会议流程策划方案_公司会议流程策划方案.docx

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1、会议流程策划方案_公司会议流程策划方案好的公司开会流程能提高工作效率，下面是小编为大家整理的关于公司开会流程方案，欢迎大家阅读! 方案一： 一、 会前打算 1、确定会议是否必要。 能否通过其他方式使会议打算解决的问题更有效地获得解决? 2、确定会议的目的。 试图达成什么样的结果?会议打算做出什么样的确定?打算取得什么 的行动方案? 3、打算议事日程。 列出与会议目的有关的项目。 依重要程度进行项目排序。 把有关项目归并为一组. 限定每个项目的协商时间。 4、收集全部与会议所议项目有关的信息。 假如太长、太多，将其要点摘录出来。 5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。 6、依据要

2、探讨的问题限定与会人员。 7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。 假如有，需简要告知大家。 二、会议期间限制 1、叙述会议的目的。 2、核对并记录与会者。 3、依据议事日程依次提出每个项目，然后进行探讨，征求有关与会者的看法。 4、给每一个人表述自己看法的机会。 5、限制探讨过程。 假如发生与论题无关或深化到不必要的细微环节上，应刚好引导到议题本身。 6、假如探讨变得困难，出现各种不同的见解时，你要依据自己的理解将各种观点加以概括。 7、坚持预定的时间，不要拖延。 8、在每个项目探讨结束后加以概括，以便决策或达成结论。 9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。 如确有必要进一步探讨，可

3、以推迟到下一次会议。 10、确定下次会议的议题和时间。 三、会后工作 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。 会议记录应精确。 会议中所形成的决策要突出担当行动的责任人姓名、时间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2、依据会议，对执行进行监督和检查。 方案二： 1、交通费用 交通费用可以细分为： (1)、动身地至会务地的交通费用包括航班、铁路、马路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通 (2)、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能运用的预定交通。 (3)、欢送交通及返程交通包

4、括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 2、会议室/厅费用 详细可细分为： (1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，须要加装非主席台发言线路时也可能须要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常须要支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。 值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功

5、效参数作出详细要求(通常可向专业的会议服务公司询问，以便获得最相宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。 另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用假如不是特别要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。 假如有特别要求，可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、消遣保健、媒介、公共关系等。 基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别找寻这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支持，主办方应

6、尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用 住宿的费用应当特别好理解值得留意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是须要另外加收政府税金的。 对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。 找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果供应等服务是否开放有关。 会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 4、餐饮费用 会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的。 (1)、早餐 早餐通常是自助餐，当然也可以

7、实行围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特别性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按预定人数收取费用) (2)、中餐及午餐 中餐及午餐基本属于正餐，可以实行人数预算自助餐形式，按桌预算围桌式形式。 假如主办方希望酒水消费自行选购而非由餐馆供应，餐馆可能会收取肯定数量的服务费用。 (3)、酒水及服务费 通常，假如在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，假如可以外带酒水消费，餐厅通常须要加收服务费。 在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 (4)、会场茶歇 此

8、项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。 承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，假如主办方须要非程序服务，可能须要而外的预算。 通常状况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 (5)、联谊酒会/舞会 事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会困难，宴会只要设定好餐标与规模，预算很简单计算。 但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能须要比较长的时间确认。 6、视听设备 除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽视。 假如为了公共关系效果而不得不在

9、室外进行，视听设备的预算就比较困难，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算 设备的运输、安装调试及限制技术人员支持费用，可让会展服务商代理 音源主要是背景音乐及消遣音乐选择，主办者可自带，也可托付代理 a、演员及节目 通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度及参加人数正相关。 在相宜地点假如有固定的演出，那预算就很简洁，与观看表演的人数正相关专场或包场除外。 b、其他点心、水果及调制色酒 5、杂费 杂费是指会展过程中一些临时性支配产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。 杂费

10、的预算很难安排，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。 邀请 不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望相宜的对象(客户)参与。 作为主办者，邀请的方式特别重要。 通常状况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 信息发布从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。 通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及支配、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参加者了解参与的意义及对会展的期望。 回执对于主办者来说，回执是对会展企划活动胜利与否的判定标记之一。 回执收到后，通常须要统计(

11、在这之前，须要提示的是回执单的设计特别重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息明确的人数、职务、性别、联系方式、预料到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标记)，接下来须要做的就是资源安排主要是展位与酒店住宿的支配，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。 回执可以有多种形式传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。 回执须要留意的是，假如会展课题允许，应当考虑到参加者的特别要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，假如回执清晰，那么对会展的有序支配会起到很大帮助。 确认通知假如会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。 同时发出的应当还有会展的准确地点、时间、议程、签到程序及会展留意事项等。 第9页 共9页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页第 9 页 共 9 页