OA办公系统[1].pdf

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1、OAOA 办公系统办公系统任务一任务一登录、个人设置、日志、备忘、沟通登录、个人设置、日志、备忘、沟通一、登录今目标的三种登录方式，分别是PC 客户端、浏览器端及手机客户端。三种方式可以单独使用，也可以配合使用。管理员与普通用户的登录方式相同， 每个人使用各自的帐号及密码登录。（一）浏览器登录（一）浏览器登录在浏览器中输入网址：http:/，单击网页右上角的登录，输入给定的用户名和密码，点击登录，即可进入“管理信息系统”课程首页。（二）客户端登录（二）客户端登录在今目标首页，点击“下载客户端” ，可下载桌面客户端和手机客户端，安装之后，输入用户名和密码，即可登录。二、二、个人设置个人设置进入到

2、企业工作平台后， 为保证您的帐户安全，应首先进行密码的更改。 为了方便后续登录和使用，还可以进行手机及邮箱的绑定设置。1 1、手机绑定、手机绑定通过个人设置的个人信息栏目， 将手机号码输入到移动电话一栏中就视为绑定成功。 手机绑定的好处是可以使用手机号作为登录帐号来进行登录， 同时也可以方便后续使用短信功能。2、邮箱绑定邮箱绑定邮箱绑定后可以作为登录帐号使用，同时还可以用于找回密码及接受系统提醒。 在个人设置-个人信息栏目中， 将自己的邮箱地址输 入在电子邮箱一栏中， 并点击 “申请绑定” ，系统会给您的邮箱发送一封确认邮件， 当您通过了确认邮件的认证后视为绑定成功。 可参照上图。三、三、通讯

3、录通讯录通讯录是每家企业必不可少的联系工具，大部分企业还在使用着纸质通讯录或者如Excel 制成的通讯录，遇到人员增减或者信息更新，都给企业通讯录的管理和维护带来一定的困难。今目标平台中的通讯录模块是针对企业内部联系人的网络通讯录， 能够清晰的根据企业组织结构展示成员的联系信息。1 1、通讯录的生成、通讯录的生成今目标中的通讯录是随着组织结构的建立和人员的添加自动生成的， 无需专门创建。 新员工入职、岗位发生变化时只需要由管理员来统一修改，就可以同步更新到企业通讯录中。个人修改了自己的手机号和Email 后，通讯录中也会即时更新。 并且桌面客户端、手机客户端和邮件通讯录等相关联系人信息都会即时

4、同步更新，无需重复修改。目前通讯录只限于企业内部联系人，还无法添加外部联系人信息。2 2、查找通讯录、查找通讯录除了在企业通讯录模块下查看联系人信息， 在可以通过桌面客户端的联系人头像、 手机端组织结构列表和项目事件等具体工作页面快速查看企业成员电话、邮箱等信息。3 3、快速通讯、快速通讯在企业通讯录模块下， 点击企业成员姓名后会出现员工资料弹出框， 此时再点击姓名并在下拉菜单中选择“发消息”或“发邮件” ，可实现与联系人的快速通讯。四、四、日志日志日志不仅可以帮助员工养成良好的工作习惯， 同时也是替代口头汇报工作方式的一种实用工具。完整的一篇日志包括：今日计划，工作记录和工作小结。工作开始之

5、前先明确一天的工作内容， 这样可以避免被无关工作分散精力， 影响目标的达成。开始工作后可以分时段的记录下工作内容， 工作中遇到的问题以及想法， 这样有助于帮助我们回顾工作是如何被完成的，同时也方便管理者了解情况。一天工作结束之前， 利用小结整理一下工作中的经验和教训， 日积月累形成自己的资源库，在年终进行工作总结时也可以作为参照。秉承日事日毕的原则，当天的工作日志隔天后将不允许进行编辑。 如果有需要，可以通过“补充日志”进行追加。五、五、备忘备忘工作中您可能需要随时记录下自己的一些想法， 同时也想将这些想法共享给其他人了解，也许还会 希望在某一个时间可以提醒到自己或者他人。可使 用“备忘”功能

6、。如何使用备忘如何使用备忘您可以给自己建立备忘， 同时也可以将备忘共享给平台中的其他人。 设置共享后，系统会给共享人自动推送一条系统消息，提醒对方及时进行查看。对备忘还可以设置时间提醒， 到设定的时间后可以通过即时消息或email 的方式提醒您以及共享人。六、六、沟通沟通今目标中的沟通功能主要应用于企业内部的沟通， 具有即时、多使用方式、沟通记录永久保留等特点。您不用再担心换了电脑和工作地点后找不到沟通记录的情况发生。沟通中汇集了短信，广播，多人会话，语音视频等常用沟通工具，充分满足了企业日常工作中的沟通需求。桌面客户端， 手机客户端和浏览器端均实现了沟通功能， 以下主要以浏览器端进行介绍。1

7、 1、如何进行沟通、如何进行沟通通过今目标平台沟通模块下的沟通打开会话页面， 并设置为登录状态。 只有在登录后才可以看到组织结构成员并进行在线会话。在线会话的使用方式与常用的其他即时通讯软件相同， 不同的是您的沟通对象只限于企业内部同事以及指定的友好企业联系人。 目前实现了一对一会话和多人会话， 其中多人会话需要参与人是在线状态才可进行。2 2、发送广播消息、发送广播消息广播消息是一种消息的发送形式。 与在线会话相比， 广播消息不需要接收人是在线状态，可以任意选择企业内部的联系人或部门作为广播接收人。 对于重要的广播消息可以设置为要求对方回复确认， 对方收到后需要给发送人一个回执， 否则会一直

8、提醒接收人有一条未读消息。3 3、发送文件、发送文件在浏览器端发送文件是服务器转发的形式， 也就是说所传送的文件会在服务器保留备份，您可以在系统文档中看到自己传送过的文件，并且不允许删除。如果您不希望在服务器上保留备份，可以选择使用桌面客户端的文件直传。4 4、查看沟通记录、查看沟通记录使用今目标所产生的沟通记录将永久保留， 并不允许删除， 您随时可以通过 “我的沟通”来查看历史沟通记录。默认情况下自己只能查看与自己相关的沟通记录， 在具有“部门沟通记录查看权” 的情况下，还可以查询职权范围内其他人的沟通内容。问题：问题：1、可以将备忘共享给别人吗？如何共享？如果能共享，可通过哪几种方式通知共

9、享人？2、在备忘提醒中，可以每天提醒吗？提醒频率有几种？3、通过 web 网页，沟通的形式有几种？其中广播消息所有人都能收到吗？4、在客户端，可进行离线传送文件吗？传送文件时，有几种传送方式？5、你的沟通记录，哪些人可以查看？任务二 文档、审批、主线一、一、文档文档企业中的工作文档往往分散在不同的地点，不同的人员手中，由于缺少系统化的管理，这些资源往往得不到有效的利用。 使用今目标中的文档可以对工作中产生的电子文档进行管理， 所有上传到今目标平台中的文档都会汇集在文档模块下， 平台中提供了多项查询条件供企业对这些文档查找和利用。文档模块下共包括三部分功能：系统文档、最近的文档和企业文件柜。（一

10、）企业文件柜（一）企业文件柜如果您希望对电脑中的电子文档进行分类管理， 并且希望在任何地点都可以使用这些文档；如果您有一些文档需要与其他成员分享； 如果您有一些文档需要版本化管理， 都可以使用企业文件柜功能。企业文件柜需要您将本地的文档主动上传到文件柜中。 需要注意的是， 业文件柜中上传的文档不会出现在系统文档中，并且允许删除。企业最多可以建立 100 个文件柜，您可以按人员、按部门或者按项目建立文件柜，并可以对每个文件柜单独添加不同的成员以及赋予不同的操作权限。1 1、建立文件柜、建立文件柜具有文件柜管理权的情况下可以建立文件柜， 通过我的文件柜旁边的“管理”进入，选择“新建文件柜” 。建立

11、文件柜时需要选择这个文件柜中的参与人， 也就是可以看到这个文件柜的人员， 同时对他们的权限进行设置，通过权限来控制在文件柜中的操作。2 2、企业文件柜的权限说明、企业文件柜的权限说明只读：对文件柜中的文件只能下载查看，不能往文件柜中上传文件和删除文件。读写：除可阅读文件外，还可以向文件中上传文件和删除文件。负责： 可以对所负责的文件柜进行管理， 包括删除文件柜以及对文件柜中的成员进行删减和调整权限。通知：通知不是权限，勾选后会向当事人发送一条通知消息。文件柜管理权：该权限需要在职务权限中赋予， 拥有此权限后可以创建文件柜， 并且对所有已建立的文件柜都可以进行删除和编辑的操作。3 3、上传文件、

12、上传文件进入到已建立的文件柜， 在该文件柜中具有读写权的情况下可以通过 “上传文件”按钮来上传文件。也可以建立文件夹，在文件夹中上传文件。二、二、审批审批企业中传统的审批是采用手工签核的方式， 申请人需要拿着各种文件、 单据往返于多个部门等候签字盖章。遇到签核人外出，一份申请可能要搁置十天半月才能结案， 管理者出差归来，往往有一堆的单据需要签核处理，效率十分低下。今目标中的审批是网络化的审批工具， 可以满足企业多项审批需求， 并且过程简单，不过度依赖流程，能够有效的提升工作效率。1 1、审批申请、审批申请企业中的任何人都可以建立申请。 您可以直接选择申请类型建立自由审批， 也可以选择已经设置好

13、的审批流程，在申请类型中目前只能使用系统中给出的类型。申请内容需要由申请人手工输入， 与传统的表单式审批相比更具有灵活性。 如果企业中有规范的电子表单，也可以通过附件上传到申请中。在不使用审批流程的情况下， 需要由申请人来指定审批人， 并且只能指定第一级的审批人，下一级的审批人需要由第一个审批人在给出“同意”意见后再进行选择。使用了审批流程的情况下， 系统会将该流程涉及到审批人自动显示出来， 当第一级签核结束后会自动转到下一级审批人签核。 但需要注意的是， 当审批流程中的级别设置为某一职务时， 系统会将隶属于该职务下所有人员显示出来， 需要申请人或者审批人从中选择需要进行审批的人员。申请提交后

14、，系统会给审批人推送一条消息， 告知对方目前有待审批的申请。 申请人可以随时打开申请查看审批进度。2 2、修改申请、修改申请审批申请提交后将不能撤回和删除， 如需要修改则需要审批人选择 “不同意”后返回到申请人处进行修改和再次提交。3 3、批复、批复审批人收到系统提醒后，进入到“我的审批”中对待处理的申请进行审批。在给出“同意” 意见后， 可以继续选择审批人， 如不继续选择审批人， 则此申请完成， 返回到申请人处。如选择不同意，该申请也会退回到申请人处。4 4、归档、归档已经建立的申请不允许删除，可以通过“归档”将已建立的申请保存在“已归档”栏目下。并且，只有申请人才可以进行归档的操作，在归档

15、时可以作一个简短的归档说明。5 5、抄送、抄送对于既不是申请人， 也不是审批人， 但需要了解到这个审批过程的人， 可以通过 “抄送”的方式来达到目的，申请人和审批人都可以进行抄送，被抄送人可以通过“抄送给我的”栏目下进行查看。三、三、主线主线主线是今目标中的独有功能，通过主线可以将今目 标平台上分散在不同参与人，不同功能模块下的信息统一汇集在一条主线下， 在团队成员之间进行信息共享， 让参与人了解到事情发展的来龙去脉。情景一： 有些工作内容只发生在某个人或某些人之间， 作为非直接参与人无法很直观的了解到事情的进展情况。情景二：处理同一件工作使用到了多个功能模块，例如：邮件，沟通，审批，这些信息

16、分散保存，无法将同属于一件事情的信息汇总到一起。（一）新建主线。（一）新建主线。方法与建项目类似。首先通过“添加主线”建立一个主题，并选择加入到此主线中的参与人，主线中后续引用的内容对参与人都是可见的。如需要提醒到参与人，则提交主线前应勾选“通知参与人”。主线创建后，接下来建立工作框。工作框可以建立多个。工作框建立后，通过点击工作框的展开可引用的模块图标，将自己平台上的内容以及自己职权范围内可见的内容引用到当前的主线中，主线所有的参与人都可以引用内容。需要注意的是， 引用时要 先选中一个工作框， 这样被引 用的内容才会出现在该工作框下。 目前可引用的模块中备忘和文档是允许新建的，也就是您可以在

17、主线下直接新建备忘或从本地上传一个文档到主线中。 （如下图）对于被引用的内容可以进行编辑和删除， 参与人可以进行回复并提醒到相关人， 以此实现了信息共享和交流的目的。问题：问题：1、企业文件柜中的所有文件，管理员都可以删除，对还是错？2、文件柜中可以建几级文件夹？3、某公司员工，申请审批时，选择自由流程，他可以选择几个审批人？4、总经理在审批员工发来的申请时，可以添加附件吗？5、哪些人有审批设置的权限？6、公司小王发出审批申请之后，发现写错了，可不可以再重新修改申请或撤销申请？7、什么人可以建主线？主线的作用是什么？主线可以分级吗？8、在主线的工作框中，哪些内容可以本地引用？任务三任务三 项目

18、、任务、知识项目、任务、知识一、一、项目项目建立项目需要具有“新建项目权”，所以只要用户的职务中具有此权限都可以建立项目。管理员可以根据企业实际需要将此权限赋予给对应的职务即可。（一）新建项目各项目负责人都具有创建项目的权限。创建过程：1、选择“项目”2、点击“新建项目”3、进入如下界面填写项目名称、项目编号（MIS00X） 、项目描述、开始时间、完成时间、进度、负责人（默认为创建人） 、参与人。 如下图：管理信息系统项目。注：参与人，可选一个或多个本班同学。4、提交后，系统将会给所有的参与人发送一条系统提醒。5、建好项目后，如果项目中有人员变动。 可以点击打开本项目， 选择“人员”选项卡，可

19、删除或添加参与人。（二）分配项目如果您只是项目的创建人而不是负责人，可以通过“分配项目”来重新指定负责人。此操作需要具有项目管理权， 在拥有此权限的情况下， 即使不是您创建的项目也可以进行“分配项目”的操作。（三）建立子项目当需要完成的工作周期较长， 或者有多项工作任务及多个负责人时， 可以在项目中建立子项目。将工作拆分成若干个阶段性的工作，有助于目标的达成。只有负责人才可以建立子项目， 每个子项目都可以设置不同的负责人， 根项目的负责人有权利变更子项目负责人。（四）项目协商对项目执行过程的掌控决定了项目的成败， 从很多案例中可以看出沟通不畅是造成项目失败的关键因素。例如， 项目进行中已经出现

20、了问题，但执行者没有主动上报，或上报流程太繁琐，往往收到处理反馈时事情已经到了无法解决的地步。项目中的协商就是针对这一问题提供的解决方案。通俗来讲，协商就是“挂问题” ，项目所有参与人都可以发表协商， 将执行中的各项问题或者进度等进行汇报， 提交后协商内容会通过系统提醒自动推送到负责人及所有参与人眼前， 在第一时间获知最新进展及给出相关反馈。（五）项目文档项目在执行过程中会产生大量文档，通过项目文档， 可以将属于同一项目的文档汇集在一起，方便参与人调取查询。项目参与人员，选择“文档”选项卡，点击“添加文档” ，可上传跟本项目有关的文件。（六）项目活动记录活动记录是指这个项目从开始到结束所有的操

21、作动作， 记录了项目所有参与人在项目中所进行的操作。通过活动记录，可以看到谁在什么时间进行了哪些操作。（七）撤销项目项目建立后就不允许删除， 只能进行编辑或撤销。 撤销后的项目或子项目将不显示在项目列表中，可以通过“状态过滤”出已撤销的项目，并进行恢复。二、二、任务任务除了那些需要多个部门协同、执行周期长、内容复杂的大项目工作，在企业中，还有大量常规工作以及临时的小任务等需要管理和分派。 对于这种较轻量级的工作， 就可以使用任务工具来完成。特别是很多的管理者总喜欢口头式的派发工作， 由于没有记录， 双方沟通不畅导致任务完成却不是管理者期望的那样，使用任务管理就可以很好的解决这些问题。（一）派任

22、务（一）派任务通过任务管理， 可将常规工作以及临时的小任务派发给某参与人。 当有一件工作需要来完成时，就可以通过“派任务” 创建一张任务表单。要求创建人将需要完成的工作内容及需要 达成的结果进行描述，并为该项任务选择完成的时间点及负责人等。操作步骤：1、选择“任务”选项卡2、点击“派任务”3、提交后，该项任务为待接收状态。 任务中的负责 人将会接收到来自系统的一条提醒消息，告知当前 有项任务由自己负责来完成。4、 负责人进入到该项任务页面后， 可以选择“接收任务”或者“拒绝任务”。 接收任务后，该项任务显示为进行中状态， 表示该项任务正式开始执行， 系统将自动提醒任务创建人和参与人。选择拒绝任

23、务后，该项任务直接退回到创建人处。（二）执行任务任务的执行过程可以通过“添加任务事件”来进行记录。对于执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题， 可以通过任务中的 “讨论区”快速发起参与人之 间的主题讨论，提交的内容会自动保存在讨论区中，方便日后对该项任务的查询和回溯。任务过程中会产生各类文档，为了便于管理和查 找，通过“文档区”来保存与此项任务相关的所有文档。在“任务看板”下会按时间先后顺序显示关于此项任务的所有活动项， 汇集了来自任务事件、讨论区和文档区的所有内容。（三）完成任务（三）完成任务任务完成后，需要由负责人来进行任务总结并且完 成“提交完成”的动作。提交后，该任务为待审核

24、状态，需要由任务的创建人“处理审核” 。任务创建人可以给出“同意”或“不同意”的意见，如同意则任务完成，不同意则重新退回到负责人处继续进行。（四）撤销任务（四）撤销任务任务创建后不允许删除， 只能由任务创建人进行撤销的操作， 任务撤销后将不允许其他人再向任务中添加内容，已撤销的任务允许“恢复任务” 。三、三、知识知识企业在长期的经营过程中积累了不少的智慧和经验， 但由于缺少规范的收集整理， 这些宝贵的知识财富都没有得到很好的利用， 以至于造成了企业中人员离职经验流失， 相同的错误重复出现等问题。知识模块就是帮助企业来构建企业的知识库， 实现知识的沉淀、共享和学习。1、知识库管理在使用知识前，

25、应先设计好知识库的架构， 根据企业需要的知识和已有的知识建立知识库中的分类和标签。 方便后续新建知识时可以准确的提交在对应的分类下， 便于查找和管理。知识的分类最多可建立五级， 在一级分类下可以创建知识标签， 用于区分知识类别。当知识分类中已经存在知识点时分类是不允许删除的， 有下级子分类时上级分类也是不允许删除的。2 2、提交知识、提交知识默认企业中的所有成员都可以通过 “我的知识”来新建知识，提交后则需要企业中具有知识审核权的人审核后才能发布， 如果企业将知识设置为不需要审核， 则直接提交到知识库中。您可以在“我的知识”页签下查看处于各种状态的知识。 需要注意的是，只有已拒绝和草稿箱中的知

26、识可以删除，否则只要发布成功的知识都不允许删除，只能编辑和撤销。除新建知识外，在今目标平台的评阅日志、计划， 项目协商，论坛等模块下的内容也可以通过“加入知识”按钮快速的添加到知识库中来，不漏掉任何的知识资源。3 3、审核知识、审核知识当企业的知识发布设置为需要审核时， 则具有知识管理权的成员将负责审核知识的发布。 在 “审核知识” 页签下显示待发布的知识， 管理员可以对知识进行发布或拒绝的操作。问题：1、哪些人有创建项目的权限？2、建好的项目能不能删除？3、公司总经理让手下小王建了一个项目，但总经理想看到整个项目的进展情况，小王该怎么做？4、如果项目中的某个参与人，在工作推进过程中遇到了问题，他该使用项目中的哪个功能？5、项目中的资料或文档应放在哪里？6、如果要修改项目中的参与人员，在哪修改？7、公司总经理让手下小王派任务给小李，但总经理想看到整个任务的进展情况，小王该怎么做？8、任务可删除吗？9、任务执行过程中有争议的问题或者是需要大家来商榷的问题，通过什么进行？10、任务事件的作用是什么？11、修改任务中的参与人应怎么做？12、哪些人可以派任务给别人？13、今目标的哪些模块内容可以加入知识库中？14、知识库中的内容是不是所有人都可以看到？