2022年告知函的格式及写法.docx

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1、2022年告知函的格式及写法 告知函的格式及写法 告知函的写法.告知函和答复函非常接近.它们的主要区分在于答复函是答复对方所询问问题,而告知函则是告知对方有关状况. 告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的缘由.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的详细内容及应留意的问题. 函的结构和写法 （一）标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。 （二）正文 1开头。写行文的缘由、背景和依据。 一般来说，去函的开头或说明依据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际须要、怀疑和困难。 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还

2、简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复看法。 例一： 告知函 敬启者： 我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将货物于四月三十日前运达。 货物虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无选择。因为我方顾客坚持交货日期，这样做实出无奈，至感缺憾。 发函者 例二： 告知函 敬启者： 贵方订购货物的出口许可证已获批准。货物即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出不行撤消信用证时付款。 我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而货物即行启运并

3、将文件寄出，作为向银行结帐任据。 敬上 发函者 联系函范例 例一： 联系函 敬启者： 信用证修改事项说明如下： 依据我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所须要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方同意并在贵方订单上明确记载。因此，请贵方按单内说明修改。货物将于本月二十交运，敬请贵方依照我方要求马上修改。 敬上 发函者 例二： 联系函 敬启者： 贵方提示我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本准备付清，但由于本地季节性贸易不景气，造成我方顾客付款极度缓慢。 此种缘由，致使本公司短暂不便清偿货款总额。今日通过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希望贵方能了

4、解我方逆境并给我方以帮助。 发函者 恳求函范例 例一： 恳求函 敬启者： 感谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋书目一函。贵方所需书目分别寄上，交盼贵方对所列条件会感爱好。 订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，同时此表亦可作订购单运用在通常状况下页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时沿，敬请贵方留意。 因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示， 尽速惠函告知。 发函者 例二： 恳求函 敬启者： 今日本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。假如你尝试，就会同意我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。 这种酒是甜酒和酒精

5、的最佳混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的味道，对食欲特殊有效。这种上等酒是悉尼运来，保括运费在内每打美金20。以一般信用证，赐予的贸易折扣为20%兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。 发函者 2主体。写须要商洽、询问、答复、联系、恳求批准或答复审批及告知的事项。 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。假如事项比较困难，则分条列项书写。 结语。不同类型的函结语有别。假如行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力帮助

6、为盼”、“望能同意”、“望准予是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。 五、留意问题 1留意批请函与请示的区分，向有隶属关系的上级机关恳求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关恳求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复恳求审批事项，用审批函。 2开宗明义，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的争论。 3一文一函，简洁明白。 4语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要运用平和、礼貌、恳切的语言，对主管机关要敬重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌运用生硬、吩咐性的语言。复函，则看法要明朗，语言要精确，避开模糊笼统、迟疑不定。 更多范文免费下载，尽在管理资源吧（）范文大全 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页