外贸英语函电Unit-3-询盘和回复ppt课件.pptx

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1、Unit 3 Enquiries and Replies 询盘和回复询盘和回复目的目的: 了解询盘的基本了解询盘的基本写作技巧写作技巧和和回复回复。 交易交易磋商的一般程序分为磋商的一般程序分为“询盘询盘”、“发盘发盘”、“还盘还盘”和和“接受接受”或或“拒绝拒绝”几个几个环节。环节。 询盘询盘（Enquiry）又称询价，是指买方或卖方向对方询）又称询价，是指买方或卖方向对方询问以价格为中心的各种相关的交易条件，包括一般询价问以价格为中心的各种相关的交易条件，包括一般询价（General Enquiry）和具体询价（）和具体询价（Specific Enquiry）。）。13.1 Classif

2、ication and Content of EnquiriesDefinition: A Request for Informationgeneral enquiries (一般一般询盘询盘) for general information：information about various goods : 目录目录(a catalogue)、价目表或报价单、价目表或报价单(a price-list or quotation sheets)、样品、样品 (a sample)、图片、图片(illustrated photo prints)specific enquiries (具体具体询询盘盘

3、) for specific information：具体询问商品名称：具体询问商品名称(the name of the commodity)、规格、规格(the specifications)、数量、数量(the quantity)、单价、单价(the unit price FOB CIF),装装船期船期(the time of shipment)、付款方式、付款方式(the terms of payment)2几个重要几个重要的的价格价格术语术语FOB ： “Free on Board”船上交货价，船上交货价， 后接后接装运港装运港名称，表示名称，表示卖方在装运港交货，卖方在装运港交货，交

4、货之前的所有费用和风险都由卖方承担交货之前的所有费用和风险都由卖方承担；当货物装上船后，风险随即转移给了买方，且之后的费用（包括当货物装上船后，风险随即转移给了买方，且之后的费用（包括运费）等皆由买方承担。又称离岸价。运费）等皆由买方承担。又称离岸价。CNF或或CFR：“Cost and Freight”成本加运费，后接成本加运费，后接目的港目的港名称，名称，表示卖方要承担包括到目的港的运费，风险自货物装船后转移给表示卖方要承担包括到目的港的运费，风险自货物装船后转移给了买方。了买方。CIF：价格术语：价格术语“Cost, Insurance and Freight”成本、保险加运费，成本、保

5、险加运费，后接后接目的港目的港名称，表示卖方要承担包括到目的港的运费和保险费，名称，表示卖方要承担包括到目的港的运费和保险费，风险自货物装船后转移给了买方风险自货物装船后转移给了买方。又称到岸价。又称到岸价。33.2 Writing Skills of Enquiries写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 （1）说明信息说明信息来源（告来源（告知对方从知对方从何种渠道何种渠道得知对方得知对方公司的情公司的情况）况） Your name has been given us by the Chamber of Commerce/ the Embassy/ the bank in).（我们从在（我们

6、从在地方的商会地方的商会/从从使馆使馆/从从银行获悉你方名称。）银行获悉你方名称。） Your firm has been recommended to us by Bayer AG, with whom we have done business for many years.（多年来与我们有业务联（多年来与我们有业务联系的拜尔股份公司将贵公司推荐给我们。）系的拜尔股份公司将贵公司推荐给我们。） Messrs. Smith & Jones have given me your name as sole agents for（XX公司向我们介绍了作为公司向我们介绍了作为独家代理的贵公司的名独家

7、代理的贵公司的名称。）称。）4（2）直截了当直截了当地说明想地说明想要购买的要购买的货物货物 We are considering the purchase of（我们打算购（我们打算购买买。）。） We take an interest in various kinds of Mens shirts。（我我们对各式男式衬衫感兴趣。）们对各式男式衬衫感兴趣。）Your textiles are of interest to us.（我们对你公司的纺织品（我们对你公司的纺织品感兴趣。感兴趣。 ）We are regular buyers of mens knitwear.（我们是购买男用（我们是

8、购买男用针织品的老客户。）针织品的老客户。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 5（3）请求对方请求对方寄送目录、寄送目录、价格表和价格表和样品样品 Will you please send us your illustrated/ latest catalogue and price list.（请您寄给我们带插图的（请您寄给我们带插图的/最最新的产品目录和价格表。）新的产品目录和价格表。） We should like to receive a copy of your latest catalogue and full details of your export prices and

9、 terms of payment, together with samples.（我们非常（我们非常希望获得贵公司的最新产品目录和有关出口价格、希望获得贵公司的最新产品目录和有关出口价格、付款条件以及样品的详细材料。）付款条件以及样品的详细材料。） catalogue n. 商品目录册商品目录册 the latest catalogue 最新目录最新目录 illustrated catalogue 附有说明书（插图）的目录附有说明书（插图）的目录 list 货单货单 brochure 小册子小册子 leaflet 单页的商品说明书单页的商品说明书 pamphlet 小册子小册子 the fu

10、ll details of .的全部细节的全部细节all necessary information 所有必要的信息所有必要的信息6（4）强调对方强调对方所报价格所报价格应合理和应合理和具有竞争具有竞争性性 If your prices are in line , we trust important business can be concluded.（如你方价格可行，相信我们能达成大笔交易。）（如你方价格可行，相信我们能达成大笔交易。）Kindly favour us with the lowest cash price for the goods. （敬请（敬请告知该货以现金支付的最低价

11、格。）告知该货以现金支付的最低价格。） Cash payment 现金付款现金付款If your quotation is really competitive, （如果你方报价具有竞（如果你方报价具有竞争力，争力，。）。）We have to point out that we intend to place a large order with you if the price is attractive.（请注意，如你方价格具有吸引力，（请注意，如你方价格具有吸引力，我们将大量订购。）我们将大量订购。）写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 7quote v 报价，报价， 与介词与介词for

12、连用连用quotation n报价，与动词报价，与动词make，send，give，cable，fax连用，后接连用，后接介词介词for，但当买方提及卖方报价时一般用介词，但当买方提及卖方报价时一般用介词of quote sb. a price for sth. quote sb. for sth. quote sb. a price quote a price quotation of your company Please quote us your most favorable price CIF Seattle for the above goods, including our 5%

13、 commission. 请就上述货物向我方报请就上述货物向我方报CIF西雅图最优惠价，含佣金西雅图最优惠价，含佣金5%。8（5）询问对方所能询问对方所能提供的折扣，提供的折扣，写清你所能接写清你所能接受的支付条件受的支付条件和期望的交货和期望的交货时间时间We should like to know if you allow discounts.（我们想知道，（我们想知道，你方是否给我们折扣。）你方是否给我们折扣。）Please let us have your lowest FOB prices, together with your terms of business, and stat

14、e your best delivery date.（请告知（请告知贵公司最低离岸价和交易条件，并说明最早交货日期。）贵公司最低离岸价和交易条件，并说明最早交货日期。）We require the goods delivery would be effected within six weeks of order.（我们要求在下订单后六周内供货。）（我们要求在下订单后六周内供货。）effect delivery 发货发货 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 9discount n 折扣折扣 a special discount 特别折扣特别折扣 cash discount 现金折扣现金折扣 t

15、rade discount 同业折扣，商业折扣同业折扣，商业折扣 quantity discount 数量折扣数量折扣 at a discount 削价，降价，无销路的削价，降价，无销路的 to give (allow, make, grant) sb. a discount 打折扣打折扣 We agree to give you 15% discount provided you order 100,000 sets. 我方我方同意给你方百分之十五的折扣，但你方得订购十万套才可以。同意给你方百分之十五的折扣，但你方得订购十万套才可以。 In view of our long-standing

16、 relationship, we agree to allow you a discount. 考虑到我们长期的关系考虑到我们长期的关系, 我方同意给你方我方同意给你方折扣。折扣。10佣金（佣金（commission）是卖方或买方付给中间商为其对货物）是卖方或买方付给中间商为其对货物的销售或购买提供中介服务的酬金。中间商通常为经纪人的销售或购买提供中介服务的酬金。中间商通常为经纪人或代理人，但在实际业务中，凡是为招揽生意、促进交易或代理人，但在实际业务中，凡是为招揽生意、促进交易提供服务的企业或个人，都可能称为佣金的收受者提供服务的企业或个人，都可能称为佣金的收受者。折扣（折扣（discou

17、nt）是卖方按照原价给买方以一定的减让。）是卖方按照原价给买方以一定的减让。佣金，习惯上应先由卖方收到全部货款后，再支付给中间佣金，习惯上应先由卖方收到全部货款后，再支付给中间商商。折扣一般可由买方在支付货款时预先扣除。折扣一般可由买方在支付货款时预先扣除。 佣金佣金 VS. 折扣折扣11明明佣的表示方法有三种佣的表示方法有三种：一是用文字说明。一是用文字说明。 如：如：USD 100 per M/T CIF London including 3% Commission二是直接在贸易术语后面加上二是直接在贸易术语后面加上Commission的缩写字母的缩写字母“C”和所和所付的佣金率付的佣金率

18、。 如：如：USD 100 per M/T CIF C 3% London三是绝对数表示。三是绝对数表示。 如：如：Pay commission USD100 per M/T佣金佣金12一是用文字来说明表示。一是用文字来说明表示。 如如: USD 100 per M/T FOB Dalian including 2% discount二是用绝对数来表示。二是用绝对数来表示。 如如: Discount USD 200 Per M/T三是在贸易术语中加注三是在贸易术语中加注“D”(Discount)或或“R”(Rebate)和折扣率来表示。和折扣率来表示。 如如: CIF D 2% 新加坡新加坡

19、或或 CIF R 2% 伦敦伦敦 折扣折扣13（6）表示定购货物表示定购货物的可能性的可能性 Will you please let us know by 4 April so that we can place our order promptly.（请在（请在4月月4日前告知我们，以便我方及日前告知我们，以便我方及时下单订货。）时下单订货。） Please let us know by return of post whether you would be interested in such an order.（请发信告知我们，你方是否对（请发信告知我们，你方是否对这样的订单感兴趣。）这

20、样的订单感兴趣。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 143.2 Writing Skills of Replies写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 （1）感谢对方的感谢对方的询价询价 Many thanks for your enquiry of （多谢您于（多谢您于日的询价。）日的询价。） Thank you for your enquiry and for your interest in our products.（感谢你方询价以及对我方产品的兴趣。）（感谢你方询价以及对我方产品的兴趣。）We thank you for your enquiry of （对你方在（对你方在日的询价

21、日的询价信深表感谢。）信深表感谢。）15（2）表示很高兴表示很高兴寄寄给对给对方方 We are pleased to enclose （我们很高兴附寄给您（我们很高兴附寄给您。）。） We have the pleasure of enclosing （我们很高兴附寄给（我们很高兴附寄给您您。）。） We are sending you our latest price list and catalogue.（我们附（我们附寄给您我们的最新价格表和产品目录。）寄给您我们的最新价格表和产品目录。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 16（3）说明所能提供说明所能提供商品的详细信商品的详细信息

22、及优点息及优点 We are confident you will find our products the finest on the market and considerably better than those of our competitors who supply your market at present.（我们确信，您将会认为（我们确信，您将会认为我方产品是市场上最好的，大大优于竞争对手目前所供的产我方产品是市场上最好的，大大优于竞争对手目前所供的产品。）品。） The specimens sent will convince you of the excellent

23、quality of our medical instruments.（寄去的样品会使您相信我方制造的（寄去的样品会使您相信我方制造的医疗器械质量上乘。）医疗器械质量上乘。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 17（4）表明所提供的价格表明所提供的价格是合理的和具有竞是合理的和具有竞争性的且说明实行争性的且说明实行价格的期限价格的期限 This is the most favorable offer we can make and you will agree that none of our competitors can equal these terms.（这是我们能做到的最低报价，您

24、会承认，在我们的竞（这是我们能做到的最低报价，您会承认，在我们的竞争者中没有一家能提供与我们一样的报价。）争者中没有一家能提供与我们一样的报价。）Price is valid until Dec. 31.（这些价格至（这些价格至12月月31日有效。）日有效。） Subject to being unsold.（在未出售前有效。）（在未出售前有效。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 18（5）阐明所能接受的付阐明所能接受的付款条件和可能的交款条件和可能的交货期货期 Our terms of payment are cash on delivery.（我们的付款（我们的付款条件是货到付款。）条

25、件是货到付款。） We should require payment by bankers draft on receipt of our proforma invoice.（我们要求在收到形式发票后通（我们要求在收到形式发票后通过银行汇票付款。）过银行汇票付款。） We can usually deliver within three weeks of receiving an order.（通常我们在收到订单后三个星期内就可供货。）（通常我们在收到订单后三个星期内就可供货。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 1920形式形式发票发票: : 是是在没有正式合同之前，经双方签字或盖章之后产

26、生法在没有正式合同之前，经双方签字或盖章之后产生法律效力的律效力的充当合同的文件充当合同的文件，它包括产品描述，单价，数量，总金额、，它包括产品描述，单价，数量，总金额、付款方式、包装、交货期等。形式发票本来只是在客户确认了价格付款方式、包装、交货期等。形式发票本来只是在客户确认了价格并下了定单之后卖方所做的使对方再次确认的发票，但在没有正式并下了定单之后卖方所做的使对方再次确认的发票，但在没有正式合同之前形式发票即是合同合同之前形式发票即是合同。“Proforma”是拉丁文，它的意思是是拉丁文，它的意思是“纯为形式的纯为形式的” 。所以单从字所以单从字面来理解，面来理解，Proforma I

27、nvoice 是指纯为形式是指纯为形式的的、无无实际意义的发票。实际意义的发票。这种发票本来是卖方在推销货物时，为了供买方估计进口成本，假这种发票本来是卖方在推销货物时，为了供买方估计进口成本，假定交易已经成立所签发的一种发票。实际上，并没有发出货物的事定交易已经成立所签发的一种发票。实际上，并没有发出货物的事实，正因为如此，这种发票也被称之为实，正因为如此，这种发票也被称之为“试算发票试算发票”。（6）希望客户对报价满希望客户对报价满意并能很快收到订意并能很快收到订单或希望未来长期单或希望未来长期开展交易开展交易 We hope you will find our quotation sat

28、isfactory and look forward to receiving your order.（我们希望您对我们的报（我们希望您对我们的报价满意并期盼您的订货。）价满意并期盼您的订货。） we found that one of your goods is to our satisfaction.We look forward to doing business with you.（我们盼望与（我们盼望与你方洽谈业务。）你方洽谈业务。） 写作步骤写作步骤 表达方式表达方式 21Specimen Letter1 - General Enquiry Dear Sirs,We have be

29、en informed by the Bank of U.S. Commerce, New York, that you are one of the leading exporters of textiles in China, and that you wish to export pure silk garments to our market. You will be pleased to note that our corporation is one of the leading importers of textile products, having over 30 years

30、 history and high reputation. We shall be able to give you considerable orders, if the quality of your products is fine and the prices are moderate. We would be obliged if you will send us some samples with the best terms at your earliest convenience. Yours faithfully, VANCOUVER TEXTILES CORPORATION

31、Specimen Letter2 - A ReplyDear Sirs,We take pleasure to acknowledge receipt of your letter of January 20, from which we learn that you are interested in bringing silk garments to the New York market. We are enclosing our quotation sheet covering different sizes and colors of our pure silk garments t

32、hat can be supplied from stock. We are also airmailing you two dozen sample garments in different sizes and colors. Delivery will be within 30 days after your placing an order to us. Payment of the purchase is to be effected by an irrevocable L/C at sight in our favor. This offer is subject to your

33、immediate reply which should reach us not later than the end of next month. The price will probably be changed once this particular offer has lapsed.Yours faithfully,CHINA NATIONAL TEXTILES IMP. & EXP. CORP.SHANGHAI HOME TEXTILES BRANCH Letter of Credit (难点难点) 信用证信用证（Letter of Credit, L/C)是指由银行（开证行）

34、依照（申请人的）要求是指由银行（开证行）依照（申请人的）要求和指示或自己主动，在符合信用证条款的条件下，凭规定单据向第三者（受益人）和指示或自己主动，在符合信用证条款的条件下，凭规定单据向第三者（受益人）或其指定方进行付款的书面文件。即信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款或其指定方进行付款的书面文件。即信用证是一种银行开立的有条件的承诺付款的书面文件的书面文件。 在在国际贸易活动，买卖双方可能互不信任，买方担心预付款后，卖方不按合国际贸易活动，买卖双方可能互不信任，买方担心预付款后，卖方不按合同要求发货；卖方也担心在发货或提交货运单据后买方不付款。因此需要两家银同要求发货；卖方也担心在发货或

35、提交货运单据后买方不付款。因此需要两家银行做为买卖双方的保证人，代为收款交单，以银行信用代替商业信用。银行在这行做为买卖双方的保证人，代为收款交单，以银行信用代替商业信用。银行在这一活动中所使用的工具就是信用证一活动中所使用的工具就是信用证。 信用证信用证是银行有条件保证付款的证书，成为国际贸易活动中常见的结算方式。是银行有条件保证付款的证书，成为国际贸易活动中常见的结算方式。按照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通按照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通知异地卖方开户银行转告卖方，卖方按合同和信用证规定的条款发货，银行代买知异地卖方

36、开户银行转告卖方，卖方按合同和信用证规定的条款发货，银行代买方付款。方付款。24请开立一个请开立一个20吨苹果的信用证，金额为吨苹果的信用证，金额为2万美元。万美元。Please open an L/C covering twenty tons of apples for the amount of USD 20,000.今早，我们经由花旗银行开立了一个以你方为受益人的信用证。今早，我们经由花旗银行开立了一个以你方为受益人的信用证。 We opened an L/C in your favor through the Citi Bank this morning.付款方式以不可撤销即期信用证支

37、付，并以我方为受益人。付款方式以不可撤销即期信用证支付，并以我方为受益人。Payment is to be made by irrevocable L/C at sight to be opened in our favor.我们要求以不可撤销信用证凭即期汇票支付，在装运前我们要求以不可撤销信用证凭即期汇票支付，在装运前30天开出。天开出。We require payment by irrevocable L/C payable by draft at sight to be opened 30 days before the time of shipment .我们支付方式是保兑的，不可撤销

38、即期信用证，凭全套装运单据支付。我们支付方式是保兑的，不可撤销即期信用证，凭全套装运单据支付。Our terms of payment are by confirmed, irrevocable L/C payable at sight against presentation of shipping documents.Useful Expressions and Sentences25By 100% confirmed, irrevocable L/C in our favor payable by draft at sight to reach the sellers one month

39、 before shipment, and remain valid for negotiation in China till the 15th day after shipment. 以你方为受益人的以你方为受益人的100保兑的、不可撤销保兑的、不可撤销的、的、凭即期汇票凭即期汇票支付的信用证支付的信用证必必须在装运前一个月开须在装运前一个月开到卖方到卖方，并在装船后，并在装船后15天内在中国议付有效。天内在中国议付有效。26Specimen Letter 3 - A Specific EnquiryDear Sirs,We learn with pleasure from your le

40、tter of April 12, 2004 that you are exporters ofChinese blanket cover and are willing to establish business relations with us. At present, we are interested in blanket cover and shall be pleased if you will send us by airmail sample books and all necessary information on blanket cover, so as to acqu

41、aint us with material and workmanship of your supplies. Meanwhile, please quote us the lowest price CIF London, inclusive of our 3% commission, stating the earliest date of shipment. Should your price be found competitive and delivery time acceptable, we shall place a large order with you.Yours trul

42、y, Leon AllenSpecimen Letter 4 - A Reply to the AboveDear Sirs,Thank you very much for your letter of April 28, 2004. We are pleased to send you samples and all the necessary information on blanket cover under separate cover.At your request, we are delighted to make you an offer, subject to your fin

43、al confirmation, as follows:Commodity: “Golden Cock” Brand Blanket Cover No.21Size: 180cm200cmColor: All kinds of colorsQuantity: 1 000 piecesPrice: GBP 20 each piece CIF London inclusive of 3% commissionShipment: During August/SeptemberPayment: By 100% confirmed, irrevocable L/C in our favor payabl

44、e by draft at sight to reach the sellers one month before shipment, and remain valid for negotiation in China till the 15th day after shipment.You will realize from the catalogue we sent you, our blanket cover is a perfect combination of warmth, softness and easy care. We are sure that you can get b

45、enefit from our products.We look forward to your prompt reply.Yours faithfully,BaicuSpecimen Letter 5 - A Specific EnquiryDear Sirs,We are a leading dealer in waterproof garments in this city. Our customers have expressed interest in your raincoats and enquired about their quality. Provided quality

46、and price are satisfactory there are prospects of good sales here. But before placing an firm order, we should be glad if you would send us, on fourteen days approval, a selection of mens and womens raincoats. Any of the items unsold at the end of the period, and which we decide not to keep as stock

47、, would be returned at our expense. We look forward to hearing from you soon.Sincerely yours,Anderson30Specimen Letter 6 - A Reply to the AboveDear Anderson,Thank you for your letter of 10th March. We are gratified to receive your requestfor men and womens raincoats on approval. As we have not previ

48、ously done business together, perhaps you will kindly agree to supply either the usual trade references, or the name of a bank to which we may refer. As soon as these enquiries are satisfactorily settled, we shall be happy to send you the items you mention in your letter. We sincerely hope this will be the beginning of a long and pleasant business association. We shall do our best to make it so. Best wishes, Marry