信息技术培训五OFFICE2007二EXCEL培训课件.pptx

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1、某某小某某小学学信息技术培训Office 2007 入门培训（二） 年 月 日EXCEL2007入门培训OFFICE2007OFFICE2007EXCEL 2007EXCEL 2007WORD 2007WORD 2007PPT 2007PPT 2007EXCEL2007EXCELEXCEL OFFICE2007新特性 输入与编辑数据 数据的分析和管理 excel的辅助功能 OFFICE2007 OFFICE2007新特性新特性 工作界面介绍 OFFICE按钮 快速访问工具栏 工作界面工作界面 整体布局介绍：整体布局介绍：功能区布局功能区布局功能区有三个部分组成。1.选项卡 功能区顶部有七个选项

2、卡。2.组 每个选项卡都包含一些组。 3.命令 命令是指按钮、用于输入信息的框或菜单。“开始开始”选项卡选项卡 “开始” 选项卡包含七个组：剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式、单元格、编辑。其中样式组中 套用格式和单元格样式都提供了丰富的格式样本。 在编辑组中提供了常用函数、排序和筛选、查找和选择等常用功能命令，便于用户使用。“插入插入”选项卡选项卡 “插入” 选项卡包含六个组：表、插图、图表、链接、文本、特殊符号 。 其中插图组中 SmartArt图形是您的信息的视觉表示形式，您可以从多种不同布局中进行选择，从而快速轻松地创建所需形式，以便有效地传达信息或观点。 “页面布局页面布局”选项卡选

3、项卡 “页面布局” 选项卡包含五个组：主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列 。 页面布局主要用于打印时进行格式的调整。“公式公式”选项卡选项卡 “公式” 选项卡包含四个组：函数库、定义的名称、公式审核、计算 。 “函数库”对各种类别的函数进行了一个分类，使用户能够方便快捷的找到所需函数，excel2007 较2003版本提供一些新函数，如countifs，sumifs等。“数据数据”选项卡选项卡 “数据” 选项卡包含五个组：获取外部数据、连接、排序和筛选 、数据工具、分级显示 。 在数据选项卡中，提供了排序和筛选，数据合并计算，组合，分类汇总等常用功能。“审阅审阅”选项卡选项卡 “

4、审阅”选项卡包含四个组：校对、中文繁简转换、批注、更改。 在审阅选项卡中，提供了一些文字处理功能。“视图视图”选项卡选项卡 “视图”选项卡包含五个组：工作薄视图、显示/隐藏、显示比例、窗口、宏。 在窗口组中，提供了冻结、拆分等功能。 使用键盘操作功能区使用键盘操作功能区例如，在EXCEL中可使用按键提示居中对齐文本。1.按Alt 可以显示键提示。2.然后按H选择开始选项卡。3.按A，然后在“对齐”组中按C以居中对齐所选文本。 OFFICE OFFICE按钮按钮 通过使用“office 按钮”可以打开或创建excel工作薄。点击右下方的EXCEL选项可以对工作表进行各项设置。 更丰富的模板更丰富

5、的模板新建EXCEL2007时有更加丰富的模板以供下载选择。 另存为功能另存为功能 点击office按钮，另存为，可保存为PDF或XPS格式。同时也可以保存为EXCEL97-2003等版本。 快速访问工具栏快速访问工具栏 Excel 2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮，方便用户使用。单击快速访问工具栏中的按钮，可以执行相应的功能，也可以在后面的下拉菜单中自定义快速访问工具 。 输入与编辑数据输入与编辑数据 数据录入技巧 选择性粘贴的应用数据的快速填充方法数据的快速填充方法填充一系列数字、日期或其他项目。在同一行或列中填充数据 同步录入同步录入1、选中工作表中需要录入相同内容的单

6、元格2、录入内容3、按住ctrl键，单击回车 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用粘贴值：粘贴值：1.选择需要复制的单元格，复制2.选择需要复制的目的单元格3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴值” 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用粘贴运算：粘贴运算：1.在任一空白单元格录入1000，复制该单元格2.选择需要运算范围3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“选择性粘贴”，选择“运算”中的“除”，单击确定。 选择性粘贴的应用选择性粘贴的应用表格转置：表格转置：1.选择原始数据表，复制2.选中要粘贴位置3.在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“转置” 数据的分析和管理数据的分析和管理 排

7、序 筛选 删除重复值 分类汇总 数据透视表排序排序对数据清单排序：对数据清单排序： 如果按照单列的内容进行排序，可以直接“开始”选项卡的“编辑”组中完成排序操作。如果要对多列内容排序，则需要在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中进行操作。 数据的高级排序：数据的高级排序： 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。排序排序 筛选筛选自动筛选：自动筛选： 自动筛选为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。 自定义筛选：自定义筛选： 使用Excel 2007中自带的筛选条件，可以快速完成对数据清单的筛选操

8、作。但是当自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件。筛选筛选筛选筛选 数据的高级筛选：数据的高级筛选： 使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样。 删除重复值删除重复值 选择单元格区域，在“数据”选项卡上的“数据工具”组中单击“删除重复项”。分类汇总分类汇总 在数据选项卡上的分级显示组中，单击分类汇总。在分类汇总框中单击要计算分类汇总的列。在汇总方式框中，单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在选定汇总项框中，对于包含要计算分类汇总的值的每个列，选中其复选框。

9、创建数据透视表：创建数据透视表：在Excel 2007工作表中创建数据透视表的步骤大致可分为两步：第一步是选择数据来源；第二步是设置数据透视表的布局。数据透视表数据透视表数据透视表数据透视表筛选数据表：筛选数据表： 单击透视表标题旁边的 ，可以按“标签”和“值”两种方式来筛选。数据透视表数据透视表 改变数据改变数据： 在想要的数据上点击右键，从弹出的快捷菜单中选择“值字段设置”改变数据汇总方式。在“值字段设置”中设置相应函数即可。按日期分组：按日期分组：单击报表中某个日期。然后在“选项”选项卡上“分组”组中单击“将所选内容分组”。在“组合”对话框中，可按月、季度、年份分组查看数据，可以多选。数

10、据透视表数据透视表 公式、函数公式、函数 公式 函数新增功能新增功能可调整的编辑栏：可调整的编辑栏： 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。新增功能新增功能函数记忆式键入：函数记忆式键入：使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。公式公式数组的操作：数组的操作：数组的操作方式以CTRL+SHIFT+回车来表示确认函数函数函数名函数名功能功能Sum求和Average平均值Count计数Counta计数Max最大值Min最小值Product连乘常用函数：常用函数：函数函数语法：=if（逻辑判断式，真值，假值）说明：“逻辑判断式”是进行判断的条件；“真值”是

11、当判断条件为真时的操作；“假值”是当判断条件为假时的操作。IFIF函数：函数：统计函数统计函数单条件计数：单条件计数：CountifCountif函数函数语法：=Countif（条件范围，条件）说明：“条件范围”是用来计数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。多条件计数：多条件计数：CountifsCountifs函数函数语法：=Countifs（条件范围1，条件1，条件范围2，条件2 ）说明：“条件范围”是用来计数的数据范围；“条件”是指明需要的数据的类型或范围。统计函数统计函数单条件求和：单条件求和：SumifSumif函数函数语法：=Sumif（条件范围，条件，求和范围）说明

12、：“条件范围”是用来指定条件筛选的数据范围；“条件”是指明筛选的条件；“求和范围”用于指定与筛选条件相对应的用于求和的数据范围。多条件求和：多条件求和：SumifsSumifs函数函数语法：=Sumifs（求和范围，条件范围1，条件1，条件范围2，条件2 ） 函数函数语法：= VlookupVlookup （查询值，数据源，显示序列，匹配参数）说明：“查询值”是用于指定查询的条件；“数据源”是查询的原始数据；“显示序列”用于指定需要显示的内容，位于“数据源”的第几列上，通常是一个数字；“匹配参数”用于指定查询时使用精确匹配或大致匹配，只有“false”或者“true”两个值。查找函数查找函数V

13、lookupVlookup： 辅助功能辅助功能 条件格式 限制输入内容的数据有效性 数据的安全性SmartArt图形条件格式条件格式突出显示单元格规则：突出显示单元格规则： 选择单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“突出显示单元格规则”。选择所需命令，输入要使用的值，然后选择格式。 限制输入内容的数据有效性限制输入内容的数据有效性设置文本长度：设置文本长度： 选择你想设置时间有效性的单元格，点击“数据”选项卡，“数据工具”中“数据有效性”。在设置数据有效性的对话框中，在“允许”下选择“文本长度”。 限制输入内容的数据有效性限制输入内容的数据有效性设定

14、序列：设定序列： 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目。单击“数据有效性”，在“允许”下选择“序列”。在“来源”中选择数据，单击“确定”。 限制输入内容的数据有效性限制输入内容的数据有效性设定出错提示信息：设定出错提示信息： 在“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡中，可以输入在出错时弹出的警告信息。 数据的安全性数据的安全性保护工作表：保护工作表： 在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作表” 。打开如下 保护工作表对话框，输入密码即可。 数据的安全性数据的安全性保护工作薄：保护工作薄： 在“审阅”选项卡上的“更改”组中，单击“保护工作薄”，选择“保护结构和窗口”。打开 保护工作

15、薄对话框，输入密码即可。使用使用SmartArtSmartArt获得视觉效果获得视觉效果 在工作表中插入SmartArt图形可便于演示流程、循环、关系以及层次结构。在“插入”选项卡的“插图”组中单击SmartArt按钮，即可打开“选择SmartArt图形”对话框。在对话框中选择一种SmartArt图形样式，然后单击“确定”按钮，即可将其插入至当前工作表中。EXCELEXCEL常用快捷键一览表常用快捷键一览表序号序号快捷键快捷键功能功能1 1TabTab在选定区域中从左向右移动在选定区域中从左向右移动2 2Shift+TabShift+Tab在选定区域中从右向左移动在选定区域中从右向左移动3 3

16、Ctrl+Ctrl+；输入当天日期输入当天日期4 4Ctrl+ShiftCtrl+Shift+ +；输入当天时间输入当天时间5 5Ctrl+EnterCtrl+Enter用当前输入项填充选定区域用当前输入项填充选定区域6 6Alt+EnterAlt+Enter在单元格内换行在单元格内换行7 7Ctrl+Ctrl+方向键方向键定位数据表的方向定位数据表的方向8 8Ctrl+ACtrl+A选定整张工作表选定整张工作表9 9Alt+Alt+向下键向下键显示下拉列表显示下拉列表1010Shift+F11Shift+F11插入工作表插入工作表1111EnterEnter在选定区域中从上往下移动在选定区域

17、中从上往下移动序号序号快捷键快捷键功能功能1212F4F4或或Ctrl+YCtrl+Y重复上一次操作重复上一次操作1313Ctrl+DCtrl+D向下填充向下填充1414Ctrl+RCtrl+R向右填充向右填充1515Ctrl+F3Ctrl+F3定义名称定义名称1616Ctrl+KCtrl+K插入超链接插入超链接1717Ctrl+ZCtrl+Z撤销上一次操作撤销上一次操作1818F2F2在单元格内容末尾编辑在单元格内容末尾编辑1919F11F11或或ALT+F1ALT+F1创建所选区域数据的图表创建所选区域数据的图表2020Shift+EnterShift+Enter在选定区域中从下往上移动在选定区域中从下往上移动2121Alt+Alt+；选取当前区域的可见单元格选取当前区域的可见单元格