2022年如何写邮件.docx

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1、2022年如何写邮件 确保你的邮件被人阅读并被仔细对待 你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题？或者他们常常漠视你的邮件，漏掉你要表达的重要内容？你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么？ 写邮件的时候，只要遵循以下一些简洁的原则，你就可以给收件人留下良好的印象，得到你想要的答复。 1.主题栏和标题栏 一般新闻的标题具有两个功能：抓住你的视线；简述大意，这样读者就可以确定是否要接着阅读。而Email的主题栏也必需满意上述两点。细致选择几个关键词，这样让你的收件人一眼就看到重点。 假如你要写的Email是一长串定期汇报中的一篇，比如每周项目简报，请在标题栏中标注日期。假如你须要收件人答复

2、或马上应对，请加上“请于11月7日前回复”等字样。每个人都不想收到垃圾邮件。假如你的标题栏写的明确清楚，你的邮件被阅读的机会也会大大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。 当让，就犹如没有标题的新闻是荒唐的，请你也千万不要不设邮件标题。没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件对待。 糟糕的例子 主题：开会 吉姆你好， 我想提示你下星期我们有个会。请告知我你有没有其他问题！ 祝好！ 马克 这封电子邮件之所以糟糕有以下几个缘由。首先，让我们来看标题。正如你所见，标题是“开会”。 为什么这是一个糟糕的标题呢？ 这是因为没有提到任何会议的信息。假如你的日程表上排满了会议，你可能会猜想马克说的会究竟是哪一个

3、。并且这封邮件没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。并且，没有说明任何时间地点的开会邮件，让别人觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会被删掉。 这封邮件的语气看起来像是一个友好的提示，这倒没有错，但是没有说出关键信息。假如吉姆没有听说过任何要开会的事情，或者完全遗忘了这事，他还要回复邮件来确认信息。举荐的例子 主题：提示10月5日10am按期实行例会，探讨SS方案 吉姆， 你好。 我想通知你我们10月5日，周一，10：00am的会议按期召开。地点在会议室，我们会探讨新SS方案。 假如你有任何问题，请致电3024 祝好， 马克 这就可以看出标题栏详细的好处了，收件人甚至都无需打开邮件就可以得到

4、大部分信息。而且这样的标题还可以起到提示的作用，只要收件人打开邮箱就可以看到会议时间和地点。 2.每封邮件一个议题 电子邮件的一个好处就是你不须要支付费用。所以，假如你要交代一堆事务，不如每个内容写一封邮件。 这样，你的收件人就可以依照自己的时间支配回复邮件。有些内容可能只须要一个简短的回复，这样他可以马上回复。而其他的议题可能须要更多和时间和考量。分开写邮件，你会得到更加清楚的回复，也帮助收件人更好地管理他们的邮件。 假如你的确须要将内容都放进一封邮件，因为有可能这些问题彼此相关，请考虑用数字标注你的要点，并且分行，分段落。这样可以让你的观点更加明显，并且让收件人更加情愿逐条回答问题。 对于

5、传统的商业信函，每一封邮件都必需清楚简练，在第一段中表述重点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰当的信息，文字直白，言之有物。 糟糕的例子 主题：销售报告修改 杰姬你好， 感谢你上周发来的报告。我昨天细致阅读了报告，我觉得你须要在其次章的销售数据中添加更多详细信息。报告的文笔应当更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必需显示我们的职业素养和专业素养。 还有，我想告知你我周五与公关部有一个会议，探讨新的广告活动。11点起先，我会在小会议室召开会议。 请告知你是否能来。 感谢！ 莫妮卡 莫妮卡的标题写得特别清晰，而且她也清楚地表达了她希望杰姬改进的地方。但是她哪里做的欠妥呢？ 其实其次段关于会议的内

6、容相当重要，但是她却把它加在一个要求修改报告的邮件里。假如杰姬不马上将会议支配记录在日程表里，她必需要记得在一封题名为“销售报告修改”的邮件里有会议信息，而这多么不符合逻辑。 把这两个信息放在一封邮件里，结果可能是这两件事都被遗忘。让我们看一个优秀的例子： 优秀的案例： 主题：销售报告修改 杰姬你好， 感谢你上周发来的报告。我昨天细致阅读了报告，我觉得你须要在其次章的销售数据中添加更多详细信息。报告的文笔应当更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必需显示我们的职业素养和专业素养。 感谢你的努力 莫妮卡 主题：周五10/9, 11am 公关部门会议 还有，我想告知你我周五与公关部有一个会议，探

7、讨新的广告活动。11点起先，我会在小会议室召开会议。请告知你是否能来。 感谢！ 莫妮卡 把两个邮件分开，杰姬可以更加快速地找到她要处理的邮件。 同时，杰姬还可以更好地管理她的邮件，只要她修改好了报告，她就可以删除这封邮件，但是留着提示本周末开会的那封邮件。 3.明确你想要的回复 确保肯定要在邮件中告知你想要的答复，比如电话，或者开会。然后，附上你的联系方式，包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮件也要附上相关信息。假如你给收件人供应便利的联系方式，他们回复的可能性就更大。 糟糕的例子 主题：企划 林， 你收到我上周发出的企划书了么？我没有收到你的回复。 你能打电话来，我们探讨以下么？

8、感谢！ 彼得 这封邮件漏掉了很多重要信息。 首先邮件里没有提到企划的详细内容。假如林收到了好几封企划呢？或者彼得运用邮寄，还不是电子邮件呢？ 还有，作者并没有告知林如何跟他联系。他的办公室电话号码，手机号码，商业联系信息，这些林都必需自己查找。 并且，他并没有在邮件署名时给出自己的全名和职位。 优秀的案例： 主题：核查是否收到景观建设的企划 敬爱的林， 我想问你上周收到我们关于景观建设的企划书了么，我附在邮件附件里。我没有收到你的回复。 你能在周四前给我电话，我们可以探讨以下么？周四我们的促销活动就要结束，我想确保你不错过机会。 最好打我的移动电话。 感谢！ 彼得舒尔 欧文 佳美景观设计公司

9、555.135.45101 555.135.2929 彼得现在给了林全部她必需知道的信息。她知道彼得上周用电子邮件方式发出了企划书，并且希望她在周四前回复，并且联系他的移动电话。 更重要的是彼得附上了他的职务，这样林就知道她要打交道的人是谁，联系方式是什么。标题运用内容缩写E 假如你只要发出一个简短的讯息，你可以运用缩写方式E （End f essage）技巧。 你可以把全部信息放在标题栏里，用E结尾。看到E字样，收件人就知道不须要打开邮件看详细内容，全部信息都在标题栏里了。 例子： 主题：10/5 开会, 10am, 会议室, 关于ass,E 4.做个好的回信者 常常检查邮箱并且回复邮件。这

10、虽然是个礼节性问题，但是也会让他人更加快速地回复你的邮件。假如你收到一封细微环节繁复的邮件，短暂没有时间回复，请简短回复发信人你收到邮件，但是须要时间更好地答复他。 若要离开公司出差，请提前设定外出邮件自动回复，通知发件人。 内部邮件 内部邮件与其他邮件类似，不能特殊随意。记住这些邮件也有可能被打印出来给其他人阅读，所以请留意拼法，并且少用俗语和俚语。</< p> 第8页 共8页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页