建筑单位合同的归档管理办法.wps

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1、建筑单位建筑单位合同的归档管理合同的归档管理办法办法合同档案是公司档案的重要组成部分，它是公司对外进行经营活动的有效凭证，在维护公司合法权益方面发挥着不可替代的重要作用。它反映了公司对外经营活动的情况，是处理经济纠纷、切实维护自身合法权益的有效凭证，在公司的经营管理工作中发挥了重要作用。鉴于建设项目周期长，涉及专业多，面临情况复杂的特点，现根据公司 关于进一步做好档案管理工作的通知档案管理制度 的有关规定，为合同顺利履行创造条件，结合经营部实际工作情况，特制定本制度。3.5.13.5.1 归档范围：合同归档的主要类型有：建筑施工合同、 各类承包合同等。 各类补充合同、 补充协议也应该按照相应类

2、别进行归类。在对归档的合同、协议科学的划分大类后，还可以按照单个项目、个人为单位进行细致的分类。最终做到“一事一档案、一人一档案”。3.5.23.5.2 凡是签订合同、协议都必须统一使用单位印章或法人合同专用章。3.5.33.5.3 合同实行统一归档管理。（1）公司办公室负责经济合同档案的管理工作，办公室须留存经济合同审批单原件及经济合同正本，同时对招标整个过程的所有资料包括最终总经理审批的相关单据进行分类建档；3.5.43.5.4 建立合同归档登记簿，对经过用印程序的每件合同、协议都进行登记并由印章管理人员将其中一份原件留存。3.5.53.5.5 对外签订的经营活动合同、协议一般一式四份，双

3、方各执两份，经办部门一份，办公室存档一份；3.5.63.5.6 归档的合同必须是原件。档案人员根据合同用印登记对合同归档情况进行督促检查，促使合同、协议及时归档。3.5.73.5.7 存档的合同、协议的字迹必须基本符合档案字迹的耐久性标准，以炭素墨水字迹、蓝黑墨水字迹和激光打印字迹为佳。字迹耐久性的评判依据主要由两个字迹耐久性的评判依据主要有两个：字迹色素的稳定性和字迹色素与纸张结合的牢固性。（1）尽量不用圆珠笔在文件传阅单上签名；（2）尽量不用喷墨打印机打字存档。3.5.8 档案管理人员在合同归档时应在字迹标准上严格把关，在已归档的合同协议发生字迹退色不清时应采用修复、 打印、 抄写、 复印

4、等方法抢救材料。 凡打印、 抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。3.5.9 凡是需要利用合同协议的，要先经过公司领导批准，到档案室进行利用登记。一般情况下，档案部门只对档案利用者提供加盖公章的合同协议的复印件，合同协议的原件原则上不予借出。 遇到个别档案利用者一定要借出合同协议的原件时，借用者需写借条并说明借用合同协议的用途和归档时间。 档案管理人员在原件借出后应与借用人保持联系，做好合同协议的催还、归档工作。3.5.10 对归档的合同、协议要进行科学、细致的分类，以便查找利用。3.5.11 档案管理人员要积极与经办人员沟通，及时掌握合同的履行及变更情况，督促经办人员做好补

5、充合同、协议的收集、归档工作。3.5.12 合同起草、 合同签订、 文本管理、 结算安排、 执行进展、 合同变更到实际借款以及对合同结款情况统计分析等。3.5.13 防止合同丢失，每月收集整理一次，由办公室存档，要求编号，录入电子信息，这样方便查询。 同时对合同抽查，找出签订中不足，比如单位盖章不清，任意修改，个人信息不完善，合同内容缺失，评审手续不全等，有针对性地告知合同签订问题。3.5.14合同文本及相关资料同属重要法律文件，必须同时进行归档管理，重视合同文本而不重视相关资料归档的后果严重。3.5.153.5.15对于业主的各项合同，在投标阶段及合同谈判阶段所提出的各项问题应妥善保管，特别

6、是对提出问题没有得到解决的相关条款，公司合同管理员在合同交底时应向项目部特别提醒，项目部在工程实施过程中要特别注意该部分会出现的问题，加强防范应尽可能避免该部分给公司造成的损失。3.5.163.5.16对于合同中没有解决的问题，在项目实施过程中根据项目的实际情况由项目预算员造价员及时把问题提出，先报项目负责人审核再经公司经营部审核后及时发函给业主等相关单位，争取在过程中根据现场的实际情况对出现的问题得以解决争取在过程中根据现场的实际情况对出现的问题加以解决。3.5.173.5.17对于专业分包合同，由工程部负责把经总经理审批的最终单价移交给经营部，作为合同签订的重要依据，经营部负责按招标文件要求的合同版本的条款确定最终的分包合同，并根据招标过程中相关资料的复印件附在经营部留底的合同后面（原件由工程部直接移交给综合办），作为合同谈判依据及备查资料。3.5.183.5.18催促并检查各专业分包合同的履约情况，要求项目部对相关专业分包单位在工程实施过程中发生对于质量、 安全、 进度等违约行为的，项目部应及时收集相关证据，以书面形式报公司经营部，经营部在收到项目的书面文件及证据后三天内向专业分包单位法定地址寄去我司的发函及相关证据，以EMS形式寄出并向EMS公司索要收到的相关确认依据，作为专业分包单位违约的重要证据。