文秘的工作职责及分工 行政文秘工作的主要职责.docx

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1、Word文秘的工作职责及分工 行政文秘工作的主要职责 下面是我收集的文秘的工作职责及分工 行政文秘工作的主要职责，供大家阅读。 文秘的工作职责及分工 导语：秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，帮助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员详细有以下8大项工作。下面是文秘的工作职责及分工，欢迎参考！ 一、 商务沟通 （一）接待工作 1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好预备。 2. 熟识接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。 3. 做好迎接来宾的预备和接站、接机等迎宾工作。 4. 了解来宾宴请工资的支配程序，做好宴请预备，热忱

2、周到的款待来宾。 5. 送别来宾的时候，应当为来宾预定返程票，支配好返程交通工具。 (二) 沟通与协作工作 1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。 2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。 3. 准时解决沟通的冲突，排解沟通中的障碍。 （三）商务谈判 1. 把握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参加制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。 2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。 3. 做好上午谈判的帮助性工作，帮助主谈判人员处理谈判中的问题。 二 会务管理 (一) 会议筹备 1. 科学精确地拟定会议的议题、名称、规格、和标

3、准 2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。 3. 把握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。 4. 把握会场座位的排列方法和会场布置方式，细心布置会议现场。 5. 准时通知与会人员，预备会议文件和制作会议证件。 6. 支配电话会议和视频会议，削减会议开支。 (二) 会议沟通与协调 1. 把握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作 2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。 3. 做好会议保卫、保密工作。 4. 组织会议新闻报道，使会议达到抱负的传播效果。 5. 准时处理睬议突发性大事，确保会议的顺当进行 （三）会议善后 1. 做好与会人员的返

4、程支配 2. 检查清理睬场和整理睬议文件。 3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。 4. 评估会议效果 三 商务活动管理 （一） 商务活动 1. 支配会见、会谈 2. 组织和协调大型商务活动以及支配与会人员参与文娱活动 2. 把握组织信息发布会的程序，胜利举办信息发布会。 4. 支配剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。 （二）商务旅行 1. 帮助领导制订周密的出行方案，为其预备旅行时携带的物品 2. 做好票务预定、旅行住宿的支配和办理出国商务旅行手续等事务。 3.为大型团队商务旅行拟定旅行方案。 四 办公室的管理 （一）办公环境管理 1. 合理设置办公室的布局 2. 布置和美化办公室环境以

5、及合理摆放办公室设备。 3. 维护责任区干净的工作环境 4. 应对办公中消失的紧急状况，做好办公室的平安管理 （二）办公资源管理 1. 选购、调配和利用各类办公资源 2 做好办公资源库存的监督管理工作 3 参加政府选购管理和招标工作 （三）办公效率管理 1. 制订科学的办公室工作方案，并合理的支配办公室工作任务。 2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推动各项目标的顺当完成。 五、 信息与档案管理 （一）信息管理 1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，准时充分的手机领导所需要的各种信息。 2. 把握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。 3. 运用各种方式，把

6、经过整理加工过的信息供应给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。 4. 熟识信息储存程序，做好已用信息的保存工作 5. 熟识 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。 6. 把握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。 （二）档案管理 1. 把握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料 2. 熟识档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。 3. 了解影响档案价值的因素，把握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。 4. 把握各种档案的保管措施，维护档案的完整与平安 5. 把握常用档案

7、检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具 6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的供应各种服务。 六日常办公事务处理 （一）文书处理 1. 熟识处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作 2. 科学做好文书的清退和传递工作 3. 把握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量 4. 把握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作 5. 把握文书销毁的范围，把握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。 6. 把握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书 （二）其他事务 1. 运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。 2. 把握接打电话的步

8、骤和方法，妥当处理好电话事务。 3. 把握零用的管理方法和报销手续 4 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。 七常用事务文书写作 （一）行政事务文书写作 把握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、方案、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。 （二）公关礼仪文书写作 把握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。 （三）涉外经济类文书写作 把握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性讨论报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求 八 商务礼仪 （一）个人礼仪 把握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求 （二）日常交际礼仪 把握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和特别状况下的礼仪等日常交际礼仪要求。 （三）涉外商务礼仪 把握访问礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。 7