接待方案会议接待方案优选汇总.docx

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1、接待方案会议接待方案优选汇总接待方案会议接待方案优选汇总会务接待是为会议服务的工作。下面是我精心采集整理的会议接待方案,下面我就和大家共享，来欣赏一下吧。接待方案1日前，我介入了一项“中国人口健康援助工程系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目的都进行了反复提炼，现共享如下:活动主题:主标题:“中国人口健康援助工程系列活动副标题:（拥抱健康时代）专题讲座暨“援助工程启动仪式横幅:了百姓心愿圆人类梦想关爱时时有援助处处在为天下家庭减轻负

2、担让天下百姓快乐健康活动宗旨:为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。活动目的:让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在的服务人口健康事业的品牌形象，进而促进“援助工程的全面推进。活动目的:1、参会人数:200人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想)。2、预期收获:介入的单位和个人乘兴而来，满意而归。3、塑造形象:以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程，并树立强势品牌形象。4、传播品牌:构成一套成熟的品牌传播方案，以不断

3、优化复制。为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了准确设计，准确到从如今起的每人、天天、每事，甚至准确到会议当中的每人、每事、每分钟。如:时间事项07:00盘点清查各种物品的准备情况。07:10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。07:20相关人员带齐各种物品从组委会出发。07:50到达会场，开场会场外的布置。08:30开场会场内的布置，调试各种设备及网络。09:10会场布置完成，相关人员待命。09:20与会代表开场在会场门口聚集，等待入场。09:30开场入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。09:50播放视频09:55-10:0

4、0幕后音10:00-10:05开场白10:05-10:07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进行曲10:07-10:20领导一讲话10:20鲜花10:20-10:22护卫领导一退场播放“退场音乐10:22-10:25主持10:25-10:27护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲10:27-10:35领导二讲话10:35鲜花10:35-10:37护卫领导二退场播放“退场音乐10:37-11:10专家演讲:（拥抱健康时代）11:10-11:30演示产品11:30-11:40试点代表受赠，领导授匾/授牌11:40-12:00受赠代表讲话(4位)12:00-12:05领导退场播放“会后音乐12:05-12:

5、15代表入席午餐宴会12:15-12:20组委会领导:祝酒词12:20-13:30午餐宴会/产品演示区及体验区开场活动13:30-14:00欢送嘉宾出场14:00会场清理接待方案2(一)会议接待方案的含义会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及详细事务的文案，属于会议专题策划方案，能够包含在会议总体方案中，可以以单独拟写，作为会议总体方案的附件。(二)会议接待方案的基本内容1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类诸多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组

6、团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚详细的对象。同时还要扼要讲明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目的和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的详细情况确定。3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等。4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的详细职责

7、。如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联络等工作。7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容。接待方案3一、销售部接待程序:销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做下面工作:1、及时与会务方负责人进行联络(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动，能否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若属大型、重要的会议

8、接待，在和客户约定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。2、落实会议场地和房间数量在会议洽商协商的经过中，应和会务方详细负责人具体讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实能否有合适客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。3、商谈价格当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供明晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。价格政策是相对固定的，如超出本人的权限，应及时向主管领导请示。4、签订会议协议，收取会议押金当会务方已确认所

9、有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并按照协议收取相应的会议押金;5、下发会议接待通知单签订好会议协议后，根据双方协商的详细内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案;6、会议接待发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联络，协调会场的布置，跟踪会议进程;7、会议结账会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助;8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美妙感受;同时择机赠送精巧小纪念品给会务方负责人，加深友谊;9、会议结束会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反应

10、至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。二、房务部接待程序:房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到:1、会议接待的前期工作(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;(2)了解结算方式，收费项目、联络人和费用签单人;(3)落实能否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间能否需要开通长途、撤酒水、加床;(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;(5)落实参会嘉宾能否乘专梯，客人能否分批到达;(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时可以选

11、择安排同类客房中处于状态的房间。3、会议空房确认会议定房，落实好详细房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。4、会议嘉宾入住(1)在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作;(2)会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表;对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态;(3)当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联络。5、会议嘉宾离店(1)礼宾官接待信息，应及时协助客人收送

12、行李;(2)前台收银处快速结账;(3)协助客人安排好车辆。6、关注重要宾客的消费习惯，采集整理客史资料。三、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到:1、会议接待前期工作(1)做好记录，根据会议接待通知单，准确把握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;(2)根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提早半天布置会场;(3)由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道能否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神相貌等)，发现问题立即整改，力求没有疏漏;(4)提早两天跟进会

13、务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。2、会议接待中(1)安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾;(2)跟进会议服务及协助客人处理睬间特殊事项;(3)协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。3、会议结束(1)宴会服务人员跟进会议结帐工作;(2)帮助会议客人整理睬议遗留物品。4、会议用餐及送别(1)引领会议客人用餐，并提供优质服务;(2)做好餐饮帐务的结账工作。5、送别(1)恭送会议客人，为宾客留下美妙感受;(2)客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联络交换客人。6、整理睬议客户资料，总结会议接待

14、得失。四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作接待方案4一、会前1、与会议主办方洽商，了解会议要求及所需服务项目。2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4、确定方案，签订合同，预付定金。二、会中1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提早在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问能否有特殊要求。5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)确实认。6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游能否增加景点等确认。7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点确实认。8、会议服务：会议代表合影纪念、为代表提供文秘服务及相关服务。三、会后1、结帐：提供会议经过中的具体费用发生明细及讲明，专人与客户进行核对并结帐。2、资料：会议后的资料采集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做纪念。接待方案会议接待方案优选汇总