Excel电子表格的使用技巧.ppt
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1、快速填入相同的内容快速填入相同的内容快速复制上一单元格快速复制上一单元格求字符串中某字符出现的次数求字符串中某字符出现的次数如何在如何在EXCEL中设置单元格编辑权限(保护部分单元格)中设置单元格编辑权限(保护部分单元格)Excel中当某一单元格符合特定条件,如何在另一单元格显中当某一单元格符合特定条件,如何在另一单元格显示特定的颜色示特定的颜色EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入中如何控制每列数据的长度并避免重复录入去掉默认的表格线去掉默认的表格线增加工作簿的页数增加工作簿的页数相对地址、绝对地址、混合地址相对地址、绝对地址、混合地址数据的输入数据的输入输入相同数据的两种情况输入
2、相同数据的两种情况数据的行列对调数据的行列对调跨表操作数据跨表操作数据两次选定单元格两次选定单元格两列数据巧合并两列数据巧合并用快捷键设置单元格文本用快捷键设置单元格文本自动调整为合适的列宽自动调整为合适的列宽绘制斜线表头绘制斜线表头Excel做成绩表时自动实现同分同名次做成绩表时自动实现同分同名次 按按Shift键键 把把Excel单元格区域转换为图片单元格区域转换为图片制作漂亮的工资条制作漂亮的工资条图表编辑操作图表编辑操作 1. 快速填入相同内容快速填入相同内容 选中多个单元格后,输入字符,然后按选中多个单元格后,输入字符,然后按Ctrl+Enter组组合键,即可在选中的每个单元格中填入
3、上述相同的字符。合键,即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。 2. 快速复制上一单元格快速复制上一单元格 选中下面的单元格,按选中下面的单元格,按Ctrl+ (为西文的单引号)为西文的单引号)组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。组合键,即可将上一单元格的内容快速复制下来。 3. 求字符串中某字符出现的次数求字符串中某字符出现的次数例如:求例如:求A1单元格中字符单元格中字符“a”出现的次数:出现的次数:=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a” ,“ ”)LEN(text):返回文本字符串的个数:返回文本字符串的个数SUBSTITUTE(text,old_tex
4、t,new_text,instance_num):将字符串中的部分字符串以新字符串替换。将字符串中的部分字符串以新字符串替换。4. 如何在如何在EXCELEXCEL中设置单元格编辑权限中设置单元格编辑权限(保护部分单元格)(保护部分单元格)先选定所有单元格,点先选定所有单元格,点“格式格式”“单元格单元格”“保护保护”,取,取消消“锁定锁定”前面的前面的“”。再选定你要保护的单元格,点再选定你要保护的单元格,点“格式格式”“单元单元格格”“保护保护”,在,在“锁定锁定”前面打上前面打上“”。3. 点点“工具工具”“保护保护”“保护工作表保护工作表”,输入两次密码,输入两次密码,点两次点两次“确
5、定确定”即可。即可。5. Excel中当某一单元格符合特定条件,如中当某一单元格符合特定条件,如何在另一单元格显示特定的颜色何在另一单元格显示特定的颜色比如:比如: A11时,时,C1显示红色显示红色 0A11时,时,C1显示绿色显示绿色 A11 点点“格式格式” “字体字体”“颜色颜色”,点击红色后点,点击红色后点“确定确定”。 2. 条件条件2设为:公式设为:公式=AND(A10,A11) 点点“格式格式” “字体字体”“颜色颜色”,点击绿色后点,点击绿色后点“确定确定”。3. 条件条件3设为:公式设为:公式=A11”,点点“格式格式”一一“字体字体”一一“颜色颜色”,选定红色后点两次,选
6、定红色后点两次“确定确定”。COUNTIF(range,criteria):计算某个区域中满足给定条件的单元:计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。格数目。 这样设定好后,输入数据如果长度不对会有提示,如这样设定好后,输入数据如果长度不对会有提示,如果数据重复字体将会变成红色。果数据重复字体将会变成红色。7. 去掉默认的表格线去掉默认的表格线 单击单击“工具工具”菜单中的菜单中的“选项选项”,再单击对话框中的,再单击对话框中的“视图视图”,找到,找到“网格线网格线”,使之失效(将左边的,使之失效(将左边的“”去掉)。去掉)。8. 增加工作簿的页数增加工作簿的页数单击单击“插入插入”菜单下的菜
7、单下的“工作表工作表”,即可在底部看到一个新,即可在底部看到一个新名称名称的工作表。一个工作簿最多可以有的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。张工作表。9. 相对地址、绝对地址、混合地址相对地址、绝对地址、混合地址 相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。 绝对地址的形式为:绝对地址的形式为:$A$1,$B$1。 有些公式引用单元格是用混合型地址。有些公式引用单元格是用混合型地址。10. 数据的输入数据的输入日期和时间的输入日期和时间的输入当前系统日期的输入:当前系统日期的输入:ctrl + ;当前系统时间的输入:当前系统时间的输入:ctrl +
8、 shift +;12小时制输入时间,在时间数字后空一格,并键入小时制输入时间,在时间数字后空一格,并键入字母字母a或或p,例如,例如,8:00 a改变日期格式在改变日期格式在“格式格式-单元格单元格”中修改中修改Word 里:里:Alt+Shift+D:当前日期:当前日期 Alt+Shift+T:当前时间:当前时间数值的输入数值的输入负数输入:直接输入负号和数字,或用圆括号输入。负数输入:直接输入负号和数字,或用圆括号输入。分数输入:先输入分数输入:先输入0和一个空格,再输入分数。直接输入分数和一个空格,再输入分数。直接输入分数则认为是日期。则认为是日期。输入据用自动设置小数点或尾随零的数字
9、。在输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项工具一选项一一编辑编辑”选项卡中设置自动小数点选项卡中设置自动小数点公式的输入公式的输入 公式以等号公式以等号“=”开头,开头,Excel有很多可利用的公式。如有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式,而不是具体的值,则在果想在工作簿中看到的是公式,而不是具体的值,则在“工具一选项一视图工具一选项一视图”选项卡中,选中选项卡中,选中“窗口选项窗口选项”下的下的“公式公式”复选框。注意,这样在打印的时候打印的也是公复选框。注意,这样在打印的时候打印的也是公式。式。11. 输入相同数据的两种情况输入相同数据的两种情况同时在多个单元格中
10、输入相同的数据。同时在多个单元格中输入相同的数据。方法:选择要输入数据的单元格,如果不连续可以使用方法:选择要输入数据的单元格,如果不连续可以使用Ctrl键键进行选择,然后输入数据,再按下进行选择,然后输入数据,再按下Ctrl+Enter键就可以了。键就可以了。同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后后在相应单元格中输入数据,选择多个工作表的方法也是使用后在相应单元格中输入数据,选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或或Shift键。键。12. 数据的行列对调数据的行列对调选取要对调的数据范围,复制。选取要对调的数据范围,复制。
11、在目的单元格上单击鼠标右键,选择在目的单元格上单击鼠标右键,选择“选择性粘贴选择性粘贴”,在对,在对话话框中选择框中选择“转置转置”,确定。,确定。13. 跨表操作数据跨表操作数据 设有名称为设有名称为sheet1、sheet2和和sheet3的三张工作表,现要的三张工作表,现要用用sheet1的的D8单元格的内容乘以单元格的内容乘以40%,再加上,再加上sheet2的的B8单单元格内容乘以元格内容乘以60%作为作为sheet3的的A8单元格的内容。则应该在单元格的内容。则应该在sheet3的的A8单元格输入以下算式:单元格输入以下算式:=sheet1!D8*40%+sheet2!B8*60%
12、。14. 两次选定单元格两次选定单元格 有时,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值,有时,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按个值后按Enter键,活动单元格默认下移一个单元格,非常键,活动单元格默认下移一个单元格,非常不便。单击鼠标选定单元格,然后按住不便。单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标键再次单击鼠标选定此单元格(此时,单元格周围将出现实线框)。选定此单元格(此时,单元格周围将出现实线框)。15. 两列数据巧合并两列数据巧合并 在在EXCEL表格中,如果有
13、两列数据需要合并起来,如表格中,如果有两列数据需要合并起来,如果是数字的话,一般情况下可以使用四则运算的方法进行计果是数字的话,一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算;但是如果有一列是文字,另一列是数字(或者文字),算;但是如果有一列是文字,另一列是数字(或者文字),那么可以先在这两列后面的一个空列中单击,并输入那么可以先在这两列后面的一个空列中单击,并输入=号,号,然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名,输入然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名,输入&号,号,然后再输入第二个列单元格的相对引用名,最后按一下回车然后再输入第二个列单元格的相对引用名,最后按一下回车键即可。然后,鼠标移动
14、到这个单元格的拖动柄上,向下拖键即可。然后,鼠标移动到这个单元格的拖动柄上,向下拖动知道需要合并的数据最后一行。动知道需要合并的数据最后一行。16. 用快捷键设置单元格文本用快捷键设置单元格文本 在在Excel中,熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文中,熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文本。在选择好要设置格式的单元格后,如果要设置为粗体,可本。在选择好要设置格式的单元格后,如果要设置为粗体,可以按以按Ctrl + B;如果要设置为斜体,可以按;如果要设置为斜体,可以按Ctrl + I;如果要设;如果要设置为下划线,可以按置为下划线,可以按Ctrl + U。17. 自动调整为合适的列宽自动
15、调整为合适的列宽 在在Excel中,如果一个单元格中文字内容过长,就无法为系统全部显中,如果一个单元格中文字内容过长,就无法为系统全部显示出来,手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列示出来,手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处,当鼠标指针变为两个方面的箭头时,双击,这时系统就会把列的交界处,当鼠标指针变为两个方面的箭头时,双击,这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。 18. 绘制斜线表头绘制斜线表头 在在Excel经常需要绘制斜线表头,简单的两分式的表头可以先把表经常需要绘制斜线表头,简单的两分
16、式的表头可以先把表格绘制好,并在需要绘制表头的单元格中单击,然后单击格式菜单下格绘制好,并在需要绘制表头的单元格中单击,然后单击格式菜单下的单元格命令项,在单元格格式对话框中点开边框选项卡,然后根据的单元格命令项,在单元格格式对话框中点开边框选项卡,然后根据绘制的需要单击外边框和下面的边框线。绘制的需要单击外边框和下面的边框线。19. Excel做成绩表时自动实现同分同名次做成绩表时自动实现同分同名次 在用在用ExcelExcel统计成绩时,我们一般会根据成绩高低进行统计成绩时,我们一般会根据成绩高低进行排序,然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总排序,然后按序列自动填充出名次。这种
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