项目档案资料管理制度.doc

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1、项目档案资料管理制度_国际物流港有限责任公司 项目档案资料管理制度 第一章 总 则 第1条 编制依据：为充分发挥项目档案资料在项目建设、管理、维护及综合验收中的作用强化公司项目档案资料管理工作确保项目档案资料的准确、完整、安全和有效利用根据档案管理的相关规定结合公司的具体情况制定本制度。 第2条 定义：本制度中的项目档案资料是指在开发建设项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的材料的总和是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。 第3条 目的：在项目施工及项目管理全过程中妥善处理和保管由各部门管理的资料文件以便于规范管理收发、移交、归档、查阅、借用等一系列相互

2、关联、衔接有序的工作。 第4条 遵循原则：项目档案资料管理遵循“及时整理分类清晰检索方便收发有据”的原则。 第5条 保密原则：档案管理过程中需做到合理利用并注意保密确保公司利益不受损害。 第6条 归口部门： 办公室为项目档案资料的归口管理部门行政总监为本制度执行监督人。 第二章 项目档案资料的分类、收集、整理 第7条 项目前期文件资料 (一) 可行性研究资料 1、项目建议书及批复; 2、可行性研究报告及批复; 3、项目评估意见; 4、环境影响报告书（表）; 5、设计任务书、计划任务书; 6、选址意见书。 (二) 基础、设计、施工前准备资料 1、基础资料 （1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察

3、报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明； （2） 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录； （3）水文、气象、地震等其他设计基础资料。 2、设计文件 （1） 初步设计文件资料：总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计； （2） 技术设计：建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样说明书、工程预算、计算书、材料表等； （3） 施工设计：施工图、施工说明、设计计算书、施工预算 （4） 经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。 3、施工准备资料 （1） 征用土地批准文件及红线图 ； （2） 拆迁文件、补偿安置协议书（本项目无）；

4、（3） 环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、城建、档案等部门审查意见书及认可文件资料； （4） 水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书； （5） 建设工程规划（规划用地）许可证（附图、附件）施工许可证 ； （6） 项目参加单位（设计、勘察、施工、监理单位）工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。 第8条 施工技术文件资料 （一）、开工报告、停工、复工报告； （二）、施工组织设计、施工方案； （三）、图纸会审纪要； （四）、工程技术、质量、安全措施交底； （五）、工程定位放线、测量记录、验线记录； （六）、土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、

5、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图 ； （七）、地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录 ； （八）、基础、主体中间验收记录构件吊装记录 ； （九）、混凝土施工日记 十技术复核记录； （十一）、隐蔽工程验收记录包括安装工程； (十二)、工程沉降观测、变形观察记录； (十三)、主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告； (十四)、构件合格证 十五砂浆、混凝土试块试验报告； (十六)、水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录； (十七)、工程变更设计联系单； (十八)、混凝土缺陷修补记录、补强记录； (十九)、工程质量事故及处理材料； (二十)、其他特种记录（沉井、沉箱）等； (二十一)、单

6、位工程竣工验收记录； (二十二)、单位工程质量综合评定表； (二十三)、分项、分部工程质量评定表； (二十四)、竣工报告； （二十五）、交工验收材料 ； （二十六）、设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料； （二十七）、施工技术总结工程监理总结工程试运行记录； （二十八）、工程竣工验收会议纪要、备案表； （二十九）、工程质量监督报告； （三十）、工程质量保修书； （三十一）、工程决算、决算审计。 第9条 竣工图文件 （一）建筑安装工程 1、各类建筑、结构专业图 2、各类电气专业图 3、电信专业图 4、煤气专业图 5、各类给、排水工程专业图 6、供热、冷专业图 7、 有关消防、抗震、楼宇智能

7、、电梯、工艺等竣工图。 （二）地下管线工程 1、总平面图 2、纵断面图、横断面图、结点详图 3、构筑物结构图 4、各种管线特征点图 5、管网综合图。 第十条 竣工测量文件资料 （一）综合性资料 1、竣工测量地形、地下管线技术资料 2、竣工测量施测方案 3、竣工测量技术总结及测量精度分析 4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。 （二）控制资料 1、 管线控制加密控制点的观察手簿 2、光电测距记录 3、水准观测手簿 4、 平面、立面求算值的计算书 5、控制点分布略图、成果表。 （三）地形测量资料 1、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图 2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。 第十一条 项目监理

8、资料（一）由施工单位提供的施工组织设计施工方案报审表 （二）监理规划、监理细则 （三）监理通知、不合格工程项目通知 （四）工程延期、费用索赔审批表 （五）工程部分暂停报告 （六）工程移交证书。 第十二条 会计档案资料会计档案资料一般由财务部保管一年时间后移交公司档案管理部门。 第十三条 声像资料 主要记录和反映项目奠基、开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部全貌、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。 第十四条 在项目建设过程中项目部、办公室、财务部等部门应在各自的职责范内负责项目资料的形成、积

9、累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全、加以整理、及时移交。 第十五条 有关人员在收集、整理档案资料时应按城建档案技术标准严格把好质量关。档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。凡由易褪色书写材料如复写纸、热敏纸等形成的文件资料应附复印件。 档案文件资料不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔）书写、绘制。照片（含底片）和声像材料要求图像清晰 声音清楚解说与画面同步照片与声像材料的文字说明准确精炼电子档案软盘、光盘等应符合国家有关标准。 第三章 项目档案资料的组卷、入档 第十六条

10、 组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点保持卷内文件的有机联系分类科学、组卷合理。 第十七条 项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷；项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。 第十八条 施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列；竣工图按专业、图号排列；文字在前、图样在后。文字装订图纸不装订。 第十九条 案卷文字材料要用线绳三孔装订图纸统一折叠成四号图纸规格297mm210mm。 第二十条 案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背；编写案卷页号页号位置是文件资

11、料正面右下角双面书写文件资料背面为左下角。 第二十一条 项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为310mm220mm。厚度一般为20mm30mm40mm50mm四种。 第四章 项目档案资料的借阅 第二十二条 部门、个人因工作需要借阅档案根据档案性质确定相应的借阅和审批手续。一般档案可直接查阅。 第二十三条 人事档案只限人力资源工作人员查阅；会计档案经财务主管领导签字同意限财务人员查阅；保密档案经总经理签字同意后相关人员才能查阅。 第二十四条 档案资料原则上不允许借出若遇特殊情况需借出的借阅人详细填写借阅登记表经公司主管领导签字同意方可借出借出档案一般在7天内归还延期另行办理续借手续。 第五章 项目

12、档案资料保密制度 第二十五条 凡关系公司安全和利益在一定时间内只限一定范围的人员知悉的资料都属于公司秘密资料应列入保密范围。秘密级别分为“秘密”、“机密”、“绝密”、 三级。 第二十六条 凡属企业秘密资料泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的资料均定为绝密；泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的资料均定为机密；泄露会使公司的安全和利益遭受损害的资料均定为秘密。 第二十七条 保密档案案卷应逐卷加盖密级印章实行单独管理。绝密档案必须放在保险柜中保管。 第二十八条 保密档案的借阅、借出和抄录、复印按以下程序进行： 一、绝密档案原则上不得抄录、复印和借出。因工作需要确须查阅的须经总经理批示同意后方可

13、查阅地点仅限于档案室办公处并由档案保管人员登记备案。 二、公司员工借阅、借出机密、秘密档案及抄录或复印机密、秘密档案的须经公司办公室审批同意并由档案保管人员登记备案。 三、经批准复印的保密档案须在指定的复印机上进行复制件应编号、注明密级并加盖档案室印章发放时严格履行登记手续。用后及时归还由档案保管人员负责销毁严禁档案利用者利用复印件再复印对复制过程中产生的废页应当场销毁。 第二十九条 未经总经理批准任何人不得私自销毁保密档案原件。过期档案销毁应两人以上参加由档案室主管领导签字批准并做好登记。 第三十条 出现失密或保密文件丢失时有关责任人应立即向公司领导报告并在可能的情况下采取相应紧急措施防止进一步扩散和造成更大的损失。 第六章 附 则 第三十一条 附件一：项目资料归档范围和保管期限表 第三十二条 附件三：项目资料移交登记表 第三十三条 附件四：项目资料借阅审批登记表第 10 页 共 10 页