2022文书档案管理制度.docx

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1、2022文书档案管理制度文书档案管理制度在日常生活和工作中，制度在生活中的运用越来越广泛，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。我敢确定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是我为大家整理的文书档案管理制度，希望能够帮助到大家。文书档案管理制度1一、医院全部文件、信函、简报及其它资料等，统一由办公室专人实行归档规范管理。二、医院收文程序是：各科室在接收到相关文件（含外出开会）时必需先交办公室，由办公室负责统一登记、编号，呈送医院领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，统一由办公室保存，相关科室保存复印件。三、医院发文程序是：各承办科室依据院领导批示看法起草文件，文件起草后，按报批程序

2、报分管领导、院长签发。拟文科室必需根据领导签发稿仔细校对后交办公室把关，并统一编号，统一印制。凡未经分管领导或院长签发的文件，办公室不予编号；文件印制必需规范、清楚、整齐，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。四、拟文科室要注意提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和肃穆性。各科室的文件要妥当保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应由相关负责科室刚好销毁。五、办公室要对全部文件、档案及各种资料在年底时分类登记、整理装订、入档保存。外出开会或从上级机关带回的文件，刚好交办公室专人进行登记入档保存。未经办领导允许，各股室不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。六

3、、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经院长或分管领导批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，要通过办公室查阅，阅后刚好归档。七、严格遵守保密纪律。各种隐私文件、档案、统计资料、编制信息、会议记录等，都由办公室专人负责管理，保守隐私。需销毁的文件资料，要进行清理登记，通过肯定方式彻底销毁。八、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，赐予指责教化。情节严峻的，建议赐予党纪、政纪处分，有意泄密造成严峻后果的，要追究其法律责任。文书档案管理制度21、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。在文件收集

4、齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。分年度。将文件按其形成的年度分开。分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对相互联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。分机构。将文件按其产生或承办部门分开。分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。分期限。依据文书档案保管期限的规定，将文件按不同的保管期限分开。在文书分类的基础上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系

5、统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件书目和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。2、档案管理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和驾驭档案爱护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等平安设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。3、档案利用打算检索工具。编制案卷书目、全引书目、专题文件书目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并主动开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复

6、印件上注明出外、时间。借阅档案，应仔细填写借阅登记薄档案利用效果登记表，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。精确编制档案工作状况统计年报，刚好上报有关部门。5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。文书档案管理制度3(一)总则第一条依据邮电部邮电文书立卷归档方法为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。其

7、次条归档的文件材料必需按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要根据本制度的规定，分别立卷归档。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后刚好交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰，不得擅自带走或销毁。(二)文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应刚好通知档案室。第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统

8、一收集管理。第六条一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1.公司工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才赐予报会议费用。第七条各部门专(兼)职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，驾驭本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.仔细执行平常归档制度，对本部门承办的文件

9、材料刚好收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应主动地供应利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。(三)归档范围第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第九条上级机关发来的与本公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第十一条本公司的请示与上级机关的批复。第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。第十三条本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十四条信访

10、工作材料。第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾陆条本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。(四)平常归卷第十九条各部门都要建立健全平常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。其次十条各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平常文件材料归卷运用的案卷类目。案卷类目的条款必需简明准确，并编上条款号。其次十一条公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部

11、门专(兼)职文书归卷。其次十二条专(兼)职文书人员应刚好将已归卷的文件材料，根据案卷类目条款，放入平常保存文件卷夹内对号入座，并在收发文登记薄上注明。(五)立卷(案卷质量要求)其次十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员协作，档案室文书档案员负责组卷、编目。其次十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。其次十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。其次十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分

12、开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数一般文电假如与绝密文有亲密联系，也可伴同绝密文电立卷。其次十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷根据有关规定执行。其次十八条卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。其次十九条卷内文件材料应按非列依次，依次

13、编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条永久、长期和短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写的字亦要工整。卷内书目放在卷首。第三十一条有关卷内文件材料的状况说明，都应逐项填写在备考表内。若无状况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清楚。第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十四条案

14、卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件书目)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第三十五条本制度自印发之日起实施。文书档案管理制度4一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报干脆分送有关部门)，刚好送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后刚好收回来档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后刚好送还。2、公司领导及有关部门刚好阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。3、外出参与会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。二、发文制度1、凡以公司名义发

15、出的公文，拟稿人必需用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。三、档案管理制度（一）归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。2、重要会议材

16、料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。5、上级机关发来的与本公司有关的确定、决议、指示、吩咐、条例、规定、安排等文件材料。6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。7、公司及各部门的年度工作安排、总结。8、本公司的各种统计报表。9、信访工作材料。10、本公司与有

17、关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。13、专业技术职称评审材料。（二）归档时间1、各部门应主动在每年元月底将上年度具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年度的部门文书档案，并办理移交手续。3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。（三）归档要求1、归档的文件资料不论采纳手稿、印刷件、复

18、印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必需齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采纳红墨水书写。出现上述状况，文书应刚好要求有关部门或人员进行重抄或复制。（四）档案管理1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷书目。2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破裂的档案资料必需刚好进行复原、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档

19、案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。（五）档案利用1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。2、档案利用方式有：供应档案原件、供应档案复印件、供应文献索引资料。3、借阅人员不准随意拆卷和随意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得随意摘抄或复制案卷内容，如确有须要，必需经公司领导批准后才能摘抄和复制。4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第16页 共16页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页第 16 页 共 16 页