会计档案管理的原则与方法.pptx

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1、会计档案管理的原则与方法,1.会计档案的概念,会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的凭证、账簿和财务报告就是会计档案。,1.会计档案的概念,需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案，财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书，不属于会计档案。应按照文书档案管理办法执行。,2.会计档案管理原则,（1）集中统一管理；（2）维护档案的完整与安全；（3）便于利用。,3.

2、会计档案管理制度,以中华人民共和国会计法为准绳，提高法治观念；按照会计档案管理办法的原则规定，制定具体实施办法；适应形势发展的需要，不断完善会计档案管理办法。各单位应建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、散失和泄密。,4.会计档案机构,综合档案室。是国家机关或企事业单位建立的一种负责收集和保管本单位各种门类档案的内部性档案管理机构。综合档案室统管本单位党政工团、科技、会计、经营等方面的全档案。会计档案室。是形成会计档案较多的单位建立在财会部门的专门性会计档案机构。有些大型或特大规模的企业，为加强对会计档案的集中统一管理，将所属机

3、构的会计档案有效集中起来保管，以保证会计档案的齐全、系统、有序、得当，需要建立专门的会计档案室。,5.会计档案管理方法,5.1会计档案的收集5.2会计档案的整理,5.1会计档案的收集,5.1.1会计档案收集工作的要求（1）贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则，集中统一管理会计档案。（2）遵循会计档案的形成规律。（3）保证会计档案的齐全、完整和准确。,5.1会计档案的收集,5.1.2会计档案的收集（归档）范围（1）会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证。（2）会计账簿：是按照会计科目开设账户，用固定格式帐页所组成的，以会计凭证为依据，序时、

4、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产明细帐、其他辅助性账簿。（3）财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括的反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月报、季报、半年报、年度财务会计报告。（4）其他会计资料：包括：银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册（案卷目录）、会计档案销毁清册、会计档案销毁鉴定意见书、其他具有保存价值的会计资料。,5.1会计档案的收集,5.1.3会计人员分工归档责任：会计凭证：出纳、会计主管账簿：总账：主管会计现金账：出纳会计员银行帐

5、：会计员各种明细分类账：会计员财务报告：主管会计或科长,电算会计软件文件、电算会计软盘文件：程序设计员会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案保管期限表：会计档案员,5.2会计档案的整理,会计档案的整理是将零散的和需要进一步条理化的会计资料，通过科学的分类、组卷、排列和编目，组织成一个有序体系的过程。同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放在内容针对年度里。归档文件材料的收集要齐全、完整，有头有尾，打印出的会计档案，财务主管要签字、盖章。会计凭证整理完后要装入会计凭证盒中；账簿、会计报表及其他会计资料整理完后装入会计档案盒中。,5.2会计档案

6、的整理,5.2.1会计档案的分类单位预算会计、企业会计采用的分类方法是：会计年度形式（会计凭证、会计账簿、财务报告、其他）保管期限,5.2会计档案的整理,5.2.2会计档案的组卷会计凭证的组卷、编号一般方法是根据会计科目装订成册（卷），如“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”等。具体做法是：（1）排序检查（查看凭证是否齐全或颠倒，附件是否漏缺）。（2）去掉凭证中的金属物。（3）折叠接边（大幅面的折叠时自右向后，再自下向后，左侧接边；小幅面的四周接边）。（4）组合案卷：按照记账凭证（后附原始凭证）的时间顺序（凭证分类后的时间顺序），根据凭证数量的多少组合为若干卷，按照多则分，少则合的案卷组合方

7、法（一般每卷1.52.5厘米为宜），按照日、旬、月组合成若干卷。（5）装订。一般在凭证的左上角或左边装订，对应的装订方式是两孔一线或三孔一线装订法。（6）装订材料：棉线。,5.2会计档案的整理,（7）会计凭证封面填写：会计凭证要有封面、封底（245130mm或245150mm，用126克以上牛皮纸印制）。会计凭证封面应写明：单位名称、会计凭证名称、时间、册数（共册）、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。（封面项目的填写方法参见：中华人民共和国档案行业标准DA/T39-2008会计档案案卷格式）（8）会计凭证的排列、编号：一册凭证为一个保管单

8、位（卷），按时间顺序分类排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册（卷）号。（9）会计凭证的保管期限为30年。（10）装盒：按时间顺序装入会计凭证盒。原则上一盒一册。会计凭证盒正面项目：单位名称、凭证名称、册数、册次、记账凭证起止号、附件数、会计凭证总数、起止时间、归档时间、立卷人、保管期限、全宗号、目录号、案卷号。会计凭证盒盒脊项目包括：全宗号、目录号、案卷号、年度、月、册数、册次、保管期限。（会计凭证盒格式及项目填写参见：中华人民共和国档案行业标准DA/T39-2008会计档案案卷格式）,5.2会计档案的整理,（11）按时间顺序以盒为单位编制大流水盒号，在盒脊下方贴蓝色三格口取纸。第一行：全宗号目

9、录号；第二行：册号；第三行：盒号（四位数）。居中填写：（12）档号编制：档号包括全宗号、目录号、案卷号（册号）。全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代码。企业可填写表达单位的汉语拼音代字；目录号：填写按类所编制的会计档案目录的编号。企业参照工业企业档案分类实行规则编制分类方案的单位，可填写类别特征代码；案卷号（册号）：是指案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但这个案卷顺序号最大不超过4位数。档号是在会计档案整理过程中形成的。档号编制应以每册（卷）为单位编制，如：00200050048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。（档号供目录检索使用）,5.2会计档

10、案的整理,会计账簿的整理（组卷）、编号会计账簿按年度立卷。会计年度终了后，进行整理立卷。账簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要按账簿种类（总账、明细账、日记账等）组卷，原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位（卷）。账簿在启用时，要填写“账簿启用及交接表”。其正面项目包括：单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、账簿起止时间、经管人员、交接记录、备注、印花税、档号；背面项目包括：科目名称、页次。（填写方法参见：中华人民共和国档案行业标准DA/T39-2008会计档案案卷格式）,5.2会计档案的整理,账簿分固定式和活页式归档整理。步骤是：（1）检查核对账表：按照账簿启用表的有关记载核对各个账户是

11、否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。（2）检查排列的顺序：正确的排列顺序为：账簿封面、账簿启用及交接表（背面：账户目录）、账页、封底。（3）固定式账簿要保留空白页，以保持账本本身的完整性（空白页不编页码），但一般在记录账页的最后一行的上下分别划一条红线，以示结束。（4）活页式账簿拆去空白页，撤账夹，加上封面、封底、备考表，装订成册。（5）编写页码：以每册为单位，对有效页面编写页码，正面编在右上角，反面编在左上角。,5.2会计档案的整理,（6）账簿封面：纸质账簿应用牛皮纸做封面、封底。账簿封面填写项目：单位名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。

12、（账簿封面的右上角贴上会计档案小标签：项目包括：全宗号、年度、目录号、保管期限、案卷号、页数、题名（案卷标题）。）（7）会计账簿的保管期限为30年。（8）账簿的排列、编号：依照时间顺序分类排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用检索纸贴在每册正面右上角。（9）档号编制：以每册为单位编制，全宗号目录号案卷号（册号）（例如：0020-004-0072）（同会计凭证）（10）装盒：按时间顺序装盒（会计档案盒）。会计档案盒正面项目：全宗名称；案卷题名；起止时间；卷数、张数；保管期限；全宗号、目录号、案卷号；盒号。会计档案盒脊背项目：年度、全宗号、案卷号、目录号、保管期限。会计档案盒格式及项目填写

13、（参见：中华人民共和国档案行业标准DA/T39-2008会计档案案卷格式）（11）以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒脊的最下方。,5.2会计档案的整理,财务报告的组卷会计报表分类组卷，以卷为保管单位。年报要单独装订（为永久），季报和月报可根据张数的多少按时间顺序装订成一卷或数卷。财务报告的文字材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表一起组合案卷，以保持其内容方面的密切联系。（1）卷内报表排列：排列顺序为：会计报表封面；会计报表编制说明；各种会计报表（按会计报表的编号顺序排列）；财务报告的必要文字说明；会计报表的封底。（2）编制页码：以卷为单位，对有效页码编写，正面编在右上角，

14、反面编在左上角，从“1”开始。,5.2会计档案的整理,（3）填写卷内目录和备考表：卷内目录一般包括：序号、财务报告名称、编报单位、填报日期、页次等；备考表项目包括：卷内情况说明、组卷人、主管会计、组卷时间等。（会计凭证、账簿不用编制卷内文件目录，因为凭证、账簿本身有较为详细的说明）（4）装订：装订前拆除金属物，对破损的材料进行修补，按组合时分出的卷数采用三孔一线方式在财务报告左侧装订。（5）封面编目：装订后，贴上财务报告封面，封面项目：编号、密级、财务报告名称、编报单位、单位负责人、填报人、审核人、填报日期等。（6）案卷排列与编号：按时间顺序排列，采用4位数阿拉伯数字编大流水卷号。（7）档号编

15、制：全宗号目录号案卷号。（8）装盒：按照时间顺序装盒（会计档案盒）。（参见：中华人民共和国档案行业标准DA/T39-2008会计档案案卷格式）,5.2会计档案的整理,其他类其他会计资料（包括银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）是指同一个年度的会计资料，对于不属于本年度的不能混为一体，所以要分年度进行整理、装订和保管。首先是排序，先按类别分开，每一类按时间顺序排列；排列后编页码；然后装订成册；再将册按时间顺序排列，编卷号。,5.2会计档案的整理,5.2.3会计档案案卷编号方法一是编大流水号。一般的单位应按照编大流水号法进行编号。即凭证

16、、账簿、财务报告分别编各年度累计的大流水号，如2012年有15本凭证编1-15号，2013年从16号编起。二是编小流水号。会计档案特别多的单位，可编小流水号，即同一年度同一种类型的会计档案案卷都从1开始编卷号。如2012年有15本凭证编1-15号，2013年又从1号开始编号。,5.2会计档案的整理,5.2.4会计档案案卷目录的编制（1）确定保管期限凭证、账簿为30年；财务报告中月报、季报、半年报为10年，年报为永久；其他会计资料中银行存款余额调节表、银行对账单、税务申报表为10年，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、销毁鉴定意见书为永久（见新会计档案管理办法）。（2）拟写案卷标题案卷标题由整

17、理会计档案的人员自拟。案卷标题应准确概括本盒（卷）会计档案的形成单位、时间、内容、类别，一般由会计核算单位会计年度会计核算材料的名称三部分组成，如：“曲靖市财政局2002年度财务报告”、“曲靖市财政局2002年行政现金日记账”，文字力求简练、明确。,5.2会计档案的整理,（3）会计档案案卷目录的编制（会计档案保管清册）一般由会计部门负责完成。编制目录的方法，通常按会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料分别编制目录（类内分保管期限），各类目录分别编制目录号。会计凭证目录格式要素：卷号、所属期间、凭证类别、本月共几册、第几册、凭证起止号、作者（本凭证的制单人，以下同）。会计账簿目录格式要素：卷

18、号、案卷标题、起止页码、所属期间、作者。会计报表目录格式要素：卷号、案卷标题、起止页码、所属期间、作者。其他会计资料目录格式要素：卷号、案卷标题、所属期间、起止页码和作者。,5.2会计档案的整理,5.2.5会计档案的归档各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1-3年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时间为会计年度终了后半年内。出纳人员不得兼管会计档案。5.2.6会计档案的交接会计部门整理的会计档案，经档案部门检查验收合格后，双方办理交接手续：会计档案案卷目录一式两份、全引目录一份，经交接双方清点核实；交接文据一式两份，交接双方签字盖章，各执一份。,5.2会计档案的整理,5.2.7会计档案的排架按照会计档案形式时间顺序排列：即全部会计档案按报表、账簿、凭证、其他4大类分别按时间顺序排列。5.2.8会计档案的利用按照会计档案管理办法（征求意见稿）第十二条办理。5.2.9会计档案的销毁按照会计档案管理办法（征求意见稿）第十五条、十六条、十七条办理。,谢谢观看！,