文员、人事员手册(共48页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上文员岗位职责1、协助人事员做好人事管理工作。2、负责文件、报告的收、发、传工作。3、负责办公接待、来电登记与对外联络沟通。4、负责文档打印,宴会刻字,并按轻重缓急处理。5、负责办公室电脑、打印机、过塑机、传真机、扫描仪等设备的日常维护和保养。6、负责协助相关活动的店堂布置。7、完成领导交办的其它任务。电话接听礼仪文员工作的态度,直接关系到公司的形象。因此，对文员工作的形象应有严格要求。日常应保持整洁仪表，穿文雅庄重服装，使用文明礼貌用语，举止大方得体。具体工作要求如下：一、负责公司电话的转接；1、接听电话的技巧1)、接听电话时应该热情，声音清晰流暢，第一时间可代表我们

2、公司形象。2）、左手持听筒、右手拿笔：大多数人习惯右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将听筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。3）、电话铃声响过三声之内接起电话。4）、注意声音和表情：说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，你不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢”。5）、复诵来电要点：如，对内容转达对象、时间、地点、联系电话等各方面的信息进行

3、核查校对，尽可能地避免错误。6)、 最后道谢。7）、 让客户先收线。2、电话礼仪1）、接听外来电话应：“您好，xx公司”；2）、接听电话时应注意：1、认真做好记录2、使用礼貌语言3、通话时简洁明4、注意听取时间、地点、对象和事件等重要事项5、避免使用对方不能理解的专业术语6、语言不宜过快7、打错电话要礼貌回答，让对方重新确认电话号码。3）、拨打电话时应注意：1、确认对方的电话号码、姓名，避免打错2、考虑打电话的时间对方是否方便3、准备好电话内容资料4话内容有次序、简洁明了5、讲通话时间不宜过长6、外界杂音、私语不能传入电话内7、工作时间避免打私人电话8、电话的转接流程。公文收发呈转存规范办公室

4、行政部负责公司对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：一、行文：以公司名义发上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由部门处拟稿，经负责人初审后，送办公室核稿，经 办公室核稿后送单位领导签发。重要文件需由公司领导审核，总经理签发。联合行文必须同时送有关部门负责人会签，方可发出。二、所有红头文件须编号入册。三、收文处理1、公文(含传真和附有领导的批示或上级部门转公司处理的公文)，由办公室统一签收、登记、编号，送相关领导阅示或送有关部门办理。2、文件按阅件、办件进行分类。办公室 根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送相关领导批示或交有关部门阅办。需要

5、办理的公文，经请示 领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。3、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。4、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。3、紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。4、对急办公文，办公室应立即将文件送相关领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关 人员办理。并及时领导领导汇报并做好督办工作。5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 四、文件的保存1、对每一号文件必需将文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。2、对处理完的文件

6、要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。档案管理制度一、目的和范围 建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。二、职责：1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，各行政人事部负责公司档案的总体管理，各部门负责本部门的立卷归档工作，行政人事部进行业务上的指导、监督和检查。2、鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务本部门自管。使用时，由财务部人员调档。3、鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由行政人力资源部自管，人力资源

7、部按集中管理、严格保密的原则进行管理。4、流程：4.1档案分类：4.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。4.1.2财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。4.2人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。、4.3经营销售档案：即宴会部对菜品、宴席销售等活动的记录。4.4客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。4.5对外联络档案：即公司在对外联系所产生的具有保

8、留和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。4.6声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。5、具体管理：5.1立卷归档：1.文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。2.各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案管理部门移交档案时，则应按规定的归档范围进行。3.会议纪要、董事会文件、年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记等。4.人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资

9、料（应聘表、编制表、工资表、培训记录等）、内部刊物，对外联络：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。5.客户服务部（宴会部）：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。5.2要求：1.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后。2.不同类别文件分开组卷。3.公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入卷。4.借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；内归还，不能及

10、时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。5.复印：档案使用人若需复印档案资料的，须经管理者同意。5.3销毁：准备销毁的档案材料需经查阅清楚是否可以销毁后再进行销毁处理。印章管理制度与流程公章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，公章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法：1、公司指定专人负责公章的发放、回收、监督、保管和使用工作。2、公司各级人员需使用公章须按要求填写公章使用单，将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司总经理审核。3、经公司总经理审核后，

11、交使用人使用，并填写公章使用单。4、当经营店需紧急使用公章时，店执行总经理可以代行使总经理权责，事后补齐手续，说明原因。5、涉及法律等重要事项需使用公章的，须经法律顾问审核。6、公章使用单作为用印凭据由公司总经理指定的公章保管人留存，定期整理后归档。7、公章原则上不许带出公司，确因工作需要将公章带出使用的，应事先填写公章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。8、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用公章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。9、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。商务礼仪个人礼仪是其他

12、一切礼仪的基础，是一个人仪容光焕发、仪表、言谈、的综合体现，是个人性格、品质、情趣、素养、精神世界和生活习惯的外在表现。总的规范为：整洁清爽、端庄大方。 一、仪表仪态礼仪 保持头发清洁，修饰得体，发型与本人自身条件、身份和工作性质相适宜。男士应每天修面剃须。女士化妆要简约、清丽、素雅，避免过量使用芳香型化妆品，避免当众化妆或补妆。表情自然从容，目光专注、稳重、柔和。手部保持清洁，在正式的场合忌有长指甲。 站姿 挺直、舒展，手臂自然下垂。正式场合不应将手插在裤袋里或交叉在胸前，不要有下意识的小动作。女性站立时双腿要基本并拢，脚位应与服装相适应。穿紧身短裙时，脚跟靠近，脚尖分开呈“V”状或“Y”状

13、；穿礼服或者旗袍时，可双脚微分。 坐姿 入座时动作应轻而缓，轻松自然。不可随意拖拉椅凳，从椅子的左侧入座，沉着安静地坐下。女士着裙装入座时，应将裙子后片拢一下，并膝或双腿交叉向后，保持上身端正，肩部放松，双手放在膝盖或椅子扶手上。男士可以微分双腿（一般不要超过肩宽），双手自然放在膝盖或椅子扶手上。 离座时，应请身份高者先离开。离座时动作轻级，不发出声响，从座位的左侧离开，站好再走，保持体态轻盈、稳重。 走姿 行走时应抬头，身份重心稍前倾，挺胸收腹，上体正直，双肩放松，两臂自然前后摆动，脚步轻而稳，目光自然，不东张西望。 遵守行路规则，行人之间互相礼让。三人并行，老人、妇幼走在中间。男女一起走时

14、，男士一般走在外侧。走路时避免吃东西或抽烟。遇到熟人应主动打招呼或问候，若需交谈，应靠路边站立，不要妨碍交通。 二、交谈礼仪 态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。谈话时不可用手指指人，做手势动作幅度要小。谈话者应保持一定距离。在公共场合男女之间不要耳鬓厮磨，与非亲属关系的异性避免长时间攀谈、耳语。 对长辈、师长、上级说话要尊重，对下级、晚辈、学生说话则注意平易近人。同时与几个人谈话，不要把注意力集中在一两个人身上，要照顾到在场的每一个人，注意听取对方的话。 不可出言不逊、强词夺理。不可谈人隐私，揭人短处。不可背后议论他人，拨弄是非。不说荒诞离奇、耸人听闻的事，不搞小广播。谈话中意

15、见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容异已或回避话题。忌在公众场合为非原则性问题大声喧哗、争执打闹。遇有攻击、侮辱性言辞，一定要表态，但要掌握尺度。 三、服饰礼仪 服饰是一种文化，反映一个民族的文化素养、精神面貌和物质文明发展的程度；着装是一门艺术，正确得体的着装，能体现个人良好的精神面貌、文化修养和审美情趣。公务场合着装要端庄大方；参加宴会、舞会等应酬交际着应突出时尚个性；穿着舒适自然。全身衣着颜色一般不超地三种。 男士着装 男士穿着西装时务必整洁、笔挺。正式场合应穿着统一面料、统一颜色的套装，内穿单色衬衫，打领带，穿深色皮鞋。三件套的西装，在正式场合下不能脱外套。按照国家惯例，西装里不穿

16、毛背心和毛衣，在我国最多只加一件“V”字领毛衣，以保持西装线条美。 衬衫的领子要挺括，不可有污垢、汕渍。衬衫下摆要塞进裤子里，系好领口和袖扣，衬衫领口和袖口要长于西服上装领口和袖口12厘米，以显有层次感，衬衫里面的内衣领口和袖口不能外露。 领带结要饱满，与衬衫领口要吻合。领带的长度以系好后大箭头垂到皮带扣为宜。西装穿着系钮扣时，领带夹夹在衬衫的第三粒和第四粒钮扣之间。 穿西装一定要穿皮鞋，鞋的颜色不应浅于裤子。黑皮鞋可以配黑色、灰色、藏青色西服，深棕色鞋子配黄褐色或米色西服，鞋要上油擦亮。袜子一般应选择黑色、棕色或藏青色，与长裤颜色相配任何时候，忌黑皮鞋配白袜子。 女士着装 办公室服饰的色彩不

17、宜过于夺目，应尽量考虑与办公室色调、气氛相和谐，并与具体的职业分类相吻合。服饰应舒适方便，以适应整日的工作强度。坦露、花哨、反光的服饰是办公室所忌用的。较为正式的场合，应选择女性正式的职业套装；较为宽松的职业环境，可选择造型感稳定、线条感明快、富有质感和挺感的服饰。服装的质地应尽可能考究，不易皱褶。 穿裙子时，袜子的颜色应与裙子的颜色相协调，袜子口避免露在裙子外面。年轻女性的短裙至膝盖上36厘米，女性的裙子要及膝下3厘米左右。鞋子要舒适、方便、协调而不失文雅。 饰物 佩戴饰物要考虑人、环境、心情、服饰风格等诸多因素间的关系，力求整体搭配协调。遵守以少为佳、同质同色、符合身份的原则。 男士只能佩

18、戴戒指、领饰、项链等，注重少而精，以显阳刚之气。女性饰物种类繁多，选择范围比较广，饰物的佩带要与体形、发型、脸型、肤色、服装和工作性质相协调。吊唁时只能戴结婚戒指、珍珠项链和素色饰物。 文明礼仪常识之二-社交礼仪 社交礼仪是社会交往中使用频率较高的日常礼节。一个人生活在社会上，要想让别人尊重自己，首先要学会尊重别人。掌握规范的社交礼仪，能为交往创造出和谐融洽的气氛，建立、保持、改善人际关系。社交礼仪的基本原则为尊重、遵守、适度、自律。 四、问候礼仪 问候是见面时最先向对方传递的信息。对不同环境里所见的人，要用不同方式的问候语。和初次见面的人问候，最标准的说法是：“你好”、“很高兴认识您”、“见

19、到您非常荣幸”等。如果对方是有名望的人，也可以说“久仰”，“幸会”；与熟人想见，用语可以亲切、具体一些，如“可见着你了”。对于一些业务上往业的朋友，可以使用一些称赞语：“你气色不错”、“你越长越漂亮了”等待。 五、称呼礼仪 在社交中，人们对称呼一直都很敏感，选择正确，恰当的称呼，既反映自身的教养，又体现对他的重视。 称呼一般可以分为职务称、姓名称、职业称、一般称、代词称、年龄称等。职务称包括经理、主任、董事长、医生、律师、教授、科长、老板等；姓名称通常是以姓或姓名加“先生、女士、小姐”；职业称是以职业为特征的称呼，如：秘书小姐、服务先生等；代词称是用“您”、“你们”等来代替其他称呼；年龄称主要

20、以“大爷、大妈、叔叔、阿姨”等来称呼。使用称呼时，一定要注意主次关系及年龄特点，如果对多人称呼，应以年长为先，上级为先，关系远为先。 六、介绍礼仪 介绍就基本方式而言，可分为：自我介绍、为他人作介绍、被人介绍在种。在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度都要热情得体、举止大方，整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。 为他人作介绍 应遵循“让长者、客人先知”的原则。即先把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年纪大的；先将主人介绍给客人；先将男士介绍给女士。 介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。可简要地介绍双方的职业、籍贯等情况，便于不相识的两人相互交谈。介绍

21、某人时，不可用手指指点对方，应有礼貌地以手掌示意。 被人介绍 被人介绍时，应面对对方，显示出想结识对方的诚意。等介绍完毕后，可以握一握手并说“你好！”“幸会！”“久仰！”等客气话表示友好。 男士被介绍给女士时，男士应主动点头并稍稍欠身，等候女士的反应。按一般规矩，男士不用先伸手，如果女士伸出手来，男士便应立即伸手轻轻点头就合乎礼貌了，如愿意和男士握手，则可以先伸出手来。 自我介绍 可一边伸手跟对方握手，一边作自我介绍，也可主动打招呼说声“你好！”来引起对方的注意，眼睛要注视对方，得到回应再向对方报出自己的姓名、身份、单位及其他有关情况，语调要热情友好，态度要谦恭有礼。 七、握手礼仪 握手是沟通

22、思想、交流感情、增进友谊的一种方式。握手时应注意不用湿手或脏手，不戴手套和墨镜，不交叉握手，不摇晃或推拉，不坐着与人握手。 握手的顺序一般讲究“尊者决定”，即待女士、长辈、已婚者、职位高者伸出手之后，男士、晚辈、未婚者、职位低者方可伸手去呼应。平辈之间，应主动握手。若一个人要与许多人握手，顺序是：先长辈后晚辈，先主人后客人，先上级后下级，先女士后男士。握手时要用右手，目视对方，表示尊重。男士同女士握手时，一般只轻握对方的手指部分，不宜握得太紧太久。右手握住后，左手又搭在其手上，是我国常用的礼节，表示更为亲切，更加尊重对方。 八、名片礼仪 在社交场合，名片是自我介绍的简便方式，是一个人身份的象征

23、，当前已成为人们社交活动的重要工具。 递送名片 递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多多关照。”名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。与多人交换名片时，应依照职位高低或由近及远的顺序依次进行，切勿跳跃式地进行，以免使人有厚此薄彼之感。 接受名片 接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接地名片时应说“谢谢”并微笑阅读名片。然后回敬一张本人的名片，如身上未带名片，应向对方表示歉意。在对方离去之前或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。 存放名片 接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子

24、上，也不要随便地塞进口袋或丢在包里，应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示尊重。 九、 打电话的礼仪 电话是人们最常用的通讯工具。打电话时，要考虑对方是否方便。一般应在早上八时后晚上十时前。拨通电话后，应首先向对方问好，自报家门和证实以方的身份。通话时，语言要简洁明了。事情说完，道一声“再见”，及时挂上电话。在办公室打电话，要照顾到其它电话的进出，不可以久占线。 接听电话礼仪 电话铃响后，要迅速拿起电话机问候“您好”，自报家门，然后询问对方来电事由。要认真理解对方意图，并对对方的谈话作出积极回应。应备有电话记录本，对重要的电话做好记录。电话内容讲完，应等对方放下话筒之后，自己再轻轻放下，以示尊

25、敬。 手机礼仪 使用个性化手机铃声应注意场合，铃声要和身份相匹配，音量不能太大，内容要健康，铃声不能给公众传导错误信息。开会、上课或其他重要集会时应关机或设置静音。非经同意，不能随意动别人的手机或代别人接听手机。不要用手机偷拍。 十、网络礼仪 如同任何一种别的沟通方式一样，网上沟通同样存在着道德规范和文明礼仪。网络礼仪要遵循彼此尊重、容许异议、宽以待人、保持平静、与人分享的原则。网上的道德和法律与现实生活是相同的。 网上网下行为要一致。记住人的存在，当着面不能说的话在网上也不要说；分享你的知识；尊重别人的时间和带宽，在提问题以前，先自己花些时间搜索和研究；平心静气地争论，以理服人，不要人身攻击

26、；在论坛、博客等发贴的时候应该做到主题时确，对别人的回复应表示感谢；不要做有失尊严的事情，不参与连环信的活动；尊重他人的劳动和隐私权，不剽窃别的作品。 十一、工作礼仪 工作礼仪是基层公务员的日常工作中必须遵守的基本礼仪规范。具体而言，注重服饰美、强调语言美、提倡交际美、推崇行为美是基层公务员所应遵守的工作礼仪的基本内容。 1、接待礼仪 接待来访 接待上级来访要周到细致，对领导交待的工作要认真听、记。领导前来了解情况，要如实回答。如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。接待下级或群众来访要亲切热情，除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要

27、客气地进行解释。来访结束时，要起身相送。 引见介绍 对来办公室与领导会面的客人，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引导客人去领导办公室的途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把背影留给客人。在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入。进入房间后，应先向领导点头致意，再把客人介绍给领导。如果有几位客人同时来访，要按照职务的高低，按顺序依次介绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方、保持较好的行姿，出门后回身轻轻把门带好。 乘车行路 工作人员在陪同领导及客人乘车外出时，要主动打开车门，让领导和客人行外车，待领导和客人坐稳后再上车，关门时切忌用力过猛。一般车的右门为上、为先、为尊，所以

28、应先开右门，陪同客人时，要坐客人的左边。 2、同事礼仪 领导对下属礼仪 对下属亲切平和、尊重下属是领导对下属的基本礼仪。接受下属服务时应说“谢谢”；当下属与你打招呼时应点头示意或给予必要的回应；当下属出现失礼时应以宽容之心对待，对下属出现的失误要耐心批评指正；与下属谈话时，要善于倾听和引导，提问语言和声调应亲切、平和，对下属的建议和意见应虚心听取，对合理之处及时给予肯定和赞扬。 下属对领导礼仪 尊重领导、维护领导威望是下属对领导的基本礼仪。遇到领导要主动打招呼，进门时主动礼让。与领导会面时，说话要注意场合和分寸，不能失礼和冒犯，不要在背后议论领导是非。向领导汇报工作，要遵守时间，进入领导办公室

29、应轻轻敲门，经允许后方可进入。汇报时要文雅大方、彬彬有礼、吐字清晰，语调、声音大小恰当。汇报结束后，领导如果谈兴犹存，应等领导表示结束时才可告辞。 同事之间礼仪 同事之间要彼此尊重，见面时主动打扫呼，说话时语气要亲切、热情。在与同事交流和沟通时，不可表现得过于随便或心不在焉。不要过于坚持自己的观点，要懂得礼节性的捧场院。不要随便议论同事的短长，对同事所遇到的困难要热心相助。 3、会务礼仪 会场安排礼仪 要提前布置会场，对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备认真高度。将需用的文具、饮料预备齐全。凡属重要会议，在主席台每位就座者面前的桌子上，应事先摆放写有其姓名的桌签。 排列主席台座次的惯例是：

30、前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。当领导同志人数为奇数，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为偶数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他依次排列。听从席的座次，一是按指定区域统一就座，二是自由就座。 签字仪式，主人在左边，客人在右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。合影时人员排序与主席台安排相同。 会场服务礼仪 要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者要重点照顾。会议进行阶

31、段，会议的组织者要进行例行服务工作。 与会者礼仪 无论参加哪一类会议，衣着整洁、举止大方都是必要的礼仪。与会者要准时到场，进出井然有序。在会议中，要认真听讲，切忌与人交头接耳、哈欠连天。每当发言精彩或结束时，都要鼓掌致意。中途离开会场要轻手轻脚，不影响他人。会议进行时禁止吸烟，应将手机关闭或调整到振动状态。 会议主诗人要注重自身形象，衣着应整洁、大方，走向主席台时步伐稳健有力。如果是站立主持，双腿应并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。主持过程中，要根据会议性质调节会议气氛，切忌出现各种不雅动作

32、。在会议期间，对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前或休息时间可点头、微笑致意。 会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应注意自己的举止礼仪，走向主席台步态应自然、自信、有风度。发言时应口齿清晰，逻辑分明。如果是书面发言，要时常抬头环视一下会场，不要只是埋头苦读。发言完毕，应对听者表示谢意。自由发言则较为随意，但要讲究顺序、注意秩序，不能争抢发言。与他人有分歧，态度应平和，不要民人争论无休。如果有参加者提问，发言人应礼貌作答，对不能回答的问题，应巧妙地回应，不能粗暴拒绝。 十二、公共场所礼仪 公共场所礼仪体现社会公德。在社会交往中，

33、良好的公共礼仪可以使人际之间的交往更加和谐，使人们的生活环境更加美好。公共场所礼仪总的原则是：遵守秩序、仪表整洁、讲究卫生、尊老爱幼。 1、办公室礼仪 与同事交往应注意使用礼貌用语，始终保持谦虚、合作的态度。同事外出时有客来访，要代为礼貌接待并将详情转告。注意个人仪表，主动打扫办公室的卫生。非经他人同意，不随意动用他人办公桌上的物品。在办公室不做私活、不谈私事，非必要不打私人电话。 2、阅览室礼仪 到图书馆、阅览室学习，要衣着整洁，不能穿汗衫和拖鞋入内。进入图书馆应将通讯工具关闭或调节器至振动，接听手机应悄然走出室外轻声通话。就座时，不要为别人预占位置。阅读时要默读，不能出声或窃窃私语。不能在

34、阅览室内交谈、聊天，更不能大声喧哗。在图书馆、阅览室走路脚步要轻，物品要轻拿轻放，不能发出声响。要爱护图书，有事需要帮助，不能大声呼喊，要走到工作人员身边。 文员行为规范文员工作的态度,直接关系到公司的形象。因此，对文员工作的形象应有严格要求。日常应保持整洁仪表，穿文雅庄重服装，使用文明礼貌用语，举止大方得体。具体工作要求如下：一、负责公司日常接待事务；1、接待原则: 接待工作要按照接待规格和基本要求，做到诚恳、热情、周到、耐心，对客人交代的事，力争办好。2、接待客人要注意以下几点：1）、客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回到本单位。请客人留下姓名、电话、地址，等

35、负责人回来再转告，让其与对方联系。2）、客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待的理由与等待的时间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志，要时常为客人添加茶水。3）、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。4）、不速之客的接待客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方的来意：“请问您找他有什么事情？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。二、负责公司电话的转接；2、接听电话的技巧1)、接听电话时应该

36、热情，声音清晰流暢，第一时间可代表我们公司形象。2）、左手持听筒、右手拿笔：大多数人习惯右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将听筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。3）、电话铃声响过三声之内接起电话。4）、注意声音和表情：说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，你不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢”。5）、复诵来电要点：如，对内容转达对象、

37、时间、地点、联系电话等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。6)、 最后道谢。7）、 让客户先收线。3、电话礼仪1）、接听外来电话应：“您好，xx公司”；2）、接听电话时应注意：1、认真做好记录2、使用礼貌语言3、通话时简洁明4、注意听取时间、地点、对象和事件等重要事项5、避免使用对方不能理解的专业术语6、语言不宜过快7、打错电话要礼貌回答，让对方重新确认电话号码。3）、拨打电话时应注意：1、确认对方的电话号码、姓名，避免打错2、考虑打电话的时间对方是否方便3、准备好电话内容资料4话内容有次序、简洁明了5、讲通话时间不宜过长6、外界杂音、私语不能传入电话内7、工作时间避免打私人电话8、电

38、话的转接流程。三、负责公司信件的收发，报刊、杂志的管理工作（1）对收到的信件进行分发，及时交到个人手中。（2）每天及时整理报刊、杂志（报刊要每天更新），使其整齐美观四、遵守公司各项规章制度，做好上级领导临时分配的其他工作。五、办公室物品规范管理。沟通技巧一、沟通是什么？ 1. 沟通目标：鼓舞对方达成行动； 2. 沟通步骤：编码、解码、反馈； 3. 沟通之道：100%的责任 4. 沟通底线：说对方想听的，听对方想说的 二、知已知彼，百战不殆 1. 问对问题：了解他的心/发问的技巧 2. 有效倾听：倾听的层次/倾听的用词、语调和动作/倾听的技能/倾听的禁忌 3. 有效反馈：理解确认/异议澄清/肢体

39、语言反馈 三、不战而屈人之兵（亲和力） 1. 微笑：欲取之，先予之 2. 赞美：面子给你，里子给我 3. 频道同步：原来都是同道中人 四、运畴惟幄，志在必得（同理心） 1. 区别：换位思考与同情心 2. 步骤：辨识与反馈 3. 准则：先处理心情，再处理事情/立场要坚定，态度要诚恳 五：一对多全盘“通杀”（演讲） 1. 演讲前：分析听众/设计纲要 2. 演讲中：互动/肢体语言的应用/演讲忘词、问倒等处理技巧 3. 演讲后：总结/提升 六：组织沟通有效策略 1. 如何与上、下级沟通？ 2. 如何跨部门沟通？ 3. 如何处理沟通中冲突？ 何谓沟通沟通者，构筑管道也；通者，顺畅也。 沟通的目的是让对方

40、达成行动或理解你所传达的信息和情感，即沟通的品质取决于对方的回应。良好的沟通是要说对方想听的，听对方想说的。要想达到这个目的就必须进行有效的编码、解码与反馈。所以，真正的沟通力是100%的责任沟通，不认为“”的理解，将“对牛弹琴”沟通责任彻底归于弹琴者。 提高沟通要弄清楚听者想听什么，透过认同、赞美、询问需求的方式实现，并以以对方感兴趣的方式表达，如幽默、热情、亲和、友善。同时，在适当的机会和场所中，依据需求、变化场所。倾听时，用对方乐意的方式倾听，积极探询说者想说什么，设身处地、不要打断并积极回应、鼓励表达；控制情绪适时回应与反馈，最后确认理解，听完后澄清异议。 沟通影响执行力著名财经杂志产

41、业周刊评选的全球最佳CEO-乔尔玛奥利拉（诺基亚公司）说，一个称职的CEO要具备的素质有两条：首先是沟通的能力；还有就是对人进行管理的能力。美国著名学府对一万份人事档案进行分析，发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25 ，其余75决定于良好的人际沟通；就业指导小组调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82% 。 企业执行力不好，其中最大的问题源自于沟通，也就是说执行者没有搞清楚整个事情的来龙去脉，就开始执行操作。这种错误概率肯定非常的高。有的时候，不是不想搞明白，而是在特定的执行环境下还没有搞清楚就使然。 问题在哪呢？我们来研究中国的一句古话

42、：对牛弹琴。也是我们管理者经常挂在嘴上的一句话，意思是讥笑接受讯息的人弄不懂发送信息的人说的是什么意思。认为这个人太笨了，与他说这些是白费口舌。 当然我们知道这是一个典故：战国时代，有一个叫公明仪的，他能作曲也能演奏，七弦琴弹得非常好，弹的曲子优美动听，很多人都喜欢听他弹琴，人们很敬重他。公明仪不但在室内弹琴，遇上好天气，还喜欢带琴到郊外弹奏。有一天，他来到郊外，春风徐徐地吹着，垂柳轻轻地动着，一头黄牛正在草地上低头吃草。公明仪一时兴致来了，摆上琴，拨动琴弦，就给这头牛弹起了最高雅乐曲清角之操来。老黄牛在那里却无动于衷，仍然低头一个劲地吃草。公明仪想，这支曲子可能太高雅了，该换个曲调，弹弹小曲

43、。老黄牛仍然毫无反应，继续悠闲地吃草。公明仪拿出自己的全部本领，弹奏最拿手的曲子。这回呢，老黄牛偶尔甩甩尾巴，赶着，仍然低头闷不吱声地吃草。最后，老黄牛慢悠悠地走了。换个地方去吃草。公明仪见老黄牛始终无动于衷，很是失望。人们对他说：你不要生气了!不是你弹的曲子不好听，是你弹的曲子不对牛的耳朵啊!最后，公明仪也只好叹口气，抱琴回去了。 显然能够明白：问题不在牛，而在弹琴的人。如果你对着牛来弹琴，牛能明白吗?当然不能明白。那谁之错?显然是弹琴之人。若想实现对牛弹琴，首先要会讲“牛语”。这说明在执行当中，面对听不懂的下属，我们也要学会“牛”语了。否则你的下属怎能执行好呢?甚至被我们称之为“不拔不动”

44、。 我们再看一则故事：从前有位秀才，夜晚被蚊子咬醒，于是对睡在旁边的夫人说：“尔夫被毒虫所吸也”。秀才看到夫人没有反应，又大声地说了一遍：“尔夫被毒虫所吸也”，夫人还是没有反应。此时，秀才大怒：“老婆子!赶快起来，你老公被蚊子咬死了”。妻子闻声，赶快起来，赶走了蚊子。 这个时候，如果你的属下听完你的工作指示，而无动于衷。谁之错?主管。那么要想让属下立即行动，首先要了解属下，用属下容易接受的方式与之沟通，才是上策。有一个寓言故事：一把坚实的大锁挂在大门上，一根铁杆费了，还是无法将它撬开。钥匙走来了，他用瘦小的身子钻进锁孔，只轻轻一转，大锁就“啪”地一声打开了。铁杆奇怪地问：“为什么我费了那么大力

45、气也打不开，而你却轻而易举地就把它打开了呢？”钥匙说：“因为我最了解他的心。”所以，不要对牛弹琴，而要对牛讲“牛语”!沟通要从对方的角度出发。在管理当中，沟通的主导责任是管理者自己。 沟通技巧37项注意1、去别人家做客，当主人的话可多可少，甚至经常劝你喝茶或提建议看看电视时，你就该告辞了。人总是在感到无话可说时，才提醒别人做一些无关紧要的事。再待下去，你可能就不受欢迎了。 2、正在对上司汇报工作，他的眼睛没有专注地看着你，或者他的手指不经意的在桌子上扣几下，很可能他已对你的汇报不满意了。如果你进去时，他脚正在桌子下无聊地晃动，你说话间，他的脚忽然间停止了晃动，那他已经对你的话产生了浓厚的兴趣。

46、 3、和一个新认识的人谈话时，他的双手总是在不经意间抱在胸前，那表明他还是对你有所防备的，所以，在让他相信你以前，最好还是谨慎为之。 4、在酒桌上，一个向你频频敬酒的人，不是有求于你，就是对你有敌意，所以你还是尽快的分析一下，究竟自己属于前者还是后者。前者就赶快把话题引过去答应他，后者你就要装醉了。 5、一个人向你发出了邀请，你兴致勃勃的落实邀请时，他忽然。其实，他的邀请不过是顺口一来的说法，你就不要追究下去了，除非你想让他讨厌。 6、发现你的失误没有告诉你，比告诉你要可怕得多，特别是两个人处于竞争的工作状态时。 7、一个面对你总是夸夸其谈的人并不是骄傲，他的内心恰好与他夸夸其谈的外表相反，是

47、一个极度自卑的人。他的夸夸其谈不过是用来掩饰内心的自卑罢了。 8、无论发生什么事情，都要首先想到自己是不是做错了。如果自己没错（那是不可能的），那么就站在对方的角度，体验一下对方的感觉。 9、让自己去适应环境，因为环境永远不会来适应你。即使这是一个非常非常痛苦的过程。 10、大方一点。不会大方就学大方一点。如果大方真的会让你很心疼，那就装大方一点。 11、低调一点，低调一点，再低调一点（要比临时工还要低调，可能在别人眼中你还不如一个干了几年的临时工呢）。 12、嘴要甜，平常不要吝惜你的喝彩声。（会夸奖人。好的夸奖，会让人产生愉悦感，但不要过头到令人反感。） 13、如果你觉得最近一段时间工作顺利的不得了，那你就要加小心了。 14、有礼貌。打招呼时要看着对方的眼睛。以长辈的称呼和年纪大的人沟通，因为你就是不折不扣小子辈。 15、少说多做。言多必失，人多的场合少说话。 16、不要把别人的好，视为理所当然，要知道感恩。 17、手高眼低。 18、遵守时间，但不要期望别人也遵守时间。 19、信首诺言，但不要轻易许诺。