办公室事务管理特征.docx

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1、办公室事务管理特征 1、办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性 2、办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理 3、办公室事务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室事务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。 4、办公室环境布置的目的： 一、创建舒适而又工作效率高的环境。 二、塑造组织形象。 三、建立挡驾制度。 四、有利于保密工作。 5、办公室和接待室的管理： 一、要建立器具和备用品的台账，简明记载购入时间、修理经过。 二、器具和用品脏了、坏了时，应马上找有关部门支配更换或修理。 三、留意保持室内的清洁，常常打扫。 四、留意预防火灾，

2、要了解灭火器和紧急电话的运用方法，以及灾难发生似的避难途径，对遇有紧急状况须要拿走的文件也要放好。 五、对橱柜、房门等的钥匙，要仔细管理，防止丢失，留意保密。 6、请示方法与报告方法：请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司恳求指示，或无权处理时，向上司恳求批准。上司必需做出答复或批复。报告，则是文员向上司反映状况，提出建议，或应上司要求做出汇报。上司不肯定答复或批示。这是两种不同的概念和方法。请示与报告肯定要分开运用，两者的作用，两者的作用、意义不同。请示必需事先。报告则可以在事先、事中、事后。该请示的作了汇报，上司可能听过、看过后不作批复，会误事；该报告的作了请示，可能造成上司误批，也是

3、文员的失职。 请示具有以下的内容和形式： 1、请示内容：必需是自己难以处理或无权处理的事，恳求上司赐予指示或授权办理。 2、请示形式：可以是口头形式，也可以是书面形式。请示必需要留意：A、请示要对口。B、请示要单一。 报告要简明：要求主旨明确，内容简要，条理清晰，以节约上司的时间、负担。冗长和空洞是文员写报告的大忌。报告具有以下的内容和方式。 1、报告内容：一是定期报告工作状况和进程，让上司刚好了解下情，随时作出指导；二十工作中发生的重大问题，让上司刚好作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作是参考；四是应上司的要求汇报状况。文员主动汇报状况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上

4、司的工作。 2、报告方式：口头和书面形式。重要 状况、重大事项采纳书面形式，必要时可以附上文员自己对状况的看法和看法，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。 7、变通方法和挡驾方法： 一、变通方法，通常状况下，文员必需遵章办事，但在特别状况下，文员可采纳变通方法，敏捷从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特别困难，文员可以在政策允许的范围内赐予特别的照看和临时安置。对新状况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，做出合乎情理的处理。 二、挡驾方法，对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是爱

5、护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要留意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正缘由告知对方，只须要礼貌的、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。A、电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告知对方，短暂不能接或上司不在，将内容登记，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。B、来访挡驾。先问清来由，推断有无必要引见上司，或先做请示。C、会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉的谢绝。 8、内宾接待的一般程序与内容：A、接受任务B、了解来宾C、制定安排D、预定食宿E、迎接来宾F、协商日程G、支配会谈H、陪伴参观I、送别客人J、接待小结。A、文员从上司

6、处接受接待任务。B、文员了解来宾的人数、身份、性别、来意、要求、日期、交通工具的班次与详细时间、内容和日程的初步要求、何时返回、返程交通工具等等。C、文员按来客和上司的要求制定安排，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务安排等等，经上司批准后逐项打算办理。D、文员按安排在款待所或宾馆预定膳食、客房或床位、打算车辆等。E、文员在预定日期、时间随车到机场、车站、码头去迎接客人。F、文员将客人接至款待所或宾馆后，即与对方人员或相应人员商定日程支配。G、文员将商定日程汇报上司，接着支配双方会见或会谈事宜，并应打算好会谈需用的资料。H、如支配参观访问，文员应陪伴、介绍，并负责交通、餐饮、休息、平安等

7、。I、客人访问结束返回时，文员应提前代办车船机票并将客人送至车站、码头、机场。J、重要的接待一结束，文员及经办人员应仔细进行小结并向上司汇 报。 9、外宾：G、礼节性探望、H、宴请I、正式会谈J、签订协议书K、陪伴参观巡游L、互赠礼品M、欢送来宾N、接待小结。 10、承办来信留意事项： 一、拆封信件前，要检查信封、邮票是否完整；对随信附寄的证件、票据、现金等要逐项点清，具体登记，妥当保管，一般不要随信下传；转发信件时要保持原信封、邮票的完整。 二、登记信件时，要书写工整，字迹清晰，摘录登记内容要言简意颏；须要呈送领导、上司批阅的信件，要附上“信件呈阅单”。 三、对初次写信者，承办起先就要复信或

8、回告承办状况，避开重信或越级上访。 四、对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或是涉及基层负责人的信件，如须要转（交）办的，只能将信件转（交）被举报、申诉或涉及单位（负责人）的上级或有关部门处理，不得将信件转交给被涉及的单位或本人，以爱护举报人的合法权益。 五、对下列状况的信件，不再承办，但可作为已经处理的信件登记和统计：A、已经结案处理的，本人要求过高并明显不符合政策规定的；B、精神患者的来信；C、没有详细内容和清洁的匿名信；D、有过激言论或谩骂领导、上司而无须转公安部门查处的匿名信（但对反动言论或肆意攻击党和国家领导人的信件，应转公安部门处理）；E、其他经过认定不再承办的信件。 11

9、、接待来访的留意事项： 一、组织领导应当定期或不定期地亲自接待群众来访，如我国很多城市已设立了“市长接待日”、“局长接待日”等制度。 二、企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室（台）、服务岗或监督岗等。 三、接待人员应当有比较高的思想修养和较强的业务实力。 四、接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者（单位）、姓名（名称）。 12、会议出席者的位置： 一、领导者（主持人、主席）要坐在全部与会人员都能看得清晰的位置。且其位置要简单运用黑板、投影机等。 二、负责记录的人，为了清晰地看得见发言者，一般是坐在发言席的正前方。 三、其余参与会议的人，要

10、坐在能看清发言者、黑板、荧屏的地方，而且尽可能看得到其他的位置。假如必需指定座位时，桌子上要放置号姓名牌。 四、列席人员。他们虽然能发言，但没有议决权。不是会议的正式成员。为不阻碍会议的正式进行，是坐在会议正式 人员的后方。重要会议须要预先制作座位卡或姓名牌，并依据职位凹凸或上司的意图精确放置到位。 13、会议的安排与打算：（ 1、实行会议的确定 2、参与会议的人选 3、会议日期、时间的确定 4、会议场所的选择 5、议程表制作和执行方法 6、会议通知的写作和传达方法 7、会议资料的打算 8、会议场所的布置 9、出席者的位置 10、会议用品的打算 11、为来宾支配膳宿等） 14、文秘人员怎样提高

11、会议效率：（ 1、遵循法律法规 2、合理确定会议目标 3、确定必要的与会者 4、削减会议数量 5、缩小会议规模 6、简化会议程序 7、缩短会议时间 8、限制会议经费 9、分析会议成本） 15、会议成本的计算公式：会议成本=23(G+S)Tn+后勤开支=6(G+S)Tn+后勤开支。公式中：G-参与会议人员的每小时人均工资数；S-参见会议人员每小时人均其他收入数；T-参见会议人员人均到会时间；N-参与会员人数；后勤开支等于支票开支、现金开支和实务开支的总和。 16、日程支配的意义：所谓日程支配，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等做安排、实行、变更及调整”。概括的说，是指“文秘人员为使管理者

12、（上司）能够有效发挥其功能所做的辅佐活动”。 17、日程支配安排的变更和调整：（ 1、在制作日程支配安排时，要根据业务动态预料可能召开的会议或集会，而保留富裕的时间。 2、最重要的是上司与文秘人员之间必需有亲密的联系，这样就能避开任何一方不当心所犯的错误。 3、也须要与有关部门的文秘人员彼此联络，以便能预先获得会议等信息，并通知上司。 4、对于变更及信息的追加，每一次都要在主要的日程支配上填写，同时也要通知上司及全部相关人员。 5、日程支配安排表上的行动被注销时，要马上和上司联系，以便能够讲别的行动安排编入。 6、为了在发生变更时能够快速地应对，要事先打算好与相关人员的有关事项。） 18、日程

13、支配安排管理：提示工作：（ 1、电子提示系统 2、人工提示系统） 19、文秘人员为上司商务旅行的打算工作： （ 1、打算旅行安排和旅馆信息 2、制定约会安排 3、为商务洽谈收集资料 4、确定旅行用品 5、行李问题 6、支配差旅费 7、建立旅行旅馆信息资料库 8、办理旅行保险。） 20、旅行过程支配：（ 一、旅行中的留意事项 1、假如在国外旅行，应争取把房间订妥，如不须要了则要刚好退订。 2、在国外期间，应尽可能运用旅行支票，少携带现金。 3、在国外旅行，应留意时差。 二、旅行时饮食支配。公务旅行过程中，对起居要留意平安舒适，对饮食则要考虑卫生、便利。 三、旅行时的平安防范。旅行时要妥当保管好随

14、身携带的珍贵物品如钱物和重要文件，或随身携带，或存放于宾馆的保险箱内，以免失窃及泄密等恶劣状况。） 21、交际业务应留意的问题：（ 1、消息要正确。得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证的确，可能产生严峻的后遗症。 2、适当的时机。交际应酬要讲究实效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系。 3、遵循传统。处理应酬事宜，必需根据当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式或物品来表达自己的诚意。） 22、受意方法：受意是文员接受和领悟上司意图。一种是干脆受意，即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的

15、看法和想法等。这种干脆受意，易于推断和领悟。另一种是间接受意，指上司在平常随意交谈状况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的看法和看法等。文员要擅长领悟上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中意图当做上司的受意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。文员还要防止自作聪慧地去捕获上司的“默许”和“示意”，以免弄巧成拙。要做到： 1、备好记录本，记录下指示要点。 2、留意倾听，专心推断指示的用意。 3、必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话。 4、如有不同看法，可以公开提出，但要言之有理，并要留意方式、看法。 办公室事务管理特征 办公室事务管理规定 政府办公室事务管理规定 办公室事务管理常见复习考点 学生事务管理办公室工作总结 学生事务管理办公室工作总结 办公室事务管理员岗位职责 办公室行政事务管理制度 行政办公室事务管理制度与规范 社会事务管理办公室职责及人员分工（优秀） 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第13页 共13页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页第 13 页 共 13 页