PPP项目信息与资料管理计划.doc

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1、PPP项目信息与资料管理计划为了使项目的沟通建立在准确、有效的项目信息收集和传递的基础上，应建立项目信息管理系统。建立项目记录，在项目进行期间交流的信息应当尽可能地以各种方式收集起来，并要保管得井井有条，为以后的索赔、仲裁等提供有力的证据。特别是对往来的文件管理更应重视，防止发生丢失、短缺。项目公司按照系统化、规范化、标准化的要求，做好包括各种技术文件资料和竣工图纸，以及政府规定办理的各种报批文件的管理。1 信息及文件的传递信息及文件发送必备条件：发送单位、签发人、发出时间、接收单位、接收时间、接收人、接收单位、送交有关部门（领导）时间、签收人。1）一般信息及文件传递设计出施工图后经审图单位签

2、认，每份图均需设计、审图单位盖章图纸方能生效。承包商不得使用未经监理发送的图纸。设计变更（工程变更）所出图纸均应遵守上述程序。2）工程流转文件格式。各类工程流转文件的格式规定如下：1）工程联系单。本项目参建各责任方之间的工程文件的交换。工程联系单由发件方单位名称、文件编码、主送、抄送单位、文件属性（工作阶段、专业、文件类型）、标题、正文（联系事项）、签发人、经办人、审核人、签收人、日期及主送单位回复意见组成。所附工程文件可作为工程联系单的附件一同发送。2）传真。传真由发件方地址、电话、传真号码、单位名称、文件编码、收件人、收件人单位、抄送单位、收件人电话、传真号码，标题、签发人、经办人、传真页

3、数、日期、回复要求（紧急、请审阅、批注、答复、传阅）、正文（联系事项）组成。3）备忘录。各责任方之间的有关工程问题之情况说明，背景材料，证明材料，可使用备忘录。备忘录由发件方单位名称、发件人、文件编码、收件人、收件人单位、抄送单位、日期、标题、正文（联系事项）组成4）通知。是指由参加本项目建设的各方为项目发出的有关工程施工、进度、质量及其它有关事项的通知。5）会议议程。由参加本项目建设的各方为项目有关事宜举行的会议，一律要在会议举行之前，制定会议议程（临时紧急会议例外）。会议议程的产生采用标准的会议议程格式，分发给各参会单位（人员）。会议议程由会议主题、文件编码、会议名称、举行会议的日期、时间

4、、地点、会议持续时间、会议的召集人、会议类型、主持人、记录员、参会人员、需阅读的文件、需携带的文件、会议议题、旁听人员、资料员、下次会议日期、时间、地点、会议议程的传阅单位组成。6）会议纪要。是指为本项目有关事宜举行的会议所产生的会议纪要，共同采用标准的会议纪要文件格式。会议纪要由会议主题、文件编码、会议名称、会议举行的日期、时间、地点，主持人、与会人员、缺席人员，会议纪要正文（对会议议题产生的问题；围绕相关议题讨论的结果；相应责任方在规定日期的工作分配；下次会议的日期、时间、地点）、记录员、打字员、签发人、印发份数、传阅单位。7）文件。是指参建各方为本项目发出的关于工程施工、进度、质量及其它

5、有关事项的文件。8）发文记录。是指由参加建设的各方为本项目发出的关于工程施工、进度、质量及其它有关事项的文件，应对其进行记录。发文记录由发文单和发文记录表格组成。发文记录表格发文记录表格由文件名称（主题）、文件类型、文件编码（编号）、发文单位、日期、时间、收件人、抄送人、经办人、发文回执组成。9）收文记录。由参加建设的各方为本项目收到的关于工程施工、进度、质量及其它有关事项的文件，应对其进行记录。收文记录由文件名称（主题）、文件类型、文件编码（编号）、发文单位、日期、时间、收件人、抄送人、经办人、送文回执组成。档案资料管理是工程建设中的重要环节，是参建各方集体智慧的结晶。工程完成后，委托方应将

6、完整的、准确的、齐全的、规范的档案资料移交主管部门。2 信息管理的方法与手段1）日常管理l 做好项目管理日志及工程大事记l 做好合同批复等各类往来文件的批复与存档l 做好项目协调会、技术专题会的会议纪要l 做好施工现场记录和信息反馈l 管理好实施期间的各类技术文档l 按照项目管理合同的要求编制项目管理月报l 对项目管理的往来资料予以登记，并借助计算机进行管理l 管理资料分类存放并编目，以利于查寻l 管理资料的收发借阅，需经资料管理人员办理相关手续l 督促检查各单位资料管理工作2）资料归档管理项目竣工后，项目经理部整理管理资料，经项目经理审核签字后，报公司领导审阅后归档。依据委托PPP合同的约定

7、，向使用单位和委托方报送管理资料，整理移交的文件包括项目决策立项文件、用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、各种项目合同、工程开工文件、商务文件、竣工验收及备案文件等3）信息管理的手段设立专岗和专业人员，建立检查考核制度，配备计算机，保证工程信息的实时处理和高效应用。3 资料管理的总体要求资料管理执行国家和当地政府主管部门的建筑工程资料管理规程中的规定。技术文档必须完整、准确、真实，并做到整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明。不接受经涂改的技术资料竣工图应反映实际情况，做到图物相符，加盖竣工图章。各类施工记录、检测记录、交接验收记录和变更签证应齐全建设项目施工过程中的图片、

8、照片、录音、录象等材料，以及建设项目施工过程中的重大事件、事故等，应有完整文字说明，同时要详细填写档案资料情况登记表技术资料整理与项目进展同步进行4 资料管理的内容工程竣工时，应将工程往来批件、技术资料和施工图纸整理完好归档，其内容包括建设项目立项批复文件、施工技术资料、设备和材料的质量保证资料、财务报表、项目竣工验收资料、项目投入使用DE 技术准备文件等。PPP单位按照工程技术资料管理的总体要求，检查工程技术档案是否规范、齐全、正确，档案组卷和装订是否符合归档要求，档案移交手续是否规范。移交：涉及项目保修的各类合同、文件、资料由PPP单位整理成册逐次移交委托方。5 档案资料的收集收集范围。凡

9、是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。收集时间。各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由委托方（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。6 归档资料的质量要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。永久、长期保存的文件的不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程序应符合设备标定质量。录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质。7 项目文件的整理与归档形成

10、或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、交工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），应按项目或专业整理。施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、交工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由承包商整理。组卷要遵循专案文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性

11、、项目交工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目交工图按结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、项目交工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。8 项目归档卷内文件的排列管理性文件按问题、时间或重要程序排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安

12、装调试和运行维修等顺序排列。交工图按专业、图号排列。卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。9 归档案卷编目编写案卷页号：卷内文件有书写内容的页面均编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。卷内目录。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。1）序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件（或部件）一个号；2）文件编号，填写文件文号或图样的图号，或

13、设备、项目代号；3）责任者，填写文件形成部门或主要责任者；4）文件题名，填写文件标题全称，或拟写文件题名；5）日期，填写文件形成日期；6）页号，填写每份文件首尾页上标注的页号。案卷封面和脊背。案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等；1）案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；2）立卷单位，填写文件组卷部门或项目负责部门；3）起止日期，填写卷内文件形成的起止日期；4）保管期

14、限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；5）密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；6）档案号，依据委托方提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号；7）案卷脊背，填写保管期限、档案号和案卷题名或关键词；8）案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。卷内备考表1）卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数不同载体文件的数量，例如，文字材料100页，照片10张，附图1张；2）说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；3）卷内备考表排列在卷内文件之后；4）互见号，应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案号，并应注明其载体形式。10 案卷装订要求文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一专案应统一。案卷内不应有金属物。单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档案号、序号。外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。