排版与制作技巧.ppt

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1、视觉的触动-如何在如何在PPTPPT演示中使用视觉效果演示中使用视觉效果课程目标：前言 在课程开始之前，需要强调：在课程开始之前，需要强调： 不是作为艺术家在教美学不是作为艺术家在教美学 不是在教广告设计人员画很炫的图不是在教广告设计人员画很炫的图 过于炫目的形式会对内容喧宾夺主过于炫目的形式会对内容喧宾夺主 所教的是技巧、规则、程序，它们会帮助你更所教的是技巧、规则、程序，它们会帮助你更好的交流和沟通好的交流和沟通 在学习完本课程之后，你将可以：在学习完本课程之后，你将可以： 更有效地使用更有效地使用PPT 创作出使人印象深刻的演示效果创作出使人印象深刻的演示效果基本理论 对效率的感觉对效率

2、的感觉 对空间的感觉对空间的感觉 对步骤的感觉对步骤的感觉对效率的感觉 所画的幻灯片应该可以被分成许多小的动所画的幻灯片应该可以被分成许多小的动作，效率就产生于这些动作之中。作，效率就产生于这些动作之中。 复制时应将原对象和复件对齐复制时应将原对象和复件对齐 使用使用Shift键会使这一动作快键会使这一动作快14秒秒对空间的感觉 就好像布置一所空房子。不要浪费空间，就好像布置一所空房子。不要浪费空间，但也不要过于拥挤。但也不要过于拥挤。 哪一个看起来更好？哪一个看起来更好？对空间的感觉：要胸有成竹 事先考虑好：事先考虑好：本张幻灯片需要表现些什么，以什么顺序？本张幻灯片需要表现些什么，以什么顺

3、序？（这样可以了解如何放置对象）（这样可以了解如何放置对象）在本张幻灯片中需要放入多少图表？在本张幻灯片中需要放入多少图表？（这样可以对对象的大小有个概念。如果在一张幻灯片中（这样可以对对象的大小有个概念。如果在一张幻灯片中有太多的对象，将它分为两张）有太多的对象，将它分为两张）还会在这张幻灯片上加东西吗？还会在这张幻灯片上加东西吗？（为了扩展性而故意留下一些空白，但要看起来平衡）（为了扩展性而故意留下一些空白，但要看起来平衡） 先画个草稿是个好方法先画个草稿是个好方法对步骤的感觉 如何画这样一张图？如何画这样一张图？对步骤的感觉 改变步骤会极大的改变效果改变步骤会极大的改变效果 不需要输入很

4、快，也不需要鼠标移动很快就可不需要输入很快，也不需要鼠标移动很快就可以改变效果的方法。以改变效果的方法。 好的步骤可以：好的步骤可以： 使创作时间缩短一半以上使创作时间缩短一半以上 保证幻灯片的平衡性保证幻灯片的平衡性 容易修改容易修改非常重要的一点 在完成一张幻灯片或一个复杂的对象后不在完成一张幻灯片或一个复杂的对象后不要忘了要忘了保存！保存！基本技能 定制界面定制界面 使用快捷键使用快捷键 移动和复制移动和复制 选中选中 交换顺序交换顺序 调整文本格式调整文本格式 调整行格式调整行格式 调整对象格式调整对象格式为什么需要定制界面定制一个你更为熟悉的界面可以方便你的操作定制一个你更为熟悉的界

5、面可以方便你的操作如何定制：如何定制： 在菜单栏上选择在菜单栏上选择“工具工具”-“自定义自定义”，然后点击，然后点击“命令命令”，将所需的图标移动到工具栏上。，将所需的图标移动到工具栏上。 按住按住Alt键，可以将图标拖入工具栏中或从工具栏中键，可以将图标拖入工具栏中或从工具栏中拖出。拖出。常用的图标定制模板使用使用Slide Master来做好一个模板。来做好一个模板。然后点击然后点击“另存为另存为”，保存类型为，保存类型为PPT模板，然后将它替换为系统默认模板。模板，然后将它替换为系统默认模板。Slide Master：定义标题格式定义多级格式定制界面之其它 在创作在创作PPT时，最好将

6、对象显示为最大，时，最好将对象显示为最大，这样可以看清楚更多的细节。这是为什么这样可以看清楚更多的细节。这是为什么只保留那些常用按钮的原因。一般来说，只保留那些常用按钮的原因。一般来说，横竖各只需要两行工具栏就够了。横竖各只需要两行工具栏就够了。 请比较：请比较：使用快捷键复制：复制：Ctrl+C （copy,复制到剪贴板）复制到剪贴板）剪切：剪切：Ctrl+X粘贴：粘贴：Ctrl+V保存：保存：Ctrl+S全选：全选：Ctrl+A撤销：撤销：Ctrl+Z复制：复制：Ctrl+D（duplicate,比比copy多一个粘贴动作，多一个粘贴动作， 但不复制到剪贴板）但不复制到剪贴板）打开：打开：

7、Ctrl+O右手使用鼠标，左手使用快捷键右手使用鼠标，左手使用快捷键最常使用的动作：移动和复制 按住按住Shift键，可以水平或竖直的移动对键，可以水平或竖直的移动对象，这节约了对齐的时间。象，这节约了对齐的时间。 按住按住Ctrl键拖动，可以在释放鼠标的位置键拖动，可以在释放鼠标的位置复制出一个对象。复制出一个对象。 同时按住同时按住Ctrl和和Shift键进行拖动，则会键进行拖动，则会在原对象的水平或竖直方向上复制出一个在原对象的水平或竖直方向上复制出一个对象。这在画组织结构图或其它图形时非对象。这在画组织结构图或其它图形时非常有用。常有用。选中在对象上点击鼠标则可选中该对象。但如果该对象

8、没有在对象上点击鼠标则可选中该对象。但如果该对象没有填充内容，则只能点击其边界来选中它。这比较麻烦，填充内容，则只能点击其边界来选中它。这比较麻烦，因此建议用白底填充而不是不填充。因此建议用白底填充而不是不填充。按住鼠标左键拖动可以选中一个区域。按住鼠标左键拖动可以选中一个区域。按住按住Shift键，在一个个点击对象，可以将它们都选中。键，在一个个点击对象，可以将它们都选中。按按Ctrl+A全选全选在文本框中三击左键可以选中整段，双击可以选中一个在文本框中三击左键可以选中整段，双击可以选中一个词。选中一个文本框最方便的方法时按住词。选中一个文本框最方便的方法时按住Shift键，然键，然后点击文

9、本的任何位置。这样将该文本框作为一个整体后点击文本的任何位置。这样将该文本框作为一个整体对象，而不是待编辑的文本对象。对象，而不是待编辑的文本对象。较复杂但非常有用的操作 交换简单图形：选中两个图形，组合，然交换简单图形：选中两个图形，组合，然后水平或竖直翻转。后水平或竖直翻转。 交换复杂图形：交换复杂图形：调整文本格式：字体大小 利用工具栏上的图标调整字体大小。理论利用工具栏上的图标调整字体大小。理论上说可以在图标框中输入上说可以在图标框中输入1到到4000之间之间的整数，但建议不要使用大于的整数，但建议不要使用大于96pl或小或小于于6pl的字体。的字体。编辑项目列表 可以从可以从“格式格

10、式”菜单中选择项目符号的格菜单中选择项目符号的格式式缩进和制表位 在编辑文本框时使用水平标尺：在编辑文本框时使用水平标尺： 注意：不要使用空格来对齐文本，这会浪注意：不要使用空格来对齐文本，这会浪费时间，并且会使得格式调整不方便。费时间，并且会使得格式调整不方便。控制首行缩进控制二级文本制表符号控制首行之外行的缩进制表符号缩进和制表（续） 点击标尺，可以定义多个制表符。它们可点击标尺，可以定义多个制表符。它们可以指出对齐格式：以指出对齐格式： 该功能可用于调整文本框中的表格格式。该功能可用于调整文本框中的表格格式。左对齐制表符右对齐制表符画线 在画线时按住在画线时按住Shift键，可以画出垂线

11、，键，可以画出垂线，或成或成15、30、45、60、75度的线。度的线。 如何画这样一条线：如何画这样一条线： 不要分别画三条不同的线段再把它们连在不要分别画三条不同的线段再把它们连在一起，而应使用一起，而应使用“自由变形自由变形”功能。功能。放大和缩小 按住按住Shift键，可按比例放大或缩小。键，可按比例放大或缩小。 如果想要放大或缩小复杂的对象，先将它如果想要放大或缩小复杂的对象，先将它们组合。在对象上点击右键，选择设置格们组合。在对象上点击右键，选择设置格式，可以精确指定想要放大或缩小的百分式，可以精确指定想要放大或缩小的百分比。比。画不规则图形 先使用自选图形库中的图形，然后使用变先

12、使用自选图形库中的图形，然后使用变形工具来绘制不规则图形，如：形工具来绘制不规则图形，如：改变形状 如何画出下面的图形：如何画出下面的图形： 画一堆小图再排列它们？不，那样会浪费画一堆小图再排列它们？不，那样会浪费时间。正确的方法是：时间。正确的方法是：先画出一组同样的图形然后对所需的图形进行变形基本规则 文本规则文本规则 图表规则图表规则 数量图：柱状图、饼状图、线状图等数量图：柱状图、饼状图、线状图等 形状图：组织结构图、流程图、矩阵等形状图：组织结构图、流程图、矩阵等 特殊效果特殊效果文本的一致性风格一致的文本将有利于受众的熟悉和理解。风格一致的文本将有利于受众的熟悉和理解。一致性一致性

13、 一致的字体一致的字体 一致的标题、子标题、符号格式一致的标题、子标题、符号格式 一致的图表格式一致的图表格式 一致的缩写和术语一致的缩写和术语 一致的大小写一致的大小写 一致的叙述风格一致的叙述风格不一致的例子不一致的例子文本格式：字体、斜体和粗体使用各种字体、斜体和粗体来区别不同的文本使用各种字体、斜体和粗体来区别不同的文本字体大小是由文本的重要性决定的。每页的标题字体大小是由文本的重要性决定的。每页的标题最大，其它文本一般都要比它小。子标题会稍小最大，其它文本一般都要比它小。子标题会稍小一些，可以进行调整。其它文本的字体最小。但一些，可以进行调整。其它文本的字体最小。但一般都应在一般都应

14、在10pl以上，因为再小就看起来不舒服以上，因为再小就看起来不舒服了；在屏幕演示的时候应该使用了；在屏幕演示的时候应该使用14或更大的字体。或更大的字体。灵活使用粗体和斜体来强调重要的文本或区分开灵活使用粗体和斜体来强调重要的文本或区分开不同的文本。不同的文本。举例项目符号 与与Word不同，不同，PowerPoint使用短而使用短而小的句子来表达中心思想。因此建议使用小的句子来表达中心思想。因此建议使用项目列表的方式。项目列表的方式。 不要对所有的文本使用同样的项目符号。不要对所有的文本使用同样的项目符号。子标题等的项目符号应该有所区别。子标题等的项目符号应该有所区别。孤行控制 孤行是指一段

15、的最后一行只有一个很短的孤行是指一段的最后一行只有一个很短的单词或字。单词或字。 应该尽可能避免孤行的出现，因为它会使应该尽可能避免孤行的出现，因为它会使段落看起来不平衡。通过调整文本框可以段落看起来不平衡。通过调整文本框可以很容易消除孤行。很容易消除孤行。柱状图柱状图是演示中用得最多得图示之一。当用于少于柱状图是演示中用得最多得图示之一。当用于少于5个个时间点的情景中时，它比折线图要好。时间点的情景中时，它比折线图要好。通常会去掉垂直刻度，这会使柱状图看起来更大一些。通常会去掉垂直刻度，这会使柱状图看起来更大一些。每一列的值会标在柱图的上面。每一列的值会标在柱图的上面。避免使用网格，它会使图

16、形看起来更复杂。避免使用网格，它会使图形看起来更复杂。使用相同的刻度来比较不同的柱状图。使用相同的刻度来比较不同的柱状图。使用白色来填充柱图。只在有需要时才使用彩色。使用白色来填充柱图。只在有需要时才使用彩色。同一页上的柱图的宽度应该一致，标签字体也一致。同一页上的柱图的宽度应该一致，标签字体也一致。同一页上的柱图应该对齐，标签和标题也应该对齐。同一页上的柱图应该对齐，标签和标题也应该对齐。柱状图（例子） 哪些地方需要改进？哪些地方需要改进？柱状图（例子） 改进后：改进后：柱状图（从Excel中导入） 在绘制数量图方面，在绘制数量图方面，Excel比比PowerPoint要好。但导入图形后需要

17、对它进行修改，要好。但导入图形后需要对它进行修改，使之适合使之适合ppt的标准，如：的标准，如：柱状图（从Excel导入）改进的地方改进的地方 在图形区域没有颜色在图形区域没有颜色 因为只有一组数据，去掉了图例因为只有一组数据，去掉了图例 去掉网格去掉网格 去掉垂直刻度，将值标在柱图上方去掉垂直刻度，将值标在柱图上方 扩展柱宽，使之大于之间空隙的宽度扩展柱宽，使之大于之间空隙的宽度 去掉了水平线上的记号，它是用于别的图表的，在去掉了水平线上的记号，它是用于别的图表的，在柱状图上不需要。柱状图上不需要。 改变了默认色改变了默认色 不需要边框不需要边框但是不需要在但是不需要在PowerPoint中

18、来做这些改动，在中来做这些改动，在Excel中就可以完成了。中就可以完成了。柱状图（续）多类别柱图可将多组数据放在同一个图表中，从而便于多类别柱图可将多组数据放在同一个图表中，从而便于比较：比较：多类别图表的规则：多类别图表的规则：避免有三个以上的类别避免有三个以上的类别使用不同的颜色和图例来区分不同的类别。需要强调的类使用不同的颜色和图例来区分不同的类别。需要强调的类别以最深的颜色显示。别以最深的颜色显示。柱图之间的空隙大于单个的柱宽，但小于总体宽度柱图之间的空隙大于单个的柱宽，但小于总体宽度图例必须置于图表下方，采用一致的字体图例必须置于图表下方，采用一致的字体柱状图（续）修改柱状图来表现

19、百分比：修改柱状图来表现百分比：这两个图表都表示的是不同类别的百分比，但右这两个图表都表示的是不同类别的百分比，但右图更强调百分比而不是总量。规则如下：图更强调百分比而不是总量。规则如下： 三到四个类别就够了，不需要更多。三到四个类别就够了，不需要更多。 在最右边使用标注而不是图例来表示不同的类别。在最右边使用标注而不是图例来表示不同的类别。可以使用彩色来强调某个类别。可以使用彩色来强调某个类别。 百分比和总值的字体应该不同。百分比和总值的字体应该不同。饼状图饼状图最主要的作用是用于表达百分比。饼状图最主要的作用是用于表达百分比。规则如下：规则如下： 饼状图中的项目最好少于饼状图中的项目最好少

20、于5个，不要超过个，不要超过8个。太多个。太多的项目通常没有意义。可以将太小的部分合并在一的项目通常没有意义。可以将太小的部分合并在一起。起。 不要用彩色和图例来区分不同的类别，这将不容易不要用彩色和图例来区分不同的类别，这将不容易识别。使用白色和图注。识别。使用白色和图注。 如果想要强调某一个项目，可以使用彩色或箭头等如果想要强调某一个项目，可以使用彩色或箭头等来强调它。来强调它。 如果可能，按升序或降序排列各个项目。如果可能，按升序或降序排列各个项目。 如果空间有限，将图注置于图表内部。如果空间有限，将图注置于图表内部。饼状图（续） 可以将具体值放在图注中，并将总值置于可以将具体值放在图注

21、中，并将总值置于图表下方。图表下方。折线图折线图通常被用来表示趋势，尤其是在时间节点折线图通常被用来表示趋势，尤其是在时间节点超过超过5个的时候。个的时候。规则如下：规则如下： 使用不同的线型（实线、虚线）使用不同的线型（实线、虚线） 对最重要的趋势使用最粗的线型对最重要的趋势使用最粗的线型 将折线的数量控制在将折线的数量控制在3到到4个个 使用图例或箭头来进行标注使用图例或箭头来进行标注 当在不同的图之间进行比较时使用相同的刻度当在不同的图之间进行比较时使用相同的刻度 在折线图中通常标注有竖直刻度，包括零刻度在折线图中通常标注有竖直刻度，包括零刻度 当具体值和趋势一样重要时，在折线中进行标注

22、当具体值和趋势一样重要时，在折线中进行标注 不要使用不要使用Excel的默认格式，要进行改进的默认格式，要进行改进联合图表 如果单一图表无法表达含义，则使用联合如果单一图表无法表达含义，则使用联合图表，如：图表，如：只显示出了增长的趋势显示出增长的趋势，同时表明增长率在下降饼状图（例子） 联合图表的另一种用法：联合图表的另一种用法：遇到负值的情况区域图 在既要表达值又要表达比例的情况下，使在既要表达值又要表达比例的情况下，使用网格和用网格和Y轴刻度：轴刻度：对照图 用于性别比较等用于性别比较等条状图 条状图看起来像柱状图的变形。在需要在条状图看起来像柱状图的变形。在需要在图表中加上文字的情况下

23、，条状图比柱状图表中加上文字的情况下，条状图比柱状图更合适。图更合适。点状图 点状图有两个维度，用一条直线来表示两点状图有两个维度，用一条直线来表示两个因素之间的统计关系。个因素之间的统计关系。泡状图 用于显示各个组件的位置。如果想要强调用于显示各个组件的位置。如果想要强调某一个组件，使用彩色来填充它某一个组件，使用彩色来填充它形状图的规则 形状图比起数量图来更为复杂。形状图比起数量图来更为复杂。 没有死板的格式，发挥创造力。没有死板的格式，发挥创造力。组织结构图采用横排或竖排的方式清晰的表明组织结构。采用横排或竖排的方式清晰的表明组织结构。将相同的部门组合在一起。将相同的部门组合在一起。使用

24、垂直线和水平线，而不是斜线使用垂直线和水平线，而不是斜线使用使用 来避免交叉线的混淆来避免交叉线的混淆使同一层级的方框大小一样使同一层级的方框大小一样使用不同的线型来表示不同的关系使用不同的线型来表示不同的关系如果图表过于复杂，先画一个概略图，再在后面如果图表过于复杂，先画一个概略图，再在后面的页面中分部分画图表示的页面中分部分画图表示文本最好采用中央对齐的方式文本最好采用中央对齐的方式在不同的层之间留出空隙在不同的层之间留出空隙组织结构图（例子） 越清晰越好。请比较：越清晰越好。请比较：组织结构图（例子） 如果在同一层没有足够的空间，可以采取如果在同一层没有足够的空间，可以采取这种形式：这种

25、形式：组织结构图（文本框） 两种添加文本的方式：两种添加文本的方式： 直接在框中添加文本直接在框中添加文本 使用文本框（调整文本时不用改变方框形状）使用文本框（调整文本时不用改变方框形状） 推荐使用白色填充方框而不是不填充推荐使用白色填充方框而不是不填充流程图 示例一：示例一：流程图 示例二：示例二：流程图 规则如下：规则如下： 使用箭头来显示流程方向使用箭头来显示流程方向 使用不同的线型来显示流程类型使用不同的线型来显示流程类型 使用不同的框型来表示不同的功能使用不同的框型来表示不同的功能 可以在箭头上加上百分比可以在箭头上加上百分比 目的是易于阅读和理解目的是易于阅读和理解矩阵 确保最高点

26、在图表右上角或左上角确保最高点在图表右上角或左上角 如果需要强调，用彩色填充某些部分如果需要强调，用彩色填充某些部分演进图 示例：示例：表 表是图形化的文本。用简短的词和数字来表是图形化的文本。用简短的词和数字来表达意思。表达意思。 示例：示例：月亮图（Moon Chart）用于表示品级，有时需加上一些说明文字。用于表示品级，有时需加上一些说明文字。示例：示例：构成图（Mark-up Chart) 用于表示价格、成本等的构成用于表示价格、成本等的构成 示例：示例：构成图（Mark-up Chart） 示例二：示例二：颜色的使用 使用颜色可以使使用颜色可以使ppt页面变得更生动，更页面变得更生动

27、，更具有吸引力。但是也要避免误用颜色。具有吸引力。但是也要避免误用颜色。 区分一些基本的灰色阴影，避免混淆区分一些基本的灰色阴影，避免混淆 在深色区域的文本以白色显示在深色区域的文本以白色显示 不要在组织结构图、流程图等图表中过量使用不要在组织结构图、流程图等图表中过量使用颜色，简单的使用白色填充就可以了。颜色，简单的使用白色填充就可以了。渐变色 渐变色看起来更美观：渐变色看起来更美观：其它色彩样式纹理方格三维步骤 在开始前，必须充分理解各项工作的难易在开始前，必须充分理解各项工作的难易程度：程度：帮你减少麻烦的方法 在开始之前，花几分钟考虑一下各个部分在开始之前，花几分钟考虑一下各个部分的难

28、易程度的难易程度 从整个工作中较复杂的部分开始，然后进从整个工作中较复杂的部分开始，然后进行较容易的部分行较容易的部分 在修改时尽量修改那些较容易修改的地方在修改时尽量修改那些较容易修改的地方 使用某种方式来度量图表使用某种方式来度量图表 在画一个复杂的图之前先画草稿，并为可在画一个复杂的图之前先画草稿，并为可能的修改预留下空间能的修改预留下空间举例：完成一个组织结构图第一步：观察 必须已经有了一个草稿。必须已经有了一个草稿。 观察关键的部分：观察关键的部分： 该图由方框、文本和线组成，其中一些方框带该图由方框、文本和线组成，其中一些方框带有填充色。该图有标题和图例。有填充色。该图有标题和图例

29、。 垂直的等级数：垂直的等级数：6 单一等级上的最大对象数：单一等级上的最大对象数：15 第二级上的方框比起其余的要更高一些，其它第二级上的方框比起其余的要更高一些，其它的方框大致一样大小的方框大致一样大小 由于图表中有太多内容，字体必须较小，大约由于图表中有太多内容，字体必须较小，大约在在10或以下或以下第二步：度量 首先找出整个图表的瓶颈：第首先找出整个图表的瓶颈：第4级。该级级。该级一共有一共有15个对象，在水平方向上非常拥个对象，在水平方向上非常拥挤。选出含有最多文本的一个方框，先画挤。选出含有最多文本的一个方框，先画它，用它，用10号字体：号字体： 复制出复制出15个这样的方框，顶对

30、齐，并在个这样的方框，顶对齐，并在水平方向上均匀排列水平方向上均匀排列 空间不够，缩小字体到空间不够，缩小字体到9号。重复上述步号。重复上述步骤。骤。第二步：度量（续） 仍然没有足够的空间。但是仍然没有足够的空间。但是9号字体已经号字体已经是所允许的最小字体了，不能进一步缩小。是所允许的最小字体了，不能进一步缩小。这就需要采用别的方法，如可以：这就需要采用别的方法，如可以： 但是这里有但是这里有6个竖直方向上的等级，这样个竖直方向上的等级，这样做明显也不好。做明显也不好。第二步：度量（续）在每个方框中都输入文本，然后对可能的方框缩小宽度，再使在每个方框中都输入文本，然后对可能的方框缩小宽度，再

31、使它们均匀分布。这解决了宽度问题：它们均匀分布。这解决了宽度问题：现在开始度量高度。在这方面第现在开始度量高度。在这方面第2级和第级和第3级最为复杂，所以级最为复杂，所以先分别画出一个样本方框：先分别画出一个样本方框：分别复制这些方框。第分别复制这些方框。第3级的需复制到第级的需复制到第1级和第级和第3级，第级，第4级级的需复制到第的需复制到第5级和第级和第6级。由于有充分的空间，可以稍微增级。由于有充分的空间，可以稍微增大字体。第大字体。第5级和第级和第6级由于是从属于第级由于是从属于第4级的，其字体大小不级的，其字体大小不能大于第能大于第4级。使各级别之间的间距相等。在这一步，暂不考级。使各级别之间的间距相等。在这一步，暂不考虑每个方框的水平位置。如下页所示：虑每个方框的水平位置。如下页所示：第二步：度量（续） 为图表标题和图例留出空间，不要显得太为图表标题和图例留出空间，不要显得太拥挤。拥挤。第三步：输入文本 如需要可调整方框大小如需要可调整方框大小第四步：画出瓶颈第4级的连接线第五步：调整第3级的方框位置 将它们放到连接线的中间。将它们放到连接线的中间。 最右边的方框过宽了，缩小它的宽度。最右边的方框过宽了，缩小它的宽度。第六步：重复第四、五步第七步：给方框加上填充色第八步：加上标题和图例