2021-2022年收藏的精品资料资产增加.doc

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1、资产增加系统存在两种资产类型：资产原始数据、新增资产。针对这两类资产分别使用不同的方式增加：资产原始数据的导入、资产原始数据的录入、新增资产的录入。其中资产原始数据导入和资产原始数据的录入是针对没有验收单据信息的资产或者本年盘盈出的资产。新增资产录入的是本年度新购置的资产。资产原始数据导入由系统管理员操作，后两者需要资产管理员和财务审核人员共同完成。下面分别介绍这三种方式。1、资产原始数据的导入将部门、人员、地点等基础信息整理进入系统后进行资产原始数据的整理及导入工作。1.1 原始资产数据整理将原始资产数据整理成execl表格形式。具体要求说明如下：1） Excel文件的工作薄命名必须为：sh

2、eet1，如图：打开想要导入的Excel文件，查看左下角工作薄的命名，如果不是Sheet1，则需要重新命名。重命名方法：右击左下角工作簿名称，在弹出菜单中选择重命名，修改成sheet1即可。如图：按照资产导入模板将各类资产的各类信息项填写完整。部分信息项如下：表格整理导入模版请向主管、财政部门或软件公司索取。整理后，如下：2）Excel文件的保存类型必须为：工作薄（*.xls），操作方法：打开想要导入的Excel文件，选择文件另存为，如下图确定选择保存类型：Microsoft Office Excel 工作薄(*.xls)。1.2 原始数据导入资产数据导入只能由本单位系统管理员操作，具体操作步

3、骤如下：第一步：系统管理员登录系统，系统管理员的默认用户名为：本单位组织机构代码+000000 默认密码：adminpassword。第二步：系统管理员登录后，依次点击菜单系统设置系统初始资产数据导入。进入界面如下：第三步：在上图界面中，首先选择数据类型，包括六大类资产，比如：土地房屋构筑物、通用设备、专用设备等。如果需要导入的是通用设备类资产，那数据类型这里就应该选择通用设备，如上图。然后选择数据位置，通过点击浏览，弹出选择文件对话框：找到本机上整理好的Excel文件，点击打开。数据类型的选择决定了可以导入的资产信息项。下面举例介绍设备类资产的导入操作。其他类资产导入步骤类似。选择整理后的设

4、备电子表格文件如下图：点击导入数据按钮，弹出导入数据对照界面如下：这时需要操作的是将系统数据库的字段和整理的execl字段对应起来，比如：资产编号对应资产编号，折旧对应折旧，价值对应价值（系统数据库字段为红色必须对应正确）。在execl数据一栏从下拉框中找到与系统数据库对应的栏次，比如需要对应分类代码项，如下图：下拉框中选中品牌，这样就能将系统数据库的分类代码和整理电子表格中的分类代码栏对应起来，导入后才能正确显示。如果在下拉选项中不能找到对应列。比如：资产来源列，说明导入的Excel文件中不存在资产来源列，需要重新对照模板整理Excel文件，增加相应列，比如资产来源。需要按照上述步骤重新导入

5、。全部对照正确后如下正确截图：点击该界面左上角导入按钮，导入完成会给出提示这时如果出现拒绝记录：系统会弹出错误窗口，提示错误原因：需要对照模板重新整理电子表格，将各栏次格式设置好之后重新导入。（出现拒绝记录错误具体原因及解决方法附后-问题解答给出详细解释说明）1.3 数据导入后的整理与入账导入成功后想要查看和整理导入的数据，可以点击菜单资产管理资产增加原始数据整理（原始数据整理列表中显示的资产都是没有成功入账或提交的。入账或提交成功的将不会再在此显示）。进入如下界面由于是选择设备类型导入的数据，所以选择设备前复选框点击确定进入如下界面左边是该单位的部门绑定树，右边则是导入的数据，在这里看到的数

6、据并没有真正的入库（因为没有入账），需要在此进行整理、信息项的确认、入账。提供的功能按钮有复制，修改，批量赋值，数据检测，提交，快速入账（选择资产大类进入后才能看到快速入账按钮）等。数据检测：需要选择操作对象，选择方式等同其他列表页面，点击后右侧界面左下角会给出具体检测结果的提示：根据系统检测后给出的错误或者成功提示进行修改，直至检测成功。再进行提交或者快速入账的后续操作。 提交：将导入的资产提交到资产管理员用户，再由资产管理员提交至财务人员进行审核后入账。选中需要提交的资产，点击提交按钮，系统给出提示：点击确定，提示这样选中的资产就提交到了资产管理员用户，使用资产管理员账户登录系统将提交的资

7、产卡片再次提交至财务审核即可。提交后以及财务审核的操作详见下节原始数据录入。快速入账：系统这里同时提供了快速入账按钮，可以将这类资产直接进行入账操作。可以不选择操作对象，默认是对本次导入的全部数据的操作，当然也可以进行选择对象的操作。入账成功会后给出提示：入账后需要用资产管理员或者财务审核人员登录系统使用查询菜单进行查询。按照上述步骤将不同类别的资产整理电子表格导入系统检测成功后入账即可。以上步骤介绍的是使用系统管理员登录系统后进行的资产原始数据导入的工作，下面继续介绍另外两种增加资产的方式：新增资产的录入以及资产原始数据录入。这两种方式都需要使用系统初始时设置的资产管理员和财务审核人员登录系

8、统进行操作。登录用户名为9位组织机构代码+6位人员编号，密码默认为初始密码：adminpassword。2、本年新增资产的录入对于正式使用本系统后的新增资产存在单据信息，需要通过验收单的形式来增加这类资产。使用资产管理员登录系统后，界面如下：界面上方一排按钮是系统初始时给该资产管理员人员设置的操作权限按钮。点击上方的资产增加按钮，左侧的功能操作区中点击资产增加出现下图页面。录入数据年份：表示生成的验收单的编号将按照所编辑的“录入数据年份”进行编排，例如：录入数据年份输入2010，增加验收单时，系统将自动生成2010+6位的验收单号。比如：2010000001当前年数据：表示进入资产增加窗口后，

9、列表中是否显示所有年份的验收单信息。选中复选框表示只显示“录入数据年份”编辑框中标注的年份的验收单信息，不选中复选框表示显示所有年份的验收单信息。点击确定，进入资产增加窗口。如下图窗口中，左边显示的是当前资产管理员有权管理的部门树形结构，右边是验收单信息显示的区域。2.1 增加验收单手工填写增加验收单第一步：选择左侧部门树中某部门。第二步：点击工具按钮增加，生成验收单，如下图：注：1）红色信息为必填项，比如：资产名称、分类代码、计量单位、价值、入账日期等。2）有下拉框的必须下拉选择，比如：使用状况、资产来源、经费来源等；可以选择的需要选择填写，比如：教育分类、内部管理部门、申购部门、经手人。这

10、时如果选择不了需要的部门、人员信息则需要用系统管理员登录系统完善部门、人员的基础信息。3）日期可以手工填入也可以选择，如上图界面所示。申购部门：验收单的申购部门默认的就是在增加验收单前选择的部门树上的某部门名称，生成验收单后，仍然可以通过选择按钮修改申购部门。点击选择出现下图界面后选择需要填写的申购部门即可。教育分类：验收单的资产分类通过“教育分类”后的选择按钮进行选择，分类代码不同，验收单的信息项也不一样。为验收单填写分类代码有两种方式：1） 通过教育分类选择按钮直接选择资产分类。2） 在搜索条件处输入如：“计算机”，点击分类代码后的“选择”按钮，打开分类选择窗口，如下图教育分类选择窗口中由

11、两个标签页组成：反查结果、分类选择反查结果：根据输入的资产名称“计算机”，系统自动从库中提取曾经增加的验收单中资产名称类似计算机的分类，在左边列表显示，右边列表显示了所有与计算机相关的资产分类代码及名称。双击需要的分类名称即可。分类选择：切换标签页到分类选择页可直接去选择其它资产类别，如下图在上图界面中逐级展开系统预置的资产大类类别，找到需要的资产分类，选中该类别名称，点击确定即可。如果验收单上有数量信息（土地、房屋、构筑物、图书类不计算数量），系统根据该数量，在验收单下方自动生成相应数量的卡片记录。验收单上的信息项是这些资产卡片的共有信息项，其他信息比如使用部门、使用人、存放地点等信息需要在

12、验收单下方的资产卡片列表中填写完善，可以手工填入或者选择。注：填制验收单生成的资产卡片时，可以先将第一条资产卡片信息完善。如果2-4条资产卡片与第一条资产卡片信息相同的话，可以双击序号1进行批量赋值，双击后，出下图界面：选中需要赋值的信息项，选择开始行、结束行点击确定即赋值成功(档案号、出厂编号仍需要手工填入)。验收单信息填写完毕后，点击上方保存，这样就完成了该张验收单以及资产卡片的填制。该张验收单及卡片信息可以从验收单列表中选中查看。注意：如果需要批量录入内容相同的验收单可通过验收单列表标签页复制功能进行增加验收单。选中需要复制的验收单，在工具按钮复制前框体中填入需要复制的数量，如若需要复制

13、一张相同的验收单，填写1，点击复制，系统给出提示：点击确定，即成功复制1条该验收单。相关文档可以用来上传验收单的相关文件信息，可供以后下载查看验收单相关资料。点击上传，弹出窗口浏览选中需要上传的文件（不能超过3M），文件可以为任意文件类型，比如：.doc，.xls，.jpg等。点击上传提示上传成功这样就能够看到上传的相关文档。可以下载、删除或者修改。上述步骤上传的是关于验收单的文档，如果需要对具体的资产卡片进行图片描述，可以进行如下操作。选到卡片列表标签页，出现该张验收单上的资产卡片信息，如下图所示：可以点击选择需要上传图片的资产卡片，点击修改，出现卡片信息界面：左上角标签页选择图片信息界面下

14、方点击浏览选择需要上传的图片。点击上传上传成功后就可以查看该图片信息，如下图：2.2 修改验收单选中验收单列表标签页中某条验收单记录前面的复选框，点击工具按钮修改，出现下图页面，在这个页面中可修改验收单的任何信息，操作同增加类似。修改完毕后，点击上方保存按钮修改完成。这样该张验收单上的资产卡片信息也随之修改。注意：当验收单上数量信息修改后比原来的大，保存后系统自动生成相应数量的卡片记录，列在验收单的详细信息下面，而当验收单上的数量信息修改后比原来的小，保存后需要手工删除多余数量的卡片记录，使卡片的数量与验收单上的数量信息相符。修改后的数量比原来的小时会提示：这时需要在验收单下方卡片列表中手工删

15、除多余卡片。出现下图界面，点击卡片项最后一列删除即可。2.3 修改资产卡片卡片信息的修改可以在验收单详细信息页面修改也可以在卡片信息列表或卡片详细信息中修改，修改的信息项目根据资产类别的不同而不同，共同的项目有：使用人、使用部门、使用方向、存放地点（除土地、房屋、构筑物、植物外）。卡片信息的编辑方式类似于验收单信息编辑。1）在验收单信息页面修改：验收单详细信息页面下方列出了验收单的卡片信息，可以直接手动输入，也可以采用选择按钮方式进行修改。3） 在卡片列表页面中只能对于使用人、使用部门、使用方向、存放地点修改，修改方式可以手动输入，可以通过按钮选择，也可以通过工具栏按钮中的批量赋值进行批量修改

16、。如图所示：通过在卡片详细信息页面修改：首先选中卡片记录，点击工具按钮修改出现下图页面，在这个页面中可修改卡片的特殊信息（当然共有信息项也可以修改），修改完毕后，点击上方保存卡片信息修改生效2.4 提交验收单验收单及其卡片信息编辑完整后，在验收单列表复选框中选中需要提交的验收单，点击工具按钮提交即可，如果提交不成功会有相应提示。比如：信息项不完整的提示：这时需要按照提示修改完善验收单后再提交。这样就完成了将该张验收单及资产卡片的提交。 2.5 撤销提交后的验收单工具栏左侧有显示状态的下拉框，通过该按钮筛选不同状态的验收单数据，选项有：全部、未提交、已提交、财务退回。未提交：验收单列表显示还没有

17、提交单财务审核的验收单信息，状态为已提交：验收单列表显示已提交至财务审核的验收单信息，状态为财务退回：验收单列表显示财务审核人员审核不通过退回的验收单信息，状态为全部：将以上三种状态的验收单全部显示在验收单列表中。默认情况下是“未提交”，当选择“已提交”，列表中显示提交至财务审核人员的验收单记录，此时工具栏按钮出现“撤销提交”，选中待撤销提交的验收单前面的复选框，点击工具栏撤销提交按钮撤销提交验收单，这样就完成了该张验收单的撤销提交，其状态更改为未提交。按上述步骤进行修改提交。2.6 财务审核(1)使用财务审核人员登录系统页面左侧系统初始时赋予该人员的操作权限按钮。点击资产增加，左侧功能操作区

18、点击财务审核，出现界面如下图显示，显示目前系统有一条验收单信息待审核。(2)审核验收单选中需要审核的验收单信息，点击详细信息，就出现该条验收单的具体信息项，如下图所示。审核无误后，在财务意见栏目上填写意见，并点击“通过”前面复选框，然后点击保存即审核完毕。该条验收单上的资产卡片即自动更改为入账状态。这样就通过验收单的形式增加了固定资产卡片。(3)查询验收单和资产卡片信息固定资产卡片入账后可以从查询功能中查找该条资产所属验收单信息及卡片信息。资产管理员和财务人员登录系统后，点击页面上方查询，在左侧功能操作区点击验收单信息查询，出现界面如下图所示。其中：“验收日期”控制了查询验收单验收时间，可以手

19、工录入修改需要查询的时间段；“验收单状态”限定了需要查询哪种状态的验收单，比如：未提交、已提交、财务退回、财务审核通过；“资产类别”选中某类资产前复选框即可查看该类资产的验收单信息。如需要查看房屋类验收单信息，就将房屋类前复选框选中。点击“确定”，界面显示查询结果，如下图：上排工具栏按钮下方有三个标签页：验收单号、卡片列表、相关文档验收单号：点击该按钮可以查看验收单的详细信息。卡片列表：可以查看该条验收单上的资产卡片信息。点击查询，点击验收单查询，相关文档：点击该按钮可以下载查看该验收单的说明文档。点击下载，会弹出对话框所显示要下载的文件进行保存。3、资产原始数据的录入使用资产管理员登录系统，

20、界面如下：界面上方是系统初始时给资产管理员赋予的操作权限按钮。左侧是功能操作区。点击资产增加原始数据录入卡片录入，出现下图页面：录入数据年份：表示生成的资产卡片的编号将按照所编辑的“录入数据年份”进行编排，例如：录入数据年份输入2010，增加资产卡片时，系统将自动生成2010+6位的卡片编号。比如：2010000001当前年数据：表示进入资产增加窗口后，列表中是否显示所有年份的资产卡片信息。选中复选框表示只显示“录入数据年份”编辑框中标注的年份的卡片信息，不选中复选框表示显示所有年份的卡片信息。点击确定，进入原始数据录入窗口。如下图：窗口中，左边是资产管理员有权管理的部门树形结构，右边是卡片信

21、息显示的区域。3.1 增加卡片第一步：选择左侧部门树中某末级部门节点。第二步：点击工具按钮增加，生成卡片信息窗口，如下图：注：在上图卡片信息中：1） 信息项为红色属于必填项2） 资产名称、计量单位、价值等需要手工填写3） 使用状况、经费来源、资产来源等信息项可以手工选择右侧下拉框进行选择4） 取得日期和入账日期可以手工编辑，也可以选择.5） 使用部门、使用人、分类代码等需要通过选择进行完善其中使用部门默认的就是在增加卡片前选择的部门树上的某部门名称，可以通过选择按钮修改使用部门；卡片的分类代码通过的选择按钮进行选择，通过分类代码确定卡片的详细信息，分类代码类别不同，卡片的信息项随之变化。选择分

22、类：为卡片填写资产分类有两种方式：1）、通过分类代码选择按钮直接选择资产分类，左侧逐级展开系统预设的资产分类，选择需要的分类代码，点击确定即可，这样资产名称就会根据选择的分类代码生成相应的资产名称，可以手工进行编辑修改。2）、通过搜索功能选择分类，如下图所示，在资产名称处输入“计算机”，点搜索按钮，出现如下界面：窗口中由两个标签页组成：反查结果、分类选择反查结果：根据输入的资产名称“计算机”，系统自动从库中提取曾经增加的卡片中资产名称类似计算机的分类，在左边列表显示，右边列表显示了所有与计算机相关的资产分类代码及名称。如上图所示。分类选择：在这个窗口中也可直接去选择其它资产类别，切换标签页到分

23、类选择页，如下图：在上图中可以随意选择卡片的分类信息，选中需要的资产分类点击确定即可。注意：如果需要批量录入类似卡片记录可以使用卡片列表标签页的复制功能批量复制相同信息的多条资产卡片。如下图：相关文档用来上传卡片的相关文件信息，可供以后下载文件查看卡片的相关资料。上传方式同前述验收单相关文档类似。上传后可以修改，删除及下载。图片信息用来上传资产有关的图形图像信息。点击浏览选择需要上传的图片。点击上传。上传后就可以点击图片名称查看图片。3.2 修改卡片信息卡片中信息项目根据资产类别的不同而不同。1）、在卡片列表页面中，只能对使用人、使用单位、使用方向、存放地点可采用工具按钮中批量赋值功能批量修改

24、。采用批量赋值修改信息，选择的资产的类别必须是同一类资产。2）、选中卡片记录，点击工具按钮修改，或直接点击详细信息标签，切换到详细信息页面，修改卡片的任何信息，修改完毕后，点击上方保存按钮返回卡片列表页面。3.3 提交卡片卡片信息编辑完整后，返回卡片列表，选中待提交的卡片记录，点击工具按钮提交即可。如果卡片信息填写不完整，系统会给出提示，比如下图：提示的是卡片信息项的品牌必须填写，需要通过修改卡片方式完善卡片后再提交。成功提交给出提示：成功提交一张卡片。3.4 撤销提交卡片工具栏左侧有显示状态的下拉框，通过该按钮筛选不同状态的卡片数据，选项有：全部、未提交、已提交、财务退回。未提交：卡片列表显

25、示还没有提交到财务审核的卡片信息，状态为已提交：卡片列表显示已提交至财务审核人员的卡片信息，状态为财务退回：卡片列表显示财务审核人员审核不通过退回的卡片信息，状态为需要将该卡片修改完毕后再提交至财务人员审核。全部：将以上三种状态的卡片全部显示在卡片列表中。默认情况下是“未提交”，当选择“已提交”，列表中显示提交至财务审核人员的卡片记录，此时工具栏按钮出现“撤销提交”，选中待撤销的卡片前面的复选框，点击工具栏撤销提交按钮撤销提交卡片，这样就完成了该张卡片的撤销提交，其状态更改为未提交。按上述步骤进行修改提交。这样就将该张卡片提交至财务审核人员，可以使用财务审核人员进入系统审核该张资产卡片。3.5

26、 财务审核（1）财务人员进入系统后，界面如下。 界面上方是系统初始时给财务审核人员赋予的操作权限。左侧是功能操作区。点击资产增加，在左侧功能操作区点击原始数据录入-财务审核，出现界面如下图显示，显示目前系统有一条卡片信息待审核。（2）选中待审核的卡片信息前复选框，点击工具栏按钮详细信息，就出现该条资产卡片的具体信息项，如下图所示。审核无误后，在财务意见栏目上填写意见，并点击“通过”前面复选框，然后点击保存即审核完毕。该条资产就已经入账。审核完毕后可以从查询功能中查找该条资产信息。（3）查询卡片信息资产管理员或者财务审核人员登录系统后可以通过点击页面上方查询按钮来查询资产信息。在左侧功能操作区点击资产信息查询出现界面如下图所示。其中“入账日期”控制了查询资产入账时间，可以手工录入修改需要查询的时间段。“资产状态”限定了需要查询哪种状态的资产卡片，比如：未提交、已提交、财务退回、财务审核通过。“资产类别”选中某类资产前复选框即可查看该类资产的资产信息。如需要查看房屋类资产信息，就将房屋类前复选框选中。点击“确定”，界面显示查询结果，如下图。选中需要查看的资产前复选框后，点击资产编号或者点击详细信息可以查看该条资产的详细信息。39