业务档案一体化系统用户手册1912do.docx

《业务档案一体化系统用户手册1912do.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《业务档案一体化系统用户手册1912do.docx（54页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、 河北省社会保险业务档案管理信息系统软件东软秘密文件编号：DQH-CDT08-015河北省社会保险业务档案管理信息系统（KF491505）用户操作手册河北东软软件有限公司(版权所有，翻版必究前言研发河北省社会保险业务档案管理信息系统，实现纸质档案到电子档案的转变后，可以有效解决原有纸质管理方式的各种问题，真正实现对档案资料的长期保存、智能查询和科学管理，实现档案管理的层次性、多样性、灵活性等功能，减小不可控的风险因素，最大程度的发挥档案利用价值,提高档案利用管理质量，促进整个档案管理工作的规范化、自动化和科学化，全面提升档案管理工作的信息化水平。该手册是用户学习使用软件系统的最好教材。用户通过

2、阅读手册，应该对软件系统的功能、操作有一定的认识；按照手册上的说明，并通过实际操作，用户能够迅速掌握软件系统的使用方法。阅读指南手册目标本手册详细介绍了本系统的各个功能模块的作用和操作说明，用来帮助用户迅速了解并掌握系统的管理模式和使用方法。阅读对象 本手册是针对使用河北省社会保险业务档案管理信息系统的专业用户编写的，用户在使用本系统之前，应先阅读本手册，以便了解并掌握该系统的使用。手册构成本手册分成三部分：第一部分 “业务档案管理”第一章 选择档案库第二章档案收集第三章档案归档第四章档案应用第五章鉴定销毁第六章日志管理手册约定【界面图示】展示主窗口界面的图片。【业务功能说明】主要说明本业务模

3、块所实现的功能，包含对数据处理的概述。【办理条件】主要说明使用此功能模块的业务先决条件和进入方式，即主要说明在使用该模块前需要完成该些业务和模块操作。【操作描述】对界面操作进行详细说明，让用户能充分的了解怎样操作。【功能按钮说明】对窗口界面上的按钮的功能做详细说明。【补充说明】 对窗口界面上的主要数据项目进行重点说明，主要在数据项目的内容、用途、数据项之间的关系、数据项特殊的操作和控制。【常见错误说明】对模块提示的错误信息进行解释，说明是由于什么原因造成的，以及 具体的解决办法。目录版权声明3前言4阅读指南5业务档案管理8第一章选择档案库83.1.选择档案库8第二章档案收集92.1.纸质立卷9

4、2.2.电子立卷162.3.分类统计17第三章档案整理183.1.档案导入18第四章档案归档214.1.案卷提交214.2.案卷接收244.3.交接单打印274.4.编目上架28第五章档案应用305.1.借阅归还305.2.档案移交355.3.档案统计375.4.档案查询425.5.案卷目录打印48第六章鉴定销毁496.1.鉴定销毁496.2.销毁恢复51第七章日志管理527.1.系统日志527.2.操作日志53第八章日志管理54-54-业务档案管理第一章 选择档案库1.1. 选择档案库【办理条件】用户登录【业务说明】登录地址http:/10.32.38.226:5608/siea用户登录后，

5、应首先选择一个档案库，再进行档案收集、整理、归档等下一步操作。不同档案库之间，数据互相隔离。选择档案库后，从左侧菜单选择要用的功能。第二章 档案收集2.3.3.1. 纸质立卷【办理条件】选择档案库【业务说明】本模块提供的功能有：文件信息的提取、录入、修改、保存、删除，档案组卷、拆卷、单个电子化、批量电子化、打印（案卷封皮、卷内目录、备考表）等。用户进入该模块时系统会自动检索出当前用户录入的文件信息和组卷信息；也可以通过扫描二维码或录入业务流水号检索出文件信息，然后对文件信息进行修改、删除、保存、组卷、单个电子化等操作；用户也可以对已组卷的案卷信息进行拆卷、重组卷、打印（案卷封皮、卷内目录、备考

6、表）、批量电子化等操作。注意事项：文件信息的修改和删除操作只可对通过手工录入的形式产生的文件进行操作，通过中心端或网报端系统传递的文件只能修改文件首页和文件尾页；组卷时所有文件的案卷类别必须一致；单个电子化操作每次只能对一个文件中的附件材料进行电子化。【操作说明】第一步：检索。利用扫描枪扫描业务档案上的二维码或者输入业务流水号，系统自动检索出文件信息。当文件信息列表中，存在多个不同的业务时，与第一行文件业务名称不同的文件信息用红色标出，起到提示作用，不影响正常组卷。如果文件信息中的页数与实际不符，可以点击【手工录入】按钮打开手工录入页面，填写文件首页和尾页，材料页数自动生成，点击【保存】按钮保

7、存修改。当录入的二维码没有归档时，自动打开手工录入表单，从二维码中提取部分信息填写到表单中。也可以把带有二维码的纸质档案放入扫描仪，然后点击【批量提取】按钮，弹出二维码批量提取窗口。这时扫描仪会扫描纸质档案，识别其中的二维码，如果档案存在缺页，左侧档案列表中用对错号提示。如果不需要上传被扫描的电子材料，点击【确定】按钮系统自动检索出文件信息。如果需要上传，点击【上传】按钮，电子材料上传完成后，批量提取窗口自动关闭，然后系统自动检索出文件信息。第二步：手工录入。将历史档案信息录入到系统中（带星号为必录项），点击【保存】按钮将档案信息保存到系统中。第三步：组卷。选中需要组卷的文件信息，组卷文件的

8、“案卷类别”必须相同。点击【组卷】按钮打开案卷维护界面并进行组卷。系统会根据已选的文件信息自动提取案卷信息。重新组卷。先选择案卷信息，这时文件信息中会列出该案卷下所有文件信息，然后选择重新组卷的文件信息，再点击【组卷】按钮进行重新组卷。重新组卷时可以随意增/减案卷中的文件信息，但必须确保案卷类别相同。第四步：维护案卷信息。检查案卷信息并确保信息无误后点击【立卷】按钮，生产案卷信息。第五步：拆卷。选中需要拆卷的案卷信息，然后点击【拆卷】按钮进行拆卷操作。拆卷后，已组案卷被删除，案卷中的文件被拆分出来。第六步：电子化。电子化形式有两种：1、单个电子化，2、批量电子化。单个电子化是指对单个文件进行电

9、子化；批量电子化是指对每卷内所有文件进行电子化。*注：无条码档案电子化时实物材料的顺序需要与电子材料的顺序绝对一致。第七步：打印。该功能提供了案卷封皮、卷内目录、备考表三种案卷信息的打印操作。用户可以选择不同是Sheet页并打印档案材料。【其他说明】文件信息的修改和删除操作只可对通过手工录入的形式产生的文件进行操作，通过中心端或网报端系统传递的文件不可修改和删除；组卷时所有文件的案卷类别必须一致；单个电子化操作每次只能对一个文件中的附件材料进行电子化；无条码档案电子化时实物材料的顺序需要与电子材料的顺序绝对一致；有条码档案电子化时，系统会根据条码进行电子材料自动挂接。3.2. 电子立卷【办理条

10、件】选择档案库【业务说明】本模块与收集立卷类似，但无纸化立卷前，需要根据档案类别、保管期限等条件查询文件。【操作说明】第一步：检索。填写查询条件，其中档案类别和保管期限为必填条件，点击【查询】按钮，系统检索出文件信息。然后选择需要组卷的文件，点击【立卷】按钮，后续操作与收集立卷页面相同。3.3. 分类统计【办理条件】选择档案库【业务说明】统计未组卷的文件和未提交的案卷数量，为组卷和提交提供指引。【操作说明】第一步：检索。填写经办日期查询条件，点击【查询】按钮，系统检索出未组卷的文件和未提交的案卷数量，根据档案类别和案卷类别分组显示。第三章 档案整理4.4.1. 档案导入【办理条件】选择档案库【

11、业务说明】本模块提供的功能有：案卷信息导入、文件信息导入。用户可以在本模块中下载Excel模板（包括：案卷模板、文件模板），然后将案卷信息和文件信息录入到对应模板中，再将模块导入到系统并进行保存。【操作说明】第一步：下载模板。点击【模板下载】按钮下载模板。第二步：信息录入。将档案信息录入到Excel模板中，录入时需要按照录入规则进行录入，红色标注字段为必录项。例如：日期格式2015/01/05，业务期别201501，下拉菜单选择等。第三步：导入。档案导入分为案卷导入和文件导入两类。1、案卷导入：在案卷导入区域点击【浏览】按钮，选择已录入案卷信息的模板文件，然后点击【案卷导入】按钮将案卷信息导入

12、到系统界面。2、文件导入：在文件导入区域点击【浏览】按钮，选择已录入文件信息的模板文件，然后点击【文件导入】按钮将文件信息导入到系统界面。文件导入时可以将文件信息单独导入系统中独立存储；也可以将文件信息导入到已有案卷中组卷存储（只需在导入时选择目标案卷即可）。 第三步：保存。点击【保存】按钮，将导入的档案信息保存到系统中。【其他说明】文件导入时，如果选择了目标案卷则会将文件信息导入到所选案卷下，不选择案卷则会将文件独立导入到系统中。导入成功后的档案可以在“收集立卷”模块进行电子化。第四章 档案归档3.23.4.4.1. 案卷提交【办理条件】档案已立卷。【业务说明】本模块提供的功能有：档案提交、

13、提交回退、交接单打印。用户将已经组卷的档案材料提交给档案室管理员并打印档案提交交接单，档案管理员按照档案交接单对提交的档案进行复核，通过复核的档案即可编目入库，未通过复核的档案用户可以对其进行提交回退并整理合格后重新提交。【操作说明】第一步：检索。用户进入该模块时系统会自动检索出所有需要提交的档案信息和已完成案卷提交的汇总信息，并分别显示在案卷信息列表和已提交信息汇总中。第二步：案卷提交。选中需要进行“案卷提交”的档案信息，然后点击【案卷提交】按钮进行案卷提交，此时系统会弹出提示信息并注明本次案卷提交的提交人、日期、卷数信息供用户确认，确认无误后完成提交操作。第三步：交接单打印。案卷提交完成后

14、，“已提交信息汇总”列表会自动显示出已提交的转移批次信息，选中转移批次信息并点击【交接单打印】按钮进行交接单打印。交接单右上角的二维码记录了本次案卷提交的转移批次号信息，可供档案接收时使用。第四步：提交回退。对案卷接收时复核未通过的案卷进行回退操作。在“已提交信息汇总”中选择转移批次信息，已提交信息明细中会显示出未接收的案卷信息，点击【提交回退】按钮进行案卷回退。【其他说明】无4.2. 案卷接收【办理条件】案卷已移交并复核通过。【业务说明】档案管理员对提交的案卷按照交接单明细进行复审，并对复审通过的档案进行案卷接收；如果存在部分案卷复核未通过则需要重新打印交接单。案卷提交部门和案卷接收部门分别

15、在交接单上签字盖章，两部门各自保留一份交接单作为档案交接凭证。【操作说明】第一步：检索。档案管理员通过扫码枪扫描交接单上的二维码（鼠标焦点落到案卷移交批次号录入栏），扫码枪会自动识别二维码上的转移批次号信息并传递给档案管理系统，系统通过接收到的二维码自动检索出本次转移批次信息和案卷明细信息并显示在界面中。第二步：档案复核。档案管理员通过扫码枪扫描案卷封皮上的二维码（鼠标焦点落到档号核对录入栏），系统会自动在案卷明细信息列表中找到该案卷并选中，依次扫描完所有案卷后案卷自动复核即完成（自动复核只是对案卷数量进行复核，实物材料复核需要人工完成）。第三步：案卷接收。档案信息复核完成后，点击【案卷接收】

16、按钮完成档案接收操作。接收完成后案卷信息会显示在“已接收结果信息列表”中。第四步：交接单打印。档案接收成功后，如果本次提交的案卷中存在复核未通过的案卷，则需要重新打印交接单，如果全部复核通过则不需要打印交加单。打印交接单时，在“已接收结果信息列表”中选中一条记录，点击【交接单打印】按钮即可打印交接单。【其他说明】无4.3. 交接单打印【办理条件】案卷已提交或已接收。【业务说明】对已进行案卷提交和案卷接收的档案进行交接单打印。默认查询已接收档案（可以通过转移批次号查询已提交档案）。【操作说明】第一步：检索。可以通过录入转移批次号和档案接收起止时间进行检索。第二步：打印交接单。选中转移批次信息，点

17、击【打印】按钮打印交接单。如果转移批次信息中存在部分档案已接收完成，则交接单只能打印出已接收的案卷信息。【其他说明】无4.4. 编目上架【办理条件】档案已接收。【业务说明】档案管理员对接收的档案材料进行编目上架。【操作说明】第一步：检索。在“编目上架”界面通过扫码枪扫描案卷封皮的二维码（鼠标焦点落到档号录入栏），系统会自动查询出该案卷并勾选。第二步：上架。检索并选中所有存放在相同位置的案卷后，选择案卷存放位置的库号、列号、排号、组号、层号信息，然后点击【上架】按钮系统会提示本次上架的位置号和卷数信息，确认无误后完成上架操作。【其它说明】无第五章 档案应用3.4.5.5.1. 借阅归还【办理条件

18、】档案已接收完成。【业务说明】本模块提供了两个功能：档案借阅、档案归还。档案借阅：档案管理员检索出需要借阅的档案信息，在系统中记录档案借阅信息和档案借阅登记信息（借阅时间、借阅人信息、利用人信息等）并打印档案利用单。档案归还：档案管理员对已借阅档案进行归还操作，归还档案时支持部分归还和全部归还。【操作说明】l 档案借阅第一步：检索。档案管理员根据档案属性检索出需要借阅的档案信息，借阅档案时可以选中档案进行电子材料阅览，以确定检索出的档案是否为所要借阅的档案。在文件信息显示区显示该案卷的文件信息，点击某一个文件，在附件显示区域显示当前文件下的电子材料信息；选择电子材料信息，在右侧电子图片材料浏览

19、区域显示该材料的电子图片。也可以直接点击案卷显示区域或文件显示区域的【档案材料浏览】按钮查看该档案下所有的电子材料。第二步：档案借阅。选择需要借阅的档案后，点击【档案借阅】按钮弹出档案借阅界面并进行借阅登记。第三步：打印档案利用单。借阅登记信息录入完成后，点击【确定】按钮完成档案借阅。借阅完成后系统会提示借阅者打印档案利用登记单。l 档案归还档案归还模块提供了全部归还和部分归还两种归还模式。第一步：检索。档案管理员根据档案属性或借阅信息检索出已借阅档案信息。第二步：档案归还。选中借阅信息，系统中会显示出本次借阅的借阅档案明细和借阅文件明细信息。全部归还：档案管理员在借阅档案明细中选择案卷信息，

20、这是该案卷下所有借阅档案都被选中，然后点击【归还】按钮归还全部借阅档案。部分归还：档案管理员在借阅文件明细中选择指定文件，然后点击【归还】按钮归还部分借阅档案（指定归还）。【其他说明】无5.2. 档案移交【办理条件】档案已接收完成。【业务说明】档案室将档案移交到档案局。【操作说明】第一步：检索。根据档案属性检索出需要移交的案卷信息。该检索功能支持多次检索。即，在一次检索后进行再次检索时系统会把后面一次检索出的案卷信息追加到上次检索出的信息后，而不会把之前检索的信息删除。第二步：档案移交。选择需要向档案局移交的档案信息，并点击【档案移交】按钮完成档案移交（此功能只是在系统中标记处该档案已被移交到

21、档案局，档案的数据信息和电子材料不会传递到档案局）。第三步：打印交接单。档案已移交完成后，系统会提示打印交接单。点击是完成交接单打印。此模块支持将多次移交记录打印到一张交接单上，用户只需进行多次检索将之前移交的档案信息检索出并选中打印即可。【其他说明】此功能只是在系统中标记处该档案已被移交到档案局，档案的数据信息和电子材料不会传递到档案局5.3. 档案统计【办理条件】无。【业务说明】对档案目录及原文作业量进行统计。并按照国家社会保险业务档案管理规范导出C6表。【操作说明】第一步：档案统计。按照统计条件录入查询项，点击【查询】按钮查询档案信息并进行信息统计。第二步：导出。点击左下角导出按钮，导出

22、案卷信息。导出文件格式为Excel文件。第三步：打印档案统计表。点击【打印档案统计表】按钮弹出业务期别录入界面，系统默认最近一年期别（可以手动修改）。点击【确定】按钮打印C6统计表。第四步：打印档案统计分析表。点击【打印档案统计分析表】按钮弹出业务期别录入界面，系统默认最近一年期别（可以手动修改）。点击【确定】按钮打印档案统计分析表，显示档案数量的增减率。第四步：打印档案利用统计表。点击【档案利用统计】按钮弹出业务期别录入界面，系统默认当前业务期别（可以手动修改）。点击【确定】按钮打印社会保险业务档案利用移交销毁情况和社会保险业务档案分类查询利用情况。【其他说明】无5.4. 档案查询【办理条件

23、】无。【业务说明】对系统中的档案信息进行查询和电子材料阅览。【操作说明】第一步：检索。该模块支持案卷查询和文件查询。案卷信息查询：在案卷属性字段中录入案卷属性值，点击【查询】按钮检索出案卷信息。文件信息查询：在文件属性字段中录入文件属性值，点击查询】按钮检索出文件信息。第二步：关联检索。支持“案卷-文件”的关联检索，也支持“文件-案卷”的关联检索。案卷-文件”的关联检索：根据案卷属性检索出案卷信息后，选中案卷信息即可在文件信息列表中显示出该案卷下的所有文件。“文件-案卷”的关联检索：根据文件属性检索出文件信息后，选中文件信息即可在案卷信息列表中显示出该文件所属的案卷信息并选中；如果该案卷已在案

24、卷信息列表中，则系统会自动选中该卷。第三步：放大和还原。通常案卷信息和文件信息字段较多，需要左右拖动滚动条才能查看所有字段。案卷信息和文件信息的左下角，都有【放大】按钮。点击案卷信息的【放大】按钮，可以放大显示案卷信息，同时【放大】按钮变成【还原】按钮，点击【还原】按钮，页面恢复原样。第四步：档案材料浏览。选中案卷信息后，点击【档案材料浏览】按钮，系统会显示出该卷下所有电子材料和案卷封皮、目录、备考表。双击图片可以实现图片放大和缩小。点击【生成案卷PDF按钮】，把该卷下所有电子材料和案卷封皮、目录、备考表合成为一个PDF文件。 点击【浏览案卷PDF】按钮，可以查看生成的PDF文件。 双击图片可

25、以实现图片放大和缩小。若选择文件信息后，点击【档案材料浏览】按钮，系统会显示出该文件下所有电子材料。双击图片可以实现图片放大和缩小。【其他说明】无5.5. 案卷目录打印【办理条件】无。【业务说明】打印案卷目录【操作说明】第一步：检索。输入年度、档案类别、保管期限，点击【查询】按钮后，下方表格中显示符合条件的案卷信息。第二步：打印案卷目录。直接点击【打印档案案卷目录】按钮，弹出目录预览页面，点击右上角的【一键打印】按钮，完成打印。【其他说明】无第六章 鉴定销毁3.4.5.6.6.1. 鉴定销毁【办理条件】保管期限到期的档案。【业务说明】按照社保业务档案管理相关规定，档案管理人员对保管期限到期的社

26、保业务档案进行鉴定、销毁。【操作说明】本模块提供了三个功能：重新归档、升级包官、档案销毁。第一步：检索。按照案卷属性查询出保管期限到期的案卷信息。本模块提供了逐步选择案卷-文件-附件查看其电子材料图片，以确保档案正确性。第二步：鉴定。根据档案管理相关规定，点击【打印鉴定销毁清册】按钮，打印鉴定销毁清册，由鉴定工作小组鉴定档案，并填写鉴定销毁清册。第三步：鉴定、销毁。根据根据鉴定结果对档案选择操作类型，各功能详解如下：延长保管期限：将选中案卷的保管期限提升一个级别；例如：10年提升到30年，30年提升到50年档案销毁：销毁选中档案，销毁档案时需要填写销毁信息。【其它说明】无6.2. 销毁恢复【办

27、理条件】档案已销毁。【业务说明】因特殊原因需要对已销毁档案进行恢复操作。【操作说明】第一步：检索。根据案卷属性信息查询出已销毁案卷信息。本模块提供了逐步选择案卷-文件-附件查看其电子材料图片，以确保档案正确性。第二步：档案恢复。核对档案信息无误后，点击【档案恢复】按钮，恢复已销毁档案。【其他说明】无第七章 日志管理3.4.5.6.7.7.1. 系统日志【办理条件】无。【业务说明】保证系统访问安全，每一次登录都要做到可追溯。【操作说明】第一步：检索。在查询输入框中输入查询条件，点击【查询】按钮，查询出系统用户的系统登录日志。第二步：导出。点击导出按钮，将查询结果以Excel表格形式导出到本地。【

28、其他说明】无7.2. 操作日志【办理条件】无。【业务说明】保证系统数据安全，每一项操作都要做到可追溯。【操作说明】第一步：检索。在查询输入框中输入查询条件，点击【查询】按钮，查询出相关操作日志信息。第二步：导出。点击导出按钮，将查询结果以Excel表格形式导出到本地。【其他说明】无第八章 业务管理1.2.3.4.5.6.7.8.8.1. 业务信息维护【办理条件】无。【业务说明】根据业务系统需求，配置业务信息。【操作说明】第一步：检索。选择系统ID，点击【查询】按钮，查询出已有的业务配置。如果没有需要的业务，就需要新增业务信息。第二步：新增业务。填写业务名称、业务编号、业务所需的材料页数，选择业

29、务类别，点击【保存】按钮，保存业务信息。【其他说明】请谨慎使用【删除】按钮，如果误删了有用的业务，可能造成前台业务出错。8.2. 材料信息维护【操作说明】第一步：检索。打开页面直接查询出已有的材料信息。如果没有需要的材料，就需要新增材料信息。第二步：新增材料。填写材料名称，如果是主表，需要填写材料代码；如果不是主表，自动生成材料代码。点击【保存】按钮，保存材料信息。【其他说明】请谨慎使用【删除】按钮，如果误删了有用的材料，可能造成前台业务出错。8.3. 模板信息维护【操作说明】第一步：检索业务。选择系统ID，点击【查询】按钮，查出业务信息。选择要配置模板的一条业务。第一步：配置业务模板。选择业务所需的材料名称，输入页数、材料顺序，勾选默认材料，点击【保存】按钮保存业务模板。