2022年1两化融合文件控制程序 .pdf

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1、文件控制程序1 目的对与两化融合管理体系有关的文件进行有效的控制，确保所有两化融合管理体系活动的场所使用有效版本的文件，以防止使用失效或作废的文件。2 适用范围本程序适用公司所有两化融合管理体系文件的控制。3 职责3.1 综合行政部为两化融合管理体系文件的归口管理部门，负责管理手册、程序文件的制定和控制；3.2 品质部负责质量检验类、计量监督管理的制定和控制；3.3 品质部负责生产过程工艺、技术类、产品标准类文件。3.4 综合行政部生产综合管理类、生产设备设施管理类、培训计划、岗位任职资格、管理类文件及目标考核类文件的制定和控制；3.5 各有关部门负责各自部门内部专用文件、作业指导书及有关文件

2、的控制。4 工作程序4.1 文件的分类4.1.1 外来文件4.1.1.1国家及有关机关发布的政策、法律、法规等文件；4.1.1.2国家或行业发布的可以直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。4.1.2 公司内部文件4.1.2.1公司级文件。a)管理手册；b)程序文件；c) 作业指导书 包括工艺技术类、 产品标准检验类、 管理类 ( 综合管理类、 设备设施管理类、计量节能管理类、生产管理类、安全生产管理类、人事管理类) 、其它类 ；d)记录。4.1.2.2各部门内部使用的部门内部文件。4.1.3 受控文件、非受控文件4.1.3.1文件未加盖受控印章为未经批准使用的文件，质量环境职业健康安全管理体

3、系运行现场不得使用。4.1.3.2外单位的文件为非受控文件。4.1.4 综合行政部建立公司有效文件控制目录，各部门建立本部门部门受控文件清单 ，并于每年年初对文件定期评审，重新整理部门受控文件清单 。名师归纳总结 精品学习资料 - - - - - - - - - - - - - - -精心整理归纳 精选学习资料 - - - - - - - - - - - - - - - 第 1 页，共 4 页 - - - - - - - - - 4.2 适用于公司两化融合管理体系有关的管理手册、程序文件、作业指导书、记录的编号，便于对文件和记录的控制管理。4.2.1 职责4.2.1.1各职能部门严格对职责范围

4、内的文件和记录进行编号。4.2.1.2各文件和记录使用部门有义务对文件和记录的适用性提出意见和建议。4.2.2 文件编号格式4.2.2.1管理手册文件编号：企业名称代号 Q/HNHX- 手册代号 SC 年号。如：HNHX-SC-2016 表示：XXXXXXXXXX有限公司 2016 年出版的管理手册 。4.2.2.2程序文件编号格式和含义如下：企业名称代号 Q/HNHX- 程序文件代号CX程序文件顺序号（ 000999）年号。如： HNHX-CX001-2016 表示：XXXXXXXXX有限公司 2016 年出版的程序文件第一号文件。4.2.2.3作业指导书编号作业指导书： HNHX. T T

5、T TT TT 部门代号月份文件顺序号编写年份例如：品质部编写的挤出工序业指导书，编号为: HNHX Q090301质量记录的编号采用分类号及顺序号相结合的方式。分类号： HNHX T TTTT 部门代号顺序号例如：文件更改通知单HNHX Q0004 表格顺序号： TT TT TT 年份序号( 根据用量可增至 3 位) 月份例如： 03050l 表示 2003年 5 月份用的第 l 份。公司及各部门代码规定如下：XXXXXXXXX有限公司： HNHX ；综合行政部： XZ ；销售部： Y；采购部：C；生产技术部： SJ；4.3 文件的起草4.3.1 管理手册由认证负责人负责，综合行政部具体组织

6、起草。4.3.2 程序文件由综合行政部组织相关部门人员起草。4.3.3 生产技术文件、工艺文件、作业指导书类及标准类文件品质部负责起名师归纳总结 精品学习资料 - - - - - - - - - - - - - - -精心整理归纳 精选学习资料 - - - - - - - - - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 草；计量节能管理、 产品质量检验由品质部负责起草；综合行政部负责综合管理类及绩效考核类文件、 生产管理类文件、 安全生产管理类文件、 生产设备设施管理类、综合行政部负责内部培训计划及岗位任职资格文的制定。各部门内部使用的技术性文件、管

7、理性文件由使用部门负责起草制订。4.4 文件的审核、批准和发布4.4.1 管理手册由认证负责人审核，总经理批准发布；4.4.2 程序文件由综合行政部负责人审核，认证负责人批准发布；4.4.3部门内部使用的作业指导书按文件分类由归口职能部门负责审核发布；4.4.4 跨部门的文件由归口职能部门审核，分管公司领导批准发布；4.4.5 批准发放的内部文件必须附加文件的起草人或部门、审核人、批准人、发布部门等标识。4.5 文件的发放4.5.1 有效文件的发放按分级管理原则，各文件组织编制职能部门负责将相应文件发至使用部门，部门分发至有关岗位。4.5.2 综合行政部负责建立公司总体部门受控文件清单，其适用

8、性由部门负责人审核、认证负责人批准。 各质量环境职业健康安全管理体系有关部门要建立本部门部门受控文件清单，其适用性由部门负责人审核、批准；4.5.3 发放有效文件时，由文件发放人员填写文件发放( 回收)记录，文件领用人签收。 各部门文件管理人员负责本部门文件的收发、保管、控制和填制部门文件发放 ( 回收)记录文件领用人员签收。部门内部如需分发，参照本程序执行。4.5.4 文件的借阅、复制不属文件发放范围， 确因工作需要， 可以经部门负责人批准后向有关人员借阅，各有关部门必须建立借阅登记手续，按期监督归还。 文件的复制由综合行政部统一管理，任何人员不得复印或向与两化融合管理体系无关人员特别是公司

9、外部人员提供有效文件。4.5.5 文件破损影响使用时，可向原文件发放部门提出申请，补发完好的文件，但必须交回破损文件，补发文件沿用原文件受控编号。4.5.6 如文件丢失，文件丢失人提出书面申请，经原文件发放部门负责人批准后补发， 补发新文件重新编号并受控。丢失的文件一旦找回， 要立即交回文件发放部门，原丢失文件作废。4.6 文件的评审与更新公司借助内审和管理评审， 由品质部定期评价公司两化融合管理体系文件的适宜性和充分性， 从而识别出公司质量文件更新的需求和机会，以适时更新 （修改)两化融合管理体系文件，增强两化融合管理体系文件的符合性和有效性。名师归纳总结 精品学习资料 - - - - -

10、- - - - - - - - - -精心整理归纳 精选学习资料 - - - - - - - - - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 4.7 文件的修改和换页4.7.1 由要求修改文件的部门填写“文件修改申请表”，说明理由，交原文件主管职能部门领导审核，原批准领导同意后按照本程序4.3 至 4.5 条款执行。4.7.2 各部门内部文件的修改和换页由部门负责人审核后参照4.5.1 执行。4.7.3 各部门文件管理员负责按照文件发放(回收) 记录收回需要更改的文件，交给文件发放部门换发有效文件。4.8 文件的换版和作废4.8.1 有效文件经过多次

11、修改或经过内部审核确认需要大幅度修改时，可以进行换版，原版次文件相应作废。 按照原文件发放范围、 发放程序换发新版文件。4.8.2 换发新版文件时，原版次文件要由文件管理员收回并做好标记，及时销毁。需要留作资料的，交给文件发放部门保存。4.9 所有存入磁盘的有效文件要进行适当标识、编目，并指定专人管理、更改或换版时及时修正。4.10 外来文件的控制4.10.1上级机关颁发的质量管理类有关文件及直接引用的各类技术、质量标准、规范、法规类文件，由相关部门按照有关规定控制其有效性，负责登记、添加、分发管理。5 支持性文件5.1 记录控制程序6 记录6.1 文件发放 ( 回收)记录6.2 部门受控文件清单6.3 文件修改申请表名师归纳总结 精品学习资料 - - - - - - - - - - - - - - -精心整理归纳 精选学习资料 - - - - - - - - - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -