公文处理基础知识.docx

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1、公文处理基础知识公文处理基础知识第一节公文处理概述一、公文的定义公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所构成的现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。（中国共产党机关公文处理条例）规定：“党的机关的公文，是党的机关施行领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的道路、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和沟通情况的工具。（国家行政机关公文处理办法）规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理经过中构成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文办理程序收文办理：包括签收含拆封、盘点、分类、登记、拟办、送批、

2、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.要及时到文件交换柜领取文件(县直单位)，各单位办公室人员要及时向有关人员收取指通过会议发的文件文件；3.需清退的文件必需要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级机密文件，须经发文机关批准或受权。复印件应加盖复印机关印章。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。5.借阅文件要登记。发文办理：包括起草含修改、协调、校核、会签、签发、复核、登记编号、印制含排版、校对、装订、缮印、分发、立卷、归档11个程序。注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办

3、公室主任把关；3.要有会签程序，由办公室文秘拟定会签人、签发人。部门以县委或县委办发文的程序：公文主办部门起草代拟稿包括与相关部门会商填写发文签批单主办部门主要负责人签名县委办秘书室初审主办部门须同时提供发文的根据等相关背景材料分管文字副主任审核有关县级领导会签、签发秘书室复核、登记文印中心付印缮印、下发。如以县委、县政府或县委办、县政府办名义联合发文，在起草代拟稿后须先送政府办秘书组和政府办分管文字工作的副主任审核。发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文。第二节公文种类根据（湖南省党的机关公文处理细则）规定，公文种类主要有15种：1.决议。用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。2.决定。用于对重要

4、事项作出决策和安排。3.指示。用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求。4.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。5.通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相从属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。6.通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。7.公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。8.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。9.请示。用于请上级机关给予指示、批准要求。10.批复。用于答复下级机关的请示。11.规定。用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力

5、的行为规范。12.细则。用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和上级党委各部门制定、发布的党内法规提出贯彻施行意见。13.函。用于机关之间商洽工作、询问的答复问题，向无从属关系的有关主管部门请求批准等。14.会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。15.工作要点。用于通报一定时期的主要工作任务。党的机关公文中的决议、意见、公报、规定、细则和行政机关公文中的命令、议案、公告、通告分别为对方所无。决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要为县级党政机关常用文种。第三节行文规则在学习行文规则之前，必须了解行文关系和行文方式。一、行文关系行文，是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个

6、单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，叫做行文关系。它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间能否具有从属关系确定的。公文的行文关系，主要有下面6种关系：1.领导与被领导的关系。公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导关系。2.指导与被指导的关系。指导与被指导的关系，是指没有从属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如：没有从属关系但有业务指导关系的上级

7、机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比拟，行文方式和所用文种不尽一样，上下级机关之间用下行文文种，平行机关之间用函行文。具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。3.综合管理与被管理的关系。综合管理和被管理的关系，是指党政机关的综合部门与其他部门之间的工作上联络而进行的公文往来关系，

8、包括归口管理与被归口管理的关系。前者是指党政机关与事业单位的综合部门与其他部门之间的工作上联络而进行的公文往来关系；后者是指党政机关的综合部门，领导机关受权给他管理同级有关部门与直属单位的公文往来关系。综合部门与其他部门之间，在行政级别上和法律地位上固然是平等的，没有从属关系，但综合部门根据本人的职权范围和工作需要或接受领导机关及领导的受权，对其他部门施行综合管理和归口管理，如采集工作情况，交办领导批示事项，接受领导或机关的受权开展有关公务活动、进行催办督办等。其他部门、单位必须服从综合部门的管理，不得因本部门、本单位的级别与综合部门一样或比综合部门的级别还要高而不服从管理。这是由于各部门的职

9、权范围和业务分工不同，并由综合部门工作性质、职能和任务决定的。4.属地管理中统一管理与被统一管理的关系。属地管理中统一管理与被统一管理的关系，是指党和国家的某些工作根据属地管理的办法进行管理，地方党委、政府及其各部门与其管辖范围内没有从属关系的机关、单位之间的公文往来关系。在党的机关，有些是中央和其他上级领导机关垂直管理的机构，党组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受所在地党委的统一管理。党组织关系不在地方的机关、单位，有关事项，也应接受所在地党委的统一管理。5.监督与被监督的关系。监督与被监督的关系，是监督机关和有监督职能的机关与被监督机关、单位之间的公文往来关系。比方：通报政策、法

10、律和有关规定及有关决定执行情况，提出对违纪违法行为的处理建议或法律文书，作出质量鉴定结论等。6.平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系平行机关之间的协作关系，是指没有从属关系的机关、单位之间因工作上的互相联络而进行的公文往来关系。这种工作上的互相关系，一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助或予以批准等。平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，是指没有从属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。比方，干部工作，应接受干部管理部门的管理；财务工作，应接受财政部门的管理等。平行机关之间业务上的管理工作，比方，报请批准，批准后的答复，进行监督管理，下达

11、管理规范等，应用“函行文。二、行文方式党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。1.下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。2.上行文。是指下级机关向有从属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相从属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据从属关系和上行文的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。3.平行文。是同级机关和不相从属的机关之间的行文。有些机

12、关固然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有从属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。平行文没有级别、地区之分。同级机关和不相从属的机关之间联络工作、沟通情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函行文。三、行文规则行文规则，是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的纪律和准则。（中国共产党机关公文处理条例）和（国家行政机关公文处理办法）确定党政机关的行文规则如下：(一行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精1.行文必须确有必要。2.行文必须注重实效。3.必须控制行文数量，所发布公文力求精练、简短。(二根据从属关系和职权范

13、围确定行文关系在处理行文关系上，党政机关必须遵守下面规则：1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。每一个领导机关，既要对下级机关和人民群众负责，又要对上级机关负责。为了便于上级机关了解本级机关的工作情况和贯彻上级指示精神的情况，便于上级机关指导工作，本级机关向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接的上级机关。2.党委各部门在各自职权范围内能够向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，能够互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文。3.党委办公厅室根据党委受权，能够向下级党委行文；党委其他部门，不得向下级党委发布指示性公文。政府的各部门除以函的形式商洽工作、询问和

14、答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。5.同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时能够联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府能够联合行文；政府与同级党委和军队机关能够联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关能够联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以以联合行文。联合行文应明确主办机关。6.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意可以以由部门行文，文中应当注明经政府同意。自行行文的方式有四种：直接

15、向下一级党委、政府的相关部门行文；经政府批准或同意后向下级政府的相关部门行文；涉及其他部门的事务时，与其他部门联合行文；各部门之间能够相互行文。应当从实际出发，详细情况作详细分析，采用恰当的行文方式。7.部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文。8.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。9.不相从属机关之间一般用函行文。三必须按从属关系和有关规定请示问题和报告工作对于请示、报告公文的拟定和办理，党中央、国务院作出了一系列明确的规定。但在实际工作中，请示、报告的拟定和办理，存在不少

16、语法、逻辑、构造等方面的问题。其中，有文种和内容方面问题，有格式方面的问题，也有办文程序方面存在的问题，不便于上级机关操作，甚至制造了上下级之间的矛盾。“请示公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、帮助解决问题的文种；“报告是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问使用的文种。“请示与“报告比拟，行文的目的和作用不同，内容和构造不同，行文时限和批转的重点不同。然而，由于行文弊端的存在，直接或间接地增加了请示公文办理的难度，影响工作效率。因而，（中国共产党机关公文处理条例）和（国家行政机关公文处理办法）作出了明确规定。1.向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机

17、关阅知，能够抄送。不得在非请示中夹带请示事项。“请示应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。2.不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。3.请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并获得一致意见后上报；经过协商未能获得一致意见时，应当在请示中写明。4.除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅室按规定程序处理，不应当直接送领导者个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示、“意见和“报告。5.属于主管部门职权范围的详细问题，应当直接报送主管部门处理。6.党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或受权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。7.对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。第四节公文格式公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。一、公文文面格式公文文面格式是指公文中各要素各组成部分的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的构造。目前，各类机关的通用公文的格式大体一样，但还有很多区