OUTLOOK使用与邮件礼仪.ppt

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1、目目 录录OUTLOOKOUTLOOK使用使用一邮件礼仪邮件礼仪二1 1、认识、认识 Outlook2007Outlook20072 2、Outlook2007Outlook2007能做些什么能做些什么3 3、如何使用、如何使用Outlook2007Outlook2007微软公司出品的Office系列产品Outlook 2007 是一款优秀的电子邮件客户端。它又不仅仅只是简单的Email客户端。它还可以帮助我们更好地管理时间和信息，跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制，其简单易用的特性与功能，包括行事历，计划调度，安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效率。认识 Outlook2

2、007Outlook能做些什么1、核心功能-收发电子邮件通过链接到公司的邮件服务器，我们可以轻松地使用Outlook2007来收发邮件。如果链接到其他邮箱的邮件服务器，我们同样可以在终端上使用Outlook2007来收发其他邮箱或是其他互联网电子邮件运营商的邮件。Outlook能做些什么2、数据备份-备份电子邮件、联系人等信息使用Outlook2007我们可以把公司邮箱收件箱中的邮件备份出来，保存到电脑硬盘中。使用Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制的问题，只要硬盘剩余空间足够。Outlook能做些什么3、日程管理-高效管理你的时间日程管理是Microsoft Outlook 20

3、07中的另一个重要的功能。我们可以使用日程管理来帮助提醒待办的各种会议、约会等工作事项，利用“日历”功能合理高效的管理我们的时间，甚至可以通过Email发送的方式与别人共享自己的日历。如何使用Outlook2007如何使用Outlook2007-新建邮件账户启动Outlook2007安装Outlook2007后，我们可以在“开始”-“所有程序”-“Microsoft Office”中点击“Microsoft Office Outlook 2007”图标来启动Outlook。 我们还可以在图标上单击鼠标右键点击“发送到”-“桌面快捷方式”来创建桌面快捷方式。如何使用Outlook2007-通讯录

4、管理1、导入联系人信息Outlook2007可以方便的新建联系人、创建通讯组列表。还可以导入、导出联系人信息，功能完善。如何使用Outlook2007-通讯录管理选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理选择“Microsoft Excel 97-2003”，点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“下一步”。如何使用Outlook2007-通讯录管理点击“完成”。如何使用Out

5、look2007-通讯录管理2、新建联系人列表导入联系人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。如何使用Outlook2007-通讯录管理在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综合部”，点击“确定”。如何使用Outlook2007-通讯录管理这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中。如何使用Outlook2007-通讯录管理3、新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”，如图。如何使用Outlook2007-通讯录

6、管理输入通讯组列表名称，点击“选择成员”，确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。如何使用Outlook2007-管理邮件如何使用Outlook2007-日程、日历uOutlook2007的一个很实用的功能就是日程、日历的管理。u我们可以用Outlook2007的日程管理功能记录下我们待办的工作、会议及约会等。uOutlook2007将会在我们设定的，避免遗忘重要的工作内容。时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间。如何使用Outlook2007-数据安全为Outlook2007加密为防止他人未经同意浏览我们的邮件，保证我们的邮件及联系人等信息的安全，O

7、utlook2007可以对我们的个人数据加密。点击菜单栏“工具”-“账户设置”。如何使用Outlook2007-数据安全在“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“设置”。如何使用Outlook2007-数据安全在“个人文件夹”界面，点击“更改密码” 。如何使用Outlook2007-数据安全在“更改密码”界面，输入新密码，点击“确定”。注：旧密码默认为空。如何使用Outlook2007-数据安全设置密码后，以后启动Outlook2007时，会提示输入密码。如下图示：如何使用Outlook2007-其他附件怎么看？如何使用Outlook2007-其他好几个邮箱的邮件都要收怎么管？如何使用

8、Outlook2007-其他我的那个邮件呢？查找如何使用Outlook2007-其他邮件太多要保存？备份如何使用Outlook2007-其他能自动转发邮件吗？如何使用Outlook2007-其他想要漂亮的背景吗？如何使用Outlook2007-其他发错邮件了？撤回来如何使用Outlook2007-其他可以自动回复邮件吗？如何使用Outlook2007-其他对方看到我的邮件没？Outlook2007功能很强大，今天我们只是简单的介绍了它的一些最常用的功能。希望在日后的工作中能与大家继续交流。谢谢大家！邮件礼仪-主题主题要提纲挈领添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字

9、概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。邮件礼仪-主题1、空白标题不但失礼，而且发不出去；2、标题那么长干嘛？3、标题要写什么？切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”邮件礼仪-主题4、一封信一个主题，不在一封信内谈及多件事情5、可适当用 “*!”等来突出标题，但应适度，不要随便用“紧急”6、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要答复一大串。7、主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。邮件礼仪-称呼与问候恰当称呼 拿捏尺度u邮件的开头要称呼收件人。u在多个收件人的情况

10、下可以称呼大家。u如果对方有职务，应按职务尊称对方如“x处长”；如果不清楚职务，则应按通常的“x工”u关于格式，称呼是第一行顶格写。邮件礼仪-称呼与问候恰当称呼 拿捏尺度u最好要有问候语，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。u结尾常见”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。u俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。邮件礼仪-正文1、 正文要简明扼要，内容确实很多，正文应只作摘要介绍，来个附件。正文行文应通顺，准确清晰的表达，千万不学唐僧。2、语气很重要，注意熟络程度、等级关系；尊重对方，请、谢谢之类

11、的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3、 正文最好也用1、2、3、4之类的列表邮件礼仪-正文4、最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。尽量减少“补充”或者“更正”之类的邮件。5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。6、合理提示重要信息，不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。邮件礼仪-正文7、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:)8、请分清“审核”“收阅”“查收”“查阅”等。“请指示”，“请批示”，要写上

12、时间。9、发送前把你的邮件通读一遍，减少错误。邮件礼仪-附件1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。邮件礼仪-附件4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5、特殊格式特殊说明，exe文件要压缩。6、如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送。邮件礼仪-字体字号选择选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，5号字是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体。不要为突出内容而将字号设置过大；也不要过小，费

13、神又伤眼睛。邮件礼仪-签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。邮件礼仪-结尾签名1、签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。2、不要只用一个签名档所有人，你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。邮件礼仪-回复技巧1、及时回复必不可少。紧急的立刻回复，不急的集中处理，复杂的先响应再回复。2、进行针

14、对性回复答复问题是把原来的邮件带上。问题尽量一次交待清楚，避免再反复交流，浪费资源。3、回复字数多少应体现对对方的尊重。邮件礼仪-回复技巧5、不要针对一个主题盖高楼，不行就用电话沟通辅助。6、点击“回复全部”前，要三思而行！邮件礼仪-正确使用发送，抄送，密送要区分1、 收件人是邮件的受理人，应对邮件予以回复响应。2、抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，当然如果有建议，也可以回。 3、密送的人，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用于非常规。邮件礼仪-正确使用发送，抄送，密送要区分4、发送、抄送的收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低

15、到高都可以。5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 谢谢各位！进入夏天，少不了一个热字当头，电扇空调陆续登场，每逢此时，总会进入夏天，少不了一个热字当头，电扇空调陆续登场，每逢此时，总会想起那一把蒲扇。蒲扇，是记忆中的农村，夏季经常用的一件物品。记想起那一把蒲扇。蒲扇，是记忆中的农村，夏季经常用的一件物品。记忆中的故乡，每逢进入夏天，集市上最常见的便是蒲扇、凉席，不论男女老忆中的故乡，每逢进入夏天，集市上最常见的便是蒲扇、凉

16、席，不论男女老少，个个手持一把，忽闪忽闪个不停，嘴里叨叨着少，个个手持一把，忽闪忽闪个不停，嘴里叨叨着“怎么这么热怎么这么热”，于是三，于是三五成群，聚在大树下，或站着，或随即坐在石头上，手持那把扇子，边唠嗑五成群，聚在大树下，或站着，或随即坐在石头上，手持那把扇子，边唠嗑边乘凉。孩子们却在周围跑跑跳跳，热得满头大汗，不时听到边乘凉。孩子们却在周围跑跑跳跳，热得满头大汗，不时听到“强子，别跑强子，别跑了，快来我给你扇扇了，快来我给你扇扇”。孩子们才不听这一套，跑个没完，直到累气喘吁吁，。孩子们才不听这一套，跑个没完，直到累气喘吁吁，这才一跑一踮地围过了，这时母亲总是，好似生气的样子，边扇边训，

17、这才一跑一踮地围过了，这时母亲总是，好似生气的样子，边扇边训，“你你看热的，跑什么？看热的，跑什么？”此时这把蒲扇，是那么凉快，那么的温馨幸福，有母亲此时这把蒲扇，是那么凉快，那么的温馨幸福，有母亲的味道！蒲扇是中国传统工艺品，在我国已有三千年多年的历史。取材的味道！蒲扇是中国传统工艺品，在我国已有三千年多年的历史。取材于棕榈树，制作简单，方便携带，且蒲扇的表面光滑，因而，古人常会在上于棕榈树，制作简单，方便携带，且蒲扇的表面光滑，因而，古人常会在上面作画。古有棕扇、葵扇、蒲扇、蕉扇诸名，实即今日的蒲扇，江浙称之为面作画。古有棕扇、葵扇、蒲扇、蕉扇诸名，实即今日的蒲扇，江浙称之为芭蕉扇。六七十年代，人们最常用的就是这种，似圆非圆，轻巧又便宜的蒲芭蕉扇。六七十年代，人们最常用的就是这种，似圆非圆，轻巧又便宜的蒲扇。蒲扇流传至今，我的记忆中，它跨越了半个世纪，也走过了我们的扇。蒲扇流传至今，我的记忆中，它跨越了半个世纪，也走过了我们的半个人生的轨迹，携带着特有的念想，一年年，一天天，流向长长的时间隧半个人生的轨迹，携带着特有的念想，一年年，一天天，流向长长的时间隧道，袅道，袅