建设工程文件及信息管理要点.doc

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1、建设工程文件及信息管理要点1、文件管理要点1.1总则1.1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到建设工程文件归档整理规范（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。1.1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。1.1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据中华人

2、民共和国档案法，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。1.2工程档案管理制度1.2.1档案资料管理a工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。b为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。c工程建设中，各

3、种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。d设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。e购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。1.22归档文件的质量规定a凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，

4、有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。b施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。c调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。d主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。e书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。C）文件

5、书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。f书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。1.3工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。1.3.1工程文件接收a各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。b工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。c设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及

6、时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。d档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。e档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。f登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。g对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。h档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资

7、料不进行整编作业。1.3.2工程文件资料发放a分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。b呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。c档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。d分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。e为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单

8、，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。1.3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定a设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。b设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。c凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。1.4档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责

9、承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位：整理现场的译文及

10、安装、调试形成的非标准图、（竣工图）、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施

11、。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围负责提交项目（工程）各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门（质量监督中心站与质量监督站）监理

12、部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对

13、竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。对各单位修改替代后的档案，档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。档案、资料、图书

14、的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行1.5声像档案管理办法1.5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。1.5.2建设单位应向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。1.5.3照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像

15、清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；（3）以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片（照片）；（4）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素（不允许插值）。1.5.4录像档案应符合以下要求：（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；（2）需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；（3）报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘（DVD或以上素质的格式）。文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期

16、、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。1.6档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利建设发展服务的效益，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：1.6.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。1.6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。1.6.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批

17、准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。1.6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。1.6.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。1.6.6借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长期借阅档案不归还，又不说明原因，

18、不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。1.6.7凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。 1.7设计修改通知单、工程联系单管理规定1.7.1设计变更制度a应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。b各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对

19、工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。c工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。d所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。e设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。f各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。g设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。h经审核的执行结果备案登记

20、，作为今后结算的依据。1.8工程竣工图编制管理规定1.8.1编制竣工图的形式和深度a凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。b凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。c凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单

21、位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。d竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。2、信息管理要点2.1项目信息的内容2.1.1项目管理部应收集并整理下列信息: 1法律、法规与部门规章信息。 2市场信息。 3自然条件信息。 2.1.2项目管理部应收集并整理下列工程概况

22、信息 1工程实体概况。 2场地与环境概况。 3参与建设的各单位概况。 4施工合同。5工程造价计算书。 2.1.3项目管理部应收集并整理下列施工信息: 1施工记录信息。 2施工技术资料信息。 2.1.4项目管理部应收集并整理下列项目管理信息: 1项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划信息。 2项目进度控制信息。 3项目质量控制信息。 4项目安全控制信息。 5项目成本控制信息。6项目现场管理信息。 7项目合同管理信息。 8项目材料管理信息、构配件管理信息和工、器具管理信息 9项目人力资源管理信息。 10项目机械设备管理信息。 11项目资金管理信息。 12项目技术管理信息。 13项目组织协调信息。

23、14项目竣工验收信息。 15项目考核评价信息。 2.2项目信息管理系统经签字确认的项目信息应及时存入计算机。 项目管理部应使项目信息管理系统目录完整、层次清晰、结构严密、表格自动生成。项目信息管理系统应满足下列要求: 应方便项目信息输入、整理与存储。 应有利于用户提取信息。 应能及时调整数据、表格与文档。 应能灵活补充、修改与删除数据。 信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。 应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。 项目信息管理系统应能连接项目管理部各职能部门，项目管理部与各职能部门之间信息收集渠道畅通、信息资源共享

24、。第十章 报告制度项目部设立现场安全管理小组，由HSE经理担任组长，主持工地现场的安全生产工作，并设有专职的安全员，直接负责检查和督导施工过程的各项安全工作。1、安全检查制度每周星期四下午（暂定）对工地进行巡视检查安全生产和文明施工情况，巡视后即召开会议，对存在问题进行讨论和制定整改要求和措施，写出会议纪要。每月最后一周的星期四下午（暂定）HSE经理、项目经理及安全员进行安全大检查，并对照各项安全检查的标准进行评分。以考核和评定工地安全生产及文明施工的状况，如有不符合安全标准要求的项目则严格要求各部门认真整改。2、重大安全隐患报告制度除了定期常规性的检查外，专职安全员还应经常巡查工地，特别对下

25、列各项安全风险较大的，分项工程的每个施工环节都要进行认真的检查和监督。1土方开挖工程；模板工程；起重吊装工程；脚手架工程；管线施工工程；设备安装工程；道路工程。 首先检查施工方案及其安全技术措施，要督促施工队认真贯彻执行。在巡视和专项检查中，要认真贯彻执行国务院制订的“建设工程安全生产管理条例”建立重大安全隐患管理台账。发现存在一般安全事故隐患的，应立即向HSE经理报告，并要求责任部门进行整改，安全员要跟踪整改落实情况。情况严重的，HSE经理应发出相关部位的暂停施工令，要求责任部门暂停施工，并同时向项目经理及公司报告。项目经理部应立即组织有关人员检查安全隐患的部位，分析存在隐患的原因，评估该部位的安全状况及时采取相应的措施，并制定整改方案，报总监理工程师审核后限期完成整改。项目经理及HSE经理应跟踪整改的情况，以确保安全隐患得到及时消除。如发现有重大安全隐患责任部门拒不整改或者不停止施工的，项目经理应立即向公司报告，并会知建设单位及监理单位共同配合政府主管部门进行处理。同时积极组织人员进行现场的保护，并进行现场拍照或现场标记。