PPP项目工程材料设备采购与采购管理办法.doc

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1、PPP项目工程材料设备采购与采购管理办法1 项目采购管理一般规定1）采购的组织机构项目公司组建项目采购部，统一采购本项目一切设备、机械和/或其他材料，成立采购管理工作部门，由采购经理负责。本工程的采购组织机构如下图： 驻地项目经理催 交 组运 输 组采 买 组项目公司总经理项目公司其它部室总承包商综 合 管 理 组检 验 组合约费用/采购部项目采购组织机构图2）采购原则（1）采购工作应遵循公平、公开、公正的原则，选定供货厂商。保证按项目的质量、数量和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。（2）项目公司对供应厂商进行资格预审，建立企业认可的合格供货厂商名单。2 采

2、购工作程序采购工作应按下列程序实施：编制采购计划采买催交检验运输与交付现场服务管理仓库管理采购结束1）编制项目采购计划和项目采购进度计划。2）采买：（1) 进行供货商资格预审，确认合格供货厂商，编制项目询价供货厂商名单。（2) 编制询价文件。（3) 实施询价，接受报价。（4) 组织报价评审。（5）必要时，召开供货厂商协调会。（6）签订采购合同或订单。3）催交：包括在办公室和现场对所订购的设备材料及其图纸、资料进行催交。4）检验:包括合同约定的检验以及其他特殊检验。5）运输与交付:包括合同约定的包装、运输和交付。6）现场服务管理：包括采购技术服务、供货质量问题的处理、供货厂商专家服务的联络和协调

3、等。7）仓库管理：包括开箱检验、仓储管理、出入库管理等。8）采购结束：包括订单关闭、文件归档、剩余材料处理、供货厂商评定、采购完工报告编制以及项目采购工作总结等。3 采购计划项目总采购计划由项目公司采购经理组织编制，经项目总经理批准后实施。项目总承包单位编制本工程施工采购计划并上报项目公司和项目监理人批准。1）采购计划编制的依据应包括：（1）项目合同。（2）项目管理计划和项目实施计划。（3）项目进度计划。（4）项目公司有关采购管理程序和制度。2）采购计划应包括以下内容：（1）编制依据。（2）项目概况。（3）采购原则，包括分包策略及分包管理原则，安全、质量、进度、费用、控制原则，设备材料分交原则

4、等。（4）采购工作范围和内容。（5）采购的职能岗位设置及其主要职责。（6）采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排。（7）采购费用控制的主要目标、要求和措施。（8）采购质量控制的主要目标、要求和措施。（9）采购协调程序。（10）特殊采购事项的处理原则。（11）现场采购管理要求。采购部应严格按采购计划开展工作。采购经理应对采购计划的实施进行管理和监控。4 采买1）采买工作包括接收请购文件、确定合格供货厂商、编制询价文件、询价、报价评审、定标、签订采购合同或订单等内容。2）采购部应按照批准的请购文件组织采购。3）采购部应在项目公司的合格供货厂商名单中选择确定项目的合格供货厂

5、商。项目合格供货厂商应符合如下基本条件：（1）有能力满足产品质量要求。（2）有完整并已付诸实施的质量管理体系。（3）有良好的信誉和财务状况。（4）有能力保证按合同要求准时交货，有良好的售后服务。（5）具有类似产品成功的供货及使用业绩。4）询价文件由采买工程师负责编制，采购经理批准。5）采购部宜在项目合格供货厂商中选择3-5家询价供货厂商，发出询价文件。6）投标人应在投标截止日期前，将密封的报价文件送达指定地点。采购部应组织对供货商的报价进行评审，包括技术评审、商务评审和综合评审。必要时可与投标人进行商务及技术谈判并根据综合评审意见确定供货厂商。7）根据授权，可由项目总经理或采购经理按规定与供货

6、厂商签订采购合同。采购合同应完整、准确、严密、合法，包括下列内容：（1）采购合同。（2）询价文件及其修订补充文件。（3）满足询价文件的全部报价文件。（4）供货商协调会会议纪要。（5）任何涉及询价、报价内容变更所形成的其它书面形式文件。5 催交与检验1）采购经理应根据设备材料的重要性和一旦延期交付对项目总进度产生影响的程度，划分催交等级，确定催交方式和频度，制订催交计划并监督实施。2）催交方式一般包括三种：驻厂催交、办公室催交和会议催交。关键设备材料应进行驻厂催交。催交工作应包括以下内容：（1）熟悉采购合同及附件。（2）确定设备材料的催交等级，制订催交计划，明确主要检查内容和控制点。（3）要求供

7、货商按时提供制造进度计划。（4）检查供货厂商、设备材料制造、供货及提交的图纸、资料是否符合采购合同要求。（5）督促供货厂商按计划提交有效的图纸、资料，供设计审查和确认，并确保经确认的图纸、资料按时返回供货厂商。（6）检查运输计划和货运文件的准备情况，催交合同约定的最终资料。（7）按规定编制催交状态报告。3）采购部应根据采购合同的规定制订检验计划，组织具备相应资格的检验人员根据设计文件和标准规范的要求进行设备材料制造过程中的检验以及出厂前的最终检验。重要、关键设备应驻厂监造。4）对于有特殊要求的设备材料，应委托有相应资格和能力的单位进行第三方检验并签订检验合同。采购部检验人员有权依据合同对第三方

8、的检验工作实施监督和控制。当总承包合同有约定时，应按业主参加相关的检验。5）采购部应根据设备材料的具体情况确定其检验方式并在采购合同中规定。6）检验人员应按规定编制检验报告。检验报告宜包括以下内容：（1）合同号、受检设备材料的名称、规格、数量。（2）供货厂商的名称、检验场所、起止时间。（3）各方参加人员。（4）供货厂商使用的检验、测量和试验设备的控制状态并附有关记录。（5）检验记录。（6）检验结论。6 运输与交付1）采购部应根据采购合同约定的交货条件制订设备材料运输计划并实施。计划内容宜包括运输前的准备工作、运输时间、运输方式、运输路线、人员安排和费用计划等。2）采购部应督促供货商按照采购合同

9、规定进行包装和运输。3）对超限和有特殊要求的设备的运输，采购部应制定专项的运输方案，并委托专门的运输机构承担。4）对国际运输，应按采购合同约定和国际惯例进行，做好办理报关、商检及保险等手续。5）采购部应落实接货条件，制定卸货方案，做好现场接货工作。6）设备材料运至指定地点后, 应由接收人员对照送货单进行逐项清点, 签收时应注明到货状态及其完整性, 及时填写接收报告并归档。7 采购变更管理1）项目采购部应建立采购变更管理程序和规定。2）采购部接到项目总经理批准的变更单后，应了解变更的范围和对采购的要求，预测相关费用和时间，制订变更实施计划并按计划实施。3）变更单应填写以下主要内容：（1）变更的内

10、容。（2）变更的理由及处理措施。（3）变更的性质和责任承担方。（4）对项目进度和费用的影响8 仓库管理1）驻地项目办公室在施工现场设置仓库管理人员，负责仓库作业活动和仓库管理工作。2）设备材料正式入库前，应根据采购合同要求组织专门的开箱检验组进行开箱检验。开箱检验应有规定的有关责任方代表在场，填写检验记录，并经有关参检人员签字。进口设备材料的开箱检验必须严格执行国家有关法律、法规及其采购合同的约定。3）经开箱检验合格的设备材料，在资料、证明文件、检验记录齐全，具备规定的入库条件时，应提出入库申请，经仓库管理人员验收后，办理入库手续。4）仓库管理工作应包括物资保管，技术档案、单据、账目管理和仓库安全管理等。仓库管理应建立“物资动态明细台账”，所有物资应注明货位、档案编号、标识码以便查找。仓库管理员要及时登账, 经常核对，保证账物相符。5）采购部应制定并执行物资发放制度，根据批准的领料申请单发放设备材料，办理物资出库交接手续，准确、及时地发放合格的物资。9 货物的检验和验收在交货前，项目公司应对货物的质量、规格、性能、数量和重量等进行详细而全面的检验，并出具一份证明货物符合合同规定的检验合格证书，检验合格证书是付款所需文件的组成部分，但不能作为有关质量、规格、性能、数量或重量等的最终检验凭证。制造厂检验的结果和细节应附在检验合格证书之后。