青岛市照片归档与管理规范解释.ppt

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1、青岛市照片归档与管理规范解释,一、历年进馆照片档案存在问题,二、照片档案管理规范解释,一、历年进馆照片档案存在问题依据： 关于印发青岛市照片归档与管理规范（青档字200514号）,*存在问题：1、题名A、题名要完整，不能出现如“公司大门”，“职代会照片”等。题名要体现出具体时间、地点、事件、人物等要素。B、题名中的时间不可只体现月和日，要有年度。如：“3月2日，*领导来我公司参观”。,2、责任者：责任者要用规范名称，不能出现如“办公室、宣传处，技术处”等名称。,3、照片扫描（相关要求请参照青岛市企业数字档案室建设标准（试行）A、扫描的照片一定要去白边。B、扫描的照片必须大于600dpi，不能在

2、照片上加说明文件，只要单纯的照片，不能把说明一起扫描。,4、照片的选择A、如果是关于会议的照片，要选择带横幅的，要体现出地点、事件、主要人物等主要信息，拍摄人和拍摄时间要完备B、照片命名一定要按规范中的规定命名 SP2006100001,C、如果一个事件有N张照片，一定是一张照片一个档号/题名。不能建立一个文件夹把这些照片放里面，只给一个档号。例如：会议开幕式有三张照片，分别是一张带横幅的全景，另两张分别是两个领导讲话，三个题名分别是“二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为观摩会的开幕仪式”，“二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛

3、黄海橡胶集团召开，图为青岛黄海橡胶集团党委书记*在讲话”。“二OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为青岛市档案局局长*在讲话。”三张照片的时间地点事件都要写清楚,5、存储照片的光盘应该包括三部分内容(光盘划分),A、 readme.txt 要完整填写说明文件的内容全宗号，按照关于公布青岛市档案馆第二批接收档案单位和档案门类的通知（青档字200574号）中的要求填写，未给定全宗号的，该项可暂空。 年度项，如果是历史以来的照片，此项可以填写起止年度。套别分别填写A和B,B、data(文件夹)照片档案的档号的编写要严格按照规范中所要求的格式编写一个年度同一保管

4、期限内一个流水号,6、光盘封面的填写,指的是光盘内电子文件的门类，而不是光盘本身的门类,档号：369GP.SP-26,应该与盘面内容一致,00026,用数字代替不用汉字表示，1代表长久,注：上报的光盘要一式两套(AB)本单位保存要一式三套(ABC),VCD、DVD光盘应标注为VCD或DVD，CD光盘应标注为CD-DA，用CD-R光盘刻录的各种电子文件应标注为ISO9660/Joliet,二六,脊背用大写汉字表示,注：光盘表面要用专用笔写上光盘档号369GP.SP-26,7、照片名不规范。如 “SP2006100001 3月1日，我院邀请社会各界专家召开“十一五发展规划论证会”,8、光盘封面用蓝

5、色硬纸制作，必须与光盘盒本身的尺寸一致，不能有大有小影响美观,9、盘面上不能贴透明胶布等,10、光盘脊背要用大写汉字表示,11、光盘面要用专用笔写上光盘档号如： 369GP.SP-26，有的单位写上单位名称、事由等情况都是不允许的,12、照片档案进馆要求AB两套，两张光盘除了套别和说明文件有所改动，其它项目一致,13、关于“盘号”进馆照片光盘封面和脊背上的“盘号”，应该按进馆的盘号为准。如：2006年进馆一个光盘，盘号为00001，2007年进馆两个光盘，其盘号应该是00002和00003，2008年从00004开始。,*14、往年没有进馆的单位，今年8.20前必须将历年具有重要价值的照片全部

6、制作成光盘进馆,历年照片档案档案进馆情况,注：去年有些单位进馆的照片不符合要求，今年进馆时应该补上07年度的照片档案。,题名应为： 图为1980年公司位于长江东路的公司大门照片,A 4 纸张 29.7*21五寸照片 12.7*8.9,2007年2月7日，青岛港集团举办重点建设项目档案整理协调会。右一，青岛市档案局，右二，青岛港集团档案室。,二、照片档案管理规范解释,范围,本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的照片的归档、整理、保管的原则和方法。 本规范适用于青岛市机关、企事业单位、团 体和其他社会组织；各区市档案馆参照执行。,定义,照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成

7、的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。,照片档案,底片,照片,说明,纸质照片,数码照片,归档,1 范围,本单位历届领导人及全体职工的照片。上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片。本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片。本单位各种工作成果的照片。本单位宣传报道工作的照片。本单位外事活动的照片。本单位发生的各种重大事件、事故的照片。本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片。本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片。本单位的产品、设备仪器照片。记录本单位建设发展史的照片。本单位组织或参加的其它重要

8、活动的照片。,2 时间,归档,对具有归档价值的照片，摄影者或承办部门按规范要求进行收集、整理，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续,归档,3 要求,对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有,对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁,照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容,时 间： 事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地 点： 被摄物所在的具体地点；人 物： 照片影像上主要人物的姓名、职务

9、、在照片中所处的位置；事 由： 照片影像所反映事件、事物的情由；背 景： 对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者： 照片的拍摄人。,照片形成部门归档时应与档案部门办理交接手续，填写档案移交（接收）登记表。登记表一式两份，交接双方各保存一份,档案移交（接收）登记表,移交人签名: 移交人签名：,使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档，反映一般内容的，可只归档数码照片,数码照片归档时应统一转换为JPEG格式,用数码相机直接拍摄的数码照片，其像素数应在300万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形

10、成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。大幅照片扫描时应根据照片大小合理分割扫描，扫描时相邻部分应至少重合10mm。 归档的纸质照片、数码照片、底片影像应一致 。,照片扫描的技术要求,照片档案数字化采用扫描方式进行。彩色照片扫描类型采用“彩色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。,扫描后的照片建议采用JPEG格式,扫描图像缩放比应为100,对于所扫描的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm *8.5cm）为参照，统一采用600pdi;对于其他太大或太小的照片，扫描线数可作相应调整，一般照片尺寸越小扫描线数越大；对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增

11、加。,存档的重要的照片要用600dpi供网上查询利用的照片用72dpi,照片扫描的技术要求,强调几个问题:,新形成的照片档案，按照青档字200514号关于印发青岛市照片归档与管理规范的通知整理。,之一：,强调几个问题:,之二：,已整理好的照片档案保留原整理办法不变，只对其进行数字化后做为电子文件刻录光盘存储。 光盘编号GP.SX1-00006： 其中SX1是照片档案的类目号 00006指照片档案的第六张盘,强调几个问题:,之三：,数码相机形成的数码照片只需择其重要的冲洗。,照片档案的画面内容应在题名中概括， 不要在备注项中填写过多的事项。,强调几个问题:,之四：,整理,原则：有利于保持照片档案

12、的有机联系有利于保管有利于提供利用,1 数码照片的整理,整理,分类 数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。 跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。 不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时 间或重要 程度排列在一起。,整理,编号 数码照片号是固定和反映每张数码照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。数码照片号格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未给定全宗号的，该项可暂空。门类（类目）：指数码照片的代号。用SP表示。年度：数码照片所属年度。保管期限：照片保管期限是

13、按照片价值划定的保存年限。分为长久和定期两种。分别用”1”和”2”表示。张号：指在同一保管期限内按照片的排列从“1”开始的顺序编号。,1 数码照片的整理,整理,1 数码照片的整理,文件命名数码照片文件名应为： 门类（类目）年度保管期限张号。注: 张号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。“SP2005100001.Jpg”,整理,1 数码照片的整理,应采用只读光盘作为数码照片的保存载体一个归档年度的数码照片应存储至一张或多张光盘中几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中刻制光盘时应选择“一次性写入”方式,存储,整理,1 数码照片的整理,存储数码照片光盘背面应注明光盘的全宗号、门类（

14、类目）、年度、盘号，格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限盘号如:00369SP2006100001(易于照片号混淆)盘号：指在同一全宗内光盘的顺序编号。全宗号、盘号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。书写时应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。注:企事业与电子文件管理规范保持一致,整理,1 数码照片的整理,每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。结构如下:,说明文件文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边

15、为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。著录文件文件内容：数码照片盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式：XML文件。数码照片子目录内容：存放经过整理后的数码照片。,README.TXT,DESCRIPT.XML,DATA,SP2005100001,注:如果没有软件,应手工建立,整理,1 数码照片的整理,刻录光盘应一式四套，套别分别为A、B、C， A 封存 B 利用 C 异地保存B套刻录两份，A套、B套进馆保存。暂不进馆单位可保存三套,整理,1 数码照片的整理,整理,1 数码照片

16、的整理,编目,光盘封面分正面和背面 光盘封面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,档号：369GP.SP-26,指光盘内数码照片的起始年月,而非形成此光盘的年月,整理,1 数码照片的整理,整理,1 数码照片的整理,编目,文件目录数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理,照片档案分类目录,全宗号00369,整理,2纸质照片的整理, 编号,纸质照片号格式：全宗号门类（类目）年度保管期限代码张号。全宗号：同上门类（类目）：用ZP表示年度：同上保管期限：同上张号：同上例:ZP2006100001,整理,纸质照片号的填写纸质照片号应使用专用

17、光盘标记笔，横排编写在纸质照片的背面右下方,2纸质照片的整理,整理,照片袋的标注纸质照片放入照片袋内保管，一张一袋。照片袋规格为：13cm18cm。照片袋项目填写时应使用专用光盘标记笔或打印。纸质照片号：拍摄时间：题名：参见号：与该张纸质照片相对应的数码照片编号。编号格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。摄影者：照片的拍摄人。,2纸质照片的整理,现阶段要求纸质照片一定要扫描成数码照片,但数码照片只需要选择重要的冲洗.各单位在建立机检目录时,只需要录入数码照片的目录,在参见号中备出纸质照片号.,整理,2纸质照片的整理,纸质照片装盒,纸质照片应按张号顺序装入照片盒，并填写备考表、照片盒脊项目

18、。 不同保管期限的照片不应装入同一个盒内,可以跨年度 全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号 用阿拉伯数字填写,整理,2纸质照片的整理,备考表应放在盒内最后位置。本盒情况说明填写盒内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。,纸质照片盒的排列纸质照片盒应按照全宗号、年度、保管期限、张号的顺序排列，上架保存,整理,2纸质照片的整理,整理,3底片的整理,底片放入底片袋内保管，一张一袋。底片袋应装入相应照片袋内。底片袋右下角编写底片编号 格式: 年度保管期限纸质照片张号,2006100012,ZP2006100012,整

19、理,4大幅纸质照片和底片的整理,对于照片册放置不下的大幅纸质照片和底片，可将其垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按纸质照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。,保管,1装具,数码照片光盘应放在坚硬的塑料包装盒（1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。照片袋、底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其pH值应在7.29.5之间， 一纤维素含量应高于87 %。照片盒应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产

20、生碎屑或脱落的纤维,保管,2库房有关要求,库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。环境温度应控制在17-25，相对湿度应控制在35%-45%。,保管,3保管要求及措施,照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。,保管,4 对外提供查阅服务时，应尽量使用数码照片。确需利用纸质照片或底片，管理者和使用者应戴洁净的棉质薄手套，防止污染照片或底片。5 每隔两年应对底片、纸质照片照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。每隔4年应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。,注: 选择优质、品牌的光盘,谢 谢!,