办公软件常见问题分享及处理手册(共34页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上本期更新内容提示：一、 OFFICE技巧分享（2935）二、 电脑常见问题解析（17-19）三、 打印机（7）办公软件常见问题分享及处理手册一、 OFFICE使用技巧分享1、取消超级链接大家处理word文档中肯定会遇到这样的需求，尤其是当一个word文档里面有多个超链接很麻烦，于是，如何省事省力的处理掉超链接就很有必要了，那如何一键取消word里面所有超链接呢？可以参照以下步骤，很简单，只要5秒钟：当然也可选择性去除。1、全选所有文字Ctrl + A2、Ctrl +Shift +F93、按F5刷新2、让Word表格快速一分为二将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“C

2、trl+Shift+Enter”组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行，这样就达到了将一个表格一分为二的目的。3、Word中巧用Alt键在word表格中想要更好调整表格大小，请按住Alt键再拖动左右（上下）边距，可进行精确调整，在标尺上会显示具体值。4、文档编辑在编辑文档的时候，如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点，我们可以按下“shift+F5”组合键。5、Excel避免计算误差利用Excel制作财务报表，常要进行一些复杂的运算，可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致，这主要是由于Excel本身不能对数据自动进入四舍五入造成的，为了更简便的解决误差问题，我们可以

3、进行如下操作：依次在Excel菜单栏中点击“工具选项重新计算”，将“工作薄选项”中的“以显示值为准”复选框选中，确定退出即可。6、快速更改英文大小写选中要改变大小的字母或单词，按下shift以后按F3，每按一次F3，字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。7、快速去除超链接Excel中如果带有超链接，最简单直接的办法就是选中单元格，单击右键选择“取消超链接”，但这样只能一个单元格一个单元格地操作，如果数量巨大，成百上千个单元格需要取消超链接，工作量就非常大，所以一般是使用复制，然后“选择性粘贴”的方式取消。8、Word表格后空白页的处理在Word中，如果一篇文档的最后一页是表格，并

4、且这个表格占满了一整页，就会在其后产生一张雪空白页。虽然该页只含有一个段落标记，但却是没有办法删除的。在打印时，该页照样会使打印机走一页纸，因而会造成不必要的浪费。解决这个问题的办法其实很简单：把光标置于最后这一段，然后把行间距设置成“1”（Word允许的最小值）即可。9、如何将文档中的某一页改为横向在排版某些文档时，要在文档中插入一个很宽的表格，需要把纸张改为横向。为了保证表格前后的内容仍为纵向，可以将所需内容框选起来，然后通过文件菜单中的“页面设置”命令，单击“纸张大小”标签，在“方向”区中选择“横向”单选按钮，从“应用于”下拉列表框中选择“所选内容”选项，然后单击“确定”按钮。10、Ex

5、cel单元格多于15位数字的输入先选定需输入数字的单元格，然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，找到“数字”项中的“自定义”命令，然后在其右面的“类型”框中选择“”项，“确定”之后再输入即可。11、在Word中快速改变行距全选你想要改变行距的文本段落，按ctrl+1键，可将该段落设置为单倍行距；按按ctrl+2键，可将该段落设置为双倍行距；按ctrl+3键，可将该段落设置为1.5倍行距。12、表格一次删个光在Word中编辑表格时，选中要删除的部分，按下“Delete”键，删除的是其中的文本内容，表格部分还存在；按下“BACKSPACE”键，则删除的是选中的全部，包括单元格、表格行或是整个表格

6、。13、让数据显示不同颜色 例如在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击格式按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击添加按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击确定按钮。 这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。 14、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

7、 点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。 15、如何快速选取特定区域？ 使用F5键可以快速选取特定区域。例如，要选取A2：A1000，最简便的方法是按F5键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域A2：A1000。 16、如何让屏幕上的工作空间变大？ 可以将不用的工具栏隐藏，也可以极大化Excel窗口，或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。 17、如何防止Excel自动打开太多文件？ 当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录

8、下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：选择“工具”“选项”“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 18、如何去掉网格线？ 1）除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效； 2）除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），一般情况下在打印时是不会打印出来的，可有时却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD

9、中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。 19、如何快速地将数字作为文本输入？ 在输入数字前加一个单引号“，可以强制地将数字作为文本输入。 20、关于日期的（1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。（2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4月5日”，直

10、接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。21、关于目录的使用查看目录时发现自己需要挑选不同的内容开始看，则可以使用组合键Ctrl+鼠标左键进行定位。22、excel重复打印表头1、文件-页面设置-工作表-顶端标题行-点击你要输出表头的那一个框2、在点回来确定-在用打印预缆看看每一页是否都有表头.23、求字符串中某字符出现的次数例：求A1单元格中字符a出现的次数：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,a,)24、二、如何在不同工作薄之间复制宏：1、打开含有宏的工作薄，点“工具/宏(M)”，选中你的宏，点“编辑”，这样就调出了VB编辑器界面。

11、2、点“文件/导出文件”，在“文件名”框中输入一个文件名（也可用默认的文件名），注意扩展名为“.bas”，点“保存”。3、将扩展名为“.bas”的文件拷贝到另一台电脑，打开EXCEL，点“工具/宏/VB编辑器”，调出VB编辑器界面，点“文件/导入文件”，找到你拷贝过来的文件，点“打开”，退出VB编辑器，你的宏已经复制过来了。25、在EXCEL中建立下拉列表按钮选定你要设置下拉列表的单元格，点“数据”-“有效性”-“设置”，在“允许”下面选择“序列”，在“来源”框中输入你的下拉列表内容，各项之间用半角逗号隔开，如：A,B,C,D、选中“提供下拉前头”，点“确定”。26、阿拉伯数字转换为大写金额假

12、定你要在B1输入阿拉佰数字,C1转换成中文大写金额(含元角分),请在C1单元格输入如下公式:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(B1),IF(B1& gt;0,负)&TEXT(INT(ABS(B1)+0.5%),dbnum2G/通用格式 元;)&TEXT(RIGHT(RMB(B1,2),2),dbnum20角0分;整),),零 角,IF(B12对齐,将水平对齐选择靠左,将垂直对齐选择分散对齐,选中自动换行，点“确定”。你再用鼠标将行高根据你要求的行距调整到适当高度即可。注：绿色内容为关键点，很多人就是这一点设置不对而无法调整行间距。28、如何判断单元格里是否包含指定文

13、本？假定对A1单元格进行判断有无指定文本,以下任一公式均可: =IF(COUNTIF(A1,*&指定文本&*)=1,有,无) =IF(ISERROR(FIND(指定文本,A1,1),无,有)29、批量设置求和公式选取包括黄色行列的区域，按alt 和 = (按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。30、同时查看一个excel文件的两个工作表视图 - 新建窗口设置重排窗口排列方式重排后效果31、同时修改多个工作表按shift或ctrl键选取多个工作表，然后在一个表中输入内容或修改格式，所有选中的表都会同步输入或修改。这样就不必逐个表修改了。32、恢复未保存文件打开路径：C:UsersAdm

14、inistratorAppDataRoamingMicrosoftExcel，在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹，如下图所示。打开文件夹，未保存的文件就找到了。打开后另存就OK！为什么我测试没有恢复成功？你是怎么知道恢复文件的路径的？先看一个界面，看过你就明白了。文件 - excel选项 - 保存33、给excel文件添加打开密码excel文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。操作步骤步骤1：按ctrl键，选取所有黄色的区域，然后按ctrl+1（数字1）打开“单元格格式”窗口，在锁定选项卡中，去掉“锁定”前面的勾选。步骤2：保护工作表。excel2003版工具菜单 - 保护

15、 - 保护工作表。excel2010版审阅选项卡 - 保护工作表。按上述步骤操作后，你试着修改黄色区域单元格：ok。你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列，就会弹出如下图所示的提示。34、将图片文字转换成word许多小伙伴都想知道如何将图片转换成文字，在没有文字识别软件的时候，想要将图片转换成文字可能会比较困难，但是如果了解了这款捷速OCR文字识别软件，就会发现将图片转换成文字就是这么简单。1、首先我们需要做的事情就是将最版新本的捷速OCR文字识别软件下载安装到电脑上。2、软件安装完成以后，我们点击运行这款捷速OCR文字识别软件，界面打开后，我们点击“从图片读文件”选项，打开需要进行转换的图片

16、。3、接下来我们点击“纸面解析”按钮，软件就会自动对图片内的文字内容进行解析。4、然后我们再点击“识别”选项，那么在软件的右侧就会自动识别出图片里的文字，而且我们可以对识别的文字进行修改，可以修改其中部分识别出错的文字。5、修改完成以后，我们最后点击“保存为Word”按钮，就可以成功的将图片转换成文字了。35、批量隐藏和显示批注在一个单元格里面添加批注“卡车运费”，复制此单元格，然后按ctrl键选择好需要添加批注的单元格。在需要添加批注的任意单元格里点击右键-选择性粘贴进入“选择性粘贴”选项卡，点击“批注”确定即可。进入效果图页面。发现这些批注都把单元格淹没了，如何快速把这些批注隐藏呢。我们选

17、中带有数据的单元格区域。按ctrl+G键，进入定位对话框，点击“备注”-确定。在其中任意一个带有批注的单元格上右键-隐藏批注（所有批注就被隐藏）/删除批注（所有批注就被立刻删除）二、 电脑使用常见问题解决1、为什么电脑突然关机，电脑突然关机是怎么回事？ 答：（1）硬件问题引起电脑突然关机，例如电源电压不稳定，插排或者电源插头接触不良，散热不良，cpu，内存，光驱损坏；机箱reset健质量有问题；如果reset健损坏，就会偶尔触碰机箱或者正常使用电脑的时候会出现电脑突然关机等。 （2）病毒木马问题造成的，某些恶搞病毒发作时还会提示系统将在60秒后自动启动。或者黑客后门程序从远程控制你计算机的一切

18、活动，包括让你的计算机重新启动。 （3）由定时软件和计划任务导致的电脑突然自动关机。有些带有任务的软件会有自动关机的选项，可能你不小心给勾选了。（4）灰尘过多散热不良，导致温度过高引起自动关机！2、耳机没声音？答：（1）有可能耳机插错麦克风孔，换到正确位置即可。（2）未正确安装声卡驱动，在控制面板检查是否有声卡驱动程序。（3）未能启动声卡驱动，在控制面板启动。3、电脑开机速度过慢等了很久才开？答：启动项和服务太多，影响电脑启动速度和系统运行性能。 你可以减少启动项,关闭一些服务减少系统进程。因大部分人使用的是360安全卫士，故建议直接通过360进行开机加速，并关闭相应程序。4、电脑过一会黑屏，

19、动一下鼠标或键盘又亮了？答：把屏保取消掉就可以了。具体步骤如下：（1）鼠标在屏幕的空白处右键，在显示出的功能条上选“属性”（2）点对话框上方的“屏幕保护程序”在下方有蓝色的“屏幕保护程序（S）”是选择屏保的，旁边有个向下的箭头，点开箭头选里面的（无）这栏，就是不选择任何屏保图案。（3）点对话框下方的“应用”再点“确定”就好了。5、IMO无法正常登陆答：一般IMO无法正常登陆时因为网络不通，如果网络没问题，请检查设置里面IP地址是否为10.1.10.34。如果网络设置没得问题，则很有可能是密码错误，需要咨询桌面支持进行密码更改。6、邮箱、共享、IMO、无线之前的关系。答：邮箱、IMO密码均为独立

20、密码。无线与共享盘的密码是一样的，请大家记住自己修改的密码，免得重复修改不同的密码。7、软件未响应答：（1）任务管理器结束任务。对于这种最常见的方法下面会详细的介绍几种打开任务管理器的方法。最常用的打开任务管理器的方法是Ctrl + Alt + Del，然后会出现蓝色的界面，选择任务管理器。（2）如果是因为运行数据量太大，则不能乱动原数据框，可以等运算结束再操作。（3）另如果经常出现则很有可能是软件自身问题。8、无线网络登录不上答：公司无线网络是有认证的，连接起后一般可以弹登录窗口，如果不推送，则自己去点网页打开登录界面再登录。9、键盘，鼠标无法使用答：因公司内大部分使用的是PS/2接口类型键

21、盘及鼠标，故重新插拔后需要重启电脑才能使设备生效。10、关于补丁答：因公司安装系统统一为windows 7，故联网后会提示有很多补丁，虽然是有很多漏洞，但不建议进行修补，包括IE游览器也不建议进行升级，就用预装IE8即可。11、业务系统打开问题答：如果发现业务系统不能正常打开，尽可能使用IE的兼容模式，在360游览器和IE 上都可以进行设置，在IE上可以使用按照以下步骤打开：工具兼容性视图设置-添加-确认。12、费控系统问题（1）费控系统进入不是一定需要用IE游览器，但版本必须在8以上。其他游览器使用时调整为IE兼容模式即可。（2）下载控件安装时出现需要安装net framework 3.5，

22、请在共享里面进行查找安装，然后重启电脑生效。（3）所有程序安装完成后最好电脑重启一次以便让设置生效。13、开机无反应问题答：近期经常出现电源接头被脚踢松后无法正常开机的情况，在出现开机无反应时检查下是否有电脑线松动的情况，可以第一时间排除电源问题。14、新业务系统问题新业务系统需要IE11或者火狐等游览器来打开，因公司下载是有限制的，故将IE升级程序及火狐安装程序上传至共享里面，大家有需要的可以进入安装。15、IMO软件使用问题IMO容易在使用过程中发生无法接收文件及相应图片，此时就需要将软件完全关闭后重启，或者卸载软件进共享里面重新安装，重启电脑后再试。因公司IMO是不能升级的，故存在某些缺

23、陷。16、WIFI连接提示因公司网络作出调整，全部需使用认证的信号进行连接，连接的账号为邮箱前缀，密码为共享文件夹进入密码，如果记不住了或出现更换设备等情况，请咨询桌面支持进行密码重置。认证界面为自动弹出，如未弹出，则通过打开任意网页进行界面弹出。17、计算机在开机运行一段时间后，就会发生死机现象。CPU温度超过70就已经很高了，温度如此高当然很容易造成死机。造成温度过高的原因可能是CPU超频、风扇运行不正常、散热片安装不好或CPU底座的散热硅脂涂抹不均匀。建议拆开机箱，查看风扇的转动是否正常，若不正常最好换一个性能较好的风扇；再检查散热片是否安装稳固，与CPU接触是否紧密；还要检查CPU表面

24、是否抹了散热硅脂，或涂抹是否均匀。最后，如果对CPU进行了超频，最好将频率降下来，或做好CPU的散热工作，否则CPU会被烧毁的。18、机箱灰层过多，导致的各种问题可以联系桌面支持进行机箱清理，不会影响数据，大致20分钟内完成。19、安装程序时应注意的问题因公司网络做了限制，不能通过P2P方式下载软件，故从网页上下载的软件通常含有各式各样的配套软件，在安装时应格外小心，不要一直点下一步进行安装，否则会安装起很多不易清楚的流氓软件。三、打印机简易处理1、在出现卡纸的情况，可以观察屏幕提示的是什么，然后拉开打印机相应位置取出所卡纸张，如果不能判断卡纸位置，请及时联系桌面支持员。2、打印机出现请求维修

25、时，不能自行断电，请联系桌面支持员。3、使用时出现错误打印，请在打印机上点击作业状态，然后再取消作业，以免浪费纸张。4、扫描文件一般存在打印机内存空间里，每个人都可以进去取，故扫描后请第一时间取出文件，地址为打印机IP地址，在打印机页面一般能看到。5、打印机连接设置:因所有打印机均为东芝的，故连接打印机可以通过进入打印机存储里安装驱动，进入方式为在桌面使用组合键win+R 进去运行，然后再运行里面输出+目的IP地址。进入后选择PS3进行安装。如安装过程中有什么问题请询问及时询问桌面支持。注：打印机存储的file_share 文件夹为扫描默认存储文件夹。6、打印机经常会出现打印机了什么提示也没有，但就是不出纸，有可能是前面的任务终止了导致后面所有无法运行，可以点开job里面查看是否有当前任务没被执行的，如果有就可以删除掉。6、双面打印是可以的，但需要在打印时调整打印参数，仔细看样图来分辨是否为自己想打印出来的方式7、打印机如果选择双面打印后也不能双面打印机，则需要检查打印机屏幕上单双面选择项是否为双面，如果不是则不能打印机双面。 行政管理中心服务管理部 2017-02-24专心-专注-专业