会计电算化系统实务操作教程8.ppt

《会计电算化系统实务操作教程8.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会计电算化系统实务操作教程8.ppt（41页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、会计电算化系统实务操作教程8 Four short words sum up what has lifted most successful Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more. individuals above the crowd: a little bit more. -author -author -date-dateUFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用v会计报表的分类 v会计报表管理系统基本功能

2、vUFO报表系统操作流程 v熟悉UFO报表的界面 UFOUFO会计报表管理系统会计报表管理系统是用友财务软件中专门用来编制各种会计报表的子系统，它不仅具有强大的报表编制和数据处理功能，而且还能够对报表进行审核、汇总。返回目录v会计报表的分类 UFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用 按不同的标准可以进行不同的分类，所以在对会计报表分类之前，要对分类的标准进行选择。 根据会计对象的具体内容和经济管理要求不同，可以把会计报表分为企业、行政和事业单位三大类。 对于以上各类会计报表还可以根据不同的标准进行更详细更具体的划分: （1）按照编报时间的标准，可以把会计报表分为月份会计报表、季

3、度会计报表月份会计报表、季度会计报表和 年度会计报表年度会计报表三种。（2）按照编报单位的标准，可以把会计报表分为单位会计报表单位会计报表和汇总会计报表汇总会计报表两 种类型。（3）按照会计报表服务对象的标准，可以把会计报表分为对内会计报表对内会计报表和对外会对外会 计报表计报表两种形式。 v会计报表管理系统基本功能 UFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用UFOUFO报表报表管理系统管理系统 报表编制报表编制运算审核运算审核 汇总分析汇总分析报表输出报表输出二次开发二次开发包括创建报表、设置报表格式、设置报表数据来源及运算关系 根据所定义的公式进行运算，并通过在报表内部设置勾

4、稽关系对报表加以审核以检验报表数据的正确性.生成汇总报表，同时完成报表的统计及分析工作。 对已编制完成的报表进行统计及分析工作.利用UFO语言系统可以形成批命令文件和自定义菜单,从而开发出适合本企业的专用系统。 vUFO报表系统操作流程 UFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用启动UFO，创建空白报表设计报表的格式在报表中定义各种公式进行报表的数据处理报表的图形处理打印UFO报表退出系统v熟悉UFO报表的界面 UFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用UFOUFO报表系统有三个重要的窗口报表系统有三个重要的窗口: : 系统窗口系统窗口( (图图8-3 )8-3 )

5、、报表窗口、报表窗口( (图图8-4 )8-4 )和图表窗口和图表窗口( (图图8-58-5 ) 1. 1. 报表窗口的组成报表窗口的组成(系统窗口与报表窗口基本相似 ) 系统菜单：【文件】、【工具】和【帮助】三项。报表菜单：【文件】、【编辑】、【格式】、【数据】、【工具】、【窗口】和【帮助】七项。图表菜单：【图表】、【编辑】、【格式】和【帮助】四项。2. 2. 图表窗口的组成图表窗口的组成图表窗口的组成与报表窗口也很类似， 但图表窗口的图表工作区用于显示图表，工具栏图标用于图表的相关操作。返回目录UFOUFO会计报表管理系统的作用会计报表管理系统的作用图8-5 图表窗口 图8-4 新创建的U

6、FO报表 图8-3 UFO报表系统编制会计报表编制会计报表 v创建新的会计报表 v设计报表格式 v编辑报表公式 v会计报表摸板的具体应用 编制自己的会计报表实际上就是指在UFO报表管理系统中根据自己的需要创建报表、设置报表格式和对会计报表进行公式编辑，以使UFO系统在以后的各个会计期间根据所编制的报表，能根据实际的会计期间和相应的经营业务自动取数、计算并生成报表。 返回目录v创建新的会计报表编制会计报表编制会计报表 在【企业门户】窗口中，执行【财务会计】【UFO报表】命令项. 进入UFO报表系统 ,单击工具栏上的【文件】【新建】命令按钮，即可创建一张新的会计报表。 v 设计报表格式 编制会计报

7、表编制会计报表 设置表尺寸设置表尺寸 在【UFO报表系统】窗口中，依次执行【格式】【表尺寸】命令项,打开【表尺寸】对话框,如图8-6. 在该对话框中输入表的行数和列数. 单击【确认】按钮，即可显示所设的表格，如图8-7 图8-6 【表尺寸】对话框 图8-7 设置的表格 编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 定义行高和列宽定义行高和列宽 选定需要调整的单元所在的行, 执行【格式】【行高】命令项,打开【行高】对话框,如图8-8. 输入需要的行高尺寸, 单击【确定】,所选单元的行高即已变化如图8-9.选定要调整列宽的单元,执行【格式】【列宽】命令项打开【列宽】对话框输入列宽的尺寸，然后单击【确

8、认】按钮，即可对所选的单元进行列宽调整。图8-8 【行高】对话框 图8-9 改变过的行高 编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 画表格线画表格线 在报表中选中需要画线的区域, 执行【格式】【区域画线】命令项, 打开【区域画线】对话框，如图8-11 .单击“网线”单选按钮，选择画线的类型和样式。 选择完毕后单击【确认】按钮，即可为所选区域画上表格线。如图8-12 图8-11 【区域画线】对话框 图8-12 画表格线 编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 定义组合单元定义组合单元 选中需要合并的单元区域，然后执行【格式】【组合单元】命令项，或单击工具栏上的组合单元按钮，打开【组合单元】

9、对话框，如图8-13 单击【整体组合】或【按行组合】、【按列组合】按钮，即可将选中的单元合病为一个单元，如图8-14 图8-13 【组合单元】对话框 图8-14 组合单元 编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 输入项目内容输入项目内容 设置单元属性设置单元属性 输入项目内容是指输入报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。（1）在该表中选中需要输入内容的单元或组合单元。（2）在选中的区域输入相关的文字内容即可。 设置单元属性即是对单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号、颜色及边框样式等内容的设置，其中最重要的是对单元类型的设置。 报表新建时，所有的单元类型都采用系统

10、默认的，并不一定符合自己的要求，因此需要对其进行重新设置，以满足自己的需要。编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 定义关键字定义关键字 选中需要设置关键字的单元，如图8-16 直接执行【数据】【关键字】【设置】命令项,打开【设置关键字】对话框,点选“单位名称”单选项.单击【确定】按钮，即可将“单位名称”定义为关键字。重复上述步骤，即可将“年”和“月”定义为关键字。图8-16 选择设置关键字的单元 一个关键字在表中只能定义一 次，即在同一个报表中不允许有 重复的关键字。另外，关键字的 设置在格式状态下进行，关键字 的值要在数据状态下录入。 编制会计报表编制会计报表 v 设计报表格式 可变表

11、的设计可变表的设计 在该报表中，执行【格式】【可变区】【设置】命令,打开【设置可变区】对话框如图8-20. 在该对话框中，选择需要进行可变设置的对象（即“行”或“列”），然后再设置其数量值。设置完毕之后，单击【确认】按钮，可变区设置就成功. 图8-20 【设置可变区】对话框 一个报表中只能定义一个可变区。如果想重新定义可变区，必须先取消现有的，然后才能设置新的可变区。如果对原来定义的可变区的大小不满意，可执行【格式】【可变区】【重新设置】命令按钮，打开【重新设置可变区】对话框， 在该对话框的“可变区大小”文本框中，输入需要的数值，然后单击【确定】按钮，即设置成功。编制会计报表编制会计报表 v编

12、辑报表公式 单元公式单元公式: : 报表公式指的是报表或报表数据单元的计算规则，主要包括单元公式单元公式、审核公式审核公式和舍位公式舍位公式. 单元公式也称计算公式，是指为报表数据单元进行赋值的公式。主要用于定义报表数据来源以及运算关系。 单元公式一般是由目标单元、取数单元、函数和运算符序列组成.单元公式又可分为账账务取数公式务取数公式、表页内部统计公式表页内部统计公式、本表它页取数公式本表它页取数公式和报表之间取数报表之间取数公式四种。 （1 1）账务取数公式）账务取数公式基本格式：函数名（科目编码,会计期间,方向,账套号,会计年度, 编码11,编码2（2 2）表页内部统计公式）表页内部统计

13、公式表页内部统计公式主要是用于在本表页的指定区域内做出诸如求和、求平均值、计数、求最大值、求最小值及求统计方差等统计结果的运算。 （3 3）本表它页取数公式）本表它页取数公式 取确定页号表页数据的格式如下：=（4 4）报表之间取数公式）报表之间取数公式取它表确定表页数据的表示方法：格式：“” 编制会计报表编制会计报表 v编辑报表公式 单元公式单元公式: : 如何编辑单元公式如何编辑单元公式直接输入自己选定的公式 利用函数向导输入公式 在【UFO报表系统】中，选定需要定义公式的单元,执行【数据】【编辑公式】【单元公式】命令,打开【定义公式】对话框. 在该对话框中，输入需要的公式.单击【确认】按钮

14、即定义成功。 选定需要定义的单元，单击编辑框中的【fx】按钮, 打开【定义公式】对话框.单击【函数向导】进入【函数向导】对话框如图8-23.从“函数分类”框中选择需要的函数类别,在“函数名”文本框中即可显示其名称.单击【下一步】打开【用友账务函数】窗口.如图8-24 单击【参照】可进入【账务函数】对话框如图8-25,选择相应的内容后,单击【确定】可回到【用友账务函数】窗口如图8-26. 单击【确定】回到【定义公式】, 单击【确认】完成设置.编制会计报表编制会计报表 图8-26 录入函数 图8-25 【账务函数】对话框 图8-24 【用友账务函数】窗口 图8-23 【函数向导】对话框 编制会计报

15、表编制会计报表 v编辑报表公式 审核公式审核公式 审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表中不同表页之间及不同报表之间的数据勾稽关系。 审核公式由验证关系公式验证关系公式和提示信息提示信息组成。定义报表审核公式，首先要分析报表中各单元之间的关系，以确定审核关系，然后再根据确定的审核关系定义审核公式。 审核公式格式：MESS 说明信息逻辑运算符有：、。“”的含义不是赋值，而是指等号两边的值要相等。 审核关系必须确认正确，否则所定义的审核公式会起相反的作用。如由于审核关系不正确导致一张正确的数据报表被审核为错误，而编制报表者又无从修改。编制会计报表编制会计报表 v编辑报表公式 审核公式

16、审核公式 在【UFO报表系统】中执行【数据】【编辑公式】【审核公式】命令项, 打开【审核公式】对话框如图8-28 在该对话框的“审核关系”文本框中输入要审核公式的相应内容.输入完毕之后，单击【确定】按钮即可。 图8-28 【审核公式】对话框 编制会计报表编制会计报表 v编辑报表公式 舍位公式舍位公式 舍位公式用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系。定义舍位平衡公式需要指明舍位表名、舍位范围以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。如将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式。在【UFO报表系统】中执行【数据】【编辑公式】【舍位公式】命令项,打开【舍位平衡公式】对话框如图8-29. 在该

17、对话框中，输入舍位的表名、范围、位数和平衡公式.单击【完成】执行【文件】【保存】命令项可打开【另存为】对话框.在该对话框中选择保存的路径并在“文件名”文本框中输入“损益表”.单击【另存为】将其保存. 图8-29 【舍位平衡公式】对话框 v会计报表摸板的具体应用 编制会计报表编制会计报表 报表模板报表模板 利用UFO报表系统中提供的报表模板，根据自己的实际情况进行修改，可以最大限度地减轻用户编制报表的工作量。 在【UFO系统】窗口中执行【文件】【新建】命令项,系统自动生成一张空白表,如图8-32 在该报表中执行【格式】【报表模板】命令项,打开【报表模板】对话框. 在该对话框中选择企业所在的行业和

18、相应的财务报表.单击【确认】出现一个信息提示框,单击【确定】当前格式被覆盖,显示自己需要的模板如图8-36.在该模板中,如果某个单元公式不符合自己的需要,可选择这一单元,然后单击编辑框中的【fx】,即可出现【定义公式】对话框如图8-37.输入所需单元公式并单击【确认】按钮，即可修改成功。 如果不想使用某一单元,可选中这一单元,然后执行【编辑】【删除】【行或列】命令按钮对其进行删除如图8-38.此时将出现一个信息提示框,单击【确定】确认删除. 编制会计报表编制会计报表 v会计报表摸板的具体应用 行业报表模板行业报表模板 用户还可以利用UFO报表系统所提供模板的行业性质，来自动生成常用的相关行业的

19、报表模板。具体的操作步骤如下：在【UFO报表系统】中执行【格式】【生成常用报表】命令, 出现一个信息提示框如图8-40所示. 单击是，即可形成相应的行业模板，然后用户就可以在模板中进行任意修改，直到符合要求为止。图8-40 信息提示框 编制会计报表编制会计报表 v会计报表摸板的具体应用 行业报表模板行业报表模板 在UFO报表系统中制作好模板后,执行【格式】【自定义模板】命令项,打开【自定义模板】对话框,如图8-41 如果没有自己的行业名称可以单击【增加】打开【定义模板】对话框,在该对话框的“行业名称”文本框中输入要增加的行业的名称.单击【确定】增加成功,并在【自定义模板】对话框中显示出来.如图

20、8-44 . 将自制模板加入到定制行业或系统提供的行业模板下后即可使用:在定制模板中选择某一个行业的名称如图8-45,单击【下一步】可弹出所选行业的相应的模板名对话框.单击【增加】可弹出【添加模板】对话框.从“查找范围”选择框中查找要添加模板所在的文件夹, 找到需要添加的文件并单击,其名称即显示在“模板名”文本框中如图8-48.单击【添加】将其添加到定制模板.单击【完成】按钮即可完成自定义的设置,接下来就可根据设置的模板进行报表的编制.返回目录编制会计报表编制会计报表 图8-48 选择模板 图8-45 选择内容 图8-44 增加内容 图8-41 【自定义模板】对话框 会计报表的日常处理会计报表

21、的日常处理 v生成和审核会计报表 v表页管理 v会计报表数据汇总和采集 在UFO报表系统中，仅仅编制好报表格式和公式还不够，报表格式和公式只为系统自动生成报表提供了基本的规则和要求，要想生成会计报表数据，还需要按照用户预先编制的报表，在日常经营业务的过程中，定期从账套中采集有关数据。 所以，在完成会计报表的前期编制工作后，还需要对会计报表进行日常的处理，包括根据已记录的经营业务生成报表生成报表、进行表页管理进行表页管理和对报表进行数据的汇总和采集对报表进行数据的汇总和采集等。 返回目录v生成和审核会计报表 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 生成会计报表生成会计报表 录入关键字录入关键字 编

22、制报表编制报表 在报表中执行【数据】【关键字】【录入】命令,打开【录入关键字】对话框,如图8-51,输入相应的内容.输入完毕后单击【确认】出现一个信息提示框如图8-52.单击【是】按钮，系统即可根据公式自动计算相应的数据如图8-53. 在报表中，执行【数据】【表页重算】命令项，系统显示一个信息提示框，如图8-54. 单击【是】按钮，系统即可自动在注册的账套和会计年度内根据单元公式进行计算，从而生成报表数据。会计报表的日常处理会计报表的日常处理 图8-54 信息提示框 图8-53 计算结果 图8-52 信息提示框 图8-51 【录入关键字】对话框 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v生成和审

23、核会计报表 审核报表审核报表 在一张会计报表中，单元之间可能存在着某些内在的联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已生成的报表进行审核，以验证其正确性。 进行审核时，系统将按照审核公式逐条审核表内关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。 如果按照错误信息提示修改了错误之后，需要重新计算并再次进行审核，直到该报表各项勾稽关系正确，不出现任何错误信息为止。 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v表页管理 增加表页增加表页 插入表页插入表页 追加表页追加表页 在报表系统中执行【编辑】【插入】【表页】命令,如图8-55.打开【插入表页】对话框.输入要插入的表页数

24、后，单击【确定】按钮，即插入成功，如图8-57 在报表系统中执行【编辑】【追加】【表页】命令,如图8-58.打开【追加表页】对话框.输入要追加的表页数后，单击【确认】按钮，即追加成功，如图8-60 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 图8-60 追加表页后的报表 图8-58 追加表页 图8-57 插入表页后的报表系统 图8-55 报表系统 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v表页管理 删除表页删除表页 表页号删除表页号删除 删除条件删除删除条件删除 在报表中执行【编辑】【删除】【表页】命令,如图8-61的【删除表页】对话框. 在该对话框的“删除表页”文本框中,输入要删除表页的表页号.单击

25、【确认】后系统可自动删除所选表页,如图8-64. 和删除表号的第一步一样,打开【删除表页】对话框.单击对话框中的【条件】打开【定义条件】对话框,选择输入相应的内容,如图8-66 单击【确认】回到【删除表页】对话框,单击【确认】可成功删除该表页,如图8-68.会计报表的日常处理会计报表的日常处理 图8-68 删除表页后的报表 图8-66 选择输入内容 图8-64 删除表页后的报表系统 图8-61 删除表页会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v表页管理 表页排序表页排序 表页交换表页交换 在报表中执行【数据】【排序】【表页】命令项,如图8-69,打开【表页排序】对话框,如图8-70. 在该对话框

26、中，选择输入相应的内容 ,单击【确认】,系统即可自动进行表页排序。 在报表系统中执行【编辑】【交换】【表页】命令项,如图8-72.打开【交换表页】对话框,如图8-73. 输入相应页号,在“源页号”文本框中输入原来的页号,在“目标页号”文本框中,输入要调整到位置的页号,单击【确认】即可进行表页交换.会计报表的日常处理会计报表的日常处理 图8-73 【交换表页】对话框 图8-72 表页交换 图8-70 【表页排序】对话框 图8-69 表页排序 v会计报表数据汇总和采集 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 会计报表的数据汇总会计报表的数据汇总 （1）透视:透视就是将多张表页多个区域的数据罗列在一张

27、报表中。利用透视功能，用户可以对不同表页中的同类数据进行对比分析。在报表中执行【数据】【透视】命令,如图8-76,打开【多区域透视】对话框. 在该对话框的“输入透视区域范围”和“输入列标字串”文本框中输入相应内容. 单击【确定】系统显示【透视】对话框.单击【保存】可出现【另存为】对话框.在该对话框中，选择好文件的存放路径，单击【另存为】, 会出现一个信息提示框. 单击【是】系统即可自动进行重算功能。计算完毕显示提示文字，如图8-82.会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v会计报表数据汇总和采集 会计报表的数据汇总会计报表的数据汇总 （2）数据汇总:报表数据汇总就是将报表数据按要求进行叠加，可

28、分为表页汇总和可变区汇总两种方式。表页数据汇总与可变区数据汇总的操作方法基本类似，下面就以表页数据汇总为例来介绍其使用方法。 在报表中执行【数据】【汇总】【表页】命令,如图8-83.打开【表页汇总三步骤之一汇总方向】对话框.在该对话框中,有两个单选按钮用于指定汇总数据保存的位置，用户可以根据自己的需要任选一个.选择完后单击【下一步】打开【表页汇总三步骤之二汇总条件】对话框.在该对话框中,根据自己的实际情况输入相应的内容. 单击【下一步】打开【表页汇总三步骤之三汇总位置】对话框.单击【完成】系统即自动开始汇总,并生成汇总结果,同时还会显示“汇总完毕”的文字,如图8-88.会计报表的日常处理会计报表的日常处理 图8-88 汇总结果 图8-83 数据汇总 图8-82 计算结果 图8-76 数据透视 会计报表的日常处理会计报表的日常处理 v会计报表数据汇总和采集 数据采集数据采集 在UFO报表系统中。可以把下面几类数据采集到当前报表中：后缀为.REP的其他报表文件、后缀为.TXT的文本文件、后缀为.DBF的数据库文件。在报表中执行【数据】【数据采集】命令,如图8-89,打开【数据采集】对话框. 在该对话框中,选取源数据所在的文件,单击【采集】即可执行数据采集,UFO将在当前报表中自动追加表页以存放数据. 图8-89 数据采集 返回目录