公司办公事务管理制度.docx

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1、公司办公事务管理制度办公管理制度一、文件管理制度1、公司公文办理程序包括分类、登记、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。2、公司收到的公文由文秘办公室签收登记，分类后递交办公室主任拟办意见。3、根据办公室主任的批示，由文秘办公室秘书转交承办部门和传阅人员，并进行签收登记。4、因工作需要，借阅文件和档案，按规定程序办理借阅手续，用完后及时归还，机密级以上的文件和档案，各级领导均不得携离公司。5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限及时办理，不得拖延和积压；对承办批示存有异议，及时提出书面意见。6、各部门均应实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对本人经手处理的

2、公文负有催办义务，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。7、公文处理经过中，要做好平常归卷工作，办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交档案室归档。8、公司机关或下属单位的文件管理人员调动和离任时，应将文件清理移交，没有移交清理完毕的，不予办理调动和离任手续；参加会议带回的文件，应及时交文件管理人员登记和保管。9、文秘办公室没有保存价值的文件，经过办公室主任的批准，予以定期销毁，作为废品出售或直接送造纸厂处理。二、维文翻译管理制度1、维文翻译指文件翻译和资料翻译。2、要翻译的文件或资料应根据原稿翻译。3、接到任务后，先准备翻译工具指词典、稿纸等。4、文件或资料翻

3、译完后，必须进行校对，如发现错字，要重新修改或翻译。5、校对完所翻译的资料后，能够打印，并根据原稿的循序复印和装订。三、印章管理和使用制度1、公司印章指公司的公章和专用章。公司公章由办公室主任或办公室秘书进行保管。公章保管人统一造册登记，于办公室主任备案，保管人的工作调动或离任，必须先办理印章交接手续。2、公司印章保管人员必须严守职责，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁，任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室，必须由办公室主任签字批准。3、公司公章的使用必须由办公室主任签批，主任不在办公室，可由办公室受权人代签。4、公章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将（印章使用申请单）

4、存档。凡加盖公司公章的发文，办公室秘书必须留底存档。5、公章的刻制，尺寸和样式由办公室主任统一规定，并让证券投资部刻制。6、新印章在启用前，必须留印模以备查，办公室主任根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。7、作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。公章如有遗失，必须立即上报办公室主任，主任发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。四、办公自动化制度1、办公自动化指使用计算机打印文件或资料，统计数据，传递信息。2、为了正常工作，每个人都要维护本人使用的计算机。计算机维护指计算机的软件和硬件维护。如计算机出现软件故障，直接影响正常工作。3、预防计算机病毒：1随时杀计算机病毒，预防计算机发生软件故障

5、。如没有杀毒软件，及时到计算机管理人员处借用杀毒软件。2非专业人员不许进行各类软件的安装操作，否则容易出现软件错误。4、计算机的硬件故障也影响正常工作，所以要维护计算机硬件。计算机硬件维护指修换计算机硬件及其辅助设备。5、如发现计算机不正常情况，及时通知计算机管理人员解决问题，不许乱动机器设备。6、复印机也是办公自动化的重要设备，所以每个人要认真遵守复印室制度。1).无关人员免进复印室。2).在复印室禁止吸烟，预防火灾。3).外单位人员免进复印室，如有急件需复印，必须向管理人员申请复印。4).不会操作复印机的人员，应向复印室管理人员请教。5).人人有责保持复印室的清洁，不许乱扔废纸。五、值班经

6、理制度1、值班经理代表股份公司经理行使职权，在值班期间对股份公司的生产、安全、保卫等工作进行组织协调，确保生产顺行。2、值班期间如发生重大生产事故、安全事故及治安案件，各单位必须及时通报值班员，值班经理必须及时组织处理，把事故损失降到最低，并由值班员做好有关记录。3、值班经理在值班期间必须佩带“新疆八一钢铁股份有限公司值班经理牌，对股份公司各生产厂进行全面巡视，尤其是危险源点和要害部位，发现问题及时解决。4、负责接受夜间、节假日期间有关生产指令及其它通知、电信等。5、值班人员名单由股份公司办公室按月编制，经总经理批准后，印发至值班人员本人。6、值班人员因故如出差、病事假等不能到岗值班时，必须提

7、早一天通知公司办公室，由办公室另行安排。7、值班实行交接制度，正常工作期间：每日晚8：00冬季7：00-次日9：00节假日全天：10：00-次日10：008、值班经理交接班之前必须在值班记录本上记录巡视情况，并签字。档案管理制度一、文档管理制度一、各单位兼职档案管理人员应做好平常的文书采集整理归卷工作。一采集工作1、把好发文关。兼职档案管理人员在发文时要将发文的定稿、存本和附件等搜集齐全，随时归入卷宗之内。2、把好收文关。兼职档案管理人员在收文时，要将经过登记、批办等环节处理过的文件材料，及时搜集起来归入卷宗之内。3、把好重要会议关。本单位召开的各种会议所构成的有关材料，如会议的请批件、会议通

8、知、记录、纪要、领导讲话、总结、典型发言材料、开幕词、闭幕词等，凡重要者均应将有关定稿、存本、附件搜集齐全，放入卷宗之内。4、把好外出考察、开会带回来的文件资料关。凡本单位人员外出考察开会带回来的文件资料及同行业间沟通材料含光盘、软盘，均应及时催收，光盘、软盘应复制一份，整理后归入卷宗之内。5、把好内部文件材料的保管关。本单位所构成的文件材料，如工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导人的主要谈话和有关重要资料等，应及时整理，归入卷宗之内。二整理归卷工作1、文件在平常归卷之前，兼职档案管理人员应做好检查工作：检查撰写和签署能否符合规范要求，对漏签者应补签，检查文件页数能否齐全，对缺页、破损

9、者应补齐修复，检查文件大小能否规范，应裁齐页边，大的页面按手风琴式折叠。2、平常归卷可采用卷宗归卷法。详细做法是：兼职档案管理人员于一年之初，根据檀卷类目的条款和估计构成文件的数量，为每一条款设置一个或几个卷宗，根据条款的顺序排列，把条款填写在一个标签上，贴在卷宗封面上，如有办理完毕的文件，就“对号入座，随时归进应放的卷宗内。三立卷归档工作1、立卷归档时间：兼职档案管理人员做好平常整理归卷的基础上，在年终立卷，并将立好的檀卷移交给股份公司档案室。“年终立卷是指下一年的二三月份集中一段时间立卷。注：立卷文件材料的终结日期，是这一年的年终，不包括下一年二三月份构成的文件材料。2、立卷归档范围：归档

10、范围、保管期限、檀卷类目详细参见（新钢档案分类编号规则）3、立卷归档要求：1组合檀卷：根据檀卷类目，把反映同一类问题的文件材料组合成一个檀卷，卷内文件按时间先后顺序排列，檀卷厚度以二、三百页为宜。2拟定檀卷标题：檀卷标题包括发文单位、问题和名称三部分，发文单位可采用规范化的通用简称，标明问题，应全面、简洁、明了地标示出卷内文件的主要内容，名称则按种类标出即可，如：通知、决定、计划、报告等等。3卷内文件编号：除前后护页、无字、无图的空白页之外，一律编上页号，两面有字的文件，正面和反面各算一页，由前往后逐页编号。页码用铅笔书写在页面的右上角。4填写卷内文件目录、目录、备考表：卷内文件目录中顺序号根

11、据卷内文件排列的顺序编制流水号，每份文件占一个顺序号。文号填文件的公文号编号，责任者填写文件的制发单位，文件题名填写每份文件的原标题，日期填写文件落款日期或发文日期，页号填写每份文件的起止页号，备注填写应注明的事项。目录中的类别、卷号、保管期限不填，其余事项同卷内文件目录。备考表中“本卷情况讲明项填写卷内文件的变动情况，“立卷人由立卷人签名，“检查人由股份公司档案员检查后签名，并分别注明立卷、检查的年月日。5装订檀卷：除少数竖写文字，在右边装订外，其余均在左边装订。装订之前，将文件上的订书针、回形针、大头针等金属物除去，对未留装订线或装订线上有文字，加上一定宽度的纸边，对已经破损的文件，进行修

12、补；对文件纸形大小不一的要进行折叠。文件理齐后，打上三个孔，孔间相距7厘米左右，用线绳装订。绳结打在檀卷反面。注意装订牢固、整洁，不要压住文字，不能阻碍阅读。6填写檀卷封面：第一栏填写单位名称“新疆八一钢铁股份有限公司，第二栏填写檀卷类别见（新钢档案分类编号规则），第三栏填写拟制好的檀卷标题，均应居中填写，“自年月至年月项填写卷内文件构成最早的日期和最晚的日期。“本卷共件页项填写卷内文件的件数和页数。保管期限根据（新钢档案分类编号规则）中确定的保管期限填写。归档号填写本卷在本单位向档案室移交的所有檀卷中的顺序号。全宗号、目录号、檀卷号由股份公司档案员填写。二、各单位兼职档案管理人员与股份公司档

13、案室配合做好檀卷移交归档工作。一将本单位的檀卷按永久、长期、短期分类，再按重要程度排列，分别填写（档案移交接收登记簿），一式两份。二公司档案室按（档案移交接收登记簿）盘点檀卷，检查檀卷质量，确认一切无误后，双方分别在（登记簿）上签字。一个年度的文书归档工作即告结束。二、档案工作保密制度一、公司全体档案工作者应认真贯彻执行（中华人民共和国档案法）、（中华人民共和国保密法），做好档案的保密工作。二、档案管理人员要认真管好本人经手的一切档案，严格执行收发文登记、传递、借阅、清退、存档、销毁等制度。三、文件材料归档时，应按（中华人民共和国保密法）及保密工作的有关规定，划分密级和保管期限。四、利用者查阅

14、、摘抄或复制档案，必须持本单位的介绍信，注明利用者的身份和利用目的，各类档案未经允许，不得转抄、复制或口头传递别人。五、机、绝密档案因工作需要复制时，必须经保管单位主管领导审查批准，方可复制。外出人员不准携带机、绝密档案。外出必须携带时，经主管领导批准，并要两人同行，时刻做到档案不离人，确保安全。六、要配备必要的保密设施，机、绝密档案要设专柜保存，档案库房钥匙由专人保管，非工作人员不得入库，下班之前，档案必须入库。七、严防档案失泄密，发现档案失泄密，应追查主管领导及档案管理人员的责任，对情节严重的按（中华人民共和国保密法）有关规定严肃处理。八、严格遵守档案鉴定销毁审批制度，档案材料销毁时，应在

15、指定地点会同有关部门共同监毁。三、底图档案管理制度一、接收归档底图，必须认真盘点核对，交接双方手续完备。二、归档底图根据工程专业进行分类、编号、组卷。根据图纸编号、顺序排列、上架。三、3#图以上的底图要求扎边，底图一般应平放入底图档案柜。四、应对提晒底图认真盘点，做到底图不丢失、不泄密，防止底图破损，随时做好底图修补和重描工作。发现问题及时通报有关部门。五、设计变更及设计补充，应及时插入有关图纸并在图纸目录上填写清楚。六、准确把握底图增减情况，对已过保管期限的档案，应严格根据档案鉴定销毁制度进行办理。七、及时、准确地为企业生产、经营、设计等各项活动服务。八、及时、准确地做好底图档案的统计工作。

16、九、根据工作需要，编制不同形式的检索工具。四、图纸档案修改、补充管理办法一、修改已归档的图纸档案，必须先由专业技术人员填写（图纸修改、补充通知单）并由其主管领导签字。二、公司档案室根据（图纸修改补充通知单）填写（档案借阅登记表），由借阅人签字，注明借出日期，借出图纸。三、专业技术人员修改图纸时，如修改内容较小时，可直接在图面“杠改、“刮改，并在修改处注明“修改标记。修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废。四、借阅人返还图纸时，档案室根据修改情况，在借阅登记表上注明归还日期。五、另出新图代替的，档案室将新图列入原图纸目录，注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号后，根据需要另行保管。

17、五、复制管理制度一、查阅的档案资料假如需复制，由复制人填写（档案复制登记表），一般文件由复制人签字，内部文件由复制人主管领导签字，机密文件由公司办公室主任签字。二、复制档案材料，不能损坏档案原有的相貌，不能擅自拆卷。三、未向社会开放或未到解密期的档案文件不能复制。注：一般文件指公司日常的工作安排、管理制度等。内部文件指生产经营报表、财务报表等不宜公开的文件。机密文件指公司的上市材料、发展战略及其他需要保密的文件。六、库房管理制度一、档案保管应以防为主，防治结合。二、档案保管应做到防火、防水、防尘、防潮、防霉、防鼠、防虫、防光、防盗窃、防毁坏等。三、对永久保存的档案要重点保管，创造必要的保护条件

18、。四、库房中的档案架、柜应排列整洁、横竖成行。五、库房中的档案架、柜的排列应避免强光直射、注意通风。六、库房内档案架、柜应实行统一编号。编号的方法是自门口起，从左自右编架、柜号，每节柜、每个栏应从上向下编号。七、加强库房技术管理，保持库房内适宜的温湿度。八、对库藏档案应进行日查门窗电水源，周查卫生，年查档案的破损、虫蛀腐烂、自然褪变老化等情况并及时采取弥补措施。九、库房应由专人负责保管，非本库人员不经允许，不得进库房。下班前必须关好门窗，断水和电闸。任何人不得把易燃易爆物品带入库房，禁止火种入库，保持库房整洁卫生。十、档案保管人员应每年年终或定期对档案库藏进行盘核校对，保持帐物相符。十一、积极

19、采用档案保护新技术，提高档案保护技术水平。七、借阅管理制度一、但凡借阅档案室内各种门类的档案，需由借阅人填写（档案借阅登记表），一般文件由借阅人签字，内部文件由借阅人主管领导签字，机密文件由公司办公室主任签字。二、为了保证档案的安全、利用者不能借阅与其利用范围无关的档案。三、对残旧、脆化等易损档案和十分珍贵的档案，一般不出借原件，只提供复制本四、尚未整理的零散文件，一般不外借。五、需要外借档案，外借时间不宜过长。数量应控制。借用单位应对所借档案的安全和保密负完全责任。借出档案要保证按时完好地收回。未及时归还的，档案管理人员负责催要，催要不到及时向主管领导反映。收回时，档案室对檀卷的数量和卷内文

20、件情况须进行细致的检查。六、利用者必须爱护档案，不得在档案上作任何记号和进行涂改。禁止在接触档案的地点吸烟，以防损坏档案。不得擅自将档案带出档案室外。阅毕的档案及时归还，认真盘点。七、建立档案利用效果登记制度。每次借阅档案后，由档案管理人员向借阅人询问利用效果，认真做好利用情况记载，重要的利用效果事例，应请借阅人写出文字讲明，并通过各种信息反应不断改良利用工作。八、统计管理制度一、股份公司档案管理人员平常应做好各类台帐：移交接收登记表、遗失登记、销毁登记本、复制登记本、借阅登记表。二、对下列情况进行统计：1、档案的整理、收进、移出、遗失、销毁、实存等数量及归档齐全情况。2、各类档案的清理、鉴定

21、情况。3、档案信息资源的加工编研情况。4、查借阅及其利用效果情况。5、工作量及其质量情况。6、档案机构、专兼职档案工作人员的情况。7、档案库房面积，各种设备情况。8、档案经费开支情况。9、档案物资采购情况。10、上级业务主管部门要求填报的其它统计情况。三、股份公司档案统计资料一定要保证它的准确性、系统性、及时性和科学性。四、档案室必须按（中华人民共和国统计法）和国家有关规定的要求开展工作。提供档案统计资料，不得虚报、瞒报、拒报。五、需上报统计报表的单位必须用上级主管部门统一印制的档案统计报表，要求字迹明晰整洁，不用不耐久的字迹材料书写，并经主管领导、统计人员签字，加盖公章报出。九、销毁管理制度

22、一、档案归档时，均由公司档案管理人员编制（保管期限表）。二、档案保管期满，需鉴定时，由公司档案主管领导、档案人员、相关人员组成鉴定小组，写出鉴定报告，小组负责人签字，注明鉴定日期。三、经鉴定后，确定可销毁的档案，由档案管理人员登记造册，写出销毁报告。四、主管领导会同部门领导批准。五、指定二人监毁，严格执行保密规定。六、销毁结果报送上级档案管理机关。十、图片管理制度一、图片档案归档时，由拍摄者与档案员约定定期或不定期将图片归档。二、拍摄者应保证归档的照片与底片相符，填写（档案移交接收目录），一式两份。三、由档案员根据（档案移交接受目录）进行盘点、核对、签收。四、档案管理人员应进行整理，将照片与底片分别存放，照片附文字讲明，内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。五、进行编目、组卷、存放。注：实物档案及声像档案管理同上。