机关档案业务培训.doc

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1、机关档案业务培训机关档案业务培训2021年9月一、机关档案目标管理创建工作 1、适用对象： 实行或参照公务员管理的各级各类机关、人民团体、社会组织及其有行政管理职能的事业单位和金融机构、文化机构（简称“机关”）。 2、机关档案工作目标管理等级：机关档案工作目标管理等级分为省特级、省一级、省二级。 3、考评权限：省档案局统一领导全省机关档案工作目标管理考评工作负责组织全省省特级考评和省直机关三个等级的考评与复查。 市州档案局负责组织辖区内（含县、市、区）各级机关省特级复查、省一级考评和市州直机关省二级的考评及省一级、省二级复查。省特级复查材料须报省档案局备案。县级档案局负责组织辖区内（含乡镇）机

2、关省一级复查和省二级考评与复查。省一级复查材料须报市州级档案局备案。上级档案局可随机对下级档案局组织的考评工作进行抽查。 4、考评程序：考评程序依次为申报、预检、公示、评审、审批五个步骤。 5、考评标准：省一级达标分数线为90分；省二级达标分数线为80分。考评内容和标准见湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表。 6、考评等级效力： （1）等级时效时间为三年。 （2）取得档案管理等级证牌（证书）的机关应在有效期满的当年提出复查申请由相关档案局按照考评权限组织复查凡到期未复查单位相应等级自动失效。 （3）奖励：按照档案法、湖北省档案管理条例及相关规定在有效期内,可以享受档案达标先

3、进单位奖励政策。 二、机关档案规范化建设 （一）设施建设：机关档案工作的设施建设主要包括机关档案用房、设施设备的配置、库房建设与技术管理、荣誉陈列室建设等条件性的工作。 1、机关档案用房 档案用房的面积要能满足工作的需要一般的机关要做到库房、办公室、阅文室“三室分开”。 2、设施设备的配置 机关档案库房的设施设备要配置统一规范的铁皮柜或密集架、目录检索柜、除湿机、空调机、温湿度计、防磁柜、计算机、复印机、照相机和灭火器、报警器等设施设备。 3、库房管理 库房安全保管防护措施要达到防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防磁、防病毒等十防要求。 4、实物档案陈列室建设 （1）实物档案陈

4、列室基本条件 实物档案陈列室应是机关独立固定的、能满足需要的陈列场所便于机关干部参观和接受教育。室内设置应有橱窗、橱柜、展板、声像和安全保护设施设备。一般有实物陈列的实体内容又有图文并茂并能充分反映机关历史面貌内容的喷绘展板。 （2）实物陈列内容 机关在开展各项工作活动中形成的奖牌、奖杯、锦旗、证书、字画、印章、编研成果及其它在业务活动中产生的有保存价值、反映本部门和单位工作特点的实物经编号后按其类型分别排放在橱窗、橱柜内。 （3）展板制作内容 机构沿革篇。主要反映本机关组织机构沿革历届班子主要领导的照片及简介现任领导班子成员集体照片及简介。其中组织机构沿革可采用文字和图表的形式设计。 领导关

5、怀篇。主要反映党和国家领导、上级和本级党政领导、上级主管部门领导在视察、检查、指导本机关时形成的照片及文字说明材料。 业务建设篇。主要反映本机关在不同阶段、不同方面重大业务活动中取得的重大成绩、成果和效益的照片及文字说明材料。 机关建设篇。主要反映本机关文明创建、职工文化教育活动、机关现代化设施设备与管理等方面的照片及文字说明材料。 廉政建设篇。主要反映本机关党风、政风、行风廉政建设与管理情况的照片及文字说明材料和运用正反典型对干部进行激励和警示教育的材料。 （二）制度建设 1、机关档案管理基本制度 机关档案管理的基本制度主要包括：档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案统计制度、档案鉴

6、定、销毁制度、档案人员岗位责任制度等。 2、机关档案分类方案、归档范围、保管期限“三合一”制度 （1）落实国家档案局8号令精神。 一是国家档案局8号令中的附件文书档案保管期限表是编制各机关和单位具体的文书档案保管期限表的依据。各单位要按国家规定结合实际重新编制本单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表即“三合一”制度。编制的范围只限于机关和单位文书档案各机关和单位专业档案不在此次编制的范围其它门类的档案仍按原有关规定执行。 二是文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审定单位发生了变化。以前各机关制定的文件材料分类方案、归档范围、保管期限表经本机关领导批准后执行并报同级档案行政管理部门备案。

7、三是档案保管期限不同于以前。规定实施后档案的保管期限由过去的永久、长期、短期三种变化为现在的永久和定期两种其中定期又分为30年、10年两种。 （2）“三合一”制度填写方法。 分类方案：包括门类和类别。门类：填写文书文件材料、科技文件材料、会计文件材料、声像文件材料、电子文件材料、实物和专业文件材料名称。类别：填写分类类名。 归档范围：归档范围是“三合一”制度中的核心内容机关各业务部门在职能活动中形成的具有保存价值的各门类、各载体的文件材料要全部列入归档范围。归档文件材料内容、一般由责任者、问题、文件材料名称组成。 保管期限：逐条对应填写文件材料保存的期限。 3、系统档案工作管理制度 系统档案工

8、作管理制度按系统或行业的特点由上级主管部门制定或由上级主管部门与档案行政管理部门联合制定。 4、全宗的划分 一个立档单位(即具有独立法人资格的单位)在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。 （1）新成立的机关、一个机关分为两个以上机关、几个机关合并为一个机关均应分别建立新的全宗。机关改变领导关系、名称但其工作性质和业务范围未发生变化(如教育委员会改为教育局)仍接继原来的全宗但应在全宗介绍和立卷说明中注明。 （2）一个机关几块牌子可设立联合全宗或以为主的名称设立全宗。（如纪委、监察厅可设联合全宗省移民局、省三峡工程建设移民局以省移民局名称设全宗）。派出性机关按其主管部门的要求单设全宗

9、或不设全宗。 （3）无人员编制的委员会(如保密委)其档案归入其相应的办事机构(保密局)全宗。 （4）独立的二级单位分设全宗。内设机构不建立全宗距离较远的内设机构和不设立全宗的派出性机构其档案可用分类与目录号单独管理。 （5）全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗并列标明有关单位名称。 三、机关档案整理方法 （一）文书档案 1、收集 （1）应归档的文件材料 本单位形成的文件材料。一是会议文件材料。二是正式文件。三是较重要的材料。 上级单位的文件材料。一是需贯彻执行的会议主要文件材料,本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件;领导人、人民代表等视察、检查本单位的文件材料(含声像材料)

10、。二是代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本(包括报纸、刊物转载的文件材料)。 同级单位和非隶属单位的文件材料。 一是虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件。二是对本单位检查的重要文件。三是重要的来往文件。 下级单位的文件材料。一是下级单位报送的重要工作计划、总结、报告、典型材料、报表、预决算及法规性备案文件。二是直属单位报送的重要科技管理性文件材料。 （2）不归档的文件材料： 本单位的文件材料一是重份文件。二是无查考利用价值的事务性、临时性文件。三是未经会议讨论未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿。四是从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。五是无特殊保存价值的信封一般

11、性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。六是单位内部互相抄送的文件材料不应履行公文的行文、介绍信等。七是本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。八是为参考目的从各方面收集的文件材料。 上级单位的文件材料。一是上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件普发供参阅、不办的文件材料。二是上级单位发来供工作参考的抄件。三是上级单位征求意见未定稿的文件。 同级单位和非隶属单位的文件材料。一是参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。二是非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 下级单位的文件材料。一是下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文

12、件材料。二是越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。三是下级单位抄报备案的一般性文件材料。 （3）在实践中应注意如下问题： 常多归的文件材料：党政机关的非法规性的一般文件,上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件,本单位一般文件的草稿,内部抄送的文件材料, 不应归档。 常漏掉的文件材料：一是白头文件材料”,如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组(党委)或行政会议记录等。二是会议文件材料,如本机关召开的专业会议,到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。三是人事文件材料如进编通知单、增人计划卡、干部花名册、编制花名册等。 文件材料的规范性问

13、题： 一是文书文件材料中本单位纸质正式发文和会议材料应收集两套（一套归档一套用作文件汇编。本级发文里必须包括：正文、发文稿纸（在领导签字处盖公章）、历次修改稿。二是档案里不允许出现“三色笔”（铅笔、彩笔、圆珠笔）。三是根据湖北省归档文件整理实施细则规定第七条规定文件处理签随文件一并归档发文处理签排在正本之后定稿之前；收文处理签排在收文之前。 2、整理工作程序： （1）件的确定 正本与定稿为一件正本与附件为一件正本与文件处理单为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件。 来文与复文。同年度的（请示与批复、来函与复函）一件；跨年度的作为两件分别存放于形成年度并在各自的“归档文件目录”备注栏中分

14、别注明。 成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件；采用活页用纸的会议记录一次会议的记录为一件。 不宜分开的材料如：一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少可以分别作为一件或多件； 格式相同的单页表格如登记表、审批表等。 （2）归档章内容的填写 全宗号 归档年度 室编件号 机构或问题 保管期限 馆编件号（3）装订方法 归档文件要按件装订。要编写页数、盖归档章同时凡保管期限为永久、30年的档案需去钉才能装盒。 装订时正本在前定稿在后；复文在前来文在后；正件在前附件在后。一是使用封套（未进行扫描的档案）；二是线订（已进行扫描的档案）。10页以下

15、的文件在左上角1.5CM_1.5CM的位置打孔装订；10页以上的文件用“三点一线”的方法在文件左侧装订。 （4）分类、划期 归档文件采用年度保管期限进行分类即先将归档文件按其形成年度分开同一年度的按保管期限分开划期按照国家档案局8号令执行。文书档案分为永久、定期（30年、10年）。 （5）排列 同一年度、同一保管期限的归档文件按机构（或问题）排列；同一机构（或问题）的按事由结合时间、重要程度等排列。 （6）编号 同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类每年要编制永久、30年、10年各自独立的流水号。 （8）装盒 将归档文件按保管期限和室编件号顺序装入档案盒并填写档

16、案盒封面、盒脊与备考表项目。不同保管期限的归档文件不允许装入同一档案盒。 （二）科技档案 1、收集范围 基建文件材料：可行性研究、任务书。设计基础资料。设计文件。项目管理文件。施工文件。监理文件、资料。工艺设备文件。科研项目文件材料。涉外文件。生产技术准备、试生产文件材料。财务、器材管理文件材料。竣工验收文件。 设备仪器文件材料：收集本单位汽车、锅炉、服务器等较重要的设备仪器文件材料。 2、立卷 基建文件材料按项目分类基建文件材料少的单位一个基建项目文件材料组为一卷；其管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列其他材料按项目的阶段或专业排列；按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计

17、、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等阶段排列卷内文件材料。 设备仪器文件材料可按设备用途分类。卷内材料按购置设备依据性材料、开箱验收、安装调试、随机材料、运行、维护等顺序排列。 3、案卷内文件材料的排列 4、装订、编写案卷页号 装订的案卷其卷内文件有书写内容的均应编写页号顺序均从“1”开始一页一号用阿拉伯数字编制。 不装订的案卷可以以件为单位编写页号每件页号均从“1”开始案卷内的文件材料要按卷内目录的编排次序排列并在每份文件材料首页右上角加盖档号章。 装订成卷的案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 5、编制卷内目录 序号：按卷内科技文件材料排列先后顺序从“1

18、”起依次标注序号。 文件编号：填写文件的文号或图样的图号没有文件编号的文件可不填写。 责任者：填写文件材料的直接编制单位或个人名称。 文件材料题名：填写文件材料的标题全称如没有标题的要重新拟写文件标题并加 号。 日期：用8位阿拉伯数字填写如20_0406。 页号：填写每份文件材料首页的页号。卷内最后一份文件材料应填写起止页号。不装订的科技档案填写每件材料的页数。 备注：填写文件材料需要补充说明的情况。 6、编制案卷封面 案卷题名：又称案卷标题是该案卷内全部文件材料的总标题包括以下“三要素”内容：科技项目（工程、产品、设备）名称+文件材料的内容特征+文件名称（即文种）。 立卷单位：应填写负责科技

19、文件材料组卷的部门或项目负责部门一般小单位可写立档单位名称。 起止日期：应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期起止时间用“”号连接。 保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 档号：如全宗号Kj11 7、填写备考表 8、装盒 9、填写案卷目录 （三）会计档案 1、收集范围 （1）会计凭证（KJp)。主要指：原始凭证、记账凭证和汇总凭证,银行存款余额调节表。 （2）会计账簿(KJz)。主要指：日记账,明细账、总账、固定资产卡片,辅助账簿,涉及外事的会计账簿。 （3）财务报告(KJb)。主要指：财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表及文字说明。 （4）其他会计文件材料(KJq)。主

20、要指：会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册、银行对账单等。 2、会计档案保管期限 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 序号 档案名称 财政总预算 行政事业单位 一 会计凭证类1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 10年2 各收入机关编送的报表 10年3 行政单位和事业单位的各种会计凭证15年 4 各种完税凭证和缴、退库凭证5 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 15年6 农牧业税结算凭证二 会计账簿类7 日记账15年 8 总账 15年 15年 9 税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年 10 明细分类、分户账或登记簿 15年 15年 11 现金出纳账、银

21、行存款账25年 12 行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）三 财务报告类13 财政总预算 永久14 行政单位和事业单位决算 10年 永久 15 税收年报（决算） 10年（四）声像档案 1、照片的整理 （1）收集范围：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片；本单位组织或参加重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要情况和现象的照片； 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片；其他具有归档保存价值的照片。 （2）照片档号的编制 档号内容及书写格式为

22、“全宗号分类号及保管期限代码册号张号”或“全宗号分类号及保管期限代码张号”。 如“014-Szy-3-5”,表示014号全宗声像类照片档案永久保管期限第3册第5张。 （3）照片册的选用 应使用国家规范的照片册同一单位的照片册不得随意变动。对普通照片册放置不下的大幅照片连同一册同组照片编号在空白处写大幅照片存放位置将其放入专用的档案袋（筒）或档案盒中在该照片的档案袋上贴文字说明。 （4）照片说明的填写。 题名概括说明照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容； 照片号填写照片的档号； 参见号填写本张照片与其他相关档案互见档号； 拍摄时间用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间如20_0607； 摄影者填写

23、个人姓名必要时可加写单位； 文字说明综合运用时间、人物（含人物的单位、职务、姓名、方位）、事由、地点、背景等要素概括揭示照片信息和其他需要说明的事项（如照片版权、来源等） （5）照片目录的编制 （6）数码照片的整理方法 数码照片在全宗内按“年度保管期限”分类依逻辑关系建立文件夹管理。不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹。同一文件夹内的照片按形成时间结合重要程度顺序排列。一组有密切联系的数码照片应集中排列在一起。每张数码照片应编写说明说明编写方法同纸质照片。数码照片有打印照片的应注明互见号。数码照片和说明文件（T_T格式）统一用档号命名。 2、录像、录音 按保管期限年度问题分类。录音带、录像

24、带的整理方法基本一样他们在一般情况下不需进行案卷组合直接分类、编号编目、排列。应当强调的是录音带与录像带应分开整理不应混合排列与编号。 分类：在一般单位录音带、录像带较少此时可将录音带、录像带分开后按其收到的先后次序编号、编目、排列即可。 编号：按湖北省机关档案工作业务建设规范规定全宗号类别保管单位号。如：014Sy1 014Sx1 （五）电子档案 1、收集 收集范围： 对上年度本单位制发文件的电子文档； 政务邮箱收到的重要文件； 数码照片底片。 数据备份的方式为双套制一是移动硬盘备份二是刻录光盘备份。 禁用软盘、U盘存储档案。 2、整理 电子文件整理前应进行真实性、完整性、有效性检验应保存文

25、件修改过程并记录软硬件环境填写“电子档案转移记录”。 光盘编号方法是：全宗号Dg1。电子文件整理质量应符合电子文件归档与管理规范的规定。 3、电子档案目录 （六）实物档案 1、奖品的整理 主要有奖状、聘书、荣誉册、证书、锦旗、奖品等带有明显荣誉性质的物品。案卷号采取按年度进行编号一件奖品为一个案卷号档号的编写为全宗号+目录代号+案卷号如014SWj1。 2、印章的整理 印章档案归档范围：上级或有关管理机关制发给本单位对外行文使用使用期结束后因各种原因未上缴制发机关的单位法人、相关组织（党、团、工会、学会、协会等）、法人代表及其办事机构的印章；本单位制发使用到期的有档案保存价值的内设机构和业务工

26、作专用印章；本单位制发给下级单位使用使用到期后收缴回来的下级单位法人、相关组织、法人代表及其办事机构的印章； 历史上接收的各种有档案保存价值的印章。 印章的保管期限是： 对外行文使用的机构和组织法人、法人代表及其办事机构印章、反映本地各个历史时期纂刻的艺术印章永久 内设机构和业务（如行政审批等）印章15年 无保存价值的及时销毁处理严重破损和一般事务性的不归档。 印章的档号编写为全宗号+目录代号+案卷号如014SWy1。 四、档案管理违法违纪行为处分规定 档案管理违法违纪行为处分规定（简称规定）是为了预防和惩处档案管理违法违纪行为有效保护和利用档案由监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局联合制

27、定公布。 规定自2021年3月1日起施行。 规定共22条根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国行政监察法、中华人民共和国公务员法和行政机关公务员处分条例等有关法律、行政法规制定。 规定中所称的档案是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。 1、档案管理违法违纪行为 违法违纪行为指行政机关及其公务员违反法律、法规、规章以及行政机关的决定和命令应当承担纪律责任的行为。处分规定采用列举方式确定了二十种违法违纪行为。 档案征集违法违纪行为。处分规定第三、四、十五条列举了档案征集工作中的三种违法违纪行为它们是： （1）将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料而据为己有、拒绝

28、交纳归档的行为； （2）拒不按规定向指定的国家档案馆移交档案的行为； （3）违反规定扩大或缩小档案接收范围的行为。 档案保管违法违纪行为。处分规定第五、六、七、八、九、十、十一、十四、十六条列举了档案保管工作中的十一种违法违纪行为： （1）出卖、违反规定转让、交换以及赠送档案的； （2）利用职务之便将保管的档案据为己有的； （3）因工作不负责任、不遵守档案制度导致档案损毁、丢失的； （4）擅自销毁档案的； （5）涂改、伪造档案的； （6）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的； （7）携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的； （8）擅自提供、抄录、复制档案的； （9）擅自公布未开放档案的；

29、 （10）在档案利用工作中违反国家规定收取费用的； （11）拒不按照国家规定开放档案的。 档案安全违法违纪行为。共六种分别是： （1）未配备必要安全设施、设备的； （2）未建立档案安全管理规章制度的； （3）明知档案面临危险而不采取措施的； （4）安全事故发生后不及时组织抢救的； （5）隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的； （6）干扰阻挠调查的。 2、档案管理违法违纪行为责任主体 处分规定将有档案管理违法违纪行为应当承担纪律责任的主体统称“有关责任人员”具体分为五种： （1）行政机关公务员 （2）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员 （3）行政机关依法委托从事公共事务管理

30、活动的组织中从事公务的人员 （4）企业、社会团体中由行政机关任命的人员 （5）事业单位工作人员。 3、处分种类与处分决定 依据行政机关公务员处分条例处分规定确定了六种行政处分：警告、记过、记大过、降级、撤职和开除。 4、复核与申诉 对有档案管理违法违纪行为的人员作出书面处分决定之后必须及时送达被处分人签收依据公务员法的相关规定被处分本人对处分决定不服的可以自知道该处分决定之日起三十日内向原处分机关申请复核对复核结果不服的可以自接到复核决定之日起十五日内向同级公务员主管部门或者作出该处分决定的机关的上一级机关提出申诉也可以不经复核直接提出申诉。 5、案件移送 为了确保落实实施处分的责任处分规定建立了案件移送制度。 一方面规定任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件时认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的应当及时移送档案行政管理部门依法查处并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。 另一方面也规定档案行政管理部门查处档案管理违法案件时认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的应当及时移送任免机关或监察机关依法查处并将处理结果书面告知档案行政管理部门。通过建立案件移送制度将最大限度保证了对有档案管理违法违纪行为处分的责任落实。 第 23 页 共 23 页