客户投诉处理管理及规定.doc

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1、Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more.-author-date客户投诉处理管理及规定客户投诉处理管理及规定客户投诉处理管理及规定酒店顾客投诉处理管理，为了及时有效的化解顾客投诉，将因投诉造成的负面影响降低到最小，最大程度的维护酒店声誉，同时为了规范酒店处理顾客投诉的程序，不断提高酒店服务质量，提升顾客的满意度。各类常见投诉处理标准1. 硬件投诉1) 代表酒店向客人致歉。2) 立即进行检查或安排专人查验，能及时修复的马上修复处理，

2、修复时间过长或暂不能修复的安排为客人更换。3) 属于硬件缺陷的，向客人做好解释，尽可能通过服务弥补。2. 服务投诉1) 向客人致歉，及时进行补位。2) 安排优秀服务人员或管理人员跟服。3) 需要调查处理的承诺客人答复时间，及时告知客人处理结果。4) 向其表示感谢，承诺以后会重视此类问题。5) 尽可能提供优质服务弥补。3. 卫生投诉1) 向客人致歉。2) 及时安排专人进行整改或更换。3) 向客人表示感谢，承诺以后会重视此类问题。4. 报失投诉1) 认真聆听并记录投诉内容，待客人讲完后复述并确认客人诉求。2) 及时帮助客人查找失物，帮助客人回忆事情经过。3) 如未找到，建议客人报案，如果客人不同意

3、 ，向客人做好解释，结束投诉受理；如客人同意，协助客人报警并移交警方处理。4) 处理完毕，所有涉及此事的相关人员应记录备案。5. 赔偿投诉1) 认真聆听并记录投诉内容，待客人讲完后复述并确认客人诉求。2) 不轻易承担不属于酒店的责任。3) 属于酒店责任的，尽量为酒店挽回损失。4) 客人利益确实受到损失时，适当补偿。5) 需补偿的，准确确认物品价值与相应折旧，实行“先修补原则和折旧赔偿原则”，尽量避免现金补偿。6) 现金遗失原则不赔偿。6. 突发事故投诉1) 突发停电、停水及其他突发事故时，受理投诉人保持镇静，向客人致歉，启动应急装置。2) 了解突发事件原因，向客人做好解释，提醒客人注意事项。3

4、) 尽可能提供优质服务弥补。顾客投诉的定义及级别1. 顾客投诉的定义2. 顾客投诉是指顾客因未能享受到其预期的出品、服务等而以口头、书面、电话等形式提出或让他人转告，希望酒店给予回复、处理或补偿的一种要求。 2 顾客投诉级别顾客投诉分为轻微投诉、一般投诉、重大投诉。1) 轻微投诉：酒店方主观存在一定不足，主要涉及服务设施、服务意识、服务产品、服务标准、服务规范等方面，不涉及服务态度和管理意识，引起客人抱怨、不满，给酒店造成影响较小。2) 一般投诉：酒店方主观存在一定错误，主要涉及服务设施、服务态度、服务意识、服务产品、服务标准、服务规范、管理意识及管理水平等方面，引起客人的不满，对酒店整体形象

5、造成负面影响。3) 重大投诉：酒店方主观存在严重错误，主要涉及服务设施、服务态度、服务意识、服务产品、服务标准、服务规范、管理意识及管理水平等方面，引起客人的强烈不满，给酒店造成或可能造成经济损失和严重的负面影响。 组织管理1. 酒店设立顾客投诉处理中心组 长：客服专员组 员：各门店第一负责人顾客投诉处理中心的职责：负责及时处理、跟踪顾客投诉；研究、拟定重大投诉处理方案并及时向公司报告，请求指示后进行组织处置；负责定期对顾客投诉案例进行剖析，编制案例分析培训教材，制定服务质量改进措施。顾客投诉处理中心的常设机构为大堂副理处，大堂副理负责日常工作。 2. 顾客投诉处理中心职责划分1) 各门店第一

6、负责人负责受理顾客直接向部门提出的投诉，超出处理权限范围时，由部门第一负责人向运营总监请示处理；2) 店长负责受理顾客向酒店提出的所有投诉（包括当面投诉、来电来函投诉），超出处理权限范围时，由店长直接向客服专员/前台经理请示处理。负责协助各部门处理投诉；负责定期对顾客投诉报告进行汇总分析，并编制案例分析培训教材，制定服务质量改进措施。3) 客服专员负责顾客投诉处理中心的日常管理；亲自负责重大投诉事件的现场处理和处理方案拟定，超过权限范围时向前台经理请示处理。4) 前台经理负责重大投诉处理方案的决策和呈报，根据公司指示下达处理决定。3. 顾客投诉处理中心的工作流程1) 顾客投诉处理中心将投诉电话

7、和顾客意见表放置于酒店醒目位置和客人方便使用的位置。2) 店长接到顾客投诉信息后做好记录，填写“顾客投诉登记表”（包括客人姓名、联系方式、投诉内容、客人要求等）。根据投诉内容进行分析，判断投诉级别。3) 属轻微投诉的，在第一时间通知责任部门处理并跟踪处理情况，做好记录。4) 属一般性投诉的，通知相关部门配合，由客服专员亲自负责处理。5) 处理完毕后填写投诉处理报告存档。（投诉处理报告应写明时间、地点、投诉人、具体事件、处理结果、预防措施等）6) 投诉原因属责任部门主观过错引起的，将投诉处理报告复印件传递至责任部门落实预防措施并检查改进成效。7) 遇重大投诉时，客服专员立即通知部门第一负责人，同

8、时报告前台经理，接受前台经理的指令，处理完毕后形成投诉处理报告。8) 由客服专员牵头，组织各成员定期根据投诉处理报告编制案例分析培训教材，制定服务质量改进措施。9) 由前台经理主持，每月召开一次顾客投诉分析会，提出服务质量改进要求。4. 顾客投诉处理中心工作时限1) 顾客投诉处理中心所有人员在接到投诉处理的报告或通知后第一时间进行处理，需进行现场处理的原则上5分钟内到达现场。2) 凡由上级领导指定人员前往处理或协助处理客人投诉的，随时向上级领导反馈处理进程，处理完毕后5分钟内向上级领导汇报处理结果。3) 客服专员在处理完毕顾客投诉后在本班时间内完成顾客投诉处理报告的填写，并在次日酒店例会上通报

9、。4) 未离店客人的投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过客人要求的时间或在客人离店前予以解决或答复。5) 已离店客人的投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过三个工作日。酒店顾客投诉处理流程与规范1 客人投诉处理总流程受理客人投诉记录投诉内容安抚客人情绪，承诺解决时间投诉问题责任调查制定投诉问题处理方案处理投诉问题将处理结果反馈客人投诉问题总结和分析2 轻微、一般性顾客投诉处理流程与规范1) 凡是酒店员工遇到客人对酒店有投诉、抱怨时，无论是否属于本岗位和本部门过错引起的，都要首先向客人表示歉意。2) 认真倾听，了解顾客投诉原因及相关情况（包括投诉事件发生的时间、地点、经过、客人姓名及联

10、系方式等），必要时做好简短记录。无论事件性质如何均表现出对客人的信任和理解。3) 对投诉内容做出判断，属无效投诉的向客人做好解释，取得客人谅解。4) 属有效投诉的，根据实际情况进行即时处理，能现场处理的立即现场处理，如不能立即解决的，告知客人需要等待的时间，然后立即进行调查处理。5) 对要求赔礼道歉的投诉，由经理级以上管理人员当面向客人赔礼、道歉。6) 如遇不属本部门业务范畴的投诉，及时向业务对口部门的管理人员反馈。在反馈的过程中，必须在现场做好对客服务，直到上一级人员到达时方可离开现场。7) 根据调查处理情况，形成处理意见。8) 及时将处理意见反馈给客人，与客人进行协商。根据事情性质，在自己

11、处理权限范围内可酌情给予客人适当补偿，如赠送鲜花、水果、折扣等。9) 如处理后顾客仍不满意或其提出的要求超出受理人员权限范围时，受理人员应先安抚客人，然后逐级向上级请示处理。10) 部门各级管理人员在接到下级关于客人投诉、抱怨的报告后，在5分钟内赶到现场进行处理。11) 检查补救措施的落实情况，了解客人的满意度。12) 顾客处理处理完毕后，由投诉受理人填写顾客投诉处理报告存档。 3.重大顾客投诉处理流程与规范1) 发生重大顾客投诉时，由部门第一负责人/大堂副理立即向运营总监报告。报告清楚投诉原因、初步调查情况、客人提出的要求等。2) 前台经理通知客服专员、涉及部门第一负责人同时赶赴现场，由前台

12、经理亲自向客人道歉。3) 迅速了解情况，情节严重的立即向驻店总经理报告。4) 如遇客人人身受到伤害时，首先积极组织救援，征求客人意见帮助其联系120急救中心，并安排酒店人员陪同。5) 如遇客人财物受到伤害时，首先安排保安部保护现场。6) 由大堂副理负责安抚客人，将客人安排在大堂吧休息，积极和客人进行协商。7) 由涉及部门进一步调查核实情况，掌握事实证据，分清是非与责任，确定处理方法。8) 根据酒店规定和事情的性质给予解决和补救。在处理权限范围内给予适当补偿。超过处理权限范围时请示驻店总经理处理，如涉及的金额或影响较大时 拟定处理方案上报驻店总经理。9) 遇书面投诉，由酒店前台经理代表酒店以书面

13、形式回复投诉者。10) 遇客人直接向上级主管部门投诉的，查明事实后向上级主管部门报告调解结果。11) 遇客人向公安部门报案投诉的，积极配合公安部门处理。12) 涉及依法裁决的投诉，按法律程序处理。13) 对无理投诉，故意影响酒店声誉或影响酒店经营活动的投诉者，规劝其离店，规劝无效的，可报公安机关协助处理。管理规定1 酒店各级员工接到顾客投诉须立即进行处理或逐级上报处理，处理或报告不及时，将按制度给予处罚。2 酒店各级管理人员接到投诉通知和报告不到现场、不与客人沟通、不处理或处理不及时、不按规定上报者，将按严重过失处罚。3 受理投诉人明知客人对处理结果不满意，但又未采取补救措施或上报的，将按严重过失处罚。4 投诉受理人做出权限范围之外的处理决定，由此给酒店造成的损失由责任人承担。5 投诉受理人须保持良好的接待态度，因此受到客人投诉并查证属实的，将按制度给予处罚。6 投诉处理完毕涉及部门须及时制定预防措施并执行，违反者将按制度给予处罚。 其它相关规定1. 酒店各部门依据本办法规定制定部门常见顾客投诉处理规范及管理细则。2. 本办法未规定事宜，依酒店相关管理制度规定执行。-