计算机教程_办公软件.ppt

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1、掌握掌握Word、Excel和和PowerPoint等常用工具等常用工具的基本使用技术。的基本使用技术。l办公软件简介办公软件简介l文字处理软件文字处理软件l电子表格软件电子表格软件l演示文稿软件演示文稿软件l在日常工作中所使用的应用软件称为办公软件。l目前，在我国最具代表性的办公软件有:微软公司的 Office金山公司的 WPS一、微软 OfficelOffice 是微软公司开发的一个集Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook和FrontPage等多种组件于一体的办公应用系统，是目前最为流行的办公软件。l多代 Office 产品：Office 95Office

2、 97Office 2000Office XPOffice 2003Office 2007 二、金山 WPSlWPS 是金山公司推出的国产品牌办公软件产品，包含 WPS 文字、WPS 表格、WPS演示三大功能软件，对应于微软的 Word、Excel、PowerPoint。l最早版本的 WPS 1.0 运行在 DOS 系统上，曾经是上个世纪 90 年代初中期我国最流行的汉字处理软件。l自1999年以来也陆续开发了 WPS 2000、WPS 2001、WPS 2002、WPS 2003、WPS 2005 等多代产品，以期与微软 Office 的同代产品竞争。l随着产品升级，WPS 的功能、界面和操

3、作方式已越来越接近微软 Office。6.2.1 基本操作6.2.1.1 Word 的启动与退出6.2.1.2 认识 Word 主窗口6.2.1.3 使用帮助一、使用“Office 助手”搜索帮助主题设置“Office 助手”二、使用“Microsoft Word 帮助”对话框三、使用“这是什么？”功能6.2.1.4 文档的基本操作一、新建文档二、打开文档三、保存文档四、关闭文档五、打印文档6.2.2.1 插入点的移动l鼠标方法首先单击或拖动滚动条使操作位置出现在可见的文档编辑区中然后单击要操作的位置。l键盘方法如表6-1所示6.2.2.2 输入文本lWord有两种文字输入状态，即“插入”和“

4、改写”l使用BackSpace键和Delete键删除插入点字符。l输入特殊字符：选择“插入”菜单的“符号”命令。l自动更正功能l段落生成与合并l自动分行与强制分行l插入文件6.2.2.3 文本的选定、复制、移动和删除一、选定文本：“先选定，后操作”l选定一个单词：双击一个单词l选定一个句子：按下Ctrl键的同时单击该句子l选定一行：单击相应位置的选定栏l选定一个段落：双击相应位置的选定栏l选定全部文档：三击选择栏l选定某一范围的连续文本：鼠标拖放l选定矩形区域内的文本：Alt键+拖动鼠标l选定不连续区域的文本：Ctrl键l撤消选定：单击编辑区中任一位置或方向键二、剪切、复制和粘贴命令l“剪切”

5、命令将选定内容删除并放入剪贴板l“复制”命令将选定内容放入剪贴板l“粘贴”命令 将剪贴板的当前内容复制到插入点位置lWindows剪贴板与Office剪贴板三、复制、移动和删除操作l复制操作：将选定内容复制到目标位置。l移动操作：将选定内容移动到目标位置。l删除操作：删除选定内容。l鼠标拖放：使用鼠标左键进行拖放时，默认是移动操作。若同时按下Ctrl键，则是复制操作。使用鼠标右键进行拖放，释放右键后将弹出菜单，以选择操作效果。6.2.2.4 文本的查找与替换一、查找文本示例：打开 “如何组装电脑.doc” 文件查找“CPU” 二、替换文本示例：打开 “如何组装电脑.doc” 文件将“电脑” 替

6、换为“微机”6.2.2.5 撤消与恢复l要撤消前一步操作，单击“常用”工具栏的“撤消”按钮 （或按Ctrl+Z）。l要恢复被撤消的操作，可单击“常用”工具栏的“恢复”按钮 （或按Ctrl+Y）。l所谓排版，就是按照一定要求设置文档的外观lWord支持“所见即所得”（即在文档编辑区的显示格式就是实际的打印格式）l文档排版分为3个层次，依次：字符排版（或称字符格式化）段落排版（或称段落格式化）页面排版（或称页面格式化）6.2.3.1 字符级排版技术l为一个或多个字符设置一项或多项格式属性一、字符格式化方法（1）使用“格式”工具栏（2）使用“字体”对话框 如 X2二、字符的常用格式属性（1）字体 如

7、宋体、楷体、黑体等 （2）字形 常规、倾斜、加粗加粗、加粗倾斜加粗倾斜 （3）字号 使用TrueType技术 （4）修饰效果 如红字、下划线、X2、X2 等（5）字符的间距、缩放和位置三、其他特殊格式l“工具”菜单中“语言”子菜单的“中文简繁转换”命令。如 “飞马” “飛馬”l“格式”菜单中“中文版式”子菜单的相关命令可为文字加拼音（如颛(zhun) 顼(x)）、加圈、纵横混排等特殊处理6.2.3.2 段落级排版技术l段落是文本、图形或其他对象的集合，以段落标记结束。l段落排版是指设置整个段落的外观，包括对齐、段落缩进、行间距和段间距等段落格式，一般操作步骤如下：（1）将插入点移至某段（2）使

8、用“格式”工具栏中的相关按钮；或者选择“格式”菜单中的“段落”命令。6.2.3.2 段落级排版技术一、段落对齐方式二、段落缩进三、设置行间距与段间距6.2.3.3 页面级排版技术l页面排版是指设计文档的整体外观，包括页面设置、页眉和页脚、脚注和尾注、分节等。一、页面设置选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，设置：l页边距：正文区与纸张边缘的4个边距，如图6.16所示。l纸张：打印纸大小l版式：页眉、页脚与纸张边缘的距离，加行号l文档网格：设置是否使用网格控制每页的行数及每行的字数等二、页眉和页脚l页眉和页脚是指出现在页面的正文区上、下边界与纸张上、下边界之间的文字或图像信息，如徽标、标题、作者

9、、页码、日期等。l选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令，进入页眉编辑状态。l编辑页眉或页脚时，既可以像编辑普通文本那样操作，也可以使用“页眉和页脚”工具栏插入“域代码”（如自动图文集、页码 、页数、日期或时间等）。三、脚注和尾注l脚注和尾注是对文档中特定对象的注释。l脚注和尾注都包含两个部分：注释标记和注释文本。四、分节排版技术l分节排版是指将一个文档分为几个不同的“节”，以便于在不同的“节”中使用不同的页面设置，如不同的纸型、页边距或页眉页脚等。l分节技术特别适用于排版长文档，如一本几百页的书稿，使不同章节具有不同的页面格式。l分节方法：选择“插入”菜单中的“分隔符”命令6.2.4.1 格

10、式复制技术一、分解式复制l复制操作的常规含义是对源对象的完整复制，即对源对象的文本及其格式的复制。l也可以只复制源对象的若干属性。例如：若只复制源对象的文本（不含格式），则可以使用“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令，然后在“选择性粘贴”对话框中选择“无格式文本”粘贴形式。若只复制源对象的格式（不含文本），则可以使用“格式刷”工具。二、格式刷技术l操作步骤：（1）选定已设置格式的源对象（2）单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮（3）使用“格式刷”指针拖选要排版的目标对象l复制格式多次：把第2步的单击操作改为双击操作。例如，把 X2+Y2=Z2格式化为 X2+Y2=Z2三、复制段落标记l将一个段落的

11、段落标记“ ”复制到另一个段落的段落标记“ ”之前的效果是复制段落格式。6.2.4.2 样式技术一、基本概念l样式是用样式名表示的一组预先设置好的字符和段落格式，使用样式具有提高排版效率、保证文档格式一致性、格式易于修改等优点。l样式分为字符样式和段落样式两种。其中，段落样式包括字符和段落格式，较为常用；而字符样式只有字符格式。二、应用样式l操作步骤：（1）若对段落排版，则将插入点移至该段落；而若对文字排版，则选定该文字。（2）在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中，选择所需样式三、自定义样式l简单方法：在“样式”下拉列表框中直接创建新样式。例如，把 X2+Y2=Z2 格式化为 X2+Y2=Z

12、2l步骤：（1）先选定文本“X2”中的上标“2”。（2）在“格式”工具栏中，单击“样式”下拉列表框中的文字，使框中文字反白显示，再输入样式名（如“上标”），最后按回车键。（3）把自定义样式“上标”依次应用于其他两个“2”四、修改与删除样式l方法：在“样式和格式”任务窗格中，从“请选择要应用的格式”区找到要修改的样式名并单击该样式名右端的三角按钮，在弹出的菜单中选择“修改”命令。l若选择“删除”命令，则可删除指定的样式。6.2.4.3 模板技术l模板是定义文档基本结构的格式文件，用于创建新文档。多个基于相同模板建立的文档具有相同的排版格式。一、使用预定义模板l“新建空白文档”使用“空白文档”模板

13、，即Normall使用其他模板方法：（1）在“新建文档”任务窗格中，单击“根据模板新建”区内的“通用模板”选项。（2）在弹出的“模板”对话框中，选择一个模板 （3）单击“确定”按钮二、自定义模板l自定义模板就是创建一个文件类型为“文档模板”（即扩展名为 .dot）的模板文件l两种创建方式：新建模板：与新建文档类似利用已有文档建立：先打开已有文档，然后“另存为”一个模板文件。l自定义模板出现于“模板”对话框的“常用”选项卡中l图文混排是指在文档中既可以输入文本、也可以配置图形的排版技术，从而使文档图文并茂，内容更加直观、生动。l根据来源不同，Word文档中的图形大致分为两类，即外来图片和自绘图形

14、。6.2.5.1 插入图片l3种方法：（1）通过Windows剪贴板（2）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“来自文件”命令，插入一个图片文件中的图片。（3）使用“插入”菜单中“图片”子菜单的“剪贴画”命令。6.2.5.2 设置图片格式设置方法l“图片”工具栏l选择“格式”菜单的“图片”命令，打开“设置图片格式”对话框一、设置文字环绕方式l所谓文字环绕，是指图片周围的文字分布情况。主要有嵌入型、四周型、紧密型等文字环绕方式。l设置方法：先选定图片，然后单击“图片”工具栏中的“文字环绕”按钮 ，在弹出菜单中选择需要的环绕方式二、移动图片两种方法：l把鼠标移至图片上方，当指针变为可移动形状 时，就

15、可将图片拖放至任何位置 。l打开“设置图片格式”对话框，在其“版式”选项卡中选择除嵌入型之外的任何一种环绕方式，再单击“高级”按钮，打开“高级版式”对话框进行精确设置。三、缩放与裁剪图片l缩放图片是指缩小或放大图片，并保持原图整体外观。l裁剪图片是指隐藏图片的部分区域6.2.5.3 自绘图形l通过“绘图”工具栏，可以在文档中绘制图形（如自选图形、文本框和艺术字等），也可以为图形填充颜色、制作阴影和三维等效果。一、绘制图形一般步骤：（1）在“绘图”工具栏中，单击一个绘图按钮。（2）在画布上按下鼠标左键并拖动，松开后即可绘制出图形 。二、修饰图形设置如下常用属性：l填充色l线条格式l阴影和三维效果

16、三、组合图形l操作步骤：（1）选定需要组合的所有对象（注：按下Ctrl或Shift键）（2）鼠标右击选定对象，从弹出菜单中选择其“组合”子菜单中的“组合”命令四、叠放图形l方法：鼠标右击某个对象，从弹出菜单中选择其“叠放次序”子菜单中的相关命令，如“置于顶层”、“置于底层”等。6.2.5.4 插入其他图形对象一、插入艺术字l单击“绘图”工具栏中的“艺术字”按钮二、使用文本框l插入文本框：单击“绘图”工具栏的“文本框”按钮l文本框的特殊之处在于：为用户提供一个独立于文档其他正文的编辑、排版区域。例如，设置一个与整篇文档不同的文字方向。三、输入数学公式操作步骤：（1）执行“插入”菜单的“对象”命令

17、，选中“Microsoft 公式 3.0”（2）当插入点位置出现公式编辑区时，一般也自动弹出“公式”工具栏。lWord提供“表格”菜单，以便建立、处理表格。l表格由若干行和若干列组成，处于行列交叉处的小格子称为单元格。一、建立表格（1）插入表格l选择“表格”菜单中“插入”子菜单的“表格”命令l单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮 l单击“常用”工具栏的“表格和边框”按钮（2）为单元格输入内容l每个单元格内也允许输入文字、图形、甚至另一个表格。二、调整表格（1）选定单元格、行或列（2）插入和删除行、列或单元格（3）单元格的合并与拆分（4）调整表格的行高和列宽三、设置表格属性选择“表格”菜单的“表

18、格属性”命令，设置：l在“表格”选项卡中，可设置表格在页面中的对齐和环绕方式。若单击“边框和底纹”按钮，可设置表格和单元格的边框和底纹；若单击“选项”按钮，可设置单元格的边距和间距。l在“行”和“列”选项卡中，可以精确指定表格的行高和列宽。一、边框与底纹l为文字、段落、表格等添加边框或底纹，以示强调l操作步骤： （1）先选定对象，然后选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令。（2）在弹出的对话框中进行设置，并注意在“应用于”框中的应用范围（如文字、段落、表格等）二、列表l列表是指连续多个段落（称为项目）的序列，使用列表可提高文档中分类性内容的可读性。l建立列表的常用方法：1）先选定要作为列表项目

19、的多个相邻段落2）单击“格式”工具栏中的“编号”或“项目符号”按钮 l要改变列表的编号或项目符号，使用“格式”菜单的“项目符号和编号”命令。三、分栏l采用分栏排版技术，以避免文本行过宽或过窄，从而提高宽页文档的可读性。l操作步骤： （1）先选定要分栏的段落或不选定，然后选择“格式”菜单的“分栏”命令。（2）在弹出的“分栏”对话框中，指定要分栏的“栏数”、“分隔线”等属性。四、自动生成目录l为了使用自动创建目录功能，在编排文档时要注意使用以下技巧：培养使用“样式”技术的习惯使用“文档结构图”窗格四、自动生成目录l对于基于各级“标题”样式编排的文档，可使用以下方法创建目录：使用“插入”菜单中“引用

20、”子菜单的“索引和目录”命令五、宏l宏是隐藏在Word文档内部的程序代码。Word提供宏机制的主要目的是便于高级用户编写宏程序，以自动编排Word文档。lWord的宏功能非常强大，正因如此，有些宏程序被恶意编写，成为臭名昭著的“宏病毒”。l为了便于用户编写Word宏程序，Word在“工具”菜单的“宏”子菜单中提供了一组可用于编辑和执行宏程序的命令。六、修订文稿第一步：审阅者修订。选择“工具”菜单的“修订”命令使当前编辑文档处于“修订”状态。修改时，将自动使用一些特殊标记指示被修订的内容 第二步：原作者接受或拒绝修订。使用“审阅”工具栏可接受或拒绝对文稿中的修订6.3.1 Excel 基本知识一

21、、Excel 主窗口二、工作簿（Book）l工作簿是指Excel程序用来处理和存储数据的文件，以 .xls 为扩展名。l在Excel中，创建、保存和打开工作簿文件的操作方式与Word基本相同。三、工作表（Sheet）l工作表是由若干行和若干列组成的一张表格，如图6.45所示，其中的行以数字1、2、3、.由上至下编号，而列以英文字母A、B、C、由左至右编号。l每个工作表都有一个工作表名(或标签名)并以按钮形式出现在编辑区底端的工作表标签区中。其中，一个工作表名被反白显示，表示相应工作表是当前工作表（或称活动工作表），其内容显示在编辑区中。l当前工作表切换四、单元格（Cell）与单元格地址l单元格

22、是指工作表中的一个格子，是Excel用于保存数据的最小单位。l单元格地址用于唯一标识工作表中的单元格，由列号和行号组成。如: A2、C5、Sheet3!A2五、单元格区域l单元格区域是指一组相邻的呈矩形区域的若干单元格的集合，如图6.47所示。一、选定单元格l“先选定，后操作”也是Excel的重要操作方式。l选定单元格的方法二、向单元格输入数据（1）直接输入数据（2）自动填充l鼠标方式：l菜单方式：先选定填充区域，然后选择“编辑”菜单的“填充”子菜单中的相关命令。三、编辑单元格l编辑单元格包括对单元格及其数据的操作。对单元格的操作包括移动和复制单元格、插入单元格（或行、列）、删除单元格（或行、

23、列）等；对单元格数据的操作包括复制和删除单元格数据，清除单元格内容、格式等。l使用“选择性粘贴”命令只复制单元格内的特定信息，如数值、公式、格式等l设置工作表格式的基本操作主要是指设置单元格的格式和单元格内的数据格式。一、设置单元格内的数据格式l使用“格式”工具栏或“格式”菜单的“单元格”命令进行字体、字号、对齐等常用格式设置。lExcel会自动控制单元格数据的显示格式。也可以使用图6.55所示的“单元格格式”对话框明确为单元格指定常规、数值、货币、日期、时间、百分比、分数、文本和自定义等显示格式。二、单元格的合并与拆分l单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮 三、为单元格设置边框和底纹l使

24、用“单元格格式”对话框的“边框”选项卡四、调整单元格的列宽和行高l使用鼠标或“格式”菜单的“列”或“行”子菜单五、自动套用格式和样式l使用“格式”菜单中的“自动套用格式”或“样式”命令，可以利用Excel提供的预定义表格排版方案一、图表概念l图表是对工作表数据的图形表示，能够直观地反映出数据的对比关系及趋势。l图表组成：二、使用向导创建图表（1）首先在工作表中选定用来创建图表的数据区（2）然后选择“插入”菜单的“图表”命令，启动“图表向导”对话框。指定：图表类型图表源数据图表选项图表位置三、重新设置图表l先选定图表，然后使用“图表”菜单中的相关命令，可以为图表重新指定已在“图表向导”中设置的选

25、项，如图表类型、图表数据源等。四、编排图表l可以像处理图形对象那样缩放、移动、复制、删除图表，也可以选择“格式”菜单中的“图表区”命令为选定图表设置边框、填充色或其他格式属性。一、使用公式l公式是由运算符和操作数组成的式子。操作数可以是地址、常量、函数等，而运算符可以是表6-3所列的算术、比较和文本等运算符l输入公式时，必须以等号“=”开头。如：二、单元格地址的3种形式（1）相对地址：如C2、D2。当公式被复制或移动时，公式中的相对地址将发生变化（2）绝对地址：如$C$2、$D$2（3）混合地址：如$C2、D$2三、使用函数l在单元格输入公式时，也可以使用Excel函数作为操作数。调用形式如下

26、： 函数名(参数1，参数2，参数3， ) l其中，函数名是某个Excel函数的名称，如SUM、AVERAGE等；而参数可以是数字、文本、地址、公式或其他函数等。l在单元格中输入公式常使用以下3种方式：（1）使用工具栏中的“自动求和”按钮 。如：（2）使用“插入”菜单的“函数”命令。如：（3）直接输入函数。例如，在一个成绩表中，要根据成绩列出学生是否及格的情况一、数据清单l数据清单是指工作表中某个特殊单元格区域所构成的一个二维表。如图6.69所示数据清单具有以下特性：l第一行称为标题行，其他行称为记录行，而每列称为一个字段。l每一记录行表示一条记录。l每一记录常用于表示某个实体的相关属性。例如，

27、在图6.69所示的数据清单中，第3条记录表示：学号为2006003的学生姓名是李小敏， 成绩85分，在A班。 二、记录排序l记录排序是指根据指定字段（或称排序关键字）的值，按升序或降序对数据清单中的记录进行排序。l注意：排序后，尽管每条记录的位置可能发生变化，但每条记录中的各个字段仍然处于相同的记录行。排序方法：l单击常用工具栏中的按钮l使用“数据”菜单的“排序”命令，可指定多个排序关键字三、记录筛选l筛选是指从数据清单中查找并显示满足一定条件的记录。Excel 提供两种筛选方法，即自动筛选和高级筛选。（1）自动筛选l先选定数据清单中的任意一个单元格，然后选择“数据”菜单的“筛选”子菜单中的“

28、自动筛选”开关命令，可使数据清单进入（或退出）筛选状态。（2）高级筛选l操作步骤：设置条件区；先选定数据清单，然后选择菜单“数据”“筛选”“高级筛选”l例：从“成绩表”数据清单中找出成绩不低于80分的A班学生记录四、其他常用功能l分类汇总：分类求和、求平均值等l数据透视表和数据透视图：数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较数据；而数据透视图则以图形形式表示数据透视表中的数据。l演示文稿是组织、存放幻灯片的文档。6.4.1 基本操作一、认识 PowerPoint 主窗口二、演示文稿的创建、保存、关闭、打开lPowerPoint文件的扩展名是 .ppt。三、处理幻灯片l当PowerPoint处于

29、幻灯片浏览视图方式时，可以像处理普通图形对象那样，选定、移动、复制、删除演示文稿中的一张或多张幻灯片。l选择“插入”菜单的“新幻灯片”或“幻灯片副本”命令可为当前演示文稿添加一张新幻灯片。一、版式设置l版式是幻灯片中各种占位符的布局形式l占位符代表着一些待确定的对象（如标题、文本、图片、表格等）l通过单击“幻灯片版式”任务窗格中的某个版式，可改变当前幻灯片的版式（如图6.78所示）。二、编排文本l文本占位符与文本框类似，可以对输入的文本进行字符级和段落级格式化。三、添加对象l若幻灯片中有内容占位符，则单击该占位符中央的不同按钮可以插入表格、图表、剪贴画、图片、组织结构图和媒体剪辑等对象。l使用

30、“插入”菜单或“绘图”工具栏中的相关命令直接在幻灯片中插入所需对象。四、其他编辑操作l可对幻灯片中的大部分对象进行选定、缩放、移动、复制、删除等处理。一、设置幻灯片背景l使用“格式”菜单的“背景”命令可以为幻灯片设置背景色及其填充效果。二、应用配色方案l配色方案由背景、文本和线条、阴影、标题文本、填充等颜色设置组成。l应用方法：选择“格式”菜单中的“幻灯片设计”命令，显示“幻灯片设计”任务窗格，然后单击窗格上部的“配色方案”选项，再在窗格下部显示的“应用配色方案”列表中选择一种配色方案。三、应用设计模板l所有幻灯片都要使用设计模板，而设计模板用于决定幻灯片的主要版式、配色和背景。l应用方法：在

31、“幻灯片设计”任务窗格中，单击窗格上部的“设计模板”选项，再在窗格下部显示的“应用设计模板”列表中选择一种设计模板。四、母版l每个PowerPoint文稿都有母版，而母版包括字形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案等模板信息。母版一般分为三种，即幻灯片母版、讲义母版和备注母版。l使用“视图”菜单的“母版”子菜单中的有关命令，可以对母版进行修改。母版修改后将影响所有使用该母版的幻灯片。一、幻灯片放映l选择“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令，可以放映当前打开的演示文稿。l使用“幻灯片放映”菜单的“设置放映方式”命令，可以指定以下三种放映方式之一：演讲者放映（全屏幕）观众自行浏览（窗口）在展台浏览

32、（全屏幕）二、为幻灯片添加动作按钮和超链接l添加动作按钮的方法：选择“幻灯片放映”菜单的“动作按钮”子菜单中的相关按钮命令，然后单击幻灯片，并在自动弹出的“动作设置”对话框中为动作按钮设置跳转到上一张、链接到文档、播放声音或运行程序等动作。l使用“插入”菜单的“超链接”命令，可为幻灯片上的文本或图片对象指定一个超链接。三、设置幻灯片切换效果l幻灯片切换效果是指放映时整张幻灯片以什么动画效果出现在屏幕上，如百叶窗式、展开式、收缩式等效果。l设置方法：使用“幻灯片放映”菜单的“幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”任务窗格，然后单击列表中的一种动态效果。四、为幻灯片设置动画（1）应用动画方案l方法：选择“幻灯片放映”菜单的的“动画方案”命令，显示“幻灯片设计”任务窗格，再在窗格下部显示的“动画方案”列表中选择一种动画方案。（2）自定义动画l选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令，可显示“自定义动画”窗格。在该窗格中，单击“添加效果”按钮，然后从其级联菜单中选择某种效果（如图6.82所示）。