六、公司文书制作制度.doc

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1、六、公司文书制作制度六、公司文书制作制度 第一条 适应范围 凡公司内的公务文件除有特殊规定外一律依照本制度制作。 发往公司以外的文件除有特殊规定外也适用本制度。 第二条 名义 公务文件的往来以各部门经理的名义签署有些简单事项的文件应以部门的名义签署。 第三条 呈交公司经理的文件 凡需呈递公司经理文件须逐级上报。各级主管须在调查核实的基础上写出意见注明需呈报经理的理由然后上报。若不需呈报则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日。 第四条 文书格式 1公务文件应使用楷书尽可能简单准确。 2陈述理由和经过时若正文繁复则将此部分内容作为附件记在另外的文件上。 第五条 文件编码 文件上应有

2、制发单位规定的号码还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日以便处理。 第六条 书写格式 1通常在第一行写文号第二行写文件内容的标题另起一行写制发年月日、制发者名称再一行写明收文件人的姓名然后再写文件内容。 2在属于提复审报的情况下通常采取在文件末尾处用后记的形式证明在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。 3由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称必要时要写上号 码和年月日。 第七条 签署应用 文件制发者及收件者应注明职务根据情况只署姓名。在文件制发者个人（或单位）的下方盖上制发者个人或制发单位的印章作为文件处理的依据。但同时发往多个单位的文件如通知

3、等为了简便多采用印制好的印刷品此时签名或盖印可省略。 第八条 封签上的记录 文件信封上的记录依照以下各条进行。 1在用于普通文件的信封上要写明送达单位的名称同时在左侧写上是否加急、挂号等并在其下写上发文号码信封背面写发文单位。 2秘密文件的信封上除要在正面的左侧写上“秘”外其他参照第一项。 3必须由收文者亲自开启的文件信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样。 4机密文件要用二层信封内封上写文件标题外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样。 5文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样。 6本条第一项中所列内容除有关机密的外简易的文件可依照第二条进行只要在封面左下角用

4、小号字印上单位名即可。 第九条 文件用纸 文件所用纸张另行规定（略）。 第十条 墨水 文件原则上应用黑色墨水书写在使用墨水时要选用性能较好的纸张文字应清晰可辨。 第十一条 文件种类的区分 部门经理发文应根据文件的不同作用按以下原则区别使用不同文种。 1提案不仅仅是发出的指令而且希望将其意见进行广泛讨论。 2承认就有关事务进行认定。 表23-9 定期报表发送记录 报表名称 类 别 报告提出日期 份数 呈 送 单 位 日报 月报 年报 1现金收支表 隔日或翌月1日 1 副总经理 2营业报告表 隔月初日 2 自存 副总经理 3损益表 隔月15 3 自存 副总经理 总经理 4资产负债表 ” ” ” ”

5、 ” 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 3请求所报内容等候裁定。 4报告关于指示的答复性汇报。 5申请请求对自己或有关事项处理的许可和承认也可用于单方面提出申请。 第十二条 指示类文件的区别 公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用。 1指示对申请、请示及要求的答复。 2传达有关事务上的指令。 第十三条 电文 依靠电信传达的文件要求特别简明避免使用容易误解的文字并省略敬语以使电文简短。电报通常在结尾处注明发电单位的代号。重要的电信文书在发出电报的同时还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人。 第十四条 本制度自颁布之日起实施。 第 5 页 共 5 页