要参加会议的单位认可(有时也采取签字方式)然后委托某个单位印发即可而会议决议要经过表决通过，会议协议则必须经协议各方签字或盖章，必要时还可作公证。16什么是公文格式7公文格式简言之就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文内容的需要。公文

16、格式包括：l.公文的物质载体，即纸张和油墨。.2公文的成品缮印要求。3.公文各组成部分的定义和作用。4.公文各组成部分的标识方法。17什么情况标注份数序号？新（办法）要求“绝密、“机密级公文要标注份数序号。公文印多少份编多少号，一般应至少编2位，假如采用号码机其位数一般是6位。编份数序号的公文应登记，这样便能够把握每一份公文的去向，一旦需要收回、查询或销毁能够避免遗桶。不是“绝密、“机密级的公文有的发文机关也编份数序号，如国务院和中共中央的文件即是，这同样是出于对公文严格管理的需要。18公文的保密期限怎样把握？带密级的公文都应规定保密期限，以年、月为单位假如不标明，视为长期，根据国家保密局第2

17、号令发布的（国家机密保密期限的规定），绝密级事项按不超过30年、机密级事项按不超过20年，机密级事项按不超过10年认定。19怎样拟好公文标题?公文标题由发文机关名称、事由(或称主题)和文种组成。印有发文机关红头的公文标题发文机关名称能够省略。标题的作用除了显示发文机关和公文种类外，主要是提示公文的主要内容；同时，标题还是公文登记和查询的主要项目。对标题的要求是“准确扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类，“标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号。拟好标题关键是既准确叉扼要地概括公文的主要内容，即写好事由部分。应该讲“扼要与“准确是一对矛盾。在这列矛盾中，“准确是主要矛盾，即应在准确概

18、括公文主要内容的前提下再追求“扼要，不能一味求短，以短害义。怎样提炼公文的主要内容是写好标题的基本功要使公文标题的内涵或外延与公文内容的内涵或外延相符，既不要扩大也不要缩小。当然，在准确概括的前提下标题越短越好，多一个字都不要。如转发文件的标题，就没必要出现一系列的“的通知。不管多少级转发，被转发的文件始终不变，好比接力赛中的“接力棒，这样，在标题中能够只显示这个“接力棒，只用一个“的通知在正文中再把原文转发的关系讲清楚。标题中的“关于值得分析。“关于是一个介词，与事由组成介词构造，作文种的定语。“关于的语法功能是取消了标题成为一个句子的可能性，使标题成为个名词性的构造语义重点放在公文文种上，

19、强调的是发了一个什么样的文而不是发文这个动作行为本身。这与新闻报导类的标题大不样新闻报导类强调的是动作行为的发生，因而标题中般不出现“关于所以，固然标题中要用“关于没有明文规定，但公文标题中的20版记的位置怎样把握?新（格式）规定，版记应置于公文的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。实际操作，会出现下列情况：1.公文主体只要一面，即公文只要一个单页，且主体下面的空白还能容下版记这时版记也要放在第二面，而不能放在第一面，使第二面构成空白。2.主体之后的空白容不下版记需另起一面排布版记这时版记也要放在最后一面。3.公文如有附件，版记要放在附件之后，附件最后的空白如能容下版记，且该面页码又符合

20、折页装订的要求版记要放在该面；附件最后的空白容不下版记，按上述第2点的办法处理4.转发文件，被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，仍要标注转发文件的版记。假如技术条件允许，被转发文件的版记能够不保留，腾出空间标注转发文件的版记以减少公文篇幅，节约纸张。坚持把版记放在公文的最后，是为了保证公文的完好性：正式公文前有红头，后有版记，公文首尾均有显著的标记，首尾之间均是公文不可缺少的部分。坚持把版记放在最后，操作上可能会费事些，但为了保证公文质量，还是要严格遵守格式的这一规定。21公文中如有表格要注意什么？1.表格如在正文中，要排在一面，不能两面断开，并注意与文字的衔接，之间不要出现空白。2.表格

21、的字体、字号可自行设计。3.横排A4型表格的表头，单页码放在订口一边，双页码放在切口一边，这样排布便于翻阅。4.A3型表格要折叠为A4型，页边要对齐。由于要折叠，A3型表格一般为单面印刷。A3型表格要粘贴，因而公文不能采用骑马订，要平订。A3型表格可不放页码。A3型表格如在公文托尾，仍要坚持把版记放在A3型表格之后。22什么是行文关系？行文关系是机关之间的组织关系在行文中的体现。机关之间的组织关系无非有两种，一种是领导从属关系，反映在行文上就是上、下行文关系。一种是非领导从属关系，可以称为平级关系，平级关系又分两种，一是同一组织系统中的同级机关，二是非同一组织系统的机关，不管其能否同级，均属于

22、平级关系。非领导从属关系反映在行文上就是平行文关系。行文关系根据从属关系和职权范围确定。每个机关都要确定本人的行文关系，首先要确定本机关是一级行文还是两级行文。一级行文就是只要机关能够行文，两级行文就是除了机关以外机关内设机构或称机关内设部门也能行文。两者各有其利弊。一级行文大权独揽，但易造成大小事务均须机关负责人过问审定；两级行文能够更多地发挥机关内设部门的积极性，分担机关负责人的负担，使大的事务集中在机关，详细事务分散给部门，但易造成部门行文失控，出现部门越权、擅权，代替机关做部门应做的事。确定几级行文一般根据机关组织系统的规模范围的大小来确定。组织规模大、职权范围广的能够两级行文，反之能

23、够一级行文。其次要确定机关哪些部门有行文权，这里又分两种情况，一是代机关拟文权，由于机关行文都是由机关部门主办、代拟的。确定的方法就是确定机关部门的发文字号，有机关发文字号的部门就有代机关拟文权。二是部门自行行文权，两级行文的机关一般讲来，有代机关拟文权的部门就有自行行文权，但部门行文与机关行文的发文字号应互相区别，不能混淆。不同的行文关系有不同的行文规划，不同的行文关系必需要遵守行文规则，这是公文处理规章制度的核心部分。因而，每一个机关工作人员都要懂得行文规则，好比司机要懂得交通规则一样23.什么是行文方式？行文方式是指由行文关系决定的行文的方式，有两种，一是单独行文二是联合行文。不同的行文

24、方式有不同的行文规则。24.上、下行文有什么行文规则？上、下行文的基本规则是逐级行文，即上行文只报到上一级机关，下行文只发到下一级机关。这是根据逐级管理的管理原则来确定的与逐级行文相对的就是越级公文。越级行文毁坏了逐级管理的管理关系，使管理混乱甚至无法进行，因而是行文规则所禁止的。但在特殊情况下，发文机关以为需要越级行文，十分是越级报告这时怎样处理。“上行文如确需越级，应抄送越过的上级机关。也就是上行文即便越级，也要上一级机关知晓，这也还是逐级管理关系的体现。对下行文越级，新（办法）未做规定，这也是从管理的实际出发。在特殊情抛下应该讲上级机关有越级指挥权，甚至能够不让越过的机关知晓但在一般情况

25、下，下行文越级也应抄送越过的机关。25上行文有什么行文规则？l.“请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。2.“报告不得夹带请示事项。3.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示、“意见和“报告。4受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。26“请示为什么要一文一事?“一文一事应当讲是所有行文的基本原则。由于一文数事必然要产生：发文涉及到不同的机关负责人和不同的部门拟定；收文涉及到不同的机关负责人和不同的部门处理。这将使文件的拟稿、签发、批办、承办、批复、查询、立卷、归档等一系列处理环

26、节产生混乱。由于对请示上级机关必需要处理答复，假如一文数事将使上级机关无法办理，所以对“请示做了明确规定。27“请示为什么不准多头主送“请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，即不准多头主送。一般讲来下级机关对谁是本人的上级机关是清楚的，发生多头主送的情况往往是下级机关以为“请示事项涉及到上级机关不同的主管部门或其他机关因而将所有涉及到的单位并列为主送，这就混淆了行文关系将使公文无法办理。28“请示为什么不得同时抄送下级机关？“请示同时抄送下级机关往往是由于“请示事项涉及到下级机关，是代下级机关“请示，抄送下级机关是为了让下级机关知道，此事本机关给你办了，向上级机关请示了。

27、但这样做会产生如下弊病：一是请示的意图或方式往往不是完全根据下级机关的意思办，要有本机关的处理意见，这其中的变化不宜让下级机关知晓。二是假如“请示事项得到圆满解决，当然皆大欢喜，假如没有解决或没有全部解决，会产生不必要的误解或解释等费事。因而“请示不得同时抄送下级机关是根据实践总结的一条办文经历，构成了一条行文规则。这条规则一般也适用于下级机关向上级机关的主管部门请求审批，道理同“请示。29什么情况下能够将来文退回对下级机关的来文经审核发现问题，应详细情况详细分析不要动辄予以退回，以免影响办文时效。退文应把握一个总原则，即来文违背了公文处理规定致使公文无法办理。如出现下列情况应予退回。1.越级

28、请示。2.一文数事，多头主送。3.直送。4.该协商会鉴的未协商会签。5.未标注签发人。6.未加盖印章，丢页，字迹无法辩认等。对其他不符合公文处理规定的情况一般应提请对方注意，对屡次提醒仍不注意改正的才采取退文处理。30承办公文有什么要求?l.要及时办理，不得延误推诿。2.来文有时限要求，应按时限要求办理，如有特殊原因延时，应及时与来文单位联络，讲明情况。3.一般公文(即无时限要求的公文)应在3个工作日内办结，最长不应超过7个工作日，凡超过办理时限主办部门应及时予以讲明，一般是向本机关催办或督查部门蜕明。4.对不属于本部门职权范围内或不宜由本部门主办的公文，承办单位应及时退回交办的文秘部门，既不

29、要拖延，也不要自行送给目己以为合适承办或主办的部门，以便文秘部门重新提出拟办意见31.为什么公文禁止横传?所谓横传即公文不经过文秘部门或文秘人员登记直接送给阅办领导或部门。例如，送公文不是送给文秘部门或人员登记而是直接送给承办者；开会带回来的公文不送文秘部门或人员登记而直接办理；公文不送办公厅(室)审核而直接送领导签发；承办部门将不合适本人承办或主办的公文不退交文秘部门而直接送给其他承办者；阅办的文件阅毕或提出处理意见后不经过文秘部门或人员登记而直接送给另一位阅办者，等等。文秘部门或人员对公文进行登记，不仅要记录公文的来文机关和办理部门、标题、文号等还要记录公文的办理经过，如公文由谁经办，送给

30、谁处理，主批人或主办人提出什么处理意见，文件如今何处等等。横传的弊病就在于绕过了文秘部门或人员，使文件传递的线索只把握在承办者手中，一旦承办者遗忘、积压、延误甚至丢失则无从查找或催办由此造成延办、捐办、错办甚至公文不知去向的事时有发生因而尽管公文传阅要经太多次登记，看似繁琐，实则是保证公文办理质量的必要措施。32为什么对公文办理要催办?送负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办。催办是提高办文质量和效率的重要措施，也是办公室参政、议政的重要手段。催办要建立制度，包括催办范围、催办的分工、催办的方法、程序和要求等等。催办要指定人员负责，建立催办登记，做到催办件件有下落。对催办要求做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。33签暑文件要注意什么?对有详细请示事项的，主批人应当明确签署意见，并签署姓名和日期；其他审批人圈阅视为同意，圈阅也要签署日期。对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。