物业公司程序文件文件控制程序.docx

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1、物业公司程序文件文件控制程序物业公司程序文件：文件控制程序物业公司程序文件：文件控制程序提要：各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作房地产资料下载物业公司程序文件：文件控制程序10目的通过对质量体系文件和资料的控制管理，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、管理和更改的规定。20范围适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和各管理处的统称。30职责31质管部对各单位质量体系文件的控制进行指导和监控。32各单位文件管理员负责质量体系文件和资料的接收、分类、编号、整理、存档、更改及发放等工作。40程序41质量体系文件和资料的制

2、定、审核、批准公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。序号文件名称文件级别制定及修改审核批准1质量手册一级质管部管理者代表总经理程序文件二级质管部质管部主管管理者代表3作业指导书部门管理手册三级各部门部门经理主管领导管理处工作手册三级各管理处管理处主任管理者代表质量记录表格四级相关单位单位主管单位主管5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管单位主管42质量体系文件和资料的发放质量手册的（文件发放名单）由总经理审批，由质管部建立发放记录。程序文件的发放名单由质管部确定，并建立发放记录。作业指导书由相关制定单位确定发放名单，并建立

3、发放记录。工程类标准、技术图样等由工程部建档、编号，设备标准、图纸等由工程部负责管理。法规和条例由质管部控制，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记录。法律法规类文件由质管部负责采集，对采集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等。以上文件的发放情况应由相关单位人员填写（发放记录），各部门只需在（发放记录）上签字即可，管理处应在收文后2日内填写（收文记录）。文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。43质量体系文件和资料的保管质量手册、程序文件、部门的工作手册、项目管理方案、质量记录表格及法规、国家及行业标准类工程、设备标准类文件除外文件的原件，由发出部门专人保存，并

4、在质管部备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。对各级文件的管理，各单位均应建立相应的（文件清单），其内容应及时更新。作废章存档作废文件在封面加盖44质量体系文件和资料的有效性控制为确保公司质量体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、c表示第一、第二、第三版；用0、1、2表示未经修改、第一、第二次修改。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升c版等依次执行。相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份

5、存档，其余销毁。45质量体系文件和资料的更改文件的更改可由公司各级人员根据文件施行情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并执行，填写（文件修改记录）报主管领导审批。质量体系文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供根据的背景资料，以保证更改的适宜性。46质量体系文件和资料的分类和编号质量手册：yGjyPmQm标准号码文件名称程序文件：yGjyPmcoP要素序号文件名称作业指导书：yGjyPmwI/单位代码-三位自然wI/R-001，如（人事工作管理手册）中文件名称数序号“人力资源部职责。部门单项工作手册：yGjyPm-wI/相关文件简称，如工程部的（建筑

6、、装饰管理手册）为wI/ZX。标书：yGjyPmBS/单位代码-名称管理方案：yGjyPmFA/管理处代码-文件名称技术图样：yGjyPmjT/单位代码-名称图纸：yGjyPmTZ/单位代码-名称标准：yGjyPmBZ/单位代码-名称法规：yGjyPm-FG/单位代码-名称程序文件记录表格：yGjyPmQR-程序编号-两位自然数序号各单位记录表格：yGjyPm-QR-三位自然数序号单位代码47文件借阅根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员能够借阅有关文件，借阅人应在借出方的（借阅记录）上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周。文件管理人员和借阅人有责任在双方协议期内沟通，并办理相关归还手续。