电子邮件礼仪 精.docx

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1、电子邮件礼仪 精 发邮件留意事项（1） 小编的话：随着计算机的普及，邮件也成为职场上必备的沟通工具。然而，收发邮件都存在很多技巧，千万要当心，不要栽在自己设下的陷阱里啦！ 守则一：不要随意“回复全部人” 阿康 外企职员 千万不要在回复邮件时随意点击“回复全部人”这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。 那次接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格始终谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们通过20封邮件时，我的邮箱里突然出现了一封“机密”信函，上面有这家公司探讨我们公司的报价的具体经过

2、，包括各级老板的回复看法、他们预期争取的价格，还有打算应付我们的详细安排。 这下好了，驾驭了对方的底线，后面的事情做得极其顺当。那个项目谈完，老板对我刮目相看。 我心里有鬼。冷静之后细致探讨了这封邮件的来龙去脉，最终发觉：发给我这封邮件的人肯定是在某次疏忽之下按了“回复全部人”，才把信不当心传到了我手里。 也真怪不得他，之前我们往来的邮件实在过多，而且全部的邮件题目都是一长串“RE：RE：RE”，看起来极其相像。我的邮件发给他、他的老板后，他老板回复给了他，还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还探讨了许多问题，他就沿用那些几经回复的信件，接着发给我询问。这个倒霉蛋初期始终把这项工作做

3、得有条不紊，哪些人在“收件人”一栏里，哪些人在“抄送”栏里，从不混淆，直到有一次，在这么多个类似标题的邮件里，他最终“迷失”了，一点“全部回复” 守则二：沟通重要事务时，最好运用邮件，假如你光打电话，对方可以耍赖 大卫 物流管理 在我还是新人时，吃过一次这样的亏。那是一个做事特别拖拉、工作极为马虎的客户，每次交接，都须要我多数次督促、反复提示。 有一次，由于缺少一些材料，他们公司托付我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个状况。我们这行，时间就是金钱。我反复跟他说，假如在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程，那就是他们的责任了。 他满口答应，说两个小时后就能给我回音。没想到，两小

4、时过去了、一个上午过去了，还是没发材料来。下午我又催了一次，他还是说“立刻”、“立刻”。 最终的结果可想而知。对方老板怒了，一个电话打到我老板那儿，投诉我工作不力。 “我的确打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。 “你为什么不发邮件呢？”老板虽然信任我，可是对方一口咬定我没通知，空口无凭，没有邮件作证据，只能由我们来赔偿损失。 老板亲授心得：“下回遇到这样的人，非但给他写邮件，还应当明抄一份给他的上司，这样，他就不敢怠慢了。” 姜还是老的辣，办公室“嬉戏准则”之一就是：遇见重要的事，先发邮件，把责任扔给对方再说。 守则三：如有须要，请用BCC（暗抄） 金子 银行客服 前不久，办公室里争论纷纷，说领

5、导最近打算给上上下下全部人配备商务手机。一时间人人纳闷一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了？ 不久，手机如期而至，公司里还搞了统一的培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子，下达最新指令：全部关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件！消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的揣测：一说公司里各部门严峻推卸责任，出现事故，相互推诿，A怪B没有告知，B说自己已经书面邮件通知，A说没有收到邮件；另一种说法是，前不久公司内部出现“打小报告邮件事务”，有人趁他人不备，在对方电脑上运用邮件系统，发送出一份举报信，结果，该信还落入了被举报人手中，他找到发信人论理，该人说肯定是有人

6、为了陷害自己，盗用信箱发信；还有传言，说是两个部门的人结怨，跑去领导那里论理，要求每次发完邮件，必需电话通知或者消息确认，不然存在“陷害”的可能性 也不知是哪个“军师”的办法，最终让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机，现在，全部人都胆战心惊地24小时开机，并且一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就特别仔细，假如看到了显示BCC（暗抄）的邮件，那么，抓紧起床吧，这觉是再也睡不好了。 守则四：假如你是老板，请设置“敏感词” 小言 外企行政 前不久公司出了一件大事：一个不满工作的员工在跳槽前夜，调出全部同事和客户的电邮，群发了一封“控诉信”。 除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列

7、举了公司内部存在的种种管理漏洞。邮件最终说：“这样缺乏信誉的公司，你们还敢和他接着有生意方面的合作么？” 邮件是周一早上群发的，那天我正好在外面办事，下午回到办公室，据说已经被集体删除了。不过，好多人都静静备份存在自己的电脑里，我就是那样看到了这封邮件。有好一阵子，它被当作上班生活的调味剂。 据说，高层大骇，虽然最终找到那名员工并追究了法律责任，可对于我们这样的大公司来说，终归很是“坍台”。 于是，消息灵通人士最近通知我们，老板出资百万购了一套新系统，据说，现在任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻挡发送。 为这事，我们八卦了半天，都在推想系统会设置多少敏感词汇来自动阻挡

8、邮件。经探讨，大家达成共识：少写中文邮件我们工作往来的邮件，大部分是用英语写的，而那封控诉信用的是中文这种信，还是用母语写比较顺畅。 守则五：不要随意转发 Ken 项目经理 通常我们汇报工作时，贪图便利，会干脆把邮件转发给老板。但你的老板假如足够细心和专业，他会指责你。 我对我们老板肃然起敬，也是因为一封邮件。那次，他把我叫到办公室：“Ken，你是不是偷懒，干脆把对方的公文发给我了？” 我的确转发了邮件，因为一样是总结，既然对方总结好了，我就顺手按了转发，可是，他怎么会知道？ “你过来，转发的字色是灰色，并且前面会出现的符号。” 我满脸通红。究竟是老板！ TIPS： 邮件最能撒谎。面谈时，有可

9、能通过表情泄漏天机；打电话，难免语塞。而邮件恒久不会。 邮件是最职业的公务交办手段，它可以丝毫不带感情色调。 公务邮件的最终，一般要设置“免责声明”，大体须要明确的意思是：“假如这封信不是给你的，希望收到后退还给我，以免引起之后的纠纷。” 最终填写收件人，因为一个误操作，有可能送出一份空信，令对方造成你工作粗糙的印象。 生气时不要用Email.Email很难传送幽默，但很简单传达生气。 运用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区分于垃圾邮件。 简短。假如有许多话，可以列成要点。 休假时应设置自动回复，这是礼貌和便利的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。

10、运用表情。假如你的心情可能被误会，就加上笑脸。 发邮件留意事项（2） 一、书面胜于口头。你做过什么，要去做什么，须要别人做什么，写邮件发出去，以后起争吵了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral。长此以往，极度熬炼商务英语。 二、搞清晰TO，CC，BCC，FW。 受件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； 相关人等，须要了解信息的放CC，你的干脆主管假如是喜爱事必躬亲的，或者这件事你须要领导支持的，肯定要去CC，不然你做了许多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果

11、。他假如不给你面子就等于不给你老板面子 加密抄送人，放你的下属。举例来说，你须要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必需抄送你的老板，但这件事最终执行的怎么样，你要你的下属去跟进。许多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起+多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头叮嘱一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 三、关于回复 礼貌上讲，邮件中涉及的人都须要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。 身为一个领导，用的最多的就是转发。每天许多事情，分轻重缓急，许多简洁的事情干脆可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 X

12、XX, pls.follow.简洁明白。 有些事情你无法或者说超出你的权限，你不能做确定的，也须要转发给领导，恳求领导批示。还有一些不是须要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information），领导不是你的下属，FYI的语势却是同等的或者是从上到下的。 这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种： 一、汇报工作。 邮件正文须要提纲挈领，假如你肯定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的珍贵。 二、恳求批示。 写清晰什么事，假如领导完全不知道的事，还须要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的

13、一条是不要自作聪慧加上很多自己的分析，要知道领导不会比你苯，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个须要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉的说自己的看法，最终的确定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。 三、转发资料 可能你做了什么报告，领导突然须要调用，你发过去，最重要的就是写清晰主题。假如要谄媚一点，还可以打印好拿过去便利领导看。但电子版发过去更好。 再次强调主题的重要性，我是很厌烦我的下属发东西给我不写主题，因为我全部文件都存档的，以后查找就是按主题搜寻。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。 发邮

14、件留意事项（3） 1、邮件标题和正文尽量不为空也不要太短，如只有一个无意义的字符或者“hi/hello/你好”等，标题也不要过长，以免被邮件接收系统当作垃圾邮件误拦； 2、每次发邮件收件人不要超过10人，如超过另外转发； 3、假如您不须要某些邮件接收者回复您的邮件，请把他放到抄送名单中； 4、可以在邮件正文中表述清晰的内容不要采纳附件的形式发送； 5、回复邮件时引文不要过长，不便于收取和阅读； 6、多个附件尽量运用zip格式压缩文件，不采纳rar格式，通用性更强； 7、附件不要过大，以10M以下为宜； 8、特别重要的的邮件可以要求回执，但一般信件不建议每封要求回执； 在若干电子邮件系统中，由于

15、附件功能的缺乏或不成熟，会造成运用者无法顺当阅读文件。运用者常常会因不便而干脆去除来函，以致丢失沟通功能。假如附件内容不长时，请干脆撰写于信件中。若肯定要运用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如：“本信附件内容撰写软件为例如：“本信附件内容撰写软件为Word6.0forWindows”。 电子邮件礼仪 精 商务电子邮件礼仪 电子邮件的礼仪 职场电子邮件礼仪规范 电子邮件 电子邮件管理 电子邮件技巧 电子邮件格式 电子邮件简介 电子邮件公证 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页