采购管理应用方案.doc

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1、d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf1 / 13采购管理应用方案采购管理应用方案一、建立采购基础资料 目的与范围目的与范围建立采购员、供货商资料，此资料将用于采购单中。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 建立采购 员资料按照采购员编码规则，建立采购员数据。采购员采购管理基本设置 采购员资料维护 建立供应 商资料按照编码规则对供应商编码，为供应商编码 并录入采购员采购管理基本设置 供货商资料维护 查询供应 商资料综合查询基本查询 供应商资料查询二、采购价格处理 目的与范围目的与范围建立物料采购价格资料。在输入订

2、单时，根据系统参数设置，以此价格作为采购订单的物 料预设价格。此功能特别适合供应商的物料采购价格变动较小的情况。 相关模块相关模块采购管理 系统维护参数设置采购设置 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径建立采购 价格资料建立物料采购价格资料采购员采购管理日常 处理采购询价 维护归档采购 价格资料将采购询价资料输出，进行归档处理采购管理系统 报表采购询价 报表 说明说明1、 如果在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“新增时采用以采购询价资料的 采购单价为默订值“，则在做采购单维护时，当新增某个物料，程序会自动取到采购管理 基本设置采购询价维护中设置好的单价。2、 采购询价

3、维护中，以询价日期+供应商编号+物料编号+采购批量四个字段组合作为唯一项。 也即只有这四项都相同时，系统才不允许输入。只要其中有一项不同，系统认为都是可接d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf2 / 13受的。因为，同一供应商、同一物料，只要它的询价日期或采购批量不同，都可能有不同 的报价。3、 可通过在系统维护系统设置参数设置采购设置中设置采购询价的参数，来决定供应 商的询价资料是采用库存单位还是采购单位进行询价。三、采购订单处理 目的与范围目的与范围采购单建立，批准生效，收货，结单处理。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人

4、员电脑功能路径 录入采购 单输入需采购的物料采购员采购管理订单处 理采购单维护审核采购 单核对采购合同原稿与已输入电脑的采购单内容是否 一致采购员采购管理系统报 表采购单核对报 表 批准采购 单批准采购单，使该采购单在电脑中生效，并成为不 能改动状态采购主管采购管理状态维 护采购单批准查询采购 订单资料综合查询基本查 询采购订单查询打印采购 单打印出采购单，发给供应商采购员采购管理标准格 式采购单打印采购单结 单对已完成收料的采购订单及未完成收料，但须中止 的采购订单进行结单；已完成收料或超额收料的订 单采用自动结单，未完成收料的采用强制结单采购主管采购管理状态维 护采购单自动 结单 采购管理

5、状态维 护采购单强制结 单 说明说明1、如果在系统维护系统设置参数设置采购设置中选择“批准或取消批准，是否要 经过锁定状态进行“，则所有的采购单审批都为二级审批制。即采购单首先需锁定，然 后再进行批准。 2、采购订单可由组别控制。即在做采购单维护或供应商资料维护时，选择某一个供应商 属于哪一个用户组别或某一张采购单属于某个用户组别，则在采购单维护、修改、锁定、 批准采购单时，只有属于这个组别的用户，才可能看到采购单。当然，系统管理员的权 限可不受此限制。 3、 采购单维护能直接修改未批准或锁定状态的采购订单，如要对已批准的采购单进行修 改，首先要取消采购单批准，具体参照更改采购订单部分。 4、

6、 自动结单：指采购订单在完成足额收料后作结案处理，使之不再参与公司日常运作。d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf3 / 135、 强制结单：指采购合同在执行过程中没有按要求完成，但要中止其执行，作强制结案 后使之不再生效。 6、 已作自动结单或强制结单的采购单，在采购单查询和一般的采购报表中，都不再输出。 已结单的采购单，只在一些统计报表和与财务应付款方面相关的程序中输出。 7、 采购单批准的动作也可由采购员直接进行操作，但在已打印出的采购单报表中，需由 采购主管或采购经理签字确认。四、 更改采购订单 目的与范围目的与范围对已批准或结单的采购订单进行修改。

7、相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径取消结单将采购订单的状态由结单改为批准采购主管采购管理状态维护 采购单取消结单 取消订单 批准将采购订单的状态由批准改为未批准采购主管采购管理状态维护 采购单取消批准修改订单修改采购订单资料采购员采购管理日常处理 采购单维护 说明说明1、根据要修改的采购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再进行修改。如 果当前订单已结单，则按取消结单取消批准修改订单顺序执行，如当前订单为批准 状态，则按取消批准修改订单的顺序作业。修改后的订单要重新批准。 2、修改后订单数量不能小于已经收料的数量。 3、不能删除曾经发生过

8、收料业务的订单项。 4、如果采购订单是执行二级审批制，则采购单取消批准之后，还需进行采购单取消锁定， 采购订单才可修改。五、 补填采购价格 目的与范围目的与范围补填采购价格为零的采购单的单价资料。 相关模块相关模块采购管理、库存管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 补填采购补齐采购单价采购员采购管理日常处d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf4 / 13价格理订单补价 说明说明1、 向供应商下发采购单时，由于种种原因，如询价未回复、物料采购价格领导未批复、或此 种物料本身就是事后补价的、等各种原因，导致订单在录入时没有输入采购单价。而

9、下发 采购单之后，采购价格又得到了确认，此时，即可做订单补价的操作。2、 如果在补价时，采购单已发生了收料（完全收料或未完全收料） ，则还应在库存管理-价格 处理-收料价格维护中进行补价处理。3、 补齐订单价格，是为采购应付款和成本核算中计算物料的移动加权平均价，为了取得单价 资料而需做的工作。4、 订单补价程序会自动过滤出所有采购单价为 0 的采购订单行记录六、 采购单跟催及对帐处理 目的与范围目的与范围采购单的跟进及收料安排。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径查看、跟 催采购订 单查看采购单的计划收货日期、到料情况、是否 延期等资料，以便仓

10、库为收货做准备采购员采购管理系统报表 收货计划报表 销售管理系统报表 延期采购单报表 综合查询基本查询 采购单查询收料对帐周期性就收料情况与供应商对帐采购员/财 务采购管理标准格式 采购对帐单 说明说明七、 申购单处理 目的与范围目的与范围申购单建立、批准生效、转询价单或直接转采购单 相关模块相关模块采购管理d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf5 / 13 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 填制或修 改申购单建立并输入申购项目MC 文员采购管理申购处理 申购单维护批准申购 单批准使之在电脑中生效，并成为不能改动 状态MC 主管采购管理

11、申购维护 申购单批准打印申购 单打印出申购单并签字，作为采购的依据MC 文员采购管理申购维护 物料申购单报表申购单结 单申购单完成处理后进行结单处理MC 文员采购管理申购处理 申购单结单 查询申购 物料的采 购情况了解所申购物料的采购等情况采购管理申购处理 申购物料采购状况 报表 查询已结 单的申购 单采购管理申购处理 申购单结单资料查 询 说明说明1、申购单转采购单，可分两种情况，实际使用时，可根据具体情况进行调整，各自的流 为：a、申购单维护申购单批准询价单维护询价回复维护采购单 产生；b、申购单维护申购单批准申购单直转采购单2、只有已经批准的申购单才可打印申购单报表。3、如果是使用“申购

12、单直转采购单”的模式，则需转为采购单的物料需有供应商的采购 询价资料。八、 更改申购单 目的与范围目的与范围对已批准或结单的申购单进行修改。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径取消结单将订单的状态由结单改为批准MC 主管采购管理申购处理 申购单取消结单 取消批准将订单的状态由批准改为未批准MC 主管采购管理申购处理d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf6 / 13订单申购单取消批准修改订单修改订单资料MC 文员采购管理申购处理 申购单维护 说明说明1.根据要修改的申购单的状态，须首先将订单状态转变为未批准，然后再

13、进行修改。 2.如果当前订单已结单，则按取消结单取消批准修改订单顺序执行。 3.如当前订单为批准状态，则按取消批准修改订单的顺序作业。 4.修改后的订单要重新批准。 5.已转入采购的申购单不能修改。九、 申购询价处理 目的与范围目的与范围向供应商查询所申购物料的价格资料。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 建立询价 单根据已批准的申购单填制询价单采购员采购管理申购处理 询价单维护 打印询价 单输出询价单，并发给供应商，要求供应商报价采购员采购管理申购处理 申购询价报表 记录供应 商报价资 料登记供应商回复的价格资料采购员采购管理申购处理 询价单

14、回复维护查询超期 未复的询 价单采购管理申购处理 询价回复超期报表 说明说明1、某一张申购单可对多个供应商进行询价，但最后生成采购单时，则一张申购单只能有一个 相对应的供应商。十、 申购项目的采购处理 目的与范围目的与范围根据供应商回复的询价资料，对申购的物料生成采购单。 相关模块相关模块采购管理d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf7 / 13 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 采购已进 行了物料 的个别询 价的申购 项目此申购项目已进行个别的询价，采购是根据询 价的结果进行采购员采购管理申购处 理采购单产生采购没有 单独进行 询价的

15、申 购项目此申购项目没有进行询价，价格资料来自以前 的供应商询价资料采购员采购管理申购处 理申购单直转采 购单查询申购 物料的采 购情况了解所申购物料的采购等情况采购管理申购处 理申购物料采购 状况报表 说明说明使用“申购单直转采购单” ，则需转为采购单的物料需有供应商的采购询价资料。十一、消耗品、低值易耗品的采购 目的与范围目的与范围对于消耗品及在生产中起着重要作用但又不记入产品结构清单的生产辅料可采取再订货点 分析（ROP）和安全库存的方法生成采购单。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 设置物料 的再订货 点建立生产辅料的再订货点（ROP）

16、MC 文员采购管理再订货点 ROP 项目维护打印按再 订货点采 购的项目输出按再订货点采购的物料项目MC 文员采购管理再订货点 ROP 项目报表计算按再 订货点方 法采购的 项目需求计算其需采购数量MC 主管采购管理再订货点 再订货点分析打印再订 货点的分 析结果输出再订货点项目的供应需求，可作为采 购依据采购管理再订货点 再订货点分析将订货需 求转成申 购单将计算所得供应需求转入申购单采购管理再订货点 再订货点分析d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf8 / 13 说明说明1.再订货点（Re-Order Point）：相当于一条水平线，当安全库存低于水平线时

17、，表示 须采购物料了2. ROP 适用于物料需求非常稳定的情况,物料的库存降低到再定货点时，系统 便会提醒您该下单了，下单的数量就是采购批量,否则该物料的供应将处于 随时可能缺货的状态。十二、采购分析及报表 目的与范围目的与范围通过报表对采购业务进行分析，及评核采购工作。 相关模块相关模块采购管理 作业方法作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径查询分析 采购单的 综合情况查询或输出采购单的基本情况采购管理系统报表 采购单综合报表 采购管理系统报表 采购结单综合报表 综合查询基本查询 采购单查询 对采购单 进行分类按采购单编号、供应商编号、物料编号、订 单类型、交货日期分类分析物料采购

18、情况采购管理系统报表 采购单分类报表统计采购 应付款计算采购的应付款情况采购管理系统报表 采购应付款 按月统计 物料采购 数量按月份统计各种物料的采购情况采购管理系统报表 采购月统计报表十三、采购来料处理 目的与范围将采购来的物料接收到质检区，并通知质检部门进行检验；然后根据质检结果，决定是否入库。 并将不合格的物料退回给供应商。 相关模块库存管理采购管理质量管理d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf9 / 13 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径收到供应商 送货建立收料交易记录，将来料过数到指定 IQC 仓区：对已有采购单的项目用计划收料，没

19、有采购单的项目用非计划收料仓管员库存管理日常处理 计划收料/非计划收料归档供应商 送货及退货 的情况仓管员库存管理系统报表 物料接收/退料报表打印质检通 知单用多联纸打印质检通知单,通知质检人员检验仓管员库存管理日常处理 计划收料/非计划收料将合格物料 入库根据质检结果，将合格物料由质检仓转入相 应的物料仓仓管员库存管理日常处理 来料入库归档来料的 入库情况仓管员库存管理系统报表 物料转移报表来料入 库 拒收不合格 物料根据质检结果，将不合格物料由质检仓转入 退料仓，以便以后退回供应商仓管员库存管理日常处理 来料坏料转移归档来料不 合格情况库存管理系统报表 物料转移报表来料坏 料转移 将不合格

20、物 料退回供应 商记录从退料仓退回物料给供应商的物料数量。 计划收料项目使用计划退料，非计划收料项 目使用非计划退料仓库管理 员库存管理日常处理 计划退料/非计划退料 说明1、建议应该尽量用计划模式处理绝大部分的收、退料，非计划模式用于非生产性物料的采购 或未下采购的生产性物料的紧急采购。 2、在计划收料非计划收料操作时，在主记录状态下，需正确地选择是对哪一个供应商进行 收料。 3、计划收料非计划收料，当已经通过来料质检维护的引入功能引入了计划收料非计划收 料的资料，则计划收料非计划收料的资料将成为不可修改、不可删除的状态。 4、计划收料非计划收料时的仓区选择，系统默认取系统维护-系统设置-系

21、统参数-库存管理 中已设置好的系统默认质检仓区、仓位。 5、 以通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存管理。中设置参数来决定在计划收料时是否允 许收料数量大于采购订单数量。系统默认为收料数量可大于采购单数量。 6、 可以通过在系统维护-系统设置-系统参数-库存管理。中设置参数来决定在计划收料时是以 库存单位进行收料还是以采购单位进行收料。系统默认为以库存单位进行收料。 7、 计划退料/非计划退料，如果是质检不合格的物料，在维护行记录时，它的子类型处以它默 认的“非生产退料“选项；如果是已入库，在生产线发现是由于供应商来料不良的物料， 在维护行记录时，请在它的子类型处选择“生产退料”选项； 相

22、关方案采购单处理d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf10 / 13十四、来料质检 目的与范围质检部门根据验收通知单，对来料进行检验，填写检验结果以决定是入库或拒收。 相关模块质量管理 库存管理 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 引入计划收料或 非计划收料资料根据仓管员的报检单，在系统中引入 收料资料质检人员质量管理来料质检 产生来料检验单 对来料进行检验 并在检验通知上 记录检验结果质检人员手工作业将质检结果录入 系统将检验通知单上的质检结果输入系统 作为入库或拒收的依据质检人员质量管理来料质检 来料检验报告维护 根据检验结果产 生入库或拒收

23、记 录产生出入库或拒收记录以进行入库或 拒收处理,并记录相应的交易编号质检人员质量管理来料质检 产生入库（坏料转移） 单 将检验单交回收 料人员进行下一 步的处理质检人员手工作业说明1、所有需质检的物料，都需首先在产品管理-工程维护-物料质量资料程序中维护物料的 相 关质检参数资料。2、所有需进行检验的物料，在做产生来料检验单之前，都需在质量管理-基本设置 物料与检验组关系维护程序中维护好物料的检验项目。3、产生入库（坏料转移）单的组别，请选择接收物料的仓管员所在的组。 相关方案采购来料处理十五、来料价格处理 目的与范围根据需要调整每笔来料的价格。相关的资料包括：单价、税率、对换率。并进行审核

24、确认。d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf11 / 13 相关模块库存管理 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径 处理来料 价格调整每笔来料的价格资料财务人员库存管理价格处 理收料价格维护 说明1、每笔来料的价格相关的资料，如果是计划收料，物料单价取相应的采购订单中的单价，如果 是非计划收料，则取物料财务资料维护程序中的计划采购价格，如果物料财务资料维护中的 单价为空，则此处也为空；而税率及货币对换率其预设值，计划收料按采购单中所设置的数 据；非计划收料的货币取系统中设置的本位币，税率则为空。 2、在进行来料价格处理之前，必须确保此笔收料相应的入

25、库业务已经完成。且针对此笔来料的 入库交易已经执行了过数操作。 3、在收料价格资料被批准后，对应的收料业务数据，系统不允许进行更改，如确要对对应的收 料数据进行更改，要首先执行取消批准功能，返回到未批准状态，然后再修改收料资料 4、要保证入库价格的准确，必须严格按照来料维护来料质检产生来料入库的操作流程进行 业务处理。 5、在应收应付中的应付发票中的物料收料价格是以此处的价格为依据，进行取用。 相关方案采购来料处理十六、退料价格处理 目的与范围根据需要调整每笔物料退料的价格。相关的资料包括：单价、税率、对换率。并进行审核确认。 相关模块库存管理 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径

26、 处理退料 价格调整每笔退料的价格资料财务人员库存管理价格处 理退料价格维护d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf12 / 13 说明1、每笔退料的价格相关的资料，如果是计划退料，物料单价取相应的采购订单中的单价， 如果是非计划退料，系统会取物料财务资料维护程序中的计划采购价格，如果物料财务资 料维护中的单价为空，则此处也为空；而税率及货币对换率其预设值，计划退料按采购单 中所设置的数据；非计划退料的货币取系统中设置的本位币，税率则为空。 2、在退料价格资料被批准后，对应的退料业务数据，系统不允许进行更改，如确要对对 应的退料数据进行更改，要首先执行取消批准功

27、能，返回到未批准状态，然后再修改退料 资料。 3、在应收应付中的应付发票中的物料退料价格是以此处的价格为依据，进行取用。 相关方案采购来料处理十七、应付帐款处理 目的与范围处理应付帐款业务 相关模块库存管理 应收应付 作业方法业务项目内容及方法部门/人员电脑功能路径处理来料 /退料价 格调整每笔来料/退料的价格资料财务人员库存管理价格处理 收料价格维护 库存管理价格处理 退料价格维护 填制付款 发票记录供应商提供的收款发票及相关的来料业务或 相应的采购单财务人员应收应付应付帐款 处理应付发票 审核批准 付款发票确认付款发票有效财务人员应收应付应付帐款 处理应付发票 导出发票 资料导出发票的相关

28、资料，作为财务系统的凭证财务人员应收应付应付帐款 处理应付发票付款记帐记录实际款项的支付情况财务人员应收应付应付帐款 处理付款单资料批准付款批准付款财务人员应收应付应付帐款 处理付款单资料 导出付款 资料导出实际付款的资料，作为财务系统的凭证财务人员应收应付应付帐款 处理付款单资料 查询应付 往来对帐 单财务人员应收应付应付帐款 处理应付往来对帐 单d1302230f684fbfcfcbf075b941c4e21.pdf13 / 13 说明1、有关某一发票所涉及的项目，在 M/3 系统中可以是：采购订单、来料入库记录、退料 记录、外协收货记录。 2、如果按采购单编号引入应付款资料，则只有已结单的采购单才能作为付款的相关单据； 如果按来料入库单编号引入记录，则记录必须已过数；如果按退料交易行引入记录，则必 须在作计划退料或非计划退料时的子类型选择为“生产退料” 。 3、在明确发票是包括哪几份采购单或入库记录之后，要建立一份针对此发票的付款计划， 明确某天支付多少金额，付款计划中累计金额必须等于发票金额。 4、同一供应商，如果有多个不同的货币进行结算，可分单生成发票。 5、在发票资料建立完成后，确认无误进行批准，批准后的发票可以作为付款的凭据。 6、只有批准后的发票，才能导出到财务系统。 相关方案采购来料处理来料价格处理退料价格处理