办公用品采购管理办法.doc

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1、办公用品采购管理办法第一章总则 第一条 办公用品管理目的：为加强集团公司办公用品管理合理控制费用开支规范集团公司办公用品的采购、使用、保管、发放、费用分摊及报销等工作本着勤俭节约和有利于工作的原则根据集团公司实际特制定本办法。 第二条 适用范围：集团本部及各分公司子公司可参照执行。 第二章细则 第三条 办公用品范围 本办法所称办公用品是指300元以下的日常办公文具打印纸易耗及耐耗材等。分为一级消耗品二级消耗品管理消耗品和管理耐用品四种。 1、一级消耗品:铅笔胶水胶带钉书钉签字笔圆珠笔笔芯软皮笔记本复写纸标签橡皮告示贴档案袋拉杆文件夹修正液荧光笔等； 2、二级消耗品:名片册高级笔记本钢笔笔筒等；

2、 3、管理消耗品:碳粉墨盒填加墨水硒鼓复印纸等； 4、管理耐用品:剪刀直尺订书机打孔器印泥计算器等。 第四条办公用品管理职能 1、综合干事负责全所办公用品的采购、保管、发放等管理工作并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。 2、各班组设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用管理部门由综合干事负责计划申报、发放。 3、局办公用品的管理统一归局人事行政部人事行政部应当于每月月初完成局办公用品使用计划和上月办公费用报表上交局总经理审核。 4、办公费用报表分常规费用和非常规费用两大类其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用月初需由各部门负责人(业务组负责人)制定相应的月支出计

3、划当月的支出应当限定在月初的计划经费之内如有超支的需要列出超值的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应高值管理品一项高值管理品不设月度计划根据实际需要情况通过正常审批程序购置人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交局总经理。 第五条办公物品的申请 1、根据办公用品库存量情况以及消耗水平向行政经理通报确定申购数量。如果办公印刷制品需要调整格式或者未来某种办公用品的需要量将发生变化也一并向行政主管提出。 2、办公用品的采买或者领用申请需要填写办公用品申请单。局办公用品的申请自个人为主管及以上管理人员各级管理人员应当根据自己部门的办公需要及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要

4、应当向自己的主管提出由主管统一进行申请。 第六条办公用品的审批 1、在填写办公用品申请单后申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批 准审批人是办公管理费用控制的责任人其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。 2、局赋予部门管理人及以上管理人员以一定价值范 围的办公用品请购的审批权根据不同的层级划分出不同类别办公用品的审批权。_负责审批属于低值易耗品的办公用品申请局副总经理负责审批局各部门所需的属于高值管理品的办公用品的申请。 第七条采购管理 1、填写的办公用品申请单在得到批准后应当交到局人事行政部由人事行政部统一采买人事行政部应当做好供应商的建档工作编制出常用品的价格表把握好办公

5、用品的价格行情做好供应商的比较、甄选工作尽最大可能控制好办公用品的采购成本。 2、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下按照成本最小原则选择直接去商店采购或者订购的方式。办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等必须有两至三人参加洽谈货比三家务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿不得索取钱物。 3、订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品则申请部门还必须另填一份订购单经行政部门确认后直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单填写“订购进度控制卡”卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及

6、向哪个商店订购等等。 4、办公室所有办公用品的采购工作统一在办公室采购领导小组的监督指导下进行。采购领导小组组长由事务管理长兼任具体采购工作由后勤科组织实施。 5、严格执行采购制度。凡采购物资、商品等必须按局采购规定的标准、程序进行。严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购一次性采购在在500元以下的由采购领导小组组长审批；金额在500元以上的由办办公室主任审批。 6、采购工作要科学、合理增强透明度。采购前应做好市场调查充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家讲价压价努力达到货真价实物美价廉。 7、办公用品采购的一般程序为：需用科室向管理部门提出购物申请管理部门按照规定权限办理审

7、批在采购领导小组的监督指导下由后勤科实施采购所购物品交保管员验收、登记入库；采购人和验收人各自在发票上签字有关领导按规定批准权限审签财务科核销。 8、人事行政部要根据局日常办公需要对一些常用的办公用品进行批量购买字办公室保持一定库存以保证正常办公需要的及时满足提高供给效率。 第八条办公用品的领用 1、各部门凭办公用品申请单可以领用已采购回单位的办公用品在领用时领用人应在人事行政部的办公用品发放表上签上领取人的姓名和日期领取人可以是申请人也可以是申请人制定的使用人但涉及高值管理品的必须是使用人前来领取并签字以明确保管责任。 2、在令佣人签字领取办公用品时人事行政部当对领取人做好登记。 第九条办公

8、用品的使用 1、使用办公用品要牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想在日常工作中处处精打细算提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱努力降低办公成本。 2、办公用品应为办公所用不得据为己有挪作私用；不得用办公设备干私活谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备认真遵守操作规程及时关闭电源定期维护保养最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。 3、办公用品使用要物有所值物尽其用不要大材小用贵材贱用。复印纸应用于复印不得用做草纸、包装纸；大头针、曲别针等反复使用；纸张可双面利用充分发挥各种办公用品的最大使用效率。 4、对于高档耐用办公用品科室间应尽量协调相互借用一般不得重复购置。使用中办公设

9、备出现故障由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；故意造成设备损坏的直接责任人应赔偿。 第十条办公用品的保管 1、对于大件管理品实行保管责任制实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法对保管责任进行归属人事行政部根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围为：电脑及其配件、电话机、电风扇、计算器。 2、因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗的将根据个人责任的程度由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿其中责任认定分三等含完全责任、一般责任和轻微责任分别对应80%、50%、20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算根据人事

10、行政部事先公布的该类办公用品的使用年限在计提折旧后得出赔偿费用。 第十一条办公用品的报废 局对高值管理品的报废实行审批管理各部门如有高值管理品顺坏不能使用的当依据以下规定进行处理 1、对简单问题的可以自行维修处理但对有保修服务品且在保修期内的不得擅自自行处理。 2、可维修品出现问题的应当提交办公用品维修申请单至人事行政部统一进行处理。 对维修不成的高值管理品实行报废处理报废应担是在对可能维修的在提交过维修申请经过维修但无法修好的情况下或是对无条件维修的经过了人事行政部的故障认定方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单经人事行政部签字确认后报废事项方可成立。 3、高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理以求极可能的开源节流。 4、高值管理品在完成报废程序后从高值管理品登记表上核销核销时应做红笔登记并附上办公用品报废申请单。 第三章附则 第十二条本管理制度于_年_月_日起实施。 第十三条本管理制度的最终解释权归_所有。 第 8 页 共 8 页