2022年监理信息资料管理制度 .pdf

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1、优秀办公范文欢迎下载监理信息资料管理制度监理信息资料是考核监理工作的重要依据，监理办应作为一项重要工作认真抓好。监理工程师与业主、承包人或指定分包人之间有关工程质量、进度和费用的一切往来函件和报表均应分类编号归档保存。为使监理办监理信息资料的管理有所依循，特制定本制度。1、在施工监理服务过程中，必定有大量的函件往来，这些函件大都与工程质量，进度和费用有关，均应妥善进行保管。一切往来函件应分类编号、存档保存，以备解决工程延期、索赔、合同纠纷以及施工监理责任时使用，也是积累工作经验的重要方法之一。2、监理文书分类2.1 行政档案（1）监理工程师与业主之间来往的函件；（2）监理工程师与承包人之间来往

2、的函件、书面协议、申请批复；（3）监理工程师与技术专家之间的函件；（4）监理机构内部往来的函件、请示报告、报告批复；（5）监理工程师与第三方之间的来往函件、协议；（6）工程监理月报、日志、会议记录、会议纪要；（7）监理工作计划、统计资料；（8）关键工程、形象工程、重要部位或隐蔽工程的照片、录像资料。2.2 合同管理档案（1）招标文件（分为国际、国内两种文版）和补遗书；（2）投标书及附件；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 6 页优秀办公范文欢迎下载（3）合同协议书（业主与承包人、指定分包人之间）；（4）分包合同文件；（5）转

3、让合同文件；（6）业主与监理间的服务协议文件；（7）投标担保文件；（8）履约担保文件；（9）动员预付款担保文件；（10）保险文件；（11）工程变更申请与批复文件（图纸另存） ；（12）工程延期申请与批复文件；（13）索赔申请与批复文件；（14）违约与争端处理文件；（15）价格、单价的变更申请与批复文件；（16）合同外工程方面的文件；（17）其他有关合同管理的文件。2.3 工程进度监理档案（1）工程开工令；（2）工程暂时停工令；（3）工程复工令；（4）工程开工申请；（5）业主、监理有关进度计划方面的文件；（6）工程项目旬、月、年、总体计划进度与实际进度方面的文件；精选学习资料 - - - - -

4、 - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 6 页优秀办公范文欢迎下载（7）其他有关进度方面的文件。2.4 工程质量监理档案（1）施工组织设计文件；（2）变更设计图纸；（3）现场指令（包括工程师通知单、备忘录）；（4）工程质量报检、抽验（抽检）记录；（5）工程质量报验、验收记录；（6）工程材料试验、配比试验、抽检记录；（7）工程施工记录；（8）施工设计图；（9）工程竣工资料 （设计图纸、 工程验收、 工程移交、缺陷责任期文件）；（10）业主、监理、承包人之间有关工程技术和工程质量方面的文件。2.5 工程费用监理档案（1）有关工程费用监理方面的资料、文件；（2）合同

5、内、外工程计量原始、汇总凭证；（3）各类支付证书，及相关附表；（4）工程保险单及付款收据；（5）工程工作量进度月报；（6）其他有关工程费用支付方面的资料、文件。3、监理文件的收发3.1 收文处理程序（1）签收：文秘收到文件后先进行认真核对，无误后签收；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 6 页优秀办公范文欢迎下载（2）登记：按来文单位、文号和函件性质分类，并将文件标题、编号、份数填写清楚；（3）送审：根据文件内容附文件会签单送领导审批、阅处；（4）传递：文秘根据领导批示，将文件送交承办人处理；（5）承办：承办人应根据领导批示

6、认真及时办理，对需要多部门或多人办理的文件， 由主办部门或主办专业工程师牵头办理，其他部门或其他专业工程师会签。3.2 发文处理程序（1）监理办的正式文件，文稿先经主管监理工程师审阅签字后，附全必要资料，送交总监理工程师签发。文秘根据领导批示对文件进行编号后打印；（2）监理检测、试验及承包人申报材料按分工由承办专业工程师直接办理， 需总监理工程师签认的， 也先由专业工程师审签后再送总监理工程师签认；（3）正式文件需加盖公章或领导签字后再行分发，同时文秘要将文稿原件和有关材料以及一份正本存档。（4）正式行文要求在格式化、规范化，注意文风，主送、抄送、抄报单位要准确。4、资料档案保管（1）所有文件

7、应按以上分类分别存档，并编写目录、索引，以便查阅，并按 ISO9001 管理规定编号，即 HJ/MP-001 （按分类编号） -001（分卷编号）-001（每个文件编号）（2）监理文件、资料档案应每半年归档整理一次，列出文件清单。一年进行一次立卷保存。立卷时按文件分类、按发文单位的文件序号排好，登记核精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 6 页优秀办公范文欢迎下载实无误后， 视文件薄厚分别立卷，一般小件50 份，大件 30 份，特厚文件可单独成卷。5、文档查阅（1）专业工程师及其以上人员可直接查阅，其他监理人员需经专业工程师同

8、意后方可查阅；（2）监理办以外的人员查阅需经总监理工程师同意；（3）所有监理文件、资料档案要严格遵守保密制度，不经同意不得外借，非监理工作需要不得复印。6、信息反馈监理办远离公司机关，为使公司机关及时了解各派出监理组织的有关信息，要求定期或不定期的向公司反馈一些重要监理活动信息。6.1 信息反馈的主要内容（1）监理月报，在上报业主的同时，报公司一份；（2）向公司推荐 1-2 份编写较好地施工组织设计文件；（3）向公司报告被监工程的新工艺、新技术、新产品；（4）向公司报告被监工程关键工程技术，技术难题及解决办法，消除重要工程隐患的方法；（5）向公司报告工程事故及处理结果。6.2 反馈的各种信息文

9、件资料，要求清晰、齐全、通顺。6.3 信息资料的传递方法，文字资料可采用邮寄的方法，也可采用电子信箱传递方法。6.4 资料归档精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 6 页优秀办公范文欢迎下载6.4.1 监理办每月组织检查接收监理人员抽检资料对已完工工序抽检资料及时归档，未完工程或已完而缺检测结果的资料暂由填写人保管。资料归档到监理办要按资料档案保管进行保管. 6.4.2 工程照片拍摄和归档：每项隐蔽工程隐蔽前必须拍摄影像资料归档并编写说明，分类按项目归档保管。7、请各监理人员在执行过程中提出修改意见，以便不断完善本制度。附件：文件收发记录表编码文件名称发放部门份数文件审批人收件人签字发放时间精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 6 页