2022年第一章办公设备基础 .pdf

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1、第一章 办公设备基础本文由 yang414000贡献 ppt文档可能在 WAP 端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT ，或下载源文件到本机查看。第一章 办公设备基础主讲：屈忠阳主讲：多媒体演示课件 2010年 2010 年 9 月常用办公设备使用与维护学习目标通过本章的学习，您应该：您应该：了解办公设备的基本类型及发展趋势熟悉常用办公设备的一般选购技巧及注意事项掌握常用办公设备的使用要求和维护原则把握运用常用故障检测和排除方法的尺度 2 上一页下一页返回首页课程内容第一节 办公自动化与现代办公环境第二节 办公自动化设备的类别及发展趋势第三节 常用办公设备的选购第四节 常用办公设备的使用与维护第

2、五节 小 结 3 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境一、 办公自动化 1. 概念和意义办公自动化（ OA ）是利用先进的科学技术，办公自动化（ OA ）是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化到人以外的各种现代的办公设备中，业务活动物化到精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 24 页人以外的各种现代的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、构成服务于某种目的的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率 的目的。的目的。定义中强调三点： (

3、1) 利用先进的科学技术和现代化的办公设备； (2) 办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统； (3) 提高效率和改进质量是办公自动化的主要目的。提高效率和改进质量是办公自动化的主要目的。也就是说办公自动化是以现代化办公设备为前提，也就是说办公自动化是以现代化办公设备为前提，以提高办公效率和办公质量为目的，着重解决人与办公设备人机接口问题的系统。办公质量为目的，着重解决人与办公设备人机接口问题的系统。 4 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境 2. 功能和特点办公自动化提供一个集成的办公环境，办公自动化提供一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体

4、来说，面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能： (1) 建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，和信息交流快捷通畅； (2) 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、例如电子公告、电子论坛、电子刊物等； (3) 实现工作流程的自动化。通过对流转过程的实时监控、跟踪，解决多 实现工作流程的自动化。通过对流转过程的实时监控、跟踪，岗位、多部门之间的协同工作问题，规范各项工作，岗位、多部门之间的协同工作问题，规范各

5、项工作，提高单位协同工作的效率。(4) 实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 24 页件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。 5 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境 (5) 实现辅助办公自动化。它牵涉的内容比较多，像图书管理、车辆管理、实现辅助办公自动化。它牵涉的内容比较多，像图书管理、车辆管理、物品管理、会议管理

6、等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，物品管理、会议管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。现了这些辅助办公的自动化。 (6) 实现业务信息集成。办公自动化系统应该与企业的业务系统实现良好实现业务信息集成。的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 决策能力。 (7) 实现分布式办公。这就是要支持和满足多分支机构、跨地域的办公模实现分布式办公。这就是要支持和满足多分支机构、式以及移动式办公迫切的需求。式以及移动式办公迫切的需求。现代办公自动化是一个全新的概念，是信息化社

7、会最重要的标志，现代办公自动化是一个全新的概念，是信息化社会最重要的标志，它具有以下 4 有以下 4 个特点： (1) 办公自动化是一门发展迅速的、综合多种技术的新型学科。办公自动办公自动化是一门发展迅速的、综合多种技术的新型学科。化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，化以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术和通信技 6 上一页下一页返回首页精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 24 页第一节 办公自动化与现代办公环境术完成各项办公业务处理和决策管理。术完成各项办公业务处理和决策管理。 (2) 办公自动化是

8、一个人机交互的信息系统。在办公自动化系统中“人” 办公自动化是一个人机交互的信息系统。在办公自动化系统中“ 是决定因素，是决定因素， “机” 即办公设备， 它是办公自动化的必要条件，信息是办公即办公设备，它是办公自动化的必要条件，自动化中被加工的对象，办公自动化综合并充分体现了人、自动化中被加工的对象，办公自动化综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。的关系。 (3) 办公自动化实现了办公信息的一体化处理。办公自动化系统把基于不办公自动化实现了办公信息的一体化处理。同的技术的办公设备通过联网的方式联成一体，同的技术的办公设备通过联网的方式联成一体， 以计算机为主体将各种形式的信息组合在一个系

9、统中，使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。的信息组合在一个系统中，使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。 (4) 办公自动化的目标十分明确，即提高办公效率、办公质量和管理水平。办公自动化的目标十分明确，即提高办公效率、办公质量和管理水平。办公自动化是人们创造更高价值信息的一个重要辅助手段，办公自动化是人们创造更高价值信息的一个重要辅助手段，使办公设备成为智能化的一个综合性工具。智能化的一个综合性工具。 7 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境 3. 层次和内容办公自动化一般可以分为3 个层次：事务型、管理型、决策型。办公自动化一般可以分为3 个层次：事务型、管理型、决策型

10、。 (1) 事务型：是基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处事务型：是基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、理、人事管理、工资管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等事务。人事管理、工资管理、资源管精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 24 页理，以及其他有关机关行政事务处理等事务。 (2) 管理型：是中间层，包含事务型，支持各种办公事务处理活动的办公系管理型：是中间层，包含事务型，统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。 (3) 决策

11、型：是最高层，以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，又决策型：是最高层，以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，以其自有的决策模型为支持，是上述系统的再结合， 以其自有的决策模型为支持，是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。的最高级系统。为了提高办公效率、提供辅助决策手段，为了提高办公效率、提供辅助决策手段，办公自动化应包括以下主要内容： 8 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境 (1) 文字处理：利用计算机完成文字的输入和输出工作，如文件、通知、报文字处理：利用计算机完成文字的输入和输出工作，如文件、通知、告等的录入、排版、编辑、校对工作可以一次性完成

12、。 告等的录入、排版、编辑、校对工作可以一次性完成。 (2) 报表处理：电子报表技术就是将手工报表的处理转化为计算机进行处理 的技术。目前有许多电子报表软件（的技术。目前有许多电子报表软件（如 Excel 2000 ），它们可以使复杂而繁琐 2000 ） 的报表处理变得轻松容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图形， 的报表处理变得轻松容易，并且由计算机处理的报表能生成各种图形，达到清晰、美观的效果。美观的效果。 (3) 数据处理：通过数据库软件以及应用数据库软件建立各类管理信息系统或其他应用程序来实现数据处理，其中包括对办公中所需信息的存储、计算、 或其他应用程序来实现数据处理，其中包括对办

13、公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等处理。查询、汇总、制表、编排等处理。 (4) 图形图像处理：对办公室环境的计算机应精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 24 页用而言，包括图形图像的生成、图形图像处理：对办公室环境的计算机应用而言，包括图形图像的生成、绘制、编辑和修改，图形、图像与文字的混合排版、定位与输出等。绘制、编辑和修改，图形、图像与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被认为是一种对图形的智能化处理技术。动识别技术也可以被认为是一种对图形的智能化处理技术。 9 上一页下一页返回首页第一

14、节 办公自动化与现代办公环境 (5) 语音处理：指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包语音处理：指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，括语音合成和语音识别技术。括语音合成和语音识别技术。 (6) 电子邮件技术：电子邮件技术是指将声音、数据、文字、图形、图像及电子邮件技术：电子邮件技术是指将声音、数据、文字、图形、其组合，通过网络由一地快速地传递到另一地的技术。 其组合，通过网络由一地快速地传递到另一地的技术。 (7) 电子会议技术：电子会议技术是指在现代化通信手段和各种现代电子设 备的支持下，在本地或异地举行会议的技术。它分为电话会议、 备的支持下，在本地或异地举行会议的

15、技术。它分为电话会议、电视会议和计算机远程会议三种。算机远程会议三种。 (8) 辅助决策技术：在方案及工程决策中帮助选优，也可以帮助医生进行综 辅助决策技术：在方案及工程决策中帮助选优，合会诊等，在办公自动化中，辅助决策具有更重要的作用。合会诊等，在办公自动化中，辅助决策具有更重要的作用。 (9) 信息检索与传输技术：利用电子计算机可以方便地进行信息检索和传输。信息检索与传输技术：利用电子计算机可以方便地进行信息检索和传输。 10 上一页下一页精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 24 页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环

16、境 (10) 互联网技术：任何一台计算机都可以通过电话线、通信卫星等设施与 Internet相连，因此在办公室使用计算机便可遨游世界，实现网络电话、网络探寻、 Internet相连，因此在办公室使用计算机便可遨游世界，实现网络电话、网络探寻、网上聊天，以及资料传输和信息访问等诸多功能。 4. 发展趋势办公自动化未来的发展趋势将主要体现以下特点： (1) OA 设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展； OA设备向着高性能、多功能、复合化和系统化发展； (2) OA 系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展； OA 系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化发展； (3) 以计算机为核心的办公工

17、作站将向处理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发展； (4) 通信在 OA系统中的地位将进一步增强，可以充分利用现代化通信技术，建立通信在 OA系统中的地位将进一步增强，可以充分利用现代化通信技术，建立全球的网络体系。 11 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境二、 现代办公环境如图 1 所示，在一个现代化的办公环境里，自动化设备、如图 1-1 所示，在一个现代化的办公环境里，自动化设备、自动化系统和自动化的人构成了办公自动化系统的三大要素。而在这三大要素中，自动化的人（化的人构成了办公自动化系统的三大要素。而在这三大要素中，自动化的人（具有较高素质，较强的创新意识和协调能力的

18、人）是根本、有较高素质，较强的创新意识和协调能力的人）是根本、第一要素；自动化设备是物质基础，是必备工具；而自动化系统（办公信息系统）是物质基础，是必备工具；而自动化系统（办公信息系统）则是一种信息处理手段，三者互相渗透、密切联系。三者互相渗透、密切联系。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 24 页图 1-1 现代化的办公环境 12 上一页下一页返回首页第一节 办公自动化与现代办公环境 1. OA的硬件系统 OA的硬件系统办公自动化的硬件系统必须提供对计算机网络和数据库的支持服务。办公自动化的硬件系统必须提供对计算机网络和数

19、据库的支持服务。而计 算机网络是现代办公自动化最重要的基础设施，算机网络是现代办公自动化最重要的基础设施，它为开放式的现代管理和办公创造了一个良好的环境。 创造了一个良好的环境。现代化办公设备主要包括主计算机和各种专用设备，如：打印机、扫描仪、现代化办公设备主要包括主计算机和各种专用设备，如：打印机、扫描仪、复印机、传真机、一体机、数码影像设备、投影机等。复印机、传真机、一体机、 数码影像设备、投影机等。其中微型计算机是办公自动化的一名主角， OA系统中处于核心地位，自动化的一名主角，在OA系统中处于核心地位，而其他专用设备也是现代化办公中必不可少的组成部分，它们既可以直接与计算机连接，公中必

20、不可少的组成部分，它们既可以直接与计算机连接，也可以通过网络与计算机连接。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主，计算机连接。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主，现代办公设备的水平与成熟程度，将直接影响OA系统的应用与普及。公设备的水平与成熟程度，将直接影响OA系统的应用与普及。 2. OA 的软件系统 OA的软件系统计算机软件环境是办公自动化系统能有效地发挥作用的基本条件，计算机软件环境是办公自动化系统能有效地发挥作用的基本条件，主要分 13 上一页下一页返回首页精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页，共

21、24 页第一节 办公自动化与现代办公环境为系统软件和应用软件两类。为系统软件和应用软件两类。系统软件是一组由计算机设计者提供的计算机程序，用于计算机的管理、控制、维护和运行，为应用软件的开发和运行提供一用于计算机的管理、控制、维护和运行，个基本的工作环境，方便用户使用。 个基本的工作环境，方便用户使用。应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，包括通用软件和办公自动化系统专用软件。软件，包括通用软件和办公自动化系统专用软件。办公自动化系统应用成功与否，关键在于办公应用软件的选择。一般来说，办公自动化系统应用成功与否，关键在于办公应用软件的选择。一般来说， 选择办公自动化软件时应遵循以下原则：

22、(1) 以应用为中心，结合规模。这是购置办公自动化软件的基本出发点。办以应用为中心，结合规模。这是购置办公自动化软件的基本出发点。公自动化软件应能够根据应用环境及用户需求提供端到端的管理； (2) 使用说明详细，使用方便。可以快速进行参数配置和设置数据视图； 使用说明详细，使用方便。 (3) 考虑维护便捷，能自动分析数据，支持网络模拟和资源预测等功能。考虑维护便捷，能自动分析数据，支持网络模拟和资源预测等功能。 14 上一页下一页返回首页第二节 办公自动化设备的类别及发展趋势一、 现代办公设备的分类现代办公设备主要包括以下类型： 1. 信息处理设备信息处理设备包括计算机、文字处理设备、打印机、

23、图形图像处理系统等。信息处理设备包括计算机、文字处理设备、打印机、图形图像处理系统等。利用信息处理设备对数据、文字、图像信息进行收集、编辑、加工、利用信息处理设备对数据、文字、图像信息进行收集、编辑、加工、存储处理后产生人们所需的、有用的结果。后产生人们所需的、有用的结果。 2. 信息复制设备信息复制设备包精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 24 页括复印机、速印机、轻印刷系统等。信息复制设备包括复印机、速印机、轻印刷系统等。 利用信息复制设备可以快速地产生原稿的复制品，简便、快速地满足人们的需求。以快速地产生原稿的复制品，

24、简便、快速地满足人们的需求。 3. 信息传输设备信息传输设备（又叫通信设备）包括各种局域网和广域网、电话机、信息传输设备（又叫通信设备）包括各种局域网和广域网、电话机、传真 15 上一页下一页返回首页第二节 办公自动化设备的类别及发展趋势机和各种网络互连设备等。利用信息传输设备可以快速、机和各种网络互连设备等。利用信息传输设备可以快速、安全地传递各种办公信息，实现资源共享和网络办公，提高办公效率，改善办公方式。 实现资源共享和网络办公，提高办公效率，改善办公方式。4. 信息存储设备信息存储设备包括磁存储、光存储、缩微胶片和摄录像设备等。信息存储设备包括磁存储、光存储、缩微胶片和摄录像设备等。利

25、用信息存储设备可以快速地帮助人们存储大量的有用信息，并支持数据库系统的检索、储设备可以快速地帮助人们存储大量的有用信息，并支持数据库系统的检索、浏览、更新等操作。它具有容量大、速度快、操作简单、保存长久等优点。更新等操作。它具有容量大、速度快、操作简单、保存长久等优点。 5. 其他辅助设备其他辅助设备包括稳压电源、UPS 、碎纸机和空气调节器等。其他辅助设备包括稳压电源、UPS 、碎纸机和空气调节器等。这些辅助设备主要作用是为了保证上述办公设备能正常工作。主要作用是为了保证上述办公设备能正常工作。二、 现代办公设备的发展趋势办公自动化设备的未来发展将向全自动办公系统数字化、办公自动化设备的未来

26、发展将向全自动办公系统数字化、 全自动通信系统 网络化、办公设备系统彩色化、办公自动化设备多功能复合精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页，共 24 页化、 网络化、办公设备系统彩色化、办公自动化设备多功能复合化、信息多媒体化方 16 上一页下一页返回首页第二节 办公自动化设备的类别及发展趋势向发展，使办公活动数字化、自动化，向发展，使办公活动数字化、自动化，以达到最大限度地提高工作质量和效率及改善工作环境之目的。改善工作环境之目的。 1. 数字化 办公设备的数字化主要体现在信息的数字化处理、数字化传输、 办公设备的数字化主要体现

27、在信息的数字化处理、数字化传输、相应标准的制定与完善，提高了信息的处理能力，扩大了信息的存储容量。制定与完善，提高了信息的处理能力，扩大了信息的存储容量。 2. 智能化 办公设备的智能化要以人们的办公工程为参考，建立良好的人机界面， 办公设备的智能化要以人们的办公工程为参考，建立良好的人机界面，简化操作手段，最大限度地发挥设备的作用。作手段，最大限度地发挥设备的作用。 3. 多功能复合化办公设备的多功能化要求办公设备能在有限空间内实现尽量多的功能，办公设备的多功能化要求办公设备能在有限空间内实现尽量多的功能，其对产 品的个性化、占地空间、多功能集成、性价比等都有严格的要求。 品的个性化、占地空

28、间、多功能集成、性价比等都有严格的要求。 17 上一页下一页返回首页第二节 办公自动化设备的类别及发展趋势 4. 印品彩色化未来的复印机、打印机、传真机的印品将实现彩色化，未来的复印机、打印机、传真机的印品将实现彩色化，可以使人的理解力提高，注意力持续延长，信息搜寻更加轻松。提精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页，共 24 页高，注意力持续延长，信息搜寻更加轻松。 5. 网络化 由于网络的普及，办公设备具备网络化是潮流所向。网络办公（打印等）由于网络的普及，办公设备具备网络化是潮流所向。网络办公（打印等） 的优势十分明显：更低的

29、TCO （总体拥有成本）的优势十分明显：更低的TCO （总体拥有成本）；强大的管理性；打印 强大的管理性； 速度快，打印容量大；网络中打印更稳定可靠， 速度快，打印容量大；网络中打印更稳定可靠，减少了为维护设备而投入的时间和精力；提高了网络用户的工作效率及满意度。 时间和精力；提高了网络用户的工作效率及满意度。总之，办公设备将向着高性能、 多功能、复合化和系统化的方向发展， 总之 ，办公设备将向着高性能、多功能 、复合化和系统化的方向发展，整 个办公自动化系统也将向着网络宽带化、数字化、智能化、无纸化、个办公自动化系统也将向着网络宽带化、数字化、智能化、无纸化、综合化等方面发展，方面发展，使办

30、公自动化设备真正成为人们工作办公不可缺少的一个工具和一种手段，以达到最大限度地提高人们的工作效率，改善劳动强度之目的。 种手段，以达到最大限度地提高人们的工作效率，改善劳动强度之目的。 18 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购一、 常用办公设备的基本介绍 1. 多媒体计算机多媒体计算机是 OA系统的核心设备，是所有工作的控制中心。如图1 多媒体计算机是 OA系统的核心设备，是所有工作的控制中心。如图1-2 所 示，一个多媒体计算机系统主要有主机、输入输出设备、控制设备、各类功能一个多媒体计算机系统主要有主机、输入输出设备、控制设备、卡及操作系统、多媒体应用软件等组成。卡及操作系统、

31、多媒体应用软件等组成。图 1-2 多媒体计算机精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页，共 24 页 19 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购 2. 打印机 打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机是办公自动化系统的主要输出设备之一。打印机分为击打式和非击 打式两大系列产品。如图1 所示，击打式以针式点阵打印机为主， 打式两大系列产品。如图1-3 所示，击打式以针式点阵打印机为主，非击打式则包括激光、喷墨及热升华打印机等几种。包括激光、喷墨及热升华打印机等几种。图 1-3 针式、喷墨和激光打印机 20 上一页下一

32、页返回首页第三节 常用办公设备的选购 3. 复印机 复印机是现代办公活动中使用范围最广泛的一种信息复制设备，复印机是现代办公活动中使用范围最广泛的一种信息复制设备，主要有静电复印机和数码复印机两类，如图1 所示。电复印机和数码复印机两类，如图1-4 所示。图 1-4 模拟、数码复印机 21 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购 4. 扫描仪 扫描仪是一种捕获图像、文档信息并将其转换为计算机可以显示、编辑、扫描仪是一种捕获图像、文档信息并将其转换为计算机可以显示、编辑、储存和输出的数字化输入设备。按扫描方式的不同可分为平板式、手持式、储存和输出的数字化输入设精选学习资料 - - - -

33、 - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页，共 24 页备。按扫描方式的不同可分为平板式、手持式、滚筒式和入纸式四类， 筒式和入纸式四类，图1-5 为其中三种扫描仪。为其中三种扫描仪。图 1-5 平板式、手持式和滚筒式扫描仪 22 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购 5. 传真机 传真机（ FAX ）是指经传输线路或网络，把记录在纸上的文字、图表、传真机（ FAX ）是指经传输线路或网络，把记录在纸上的文字、图表、相片等图像信息转变成电信号后进行实时传送的通信设备。等图像信息转变成电信号后进行实时传送的通信设备。 按传送内容的不同可分为文件传真机、彩

34、色图文传真机、相片传真机、报纸传真机、为文件传真机、彩色图文传真机、相片传真机、报纸传真机、气象传真机和信函传真机六类，函传真机六类，图 1-6 为其中三种传真机。为其中三种传真机。图 1-6 热敏纸、色带和激光传真机 23 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购二、 常用办公设备的选购事项与一般的家用电器相比，现代办公设备的复杂性、故障率、与一般的家用电器相比， 现代办公设备的复杂性、故障率、 专业性要高得多，因此用户在购置办公设备之前应该多考虑一些选购注意事项： 1. 生产量的要求在选择购买哪种速度的办公设备时，在选择购买哪种速度的办公设备时，用户应该充分考虑实际工作环境中生 产量

35、的多少以及对设备的具体要求，选择相应的设备档次和型号。 产量的多少以及对设备的具体要求，选择相应的设备档次和精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页，共 24 页型号。 2. 功能要求不同厂商、不同型号的办公设备一般具有不同的产品功能，不同厂商、不同型号的办公设备一般具有不同的产品功能，因此在考虑选择购买哪种功能的设备时，一般要依据实际工作对设备的具体功能要求来决定。购买哪种功能的设备时，一般要依据实际工作对设备的具体功能要求来决定。 3. 市场占有率目前决大部分办公设备均是国外品牌，而用户却在中国地区使用，目前决大部分办公设备均是

36、国外品牌，而用户却在中国地区使用，因此最好 选择在中国市场销量大、市场占有率大，在国际市场亦名列前茅的品牌机型。选择在中国市场销量大、市场占有率大，在国际市场亦名列前茅的品牌机型。 24 上一页下一页返回首页第三节 常用办公设备的选购 4. 机型款式由于新的产品都是在改良过去的不足或是由于使用了最新的技术含量而使新机型不但在功能上先进，同时亦在耐用性、 新机型不但在功能上先进，同时亦在耐用性、使用的方便及环保性能等方面有较大改进。所以应尽量考虑选择较新的设计款式与机型。较大改进。所以应尽量考虑选择较新的设计款式与机型。 5. 工作模式的要求工作模式是指用户在购置办公设备时，希望设备能完成哪些工

37、作，工作模式是指用户在购置办公设备时， 希望设备能完成哪些工作， 也可以 特指某个单位的办公操作模式。特指某个单位的办公操作模式。例如：若用户只是为了能复印一些文件或收发一些传真，则购买传统的复印机或传真机即可。一些传真，则购买传统的复印机或传真机即可。但倘若用户单位是局域网的操 作环境，或是有远程终端信息共享服务的，或是经常与互联网互通资讯的，作环境，或是有远程终端信息共享服务的，或是经常与互联网互通资讯的，那么购买最好考虑最新科技的办公复合机（具有数码复印、传真、打印等功能）么购买最好考虑最新科技的办公复合机（具有数码复印、传真、打印等功能），因为数码机的精选学习资料 - - - - -

38、- - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 15 页，共 24 页传真、复印及网络打印均是可任意选购的。因为数码机的传真、复印及网络打印均是可任意选购的。 25 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护一、 办公设备的使用环境及要求办公环境的好坏将直接影响到办公活动的工作效率及设备的使用寿命，办公环境的好坏将直接影响到办公活动的工作效率及设备的使用寿命，因此在使用时应注意以下几个方面的问题： 1. 对环境的要求尽量在粉尘少、太阳光不能直射、湿度、温度适宜的条件下使用。尽量在粉尘少、太阳光不能直射、湿度、温度适宜的条件下使用。办公设备的温度一般要求保持在10350C

39、而湿度则要求控制在 30% 70% 左右。 备的温度一般要求保持在10350C ，而湿度则要求控制在 30% 70% 左右。 2. 对电源的要求一般情况下，设备额定电压都是 200250V 一般情况下，设备额定电压都是200250V （即 AC220V +10% ），频率为 AC220V 10% 50Hz （特殊或者老款机型有 110V电压的）。 50Hz（特殊或者老款机型有110V电压的） 3. 对放置的要求设备应水平摆放，不要随便搬动。工作时应尽量保持设备平稳，设备应水平摆放，不要随便搬动。工作时应尽量保持设备平稳，防止猛烈撞击，也不要在设备上叠放过重物品。 撞击，也不要在设备上叠放过重物

40、品。 26 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护 4. 对纸张的要求对复印机和打印机来说，纸张也是重要的耗材之一，对复印机和打印机来说， 纸张也是重要的耗材之一，一般分中性和酸性两类。性能及加工良好的纸张，在使用过程中，精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 16 页，共 24 页不易出现卡纸、卷纸、走双页、性能及加工良好的纸张，在使用过程中，不易出现卡纸、卷纸、走双页、不走纸等现象，不产生或少产生有害气体，不走纸等现象，不产生或少产生有害气体，不污染办公环境；性能及加工差的纸张，由于其性能不稳定，造成卡纸、卷纸、走双页和不

41、走纸等现象，纸张，由于其性能不稳定，造成卡纸、卷纸、走双页和不走纸等现象，更为重要的是由于加工工艺粗糙，不但纸张酸度大，加热后产生有害酸性气体，要的是由于加工工艺粗糙，不但纸张酸度大，加热后产生有害酸性气体，而且纸屑多容易污染设备，纸边不平整会划伤感光鼓。纸屑多容易污染设备，纸边不平整会划伤感光鼓。 5. 对配件及消耗材料的要求复印机等办公设备都是精密机器，其机械部件对设备的正常运转至关重要。 复印机等办公设备都是精密机器，其机械部件对设备的正常运转至关重要。因此应尽量选择原装正品的配件，它们是保证机器正常运行的法宝。因此应尽量选择原装正品的配件，它们是保证机器正常运行的法宝。品牌系列的办公设

42、备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和使用寿命。的办公设备一般应使用该品牌的消耗材料，以保证质量和使用寿命 27 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护二、 办公设备的常见故障办公自动化的常见设备故障主要包括软件故障、硬件故障、办公自动化的常见设备故障主要包括软件故障、硬件故障、人为故障和病 毒故障等四种。毒故障等四种。 1. 软件故障 (1) 软件本身故障：是指软件先天性设计缺陷所引起的故障。软件本身故障：是指软件先天性设计缺陷所引起的故障。 (2) 软件使用故障：是指由于使用操作不当所引发的故障。软件使用故障：是指由于使用操作不当所引发的故障。 2. 硬件故障 (1) 机

43、械故障：是指由于设备的机械部分所引发的故障。引起设备机械故障机械故障：是指由于精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 17 页，共 24 页设备的机械部分所引发的故障。的原因主要有两个，一个是工作环境，另一个是机械磨损。的原因主要有两个，一个是工作环境，另一个是机械磨损。 (2) 电子故障：是指因设备的电子元件老化、损坏等原因所引起的故障。导电子故障：是指因设备的电子元件老化、损坏等原因所引起的故障。致设备电子故障的原因，主要包括制作工艺不良、元器件老化等方面。致设备电子故障的原因，主要包括制作工艺不良、元器件老化等方面。 28 上一页下一

44、页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护 3. 人为故障 (1) 设备进水：由于操作不小心或者突然的天气变化而导致设备进水。这类设备进水：由于操作不小心或者突然的天气变化而导致设备进水。事故发生的概率不大，但一旦发生所带来的后果却是灾难性的，致使电路短路，事故发生的概率不大，但一旦发生所带来的后果却是灾难性的，致使电路短路，元器件烧毁。 元器件烧毁。 (2) 随意插拔外设板卡或连接线：在设备通电的情况下，不能随意地插拔外随意插拔外设板卡或连接线：在设备通电的情况下，设板卡及连接线，否则会使集成块芯片损坏。设板卡及连接线，否则会使集成块芯片损坏。 (3) 随意地搬动设备：办公设备一般要求在水平

45、、平稳的环境中工作，因此随意地搬动设备：办公设备一般要求在水平、平稳的环境中工作，在运行过程中随意地对设备进行搬动。在运行过程中随意地对设备进行搬动。(4) 信号线接错或损坏：由于不熟悉或者不小心等原因将设备的信号线接错或损坏，而导致设备工作异常。或损坏，而导致设备工作异常。 4. 病毒故障 病毒故障是指由于计算机病毒所引发的故障。 病毒故障是指由于计算机病毒所引发的故障。病毒故障一般可以通过升级杀毒软件病毒库或者提高网络防火墙的安全级别等方法加以解决。毒软件病毒库或者提高网络防火墙的安全级别等方法加以解决。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - -

46、 -第 18 页，共 24 页 29 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护三、 故障检测的常用方法 1. 直接观察法直接观察法（眼看、鼻嗅、耳听、手摸）是指直接通过观察者的感官（如眼、直接观察法（眼看、鼻嗅、耳听、手摸）是指直接通过观察者的感官（如眼、鼻、耳、手等）考察、判断设备故障的方法。这种方法比较简单实用，但一般只手等）考察、判断设备故障的方法。这种方法比较简单实用，能用来检查比较明显的故障。能用来检查比较明显的故障。 2. 组件替换法该种方法是用好的插件或好的组件替换有故障疑点的插件板或组件。该种方法是用好的插件或好的组件替换有故障疑点的插件板或组件。其方法简单容易，方

47、便可靠。对于大规模集成电路板尤其适用, 简单容易，方便可靠。对于大规模集成电路板尤其适用, 可以方便而迅速地找到故障点。但此方法须具备较大量的备用部件。障点。但此方法须具备较大量的备用部件。 3. 比较法 比较法就是用好机器正确的参量和特征与有故障机器的波形或电压及电阻值进行比较，检查哪一个组件的波形、电压、电阻与之不符。进行比较，检查哪一个组件的波形、电压、电阻与之不符。 30 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护 4. 器件拔插法就是将插件“ 拔出” 就是将插件“ 拔出 ”或 “ 插入 ” 来寻找故障原因的方法。采用此种方法检插入” 来寻找故障原因的方法。测故障时，切记应在

48、断电的情况下插、拔部件和芯片。测故障时，切记应在断电的情况下插、拔部件和芯片。 5. 微程序诊断法通过随机诊断程序、专用维修诊断卡及根据精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 19 页，共 24 页各种技术参数 (如接口地址 ) 通过随机诊断程序、专用维修诊断卡及根据各种技术参数 (如接口地址 ) ，自 编专用诊断程序来辅助检测故障，往往可以达到事半功倍的效果。编专用诊断程序来辅助检测故障，往往可以达到事半功倍的效果。 6. 分割包围法该方法是将故障范围“分割” 该方法是将故障范围“分割”开，逐步缩小范围。分割组件的方法有将插件逐步缩小范围

49、。板某引脚贴上胶布、拔组件、隔断印制线、隔断后续负载等。板某引脚贴上胶布、拔组件、隔断印制线、隔断后续负载等。 7. 敲打机器法由各种元件或组件的管脚虚焊或接触不良造成的故障可以通过敲打法来进行检查。通过敲击插件板后，使故障点彻底接触不上，再进行检查就容易发现。检查。通过敲击插件板后，使故障点彻底接触不上，再进行检查就容易发现。 31 上一页下一页返回首页第四节 常用办公设备的使用与维护 8. 升降温法所谓“升温法”就是人为地将环境温度升高，加速高温参数较差的元器件失效“发病” 所谓“升温法”就是人为地将环境温度升高，加速高温参数较差的元器件失效“发病”，从而找到故障的原因。 从而找到故障的原

50、因。而“降温法”就是对可疑部件逐一蘸酒精降温。如果部件被降温后，降温法”就是对可疑部件逐一蘸酒精降温。如果部件被降温后，故障消失了，则证明了该部件热稳定性差，须要更换。故障消失了，则证明了该部件热稳定性差，须要更换。 9. 电源拉偏法有时故障很长时间出现一次，用一般方法不易查找。这时可采用电源拉偏法，有时故障很长时间出现一次，用一般方法不易查找。这时可采用电源拉偏法，给机器造成一个“恶劣”的工作环境，使故障容易暴露出来，这样便可进一步查到故障原因。成一个精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 20 页，共 24 页“恶劣”的工作环境，使故障