职场邮件礼仪技巧大全.docx

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date职场邮件礼仪技巧大全职场邮件礼仪技巧大全职场邮件礼仪技巧大全部 关于收件人1. 主送TO：事件主要负责人（仅需了解的人无需放入）；2. 抄送CC：事件相关人（需要了解事项的人，一般为相关领导）；3. 密送BCC：不希望主送和抄送看见的收件人，一般邮件不建议使用，因为密送的人回复内容可能被其他收件人看到。例：如50个人加薪，为保密密送这50个人，其相互之间不知道对方也收

2、到了。该方法不够专业，较少使用。比较专业的是用Word的邮件合并功能结合Outlook批量发送，每封邮件收件人就一个，每个人都能看到针对自己的内容。4. 转发：邮件内容未达应收者或者内容共享；5. 群发：一般只有公司人事行政人员使用，一般用在通知公告类邮件。确定TO和CC:出部门的邮件一般要抄送本部门领导和同事部门领导，是否需要抄送领导的领导，需根据实际情况判断；出公司的邮件一般要抄送部门副总或总经理；公司内部讨论邮件不外发；6. 回复TO和CC：礼貌上讲，回复邮件中并且要包含原文，根据需要确定回复的TO和CC，单独回复一人不礼貌。7. 排序：按部门排序，职级一般从低到高或从高到低。8. 邮件

3、撤销：尽量完善后再发送，避免邮件撤销。 二、关于邮件主题1. 不能为空；2. 内容需具体，不可太宽泛，待处理事项一目了然，不能太长；3. 回复时需要根据内容适当修改，是主题更切合回复内容，并删除因多次回复或转发出现的Fw:，Re等；4. 一事一邮件；5. 必要时加上“紧急”、“重要”等提示性词语。 三、关于邮件正文1. 称呼：必须有，并且与TO一致，不包含CC。称呼应恰当，如：1） 称谓+礼貌用语：XX，您好！2） 姓氏（姓名）+职位+礼貌用语：XX经理，您好！3） XX先生/女士，您好！（不清楚职务时使用，需确认性别）4）多人时可用各位领导/同事等代替。注意：不熟悉的人不宜叫昵称，三个字的名

4、字不宜叫全称。2. 正文1）称呼后另起一行；2）5W1H：WHY、WHO、WHAT、WHERE、WHEN、HOW，点明问题表述背景细节提供相关材料和附件责任人和截止日期。内容较多时需分段分点阐述；重点需展示内容可截图；尽量一封邮件将事情交代完整，避免疏漏再补发补充邮件。3）不能有错别字，人名不能拼错。4）结尾。干净简单，如： “祝 工作顺利！”等。5）格式：字体一致、尽量颜色一致，合理提示，不过多使用加粗、放大、其他颜色进行突出强调。避免“缩进式”等格式，以避免不兼容导致阅读者打开时不兼容。在邮件中合理的使用标点符号，能不用特殊标点符号的尽量少用。少用语气类标点符号，叹号、问号等。强调的内容用

5、粗体，尽量避免斜体。商务邮件不使用背景信纸。避免使用表情符号、“”等。每段中间空一行。6）语气委婉，多使用“请”、“谢谢”等字眼，除“谢谢！”，“您好！”之外，尽量减少“！”使用，避免语气过分强烈。7）整体要求：态度友好+语言流畅&内容简洁+信息齐全&清晰有条理。3. 落款签名姓名、职称与职务、部门、公司、联系方式（电话、邮箱等），公司标准化，签名应一致，内容不宜过多，一般与正文文字格式匹配，并且字体稍小一号。4. 附件正文中需简要涵盖附件重点，节省阅读人时间，提示收件人邮件带附件；上传的附件要正确；太大或文件太多时要压缩（附件不宜多于4个）。 四、关于回复邮件1. 及时收到他人重要邮件之后，

6、要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。如果事情复杂，无法及时确切回复，可以及时回复说“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复”等等。优先级高的邮件优先处理，优先级低的邮件集中处理，尽量不超过24小时。2. 针对性回复，根据需要修改主题和收件人；3. 针对对方邮件里提到的问题进行回复（在原邮件基础上回复，不另起新邮件），确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。不盖高楼，尽量三次以内解决问题，不要频繁发送没有确定结果的邮件。4. 字数不能太少，尽量10字以上。5. 如在休假，设置自动回复。 五、关于转发邮件1. 背景简介转发给别人的邮件，尤其是给领导的邮件，一定要将事件的背景及过程简要阐释，避免对方还需要一条条查收历史邮件，不仅浪费时间，而且容易理解偏差。2. 必要的修改如之前提到的主题、收件人需根据需要修改。-