订单文员工作计划范例.docx

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1、订单文员工作计划订单文员工作安排1 一.外贸业务部的定性及定位 一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。 首先，干脆同客人的接触使它始终处于工作的前沿，部门对于市场的改变及客户的要求有很 深化的了解，工作繁琐而又要求细心。 其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于 他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文 化。 再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通沟通间接地理解 了公司的运作，文化。 公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种 信息也是通过外贸部门的

2、分析探讨后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部 门是公司与客户之间的纽带。 基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能敏捷处理事情，做事 仔细负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同看法(无论好的或坏的)，对 于突发事务的发生，要能冷静处理，有沟通实力，工作协调实力，工作组织实力及能承受工 作压力。 在本部门内各位员工之间要充分合作，相互协调，工作任务安排明确，工作要有序，坚持按 照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避开引起问题的发生，争取创建一种活泼， 轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。 外贸部门有其特别性，但它不是孤立存在的

3、，是以生产部门及其它部门为基础的。在工作中 要能同本公司其它部门进行主动有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事 情为原则。 二.外贸业务部门的工作流程 1) 外部 2) 内部 3) 所需资料表格 4) 工作要求 (一).外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心， 同报关公 司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配 件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理支配来完成的。各 个环节之间要支配细致。工作不能断层， (二).内部的沟通主要是与其它部门的协作，包括，选购部，生产部，等其它部门，从主 要工作

4、的特点来讲，工作主要是在通过沟通沟通的方式来完成工作任务的转达，帮助生产部， 选购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际 的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及 进行有序，有效的 工作支配。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用 (三).外贸业务部门的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用肯定的资料表 格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。 1) 样办单：(SAMPLE FORM)。样办在业务中有着不行忽视的重要性，假如客户要求打样 办，要填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办

5、单业务部存一份， 交会计一份，样办单填写肯定要标明全部的客人要求细微环节。样办要比客人要求多做一个，留 存业务部，以便客人确认后根据样办生产大货。 订单落实后，如有条件(公司主见)，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大 货之前，依据订单要求打样确认，以确保各个配件的质量和交货期，确认样办无误后再通知 供应商生产。 2). 报价单：(QUOTATION FORM)，同客人面谈时，价格可以立刻确定，但在业务联系中 许多时候要用到报价单，报价单填写要标明产品全部细微环节，交货条件，付款方式。交货时间 等。报价单由主管或业务员留存。 3). 形式发票：(ProformaInvoice or

6、P/I)，这是客人确认订单后开给客人的订单书面确认形 式。发票中要求标明全部合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款 方式，交货时间，客人唛头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部存 一份，送会计一份，以便查账。 4). 成本分析单， (COST ANALYSE FORM)。在报价阶段，业务员要做好本询价的成本分 析(也许)，在订单确认后要重新进行具体的成本分析，假如利润低于部门规订的百分比后 要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可立刻操作。这 里要求公司部门要对利润百分比做统一规定，如在多少以上可以立刻操作，如低于多少则要 求征

7、的部门主管或经理的同意。通常规定：部门操作时，利润如低于 5%，则须要征求总经 理的同意。因为客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟识程度等不 同对低于常规利润的订单须要进行评估。 5).生产加工单：(ASSEMBLING FORM)。在订单确认后，要依据同客户所签合同，把客人 的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客人对订单的详细要求。每个细微环节都要有注明。 特殊是交货期及对质量的限制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产 部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责这些 订单的业务员再次向其它部门讲解订单具体要求。做到每

8、张订单，相关的部门都能充分了解。 这样在以后的工作中如一个部门有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参与，做 到再次对订单的核对，如跟单(选购对订单理解有所偏差时可刚好指出)。 6). 选购单：(PURCHASE ORDER 或P/O)，这里主要指依据订单要求选购一些所需配件。 主要是发到配件供应商处。要求选购单简洁明白，对配件要求要具体讲明。质量要求及交货 期。特殊注明质量要求及交货期。选购单要经主管审核后再传真给供应商。每次传真的选购 单要求供应商签回作实。 7).验货报表(INSPECTION FORM)，公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检，包 括对配件的检查，中期验货及最

9、终验货。验货时要求照单验货，如有任何凝问请刚好通知主 管或经理，以便刚好解决问题。跟单员要通知主管每次验货的状况，主管也有责任询问每张 订单的状况。 8).财务跟踪单：(ACCOUNT FOLLOW-UP FORM) 。公司要求会计部门要有明确的订单财务 记录。 包括：1)订单订金/尾款具体的记录。 2)各订单配件的帐款项明细资料。 9). 装箱单：(PACKING LIST ) 。每张订单要依据客户的包装要求做一份包装明细单。此 单在货做完验货无误后要发给客人。以证明货已做完。也是作为催款的一种示意形式。 10). 其它文件： 外贸部可能要接解到的文件还有：信用证(Letter of Cre

10、dit or L/C), 提单， C/O 产地证，报关单，订舱单，商检单，海关发票，许可证(配额)等。 11).公司要求每张订单的全部资料夹入一个资料FILE,包括此张订单涉及到的全部资料,供应 商状况和配件。 工作要求: 外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部基础之上的一个协调沟通的部门，须要其它各 部门的有力支持，工作才能做的有效有序。 1). 选购部，外销部门常常会遇到客户问价格的状况，有的是产品比较熟识的，可以立刻 报价;有的则不能一时立刻报价，这时须要同选购部沟通，以了解成本构成等价格因素。此 外有时客人会在价格上不作让步，须要生产工厂多做一些让步，这时要同主管或经理讲明后 联系选

11、购部争取有所降低(指成本方面)。因此须要外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。 2). 生产部，刚好了解生产支配状况。如有新订单要刚好同生产部沟通，以便支配订单生 产;在特别状况下(指客货较急的状况下)，同生产部协同操作订单支配。一个基本原则是 平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的支配。 订单文员工作安排2 1)外贸工作周期长，工作隐性强，许多工作平常看不到成效，须要时间的积累 和坚持，通 常半年或更长时间才能看出效果。 2) 工作方式上：要求与工厂工作同步，但是公司赐予肯定的自由度。因为可能外出会客/ 接客，找样品/样办,看样办/样品，考察工厂(配件生产或加工) 3) 部门上班时间为：8：0

12、0-12：00 1：306：00， 通常不加班(特别状况例外，比如周 末出货) 4) 公司给外贸部门主管肯定的处理事情的特权。主要是指：价格方面在利润允许范围内可 以当机立断;交货期方面可以依据实际状况接受客人短于常规的交货期等，有效地去解决问 题，争取订单。 5) 外贸主管可以有相应的活动经费。指外出请客吃饭等 (但只适合在肯定的范围之内)。 6)公司给外贸部门车辆方面的便利，可以刚好调用公司交通工具。 7)外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能模糊不清。 8)每期新产品肯定要拍照整理存档。图象大小统一，格式统一，能干脆上传网 上运用。 9)公司网站设计要具有时代特性，英中文，简洁明

13、白，主要要突出产品。网上产品要刚好 更新，维护由外贸部门专人负责。 10)外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随状况驾驭，不至被 动。 11)公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。 12)部门资料要整理清楚明白。分类归档。如给客人报价资料，要按客户分类归档，以便到 时查验。 13)信息要刚好处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回复。 14)根据合同 要求，按质按量交货。此处外贸部门有权威性，不得迁就其它部门的看法。 15)在同客户沟通每一环节中，要把握服务做到前面的原则。 16)主管的指令要明确。 17)办公室区不准打私人电话。 18)办公室区不

14、准吸烟。(如有客例外) 19)办公时间不准上网闲聊。 外贸部门人员配备，工作权限及岗位职责 1) 人员要求 2) 主管 3) 会计 4) 助理员 5) 选购 外贸部门的人员要求少而精。如部门人员短暂不够，宁愿多花时间找合造人员，也不勿忙找 人顶替所缺职位。 部门要求人员性格：诚恳，勤奋，活泼，开朗有合作和团队精神。 假如我能有幸进入欣龙公司，我认为要绽开好一名销售跟单文员的工作，真正的大展拳脚，促进公司订单的顺当完成，应当遵循以下几点逐步进入角色： 一.7天之内了解工厂生产的产品。包括它的外观，质地，特性，优点，缺点，用途。虽然跟单文员不属于工程技术人员，好像不须要对产品有更多的了解。其实不然

15、。首先，在与客户沟通时，假如你对产品只一知半解，那么客户对你的信任度会大打折扣，甚至会怀疑你的工作实力。当客户向你询问时，你也只能支支吾吾，或者老是去向技术人员打听，客户不行能放心的把订单交给你去做。也没有任何优势吸引客户向你下单。 跟单人员的虽然不是官，但是他的门禁权限却很广，他可以进出多个部门，这就给我们学习新产品供应了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下车间，不耻下问，没有学不会的东西。纺粘无纺布，熔喷无纺布等，信任很快会被我熟知并娴熟的运用。 二.在最短的时间内弄懂生产过程及工艺。刚起先，一般人会认为跟单文员只需知道生产订单的进度就可以了，似乎白领一样，坐在办公室，打着电话，发着em

16、ail就可以掌控一切。一个优秀的跟单人员，会特别熟识产品的工艺流程，生产肯定数量的产品所须要的生产时间。会亲自进车间察看大货的进度。当积累阅历久了，无论是工艺还是货期你都可以干脆回复客户。 三.熟识各部门的工作流程，根据公司的规定来办事。每一个公司都有自己的工作模式。假如每个人都根据自己的流程来进行工作，那么将会导致公司秩序的混乱，各个部门的工作也会受阻。严峻的会导致公司蒙受经济及名誉上的损失。比如说，公司规定收到客户订单须要经理部门签名确定。有一天，跟单员张三收到编号为a-001产品的订单，当时经理部门正在探讨产品调价的问题。下面的文员还没得到详细的通知。这时，张三，干脆将订单发给生产线，督

17、促生产。没有给经理确认，而此时，a-001的产品因为原材料涨价的问题须要涨价。但大货已经在生产了，张三跟客户多次协商价格都调不上来。假如这时停止生产，那么那些半成品都会变为废品。假如让大货完成而不运输给客户，那你就违了约，且失去了信誉。最终只能亏本卖给了客户。这样就干脆造成了公司亏损。 订单文员工作安排3 时间过得真快，转瞬20 年即将过去，新的一年即将起先，在经过半年的 工作和学习后，我已经适应了公司的工作和生活。在供应公司这半年里学到了 很多工作阅历，吸取了很多阅历教训。 在供应公司我负责的是包装物料的跟单安排，从20 年7 月份来到供应公 司，多亏了领导和同事的帮助我很快熟识了跟单这一流

18、程。 起先的时候只是觉得让厂家把货干脆送来，然后车间的人再干脆拉走这么 简洁。 但是渐渐的我发觉这一任务比我想象的要困难许多，一个库房的包装物 料关系着全厂的生产安排。假如库房没有包装的库存，就会耽搁车间的生产， 成品出不来就会干脆影响到消费者的利益;但是假如给厂家下达的安排太多， 生产上又用不了这么多的包装物料，积压的库存太多公司就会损失不少资金。 这一职位与各个部门联系，涉及到的事情特殊琐碎。 所以在做任何事情上我一 定要做到特殊细心。有一次我把安排下错厂家了，虽然谷经理给解了围，但是 我深深的自责，我保证以后做事情肯定要仔细细致。 为了在新的一年我能够快速的提高我的工作实力，特拟此个人工

19、作安排。 我负责的是包装物料的跟单安排，就要对我的工作负责，对公司负责，对全体 员工负责 1、 跟单员的工作非常繁杂，涉及面广，面对部门多，所以责任也大，稍有 不慎就会酿成大错，所以在下一年的工作中我会更加细致，更加仔细; 2、 对各部门下达的工作安排仔细核对库存，刚好给厂家下达安排; 3、 多和生产部门，库房和厂家沟通协调，按时交货，没有特别状况不耽搁 生产; 4、 各部门下安排必需有书面字样，书面文字必需保留; 5、 新样品要求厂家做小样，必需有销售确定再生产大货; 6、 每天看ERP 查看入库单，仔细核对入库数量和价格;产品入库会把好验 收关，对产品的数量、质量、包装进行验收; 7、 在

20、给厂家结账做票时肯定要核对好数量和价格; 8、 肯定遵守商业隐私，决不做有损公司利益的事情。 在新的一年里我将努力学习，增加学问，努力提高工作效率，总结阅历，克服 不足，一如既往的做好我的本职工作，决不辜负领导对我的信任和期盼，争取 为公司的发展做出更多的贡献，真心的感谢指导和帮助过我的领导和同事，谢 谢你们。 订单文员工作安排4 假如我能有幸进入欣龙公司，我认为要绽开好一名销售跟单文员的工作，真正的大展拳脚，促进公司订单的顺当完成，应当遵循以下几点逐步进入角色： 一.7天之内了解工厂生产的产品。包括它的外观，质地，特性，优点，缺点，用途。虽然跟单文员不属于工程技术人员，好像不须要对产品有更多

21、的了解。其实不然。首先，在与客户沟通时，假如你对产品只一知半解，那么客户对你的信任度会大打折扣，甚至会怀疑你的工作实力。当客户向你询问时，你也只能支支吾吾，或者老是去向技术人员打听，客户不行能放心的把订单交给你去做。也没有任何优势吸引客户向你下单。 跟单人员的虽然不是官，但是他的门禁权限却很广，他可以进出多个部门，这就给我们学习新产品供应了便利的渠道，只要你不怕苦，不怕累，勤下车间，不耻下问，没有学不会的东西。纺粘无纺布，熔喷无纺布等，信任很快会被我熟知并娴熟的运用。 二.在最短的时间内弄懂生产过程及工艺。刚起先，一般人会认为跟单文员只需知道生产订单的进度就可以了，似乎白领一样，坐在办公室，打

22、着电话，发着email就可以掌控一切。一个优秀的跟单人员，会特别熟识产品的工艺流程，生产肯定数量的产品所须要的生产时间。会亲自进车间察看大货的进度。当积累阅历久了，无论是工艺还是货期你都可以干脆回复客户。 三.熟识各部门的工作流程，根据公司的规定来办事。每一个公司都有自己的工作模式。假如每个人都根据自己的流程来进行工作，那么将会导致公司秩序的混乱，各个部门的工作也会受阻。严峻的会导致公司蒙受经济及名誉上的损失。比如说，公司规定收到客户订单须要经理部门签名确定。有一天，跟单员张三收到编号为a-001产品的订单，当时经理部门正在探讨产品调价的问题。下面的文员还没得到详细的通知。这时，张三，干脆将订

23、单发给生产线，督促生产。没有给经理确认，而此时，a-001的产品因为原材料涨价的问题须要涨价。但大货已经在生产了，张三跟客户多次协商价格都调不上来。假如这时停止生产，那么那些半成品都会变为废品。假如让大货完成而不运输给客户，那你就违了约，且失去了信誉。最终只能亏本卖给了客户。这样就干脆造成了公司亏损。 订单文员工作安排5 在公司工作已经有一段时间了，虽然我还是一个公司最一般的生产部文员，但是我已经完全驾驭了我的工作方向。信任只要我再接再励，在20年，我会做的更加的精彩。 新的一年是充溢挑战、机遇与压力起先的一年，为此，我做了20年工作安排，以便使自已在新的一年里有更大的进步和成果。 我的个人工

24、作安排从四个方面动身： 一、在日常事物工作中，我将做到以下几点： (1)帮助生产部门做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有详细整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内; (2)做好了生产部各类信件的收发工作; (3)做好低值易耗品的分类整理工作; (4)协作上级领导做好帮助工作; (5)做好生产部人员领用办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不奢侈，按时清点，以便能刚好补充办公用品，满意大家工作的须要; (6)做好生产设备的维护和保养工作; (7)帮助上级做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间公司的生产正常运作; (8)仔细、按时、高效率地做好领导交办的

25、其它工作。 在日常事物工作中，我肯定遵循精、细、准的原则，细心打算，精细支配，细致工作，干标准活，站标准岗，严格根据办公室的各项规章制度办事。 二、在生产部行政工作中，我将做到以下几点： (1)做好各部门服务：加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部刚好精确的传递到位; (2)做好员工服务：刚好的将公司员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁; (3)帮助公司上级领导完善公司各项规章制度。 三、提高个人修养和业务实力方面，我将做到以下三点： (1)主动参与公司支配的基础性管理培训，提升自身的专业工作技能; (2)向领导和同事学习工作阅历和方法，快速提升自身素养; (3)通过个人自主的学习来提升学问层次。 我深知：一个人的实力是有限的，但是一个人的发展机会是无限的。现在是学问经济的时代，假如我们不能很快地提升自已的个人实力，提高自已的业务水平，那么我们就这个社会淘汰。当然要提升自己，首先要一个良好的平台，我认为公司就是我最好的平台，我肯定会把握这次机会，使工作水平和自身修养同步提高，实现自我的最高价值。 订单文员工作安排