《秘书实务》题库1-12全章节练习题及答案.pdf

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1、第一章第一章 文字工作文字工作思考题及参考答案1.1.与其他人与其他人员员的文字工作相比的文字工作相比, ,秘秘书书的文字工作有何特点？的文字工作有何特点？答：答：可以概括为“四性四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。2.2.秘秘书经书经常需要撰写的文稿主要有哪些？常需要撰写的文稿主要有哪些？答：答：(1)(1)各种法定公文。各种法定公文。(2)(2)其他通用文其他通用文书书： ：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实

2、施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。(3)(3)商商务务文文书书和公关礼和公关礼仪类仪类文文书书： ：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。(4)(4)上司上司讲话讲话稿，稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。(5)(5)媒体署名文章：媒体署名文章：

3、供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。(6)(6)新新闻报闻报道。道。3.3.一篇高一篇高质质量的文稿量的文稿应该应该具具备备哪些特征？哪些特征？答：答：(1)准确反映上司意图。(2)内容符合法律政策。(3)观点明确、逻辑严密。(4)内容实在、篇幅简短。(5)语言规范、行文得体。4.4.简简述文稿撰述文稿撰拟拟的一般的一般过过程。程。答：答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。(2)初稿的撰拟。(3)文本的校核、检查和修改。(4)文稿的审核、签发和定稿。5.5.秘秘书书的文字的文字记录记录工作包括哪些种工作包括哪些种类类？有何具体要求？有何具体要求？答

4、：答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。案例分析及参考答案1.下面是一份不合格的公务文书，其中有若干错误，请在仔细阅读的基础上找出错误之处并予以改正，同时写出错误原因。力力扬扬( (中国中国) )贸贸易公司关于易公司关于申申请请专项资专项资金的金的请请示示报报告告省财政厅：力扬(中国)贸易公司是省属的集服装、原材料、电子、化工和副食品等进出口贸易于一体的大型国有企业，目前已拥有多

5、家分公司，总资产近百亿元，在职员工近万人。是国内颇具影响力的贸易公司。其中第四分公司专门经营电器进出口贸易。自加入世贸组织以来，伴随着对外贸易的日趋活跃和城乡人民生活水平的提高，第五分公司现有的生产规模已经不能满足市场的需求。为促使企业更好地发展，恳请省财政厅划拨专项资金两千万元。有无不妥，请批示。力扬(中国)贸易公司2011年5月10日答：答：（1）标题错误。应改为“力扬(中国)贸易公司关于划拨专项资金的请示”。（2）主送机关错误。财政厅与公司之间没有隶属关系，请示只能对直接上级机关。2（3）标点符号错误。第一处句号应该改为逗号。（4）第四分公司部分的内容应删除，与主体没有密切关系。（5）申

6、请理由和依据不够充分，需要再补充。（6）数字使用不正确。“两千万元”应改为“2000万元”。（7）结束语不当，应另起一段写“妥否，请批复。”（8）落款日期错误，应写“二一一年五月十日”。2.下面案例中何秘书的教训对我们有什么启示？请结合案例谈谈秘书写作有什么特点。用文学手法撰写工作用文学手法撰写工作总结总结某县茶叶公司的上级主管部门催报年度工作总结。为此,该公司的徐经理召开各职能部门负责人会议,集体回顾、总结一年来的工作情况。经理办公室的何秘书被指名担任会议记录,并负责起草公司年度工作总结。为了写好总结,何秘书除了认真记录会议发言外,还做了一系列的准备工作：翻阅上级文件,查找有关资料；召集业务

7、人员座谈,走访有关负责人；收集有关统计数据,核对某些事实其间,有不少同志建议,党员的模范作用要作为总结的重点,特别是党员老王同志在负责商业大楼基建过程中节约资金二万多元的事迹,应在总结中多书几笔。何秘书过去没有写过工作总结,也未受过公文写作的专门训练。但他认为,工作总结是综合性很强的文章,不仅材料要有说服力,而且语言要生动感人,不妨采用文学手法。于是,他按照拟定的提纲,连续五天闭门谢客,专心写作。当写到党员老王同志兢兢业业工作、节约基建资金二万多元时,何秘书的文学激情油然而生,便对老王的肖像用力描写：“他中等身材,穿着一件褪了色的灰色中山装。前额宽大,双鬓泛白,眉峰紧蹙,目光深沉,从那炯炯有光

8、的眼神里,人们不难看出一种坚忍不拔3的气概。”为了使老王的事迹催人泪下,何秘书又虚构出一段老王不徇私情处理侄儿的情节,并采用褒贬结合的形式,对叔侄二人进行了动作描写和心理刻画：“侄子扑通一声跪在老王面前,额头沁出来的汗珠顺着瘦削的脸颊汨汨地滚下。他抬起一双颤抖的手,用沙哑的嗓音哀求道：大伯,我错了,我该死,我再也不干了,饶了我吧！老王闪动着一双深沉的眼睛,陷入了痛苦的情感之中。他是亲眼看着侄子长大的,深知侄子在乡下的困境,也知道放走侄子是神不知鬼不觉的事情。但是他不能,他是共产党员。党和人民的利益高于一切,放走侄子就是对人民的犯罪,他的职责只能为党旗增辉！想到这里,他果断地拨动了身旁的电话”为

9、了表达上的需要,何秘书又想当然地将节约资金二万多元改为三万多元。仅老王这一个典型人物,总计用了二千四百多字,占了总结全文的四分之一。五天后,洋洋万言的初稿送到了徐经理手中。在通稿那天,何秘书遵照经理的指示,首先将工作总结绘声绘色地朗读一遍。读毕,有的摇头,有的撤嘴。徐经理开门见山地说：“念得不错,文笔也可以,就是文学色彩太浓,有些部分像小说。”财务负责人笑着问：“商业大楼的决算还没有出来,你怎么知道节约了三万多元？我粗估了一下,顶多只能节约六千元。统计数字不能夸张。”其他同志也说,写总结不是搞文学创作,先进事迹也只能概括地叙述。讨论的结果,工作总结要大改。根据经理和大家的意见,何秘书对工作总结

10、反复修改了三次,删去了大量描述性段落和虚构的情节。在第二次通稿会上,修改稿获得一致通过。(材料来源：董继超主编：秘书实务,线装书局2000年版，第6970页)答：答：从案例中何秘书的教训给我们的启示有：一是把握秘书写作的特点；二是涉及的事件数据等要实事求是、客观准确；三是要注意秘书写作与文学写作的区别，秘书写作不是文学性的主观创作。4第二章第二章 文档管理文档管理思考题及参考答案1.1.简简述收文和述收文和发发文的文的办办理程序。理程序。答：答：如下图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。2.2.哪些文哪些文书书需要立卷并需要立卷并归归档？档？答答：一个单位公务活动中形成的下列文件材料应当归档

11、：(1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。53.3.机关档案工作的基本任机关档案工作的基本任务务有哪些？有哪些？答答：根据机关档案工作条例的规定,机关档案部门的基本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督。(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。

12、(3)根据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查。机关档案部门必须贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的安全。4.4.怎怎样进样进行行归归档文件整理档文件整理? ? 答答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。归档文件以“件”装订，固定页次。装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.5.电电子文档的保管有什么要求子文档的保管有什么要求?

13、?答答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。四是环境温度选定范围为17度至20；相对湿度选定范围为35%至45%。（2）对电子档案内容的有效性保管对保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。主要做到以下几点：一是归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理

14、设备的更新情况进行一次检查登记。6二是对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。三是对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。四是要求档案保管部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表(见电子文件归档与管理规范附录A的表A6)。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。案例分析及参考答案结合案例谈谈档案的作用和档案工作的意义。利用档案挽回利用档案挽回700万元房万元房产损产损失失原长江航政局与武汉市第二医院于1974年达成房屋互换协议,按照协议精神,位于汉口鄱

15、阳街7号建筑面积为2025平方米的房屋产权归武汉航政局(现武汉海事局)所有。时过30多年的今天,武汉市第二医院和武汉市直属房地局对鄱阳街7号的产权归宿提出疑义。由于时间已久,武汉海事局有关此事的大部分资料已经遗失,造成该单位在房产纠纷中完全处于被动局面。关键时刻,长江海事局和武汉海事局委托的律师想到了请长航局档案中心帮助查找有关资料。档案中心在毫无线索的情况下,查到了当年双方达成的协议书和交通部的基建计划两份关键性历史资料,迫使武汉市第二医院不得不接受谈判。去年底,三方终于达成一致,汉口鄱阳街7号的产权无偿归武汉海事局所有,从而挽回了价值700万元房产的损失。从这件事,我们看到了档案利用的巨大

16、价值。答答：具有查考使用价值是档案的三个构成要素之一，其作用具体表现在：7(1)凭证作用档案是社会组织历史活动的真实记录。是令人信服的历史证据,具有法律效用,可以为日后的工作提供可靠证据。(2)参考作用档案能系统地反映问题的正反面情况。所以档案对以后的工作具有重要参考价值。以上案例中主要起到了凭证作用，为挽回损失提供了可靠法律证据。机关档案工作的意义就在于为组织留下可靠、完整的历史记录，以备将来查证和参考。第三章第三章 会会 务务 工工 作作思考题及参考答案1.1.简简述几种常述几种常见见会会议议中秘中秘书书工作的重点。工作的重点。答：答：(1)(1)常常务务会会议议中秘书工作重点：事先收集议

17、题，并提供给会议主持人；会后形成的文件要及时下达执行。(2)(2)专题专题会会议议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料准备要充分；再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应及时上报、下达。(3)(3)学学术术会会议议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和尊重专家的意见；协助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。(4)(4)代表会代表会议议中秘书工作重点：秘书机构无法全部承担会务工作，但应协助领导(主持人)全面筹划、妥善安排、协调各项工作。(5)(5)现场现场会会议议中秘书工作重点：会前应调查清楚该经验或教训的典型性；会前、会中向领导提供该经验

18、或教训的咨询材料和相关决定依据；会前还要根据内容，通知对口单位领导准时出席会议。 (6)(6)联联席会席会议议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参加，谨防一方不8表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较激烈争论时，秘书要注意协助主持人加强协调工作，缓解矛盾；会议有关协议书要反复协商，会后备案。(7)(7)电视电话电视电话、网、网络视频络视频会会议议中秘书工作重点：会前要协助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并及时发给与会者。还要检查落实线路畅通情况，并及时相互通报情况。(8)(8)活活动动性会性会议议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到会人数，以扩大会议效果；做好安全保卫工作。2.2

19、.会会议议有哪些构成要素？有哪些构成要素？答：答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员由主持人员、出席人员、辅助人员三部分组成，(4)会议时间包括会议召开的时间和会议结束时间（会期的长短），(5)会议地点包括会议召开的所在地和会议召开的具体会场，(6)会议组织形式，(7)会议成本预算。3.3.简简述会前准述会前准备备、会、会间间服服务务、会后、会后处处理各理各阶阶段会段会务务工作的内容。工作的内容。答：会前准答：会前准备阶备阶段段的工作有：制订会议预案（包括确定会议议程和日程），编制会务工作程序表，准备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤服务（包括与会人员的住宿、餐饮

20、、交通，会议各种票证的准备等）。会会间间服服务务的工作主要有：统计到会人数，做好会议记录，编印会议简报，会间后勤工作（包括会场服务、生活服务、文体活动、卫生保健、会议值班等）。会后会后处处理的理的工作主要有：会后文字处理（会议纪要、会议新闻报道等），会议文书归档，会后后勤工作（清理会场、安排代表返程、结算会议经费等），会务工作总结等。4.4.秘秘书书怎怎样协样协助助领导领导筹筹备备会会议议和制和制订订会会议预议预案？案？答：答：秘书在接到筹备重要会议的任务后，第一环节也是最重要的准备工作是制订会议预案。会会议预议预案案是为实现一定的会议功能目标，事先对运作环节、工作事务过程、办事流程(如会议仪

21、式、发言和各项活动等)所做的有序安排。（会议预案的内容和格式要求见教材第100-101页。）会议议程和日程是会议预案的重要组成部分。议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。9会议预案拟订好后，要向上级领导或主管部门呈报批准，获得批准之后，再分工实施各项会议准备工作。为了把头绪繁多、内容庞杂的会务工作组织得井井有条，充分严密，服务周到，秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划，编编制成会制成会务务工作程序表工作程序表。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。（具体格式参见教材第105-10

22、7页的示例。）会务工作程序表由会务工作负责人(通常是办公室主任)编制。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。由于分工明确、内容具体、时间要求严格，各人可按程序表分别进行具体准备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项事务的落实情况，凡是已经按要求完成的，就在备注栏注明“已办”，这样会务工作就可井然有序地进行，防止出现顾此失彼、重复忙乱的情况。5.5.会会议议的不同的不同阶阶段各有哪些会段各有哪些会议议文文书书材料？怎材料？怎样样制作、制作、发发放和管理放和管理这这些会些会议议文文书书材料？材料？答：会前准答：会前准备阶备阶段的文段的文书书材料材料有：会议预案（包括议

23、程表、日程表等），需要起草的会议文件（包括会议的主题报告，会议需要审议通过的决议、决定，领导人的开幕词、闭幕词等），需要在会前整理加工的文书材料（包括准备在会上交流的典型经验材料、准备作大会重点发言的发言稿、需提交给与会人员参考的各种材料、重要选举的候选人情况介绍等）。会会议进议进行期行期间间的文的文书书材料材料有：会议记录，会议简报以及会期间形成的其他文书材料。会会议结议结束后的文束后的文书书材料材料有：定稿的会议文件，会议纪要，会议新闻报道，会议形成的各种需要归档的材料，会务工作总结材料。制作、制作、发发放和管理以上会放和管理以上会议议文文书书材料可材料可参考本章有关内容和第一章、第二章相

24、关要求。6.6.假假设设某次会某次会议议180180人参加人参加,20,20人服人服务务, ,开会开会5 5天共天共4040个小个小时时, ,与会人与会人员员平均每平均每小小时时工工资资1515元元, ,请计请计算算该该次会次会议议的的隐隐性成本。性成本。10答：答：会议隐性成本计算公式是：J2NT。其中J表示参会人员每小时平均工资的3倍(3倍计算是因为劳动产值高于平均工资)，乘2是因为参加会议所引起的经常性工作停顿而造成了价值损失，N表示参会总人数(包括会议工作人员)，T表示参会人员消耗在会议活动期间的平均时间数(小时)。具体如下：152（18020）40240000（元）案例分析及参考答案

25、西安市委办公厅近年开展查找工作失误活动，发表在秘书工作2010年3、4期的办公厅工作失误20例一文中，有3例与会务工作有关。请阅读这些案例，体会会务工作在秘书实务中的重要地位，并分析产生这些失误的原因。【案例3】会议纪要发送范围漏掉了落实主体单位2008年11月12日，市委召开常委扩大会议，传达中央关于进一步扩大内需，促进经济平稳较快发展的措施和省委常委扩大会议精神，安排部署我市贯彻落实工作，市级有关部门和各区县党政主要负责同志列席了会议。 会后，我起草好会议纪要报领导审核。秘书长核改完纪要内容，前前后后又仔细校对时发现，会议纪要发送范围只有市级部门，没有各区县党委、政府，随即在发送范围栏内填

26、补上了区县党委、政府。 市委常委会议纪要直接关系到常委会议决定事项的贯彻落实。这次常委会议明确要求“各区县、各部门要把落实中央出台的十项措施作为当前工作的重中之重，密切配合，有力推进，绝不能贻误时机”。而我作为常委会工作人员，却把落实会议精神的主体区县党委和政府，在纪要发送范围中漏掉了。如果不是秘书长及时发现，会议纪要一旦发出，区县党委、政府将收不到文件，势必影响决定事项的贯彻落实，这样的后果不是我所能承担的。11原因：能起草重要文件的秘书应该有不错的业务水平，发生失误是考虑不周到，可能是因为实际工作经验不足，也有可能是责任心不够导致的。【案例16】 市委常委会议出现冷场 2007年4月13日

27、下午，市委召开常委会议。我根据会议内容并结合以往经验，觉得第三个议题汇报和讨论的时间可能会比较长，就将第四个议题汇报人的到会时间安排得晚了一些。 第三个议题汇报完，会议开始讨论。作为常委会工作人员的我感到这个议题即将结束，就赶紧到待会室提醒第四个议题汇报人做准备。可推开待会室的门一看，哪有汇报人的影子？这时，第三个议题汇报人已从会议室走了出来。分管秘书长在门口示意我安排下一议题汇报人进来。我马上给汇报人打电话，铃声似乎就在门外。我应声快步迎上前去，他边看表边对我说：“我没迟到吧？我是按会议通知的时间提前到的啊。”我忙不迭地小声说：“没有，没有，请进会场吧。”汇报开始了，我抬头看表，从第三个议题

28、结束到第四个议题开始，已经过去了几分钟。 这一会儿，在外人看来似乎微不足道，但我却深感自责。由于我考虑不周，让常委会议出现冷场，实在不应该。 原因：1.安排会议具体程序没有在时间上留有一定的余地。2.重要会议具体时间安排应该事前向秘书长汇报（如果事前汇报了，出现冷场时秘书长自会灵活协调处理）。【案例17】 身在外地的领导被安排为议题汇报人 2008年10月13日，秘书长通知我，14日下午市委常委会议要听取一次活动的筹备情况汇报，让我联系分管副市长准备汇报议题。我与市政府办公厅联系，得知这位分管副市长在外地出差，无法赶回来开会。但考虑到该活动筹备工作是12由市政府一位分管秘书长协调的，我就按惯例

29、在建议名单中将这位分管秘书长列为议题汇报人。 14日上午，我向市政府办公厅收集会议有关材料时，意外得知这位秘书长已经出访。我一下子懵了，会议通知已经发出，下午就要开会，如果议题汇报人不能到会，那该怎么办？没了主意的我只好立即向秘书长汇报。秘书长亲自协调有关方面，重新确定了议题汇报人，才保证了会议正常进行。 看来，凡事都要注意沟通衔接，否则工作很容易出现漏洞。 原因：此例原因主要是主观原因。列某人为议题汇报人，而到当天上午还没有通知当事人（否则他怎么会“出访”而事先没有交代），这位秘书的工作也太马虎了。第四章第四章 调调 查查 研研 究究思考题及参考答案1.1.为为什么什么调查调查研究要研究要坚

30、坚持持实实事求是原事求是原则则？怎？怎样样才能做到才能做到实实事求是？事求是？答：答：调查研究的目的就是了解事物的真实情况,掌握大量第一手材料,并通过分析研究得到对事物本质和规律的认识,从而进一步指导实践。如果在调查研究中不尊重事实、弄虚作假,就根本达不到调查研究的目的,甚至给工作造成极大的干扰和损失。调查研究要做到实事求是,必须做到：“不唯上”不能为了迎合领导意见而歪曲客观事实。“不唯书”不能被书本或过去的文件上已有的观点和结论所束缚。“不唯己”不能从主观愿望和个人好恶出发，要敢于否定自己原来的不符合实际的观点。13“不唯众”是不能被暂时的多数人的观点所左右。“要唯实”一切从实际出发,不可为

31、任何既定观点和结论去按图索骥,寻找所谓“论据”,也不可先入为主、偏听偏信。调查研究者不得以任何理由夸大、缩小或隐瞒、歪曲事实。2.2.调查调查研究一般分几个研究一般分几个阶阶段？各段？各阶阶段有哪些主要工作？段有哪些主要工作？答：答：一次正规的调查研究总可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、研究阶段、总结阶段。准备阶段的主要工作有：确定调查研究的课题和具体目标， 确定调查研究的对象和范围，做好调研组织、思想和技术上的准备，拟订调查提纲，设计、印制调查表格、问卷等。调查阶段的主要工作有： 调查点的联络，进行正式调查,做好调查材料的收集、整理工作。研究阶段的主要工作是：运用各种方法,从质和量两个方

32、面对调查材料进行思维加工。揭示事物的本质和规律,了解事物之间的因果关系,预测事物的发展趋势,并在此基础上对领导的决策和管理工作提出具体建议。总结阶段的主要工作有：撰写调查研究报告，输出调研信息，调研活动总结， 调研成果的转化。3.3.常用的常用的调查调查方法有哪些？如何正确运用方法有哪些？如何正确运用这这些些调查调查方法？方法？答：答：(1)现场观察。现场观察要注意：要观察真实的现场,防止有人制造假象，观察要客观，不能带个人偏见，要注意略看与细察相结合，要注意留下原始的观察记录。(2)个别访谈。个别访谈要注意：选择合适的调查对象；访谈前做好充分准备；讲究谈话的艺术。(3)开调查会。开调查会要注

33、意：调查会的参会人数要适宜；调查会的时间长短要适宜；不宜请与调查课题有关的权威人士参加；要与个别访谈结合运用。14(4)问卷调查。问卷调查的关键是：设计科学合理的问卷，问卷设计必须遵循三个原则必要性原则、可行性原则、自愿性原则。(5)统计调查。不管是常规性的统计调查还是临时性的统计调查,都必须保证数据真实、准确、完整,反对虚报、瞒报等弄虚作假行为。(6)专家论证。专家论证会是一种特殊的调查座谈会,须有畅所欲言、自由争论的气氛和比较充分的时间。参加论证的专家应力求多样化。应该在会前较长时间将需要讨论的问题发给与会专家,让他们有充分的时间查找资料、思考研究。4.4.对调查对调查材料材料进进行研究常

34、用哪些方法？行研究常用哪些方法？试试述各种方法的作用和特点。述各种方法的作用和特点。答：答：(1)归纳和演绎。归纳是从同类中若干个别或特殊对象推出有关该类事物的一般性结论的推理方法。在运用归纳法的时候要注意避免犯“以偏概全”的错误。演绎是以一般性原理为前提,推出有关特殊的个别事物的结论的推理过程。运用演绎法，要注意大前提(一般性原理)是不是真实，运用的推理形式要符合有关的推理规则。(2)比较和分类。比较有横向比较和纵向比较两种基本类型，运用比较法要注意避免片面性。分类是根据对象的相同点和不同点,将调查对象区分为不同种类的逻辑方法。分类必须根据一定的标准进行。(3)分析和综合。分析是把事物的整体

35、分解为各个部分、各个方面、各个要素,再分别加以研究考察的方法；综合是在分析的基础上,把对事物各个部分、各个方面的认识又组合为一个整体认识的方法。在实际研究过程中分析和综合是彼此衔接和相互渗透的。(4)定量研究和定性研究。定量研究是指通过对事物各种数量关系的研究来认识事物的方法；在进行定量研究时,要避免孤立地、片面地看待数据。定性研究是指通过对事物质的规定性的研究来认识事物的方法；可靠的定性研究应该建立在定量分析的基础上。(5)系统研究方法。就是按系统论的原则来对调查材料进行研究。要坚持集合性原则、整体性原则、相关性原则、有序性原则。155.5.请选择请选择一个有意一个有意义义的的调调研研课题课

36、题，运用本章提供的有关知，运用本章提供的有关知识识，在老，在老师师指指导导下下进进行一次行一次调调研研实实践践( (组组成成调调研小研小组组，集体完成，集体完成调调研任研任务务) )。 。（略）案例分析及参考答案1.现代社会的第361行秘书在介绍英国“饭店经理秘书的一天”时有如下一段文字。请认真阅读并思考后面的问题。下午,经理要外出,临走前给玛丽交代了四件工作：1)了解一下电子计算机在饭店管理中的作用、价钱等情况,找一些有关这方面的书。2)给韦恩夫人写一个备忘录,告诉她可以考虑换用新型的被褥,因为许多家庭已在使用了。要求韦恩夫人准备一个有关材料。3)专门为旅馆的会议设施写一个广告。4)贝克小姐

37、代表三个电话接线员提出工作时间太长的书面抗议。要玛丽与她们谈一下,准备一个劳资关系的报告,看看是否要加人,到哪里才能找到合适的人选。经理走后,玛丽就专注于这些调查报告,显然,它们都是要耗相当多的时间和精力才可能完成的。(材料来源：光积昌 汲典编译：现代社会的第361行秘书，机械工业出版社1986年版，第22页)16(1)有一种观点认为：调查研究是我国党政机关秘书机构的重要工作，对民营公司的秘书来说，调查研究并不是一项重要工作。看了上述案例，你对这一问题是否有一些新的认识？答：在企答：在企业业（包括民（包括民营营公司）中，公司）中，调查调查研究同研究同样样是秘是秘书书（或秘（或秘书书机构）工作中

38、的重机构）工作中的重要内容。要内容。(2)在上述四项工作中，有哪些明显属于调查研究工作？答：第一答：第一项项、第四、第四项项属于属于调查调查研究工作，其中第四研究工作，其中第四项项要解决的要解决的问题还问题还比比较较复复杂杂，属比，属比较较典型的典型的调查调查研究。研究。(3)玛丽要完成的调研工作属于“微观调研”。以第四项工作为例，说说微观调研与本章第二节介绍的正规的调研活动有何相同之处和不同之处。答：答：玛丽玛丽要完成要完成该项调查该项调查，同，同样样有准有准备阶备阶段（考段（考虑虑如何如何调查调查）、）、实实施施阶阶段（具体段（具体调调查查）和）和总结阶总结阶段（撰写段（撰写调查报调查报告

39、等），她完成告等），她完成这项这项工作的作用也是工作的作用也是为领导为领导（ （经经理）决策理）决策提供依据。不同之提供依据。不同之处处在于相在于相对简单对简单、独自完成、独自完成( (不需要不需要组组成成调查组调查组) )。 。2. 某校拟对5年前某届毕业生现在的就业情况展开一次问卷调查。下面是调查问卷中的部分题目，你能看出这些问题和答案设计存在什么不妥当的地方吗？您目前工作单位所在地属于_a.一线城市 b.省会城市 c.中小城市 d.县城或乡镇选项选项交叉（一交叉（一线线城市可能有的是省会，省会也可能城市可能有的是省会，省会也可能为为中等城市）中等城市）您目前就业的单位是_a.外企 b.国

40、企 c.民营企业 d.事业单位选项选项不全（党政机关呢？）不全（党政机关呢？） 您上一年的全年收入是_a.不足5万元 b.5-10万元 c.10-15万元 d.15万元以上17“全年收入全年收入”概念模糊（是概念模糊（是仅仅指薪金，指薪金，还还是包括其他？），最低的是包括其他？），最低的选项选项上限（上限（5 5万元）太高。万元）太高。您目前的住房情况是_a.已买产权房 b.租房居住 c.蚁居 d.住父母亲戚的房子选项选项交叉（交叉（蚁蚁居也是租房）居也是租房） 您目前的恋爱婚姻状况是_ a.已经结婚 b.准备结婚 c.正在恋爱 d.不打算成家文不文不对题对题（与（与“就就业业状况状况”无关）

41、，且无关），且选项选项交叉（交叉（b b、 、c c相容相容,c,c、 、d d也相容）也相容） 您对自己目前的状况满意吗？_a.十分满意 b.比较满意 c.不太满意 d.很不满意问题问题含糊（含糊（“目前的状况目前的状况”太太笼统笼统） ）(主观题)有权威的教育专家说目前高校开设的公共课程过多而专业课程偏少，理论课程太多而实训课程太少。根据您自己毕业后的实际经验，请您对自己本科所在专业的课程设置和教学方式提供一些意见和建议。(选答，可另附纸)主主观观性性问题问题不能不能带带有有倾倾向性，向性，“有有权权威的教育威的教育专专家家说说”不宜出不宜出现现在在问题问题中。中。第五章第五章 信息工作信

42、息工作 思考题及参考答案1.1.什么是信息什么是信息? ? 它有哪些主要特征它有哪些主要特征? ? 秘秘书书机构的信息工作有何重要意机构的信息工作有何重要意义义? ?18答：答：广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。秘书机构的信息是指对领导和本单位一切有用的新的信息。信息的主要特征是：时效性，可增长性，可传递性，可分享性，可贮存性。秘书机构处于信息中心地位，现代科学管理必须建立在准确而全面的信息基础之上，信息工作是秘书工作中的重中之重。表现在：一是为领导参谋决策的需要，二是领导日常咨询的需要

43、，三是秘书机构做好其他工作的重要保证。2.2.秘秘书书机构的信息工作有哪些基本要求机构的信息工作有哪些基本要求? ? 信息信息对领导对领导决策有何重要作用？决策有何重要作用？答：答：秘书机构信息工作的基本要求是：准确完整，及时高效，适用适量。信息对领导决策的重要作用体现在：决策是领导机关最基本的职能，包括是制定方针政策、行政法规、重大商务决策和解决实际问题的决策需要两个方面。正确、有效的信息是决策的基础，也是一个单位生存发展的保障。一个单位的管理是否有效，关键在于信息反馈是否灵敏、准确、有力，及时、准确的信息为领导正确决策提供了依据。决策的修改完善或废除,必须以大量准确及时的反馈信息为依据。3

44、.3.试试述信息工作的一般程序。述信息工作的一般程序。答：答：第一步，收集积累信息。首先，确定信息收集的范围，围绕领导工作和单位实际工作需要，收集有用信息；其次，明确信息收集的渠道，可以通过信息网络、文件资料、大众传媒、会议、来信、来访、来电、调查研究等渠道收集信息；再次，掌握信息收集的方法，如阅读法、观察法、听记法、交换法、索取法、购买法等。第二步，对信息进行筛选、校正和整理分类。首先，鉴别信息的真伪；其次，校正、补充信息；再次，鉴定信息的价值；最后，对信息进行整理分类。第三步，对信息进行深度加工。首先，对零碎、肤浅、杂乱的信息进行浓缩、提炼；其次，对信息综合研究和深度开发，加工成有情况、有

45、分析、有建议、可以直接利用的信息。第四步，传输和反馈信息。首先，明确信息传输的方向；其次，对信息进行把关和控制；再次，选择合适的输出方式，如口头传输、书面传输、电信网络传输等。194.4.为为什么要什么要对对信息信息进进行有效展示行有效展示? ?请请以四人一以四人一组组自自办办一份四个版面的信息一份四个版面的信息简简报报，并，并组织组织展展览评览评比。比。（略）5.5.选选取取2 23 3个网站，个网站，结结合第四合第四节节“网站的信息管理网站的信息管理”有关知有关知识对识对其作出其作出评评价。价。（略）案例分析及参考答案阅读下列案例，回答后面的问题。没有及时发现并报告情况，错过最佳处置时机石

46、首市委书记因“617”事件被免2009年6月17日20时36分，湖北石首市笔架山街道办事处东岳路永隆大酒店厨师涂远高死在酒店门前，当地警方经走访、尸检、勘查等，初步认定为自杀。因亲属对死因表示怀疑，将尸体停放在酒店内，拒绝火化，导致围观群众越聚越多，引发了大规模群体性事件，造成部分武警被打伤，车辆被毁坏，酒店遭焚烧。7月25日，市委书记钟鸣、市委政法委书记兼公安局局长唐敦武被免职。新闻分析： “黄金24小时”内官员未与群众对话石首事件是如何失控的导致这类事件发生的直接原因，与当地政府的治理能力和处置技术有关。而有关方面显然是不合格的。事件发生后的3天内，特别是“黄金24小时”内，现场没有出现官

47、员与群众对话回答其疑问，发布权威消息安抚群众情绪，保证政府会依法办事。而是忙于抢夺尸体20这让群众产生了官方要毁灭证据以掩埋事实真相的恐惧，加深了对抗情绪；忙于强行断网、封锁消息丧失了官方的公信力，给小道消息提供了传播的土壤；忙于给现场断电对抗式的处置技术推动了群众的进一步对抗；忙于调动大批武警在当时特殊的情况下致使群众短暂地流失了对国家力量的认同；而武警同志的喊话中强调“不要被人利用”等低估了群众的智商，无视他们对“真相”的判断和要求，蔑视他们参与“围观”的动机，才出现男女老幼齐上阵，砖头石块齐飞的混乱局面。可以说，当地党政的不作为、乱作为，对事件的发展起到了很坏的负面作用。实际上，在事件处

48、置过程中，石首官员并非没有经验可学。“瓮安事件”后，贵州省委书记石宗源明确指出了三点：坚持信息透明，要在第一时间把真实、准确的信息全面地让媒体知道，并借助媒体力量披露事件真相和细节。启动舆论监督系统，及时回答人民的疑问。实事求是地公开真相，打破“不明真相的群众在少数坏人的煽动下”的公式。1.1.从信息分从信息分类类来看，上面两条信息分来看，上面两条信息分别别属于哪种属于哪种类类型的信息？有何特点？型的信息？有何特点？答：答：从信息分类来看，上面两条信息属于间接性、动态类、初级信息和忧患信息即危机信息或问题型信息。这类信息的特点是：时效性强，生动、具体，往往成为人们关注的焦点，社会反响大，也是领

49、导人或领导部门特别需要的信息。但不成熟、不稳定、不系统、不完整、缺乏针对性和可靠性，领导机关可以用它了解动态，但不能据此决定政策。这类信息是进一步深度加工的基础。2.2.上网上网查查找第二条信息中提到的找第二条信息中提到的“瓮安事件瓮安事件”，再，再查查找三件其他找三件其他类类似事件，并似事件，并说说明怎明怎样样将将这这些信息些信息传传送送给领导给领导参考利用。参考利用。21（略）第六章第六章 参参 谋谋 咨咨 询询 思考题及参考答案1.1.为为什么什么说说参参谋谋咨咨询询是秘是秘书书工作的重要内容？工作的重要内容？答：答：（1）就秘书和领导的关系而言，秘书是领导的助手，参谋咨询自古以来就是秘

50、书的职责。参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独出现。为领导决策事项提供可行性备选方案是最典型的参谋工作。（2）就秘书的职权范围而言，由于秘书在日常工作中全面协助领导处理各种事务，因而秘书具备为领导提供参谋咨询服务的的主观条件：一是熟悉领导的责权范围、工作内容、组织交流，对于各个工作渠道和各方面信息了如指掌；二是熟悉领导的工作习惯、思想脉络和各个时期的工作重点；三是熟悉所在组织的具体情况，对上级部门的政策、理念和下级部门的工作情况都有所把握。（3）就秘书和领导的关系而言，由于秘书经常和领导一起工作，因而具有更多提供参谋咨询服务的机会。领导通过倾听和交流征